Aplikasi purchase order (PO) adalah software penting bagi pebisnis untuk mengelola pemesanan barang atau jasa dari pemasok dengan lebih efisien. Software purchase order ini membantu mengurangi kesalahan, meningkatkan transparansi, dan mempercepat pengadaan.
Sayangnya, banyak perusahaan masih mengelola proses pembelian secara manual menggunakan spreadsheet atau email. Menurut PwC Indonesia, sekitar 60% bisnis menengah di Indonesia belum beralih ke sistem digital untuk pembuatan PO.
Padahal, penggunaan aplikasi pembelian yang canggih dapat mengoptimalkan efisiensi sekaligus mengurangi risiko kesalahan manusia. Dengan sistem terotomatisasi, proses pengadaan menjadi lebih cepat, akurat, dan mudah diawasi.
Untuk membantu Anda menemukan solusi yang tepat, artikel ini akan membahas sembilan rekomendasi software purchase order terbaik di Indonesia, lengkap dengan fitur unggulan dan tips memilih yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Key Takeaways
Software purchase order membantu bisnis mengelola proses pembelian secara cepat dan efisien.
Pentingnya aplikasi PO terletak pada kemampuannya mengurangi kesalahan dan meningkatkan transparansi.
Pilih aplikasi pembelian yang canggih dengan fitur sesuai kebutuhan dan skala bisnis Anda.
Software purchase order EQUIP membantu mengotomatisasi pengadaan agar bisnis lebih hemat waktu dan biaya.
Apa Itu Software Purchase Order (PO) dan Manfaatnya bagi Bisnis?
Aplikasi purchase order adalah software yang menyederhanakan proses pembelian dari pembuatan hingga pelacakan dan persetujuan. Aplikasi purchase order ini memungkinkan bisnis untuk membuat, mengirim, melacak, dan mengelola purchase order (PO) dengan lebih efisien.
Di bawah ini akan dijelaskan mengenai manfaat dari aplikasi PO. Berikut manfaat utama software purchase order:
- Kemudahan Pembuatan PO: Membuat purchase order dengan mudah dan akurat, menghilangkan kebutuhan pengisian formulir secara manual.
- Pelacakan Pesanan secara Real-Time: Memantau status pesanan Anda di setiap tahap, mulai dari pemesanan hingga pengiriman.
- Proses Persetujuan yang Dioptimalkan: Memfasilitasi persetujuan elektronik untuk purchase order, mempercepat proses pembelian.
- Integrasi Manajemen Inventaris: Terintegrasi dengan sistem manajemen inventaris untuk mengotomatiskan purchase order berdasarkan level stok barang.
- Penghematan Biaya: Mengurangi biaya pembelian dengan mengotomatiskan tugas berulang dan mengoptimalkan manajemen inventaris.
9 Rekomendasi Software Purchase Order (PO) di Indonesia
Mengelola proses pembelian kini bisa lebih efisien dengan bantuan software purchasing. Berikut sembilan rekomendasi aplikasi PO terbaik di Indonesia yang dapat membantu Anda menemukan solusi paling sesuai untuk bisnis:
1. Software Purchase Order (PO) EQUIP ERP
Software Purchase Order (PO) terbaik yang dapat Anda pilih adalah EQUIP. Dengan software EQUIP, Anda dapat meningkatkan manajemen bisnis Anda, seperti efisiensi biaya pembelian, penyederhanaan manajemen purchasing multi cabang sampai analisa stok secara komprehensif.
EQUIP menawarkan kemudahan untuk pengelolaan pengadaan produk/barang dari berbagai industri dan perusahaan. Aplikasi PO EQUIP juga sudah dilengkapi oleh e-catalogue yang mempermudah pembelian sekaligus melacak seluruh purchase request dari berbagai macam divisi pada satu layar.
Salah satu keunggulan utama aplikasi PO EQUIP adalah kemudahan akses untuk melakukan uji coba fitur gratis. Anda bisa langsung jadwalkan demo gratis di sini atau cek dulu perbandingan harganya dengan kompetitor pada banner berikut:
Fitur aplikasi purchase order EQUIP ERP:
- Menyediakan template professional yang dapat menyederhanakan pembuatan purchase request dan RFQ (proses permintaan penawaran harga dari pemasok atau kontraktor untuk tugas atau proyek tertentu).
- Perbandingan RFQ (Request for Quotation) adalah pengoptimalan tender pembelian dan memilih vendor terbaik.
- Kemudahan dalam mengelola vendor, Anda bisa memperoleh laporan lengkap mengenai kinerja supplier atau vendor bisnis Anda menggunakan fitur bernama vendor evaluation system.
- Manajemen multi level approval, mempermudah pembuatan purchase request dalam multi level approval matrix di setiap proses pengajuan pembelian produk dari berbagai cabang dan divisi perusahaan anda.
- E-Procurement untuk Tender dan RFQ/ITQ Online memungkinkan perusahaan mengelola proses pengadaan, penawaran, dan seleksi vendor secara digital, cepat, dan transparan.
- Kalkulasi Landed Cost membantu menghitung total biaya barang secara akurat, termasuk ongkos kirim, bea cukai, pajak, dan biaya tambahan lainnya.
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
2. Aplikasi Purchase Order Precoro
Precoro adalah salah satu aplikasi po berbasis cloud yang dirancang untuk membantu bisnis mengotomatisasi dan mengoptimalkan proses pembelian dan Kantor pusat Precoro berada di Brooklyn, New York, Amerika Serikat.
Aplikasi PO Precoro mempunyai beberapa fitur yang lengkap untuk memenuhi kebutuhan Anda khususnya dalam pengadaan. Fitur yang diunggulkan aplikasi purchase order ini adalah :
- Permintaan pembelian online: Buat dan kelola permintaan pembelian dengan mudah dan efisien dari mana saja.
- Persetujuan alur kerja: Otomatiskan persetujuan pembelian untuk mempercepat proses pembelian.
- Katalog elektronik: Buat dan kelola katalog produk dan layanan yang disetujui untuk pembelian.
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
3. Aplikasi PO HashMicro
HashMicro menyediakan software purchase order yang membantu perusahaan mengendalikan biaya pembelian secara efisien. Aplikasi ini memungkinkan pelacakan barang masuk melalui notifikasi pengiriman dan penerimaan, serta mendukung manajemen cost center, budgeting per departemen, backorder, pelacakan pengiriman, dan pembayaran ke penyedia.
Selain itu, perusahaan tidak perlu lagi mengkhawatirkan keterlambatan pembayaran. Sebab sistem tersebut menyediakan notifikasi untuk invoice dengan otomatis dari vendor tertentu yang belum perusahaan bayar guna meningkatkan efisiensi pada proses pembelian.
Beberapa fitur lain yang terdapat pada aplikasi purchase order ini, yaitu :
- PR (Purchase Request) Approval management, dalam fitur ini anda bisa menolak atau menyetujui purchase request dalam berbagai lokasi bisnis, karyawan atau departemen hanya memakai satu platform.
- RFQ, PO dan PR management, dengan fitur ini, maka anda bisa membuat PR sekaligus mengubahnya sebagai purchase order.
- Blanket Order (Pesanan Berulang) Management, memungkinkan Anda untuk menyederhanakan proses pemesanan barang secara berulang setelah membuat perjanjian dengan supplier.
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
4. Aplikasi Purchase Order Kissflow
Kissflow adalah software purchase order pengembangan aplikasi low-code (meminimalisir penggunaan pengkodean manual) yang mendekatkan pengguna bisnis dan TI untuk menyederhanakan manajemen kerja dan mempercepat transformasi digital secara dramatis.
Aplikasi purchase order ini juga menyediakan aplikasi PO sebagai solusi manajemen proses bisnis (BPM) berbasis cloud yang dirancang untuk membantu bisnis mengotomatisasi dan mengoptimalkan proses bisnis.
Berikut adalah beberapa fitur utama aplikasi PO Kissflow:
- Pembuat alur kerja drag-and-drop: Buat alur kerja yang kompleks dengan mudah tanpa perlu coding.
- Persetujuan alur kerja: Otomatiskan proses persetujuan untuk mempercepat proses bisnis.
- Pelacakan kemajuan: Lacak kemajuan proses Anda secara real-time.
- Laporan dan analisis: Dapatkan wawasan tentang data proses Anda untuk membuat keputusan yang lebih baik.
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
5. Software Purchase Order Total ERP
Total ERP adalah solusi lengkap untuk membantu Anda meningkatkan produktivitas usaha. Aplikasi PO milik Total ERP menawarkan solusi all-in-one yang berarti Anda dapat meningkatkan efektivitas di berbagai aspek penting alur kerja perusahaan Anda hanya dengan satu software.
Beberapa fitur lain yang terdapat pada software purchase order ini, yaitu:
- Management Blanket Order: Fitur ini mempermudah Anda pemesanan produk dengan pemasok dalam jangka waktu tertentu dan mendapatkan keuntungan maksimal dari penawaran terbaik.
- RFQ, PO dan PR management: Dengan fitur ini, menghubungkan permintaan pembelian Anda dengan prosess permintaan penawaran harga.
- Memenuhi kebutuhan berbagai jenis perusahaan: Anda dapat memantau, mengelola, dan melakukan pelaporan secara otomatis dengan mudah.
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
6. Aplikasi PO Maserp
PT. Mitra Andalan Sistem adalah salah satu PO software yang efektif membantu sistem operasional perusahaan pada siklus pembelian produk. Maserp menyediakan aplikasi PO yang dapat membantu perusahaan dalam pembuatan transaksi yang berupa purchase order, nota debet, bukti penerimaan barang, pembayaran untuk utang dagang, nota kredit, sisa pesanan pembelian, dll.
Bukan hanya membantu melakukan transaksi, Maserp ini bisa membantu perusahaan menyediakan berbagai laporan, seperti daftar supplier, daftar barang, bukti penerimaan barang, daftar outstanding dokumen A/P tiap supplier, rincian dari outstanding PO, analisa umur dari hutang dagang, dan lainnya.
Fitur yang disediakan oleh aplikasi PO milik Maserp adalah sebegai berikut:
- Generate Purchase Order: Proses di mana sebuah perusahaan atau organisasi membuat dan mengeluarkan dokumen resmi kepada vendor atau pemasok untuk membeli barang atau jasa.
- Tracking System: Proses pelacakan dan manajemen status pesanan pembelian dari saat pesanan dibuat sampai barang atau jasa diterima dan pembayaran diselesaikan.
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
7. Aplikasi Purchase Order Odoo
Odoo, didirikan oleh Fabien Pinckaers di Belgia, menawarkan sistem ERP berbasis rangkaian aplikasi open source. Kemudahan kustomisasi dan penggunaan menjadi daya tarik utama, berkat sifat open source dan komunitasnya yang besar.
Walapun aplikasi PO milik Odoo ERP memiliki harga yang relatif murah tetapi perusahaan di luar negara Odoo dikenakan biaya tambahan dan fitur dasarnya memerlukan banyak kustomisasi. Kustomisasi ini memakan waktu lama dan keamanannya dipertanyakan karena sifat open source.
Berikut ini merupakan fitur yang ditawarkan oleh aplikasi purchase order Odoo:
- Manajemen Purchase Order: Memudahkan pembuatan, persetujuan, dan pelacakan pesanan pembelian secara terpusat dan otomatis.
- Integrasi Inventaris: Terhubung langsung dengan modul stok untuk memperbarui jumlah persediaan secara real-time setiap kali pembelian dilakukan.
- Analisis dan Laporan Pembelian: Menyediakan laporan interaktif untuk memantau performa supplier, efisiensi biaya, dan tren pembelian bisnis.
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
8. Software PO Xero
Xero merupakan perusahaan software di Selandia Baru yang telah berdiri dari tahun 2006. Perusahaan ini menawarkan banyak solusi operasional untuk bisnis. Umumnya Xero memiliki keunggulan pada software akuntansi. Namun, dalam software tersebut memiliki fitur purchase order.
Akan tetapi, fitur purchase order untuk sendiri masih basic dan belum terlalu lengkap. Oleh karena itu, mereka menawarkan kostumisasi pada proses implementasinya. Selain itu, aplikasi purchase order ini juga bisa melacak orderan sekaligus pengiriman guna memastikan aktivitas pembelian telah berjalan lancar.
Berikut ini merupakan beberapa fitur yang ditawarkan oleh aplikasi Xero, antara lain:
- Template Purchase Order Siap Pakai: Memudahkan pembuatan dokumen pembelian dengan format profesional yang bisa langsung dikirim ke pemasok.
- Sinkronisasi Otomatis dengan Invoice: Menghubungkan PO dan faktur secara otomatis agar pencatatan biaya lebih akurat dan efisien.
- Pelacakan Status Pesanan: Memberikan visibilitas penuh terhadap pesanan yang sedang diproses hingga barang diterima.
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
9. Aplikasi PO RedErp
Red ERP merupakan ERP Solution yang dihadirkan PT Lawencon Internasional untuk membantu perusahaan mengintegrasikan serta mengotomatisasikan setiap kegiatan operasional bisnis menjadi satu sistem yang terpadu.
Red ERP membuat aplikasi purchase order yang dapat memudahkan perusahaan karena memiliki fitur yang dijelaskan di bawah ini:
- Digital billing system: cetak invoice transaksi atau struk sesuai nilai nominal transaksi dengan otomatis.
- Sistem integrasi: perbaharui inventaris barang yang keluar serta transaksi yang masuk dengan komprehensif dan sistematis.
- Request for Quotation (RFQ): Tanda terima, faktur, laporan serta analisis dengan mudah.
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
Masalah Bisnis Tanpa Aplikasi Purchase Order
Berikut adalah beberapa permasalahan yang dihadapi oleh bisnis yang tidak menggunakan aplikasi purchase order:
1. Kesalahan Pemesanan
Tanpa aplikasi purchase order, pemesanan sering kali dilakukan secara manual, meningkatkan risiko kesalahan seperti jumlah barang yang tidak sesuai atau pengiriman barang yang salah.
2. Kurangnya Transparansi
Tanpa sistem terpusat, sulit untuk memantau status pemesanan, pengiriman, dan pembayaran, yang bisa menyebabkan kebingungan dan keterlambatan dalam pengelolaan inventaris.
3. Proses Lambat
Tanpa sistem otomatis, pencocokan antara faktur, purchase order, dan barang yang diterima menjadi lebih sulit, memperlambat proses pembayaran kepada pemasok dan meningkatkan risiko pembayaran yang tidak akurat.
4. Rentan pada Pemborosan
Tanpa software yang memantau pengeluaran, bisnis lebih rentan terhadap pemborosan atau pembelian barang yang tidak diperlukan, yang bisa mengganggu anggaran dan arus kas.
Tanpa aplikasi purchase order, bisnis lebih rentan terhadap kesalahan, pemborosan, dan keterlambatan yang bisa berdampak langsung pada efisiensi operasional dan keuntungan
Dengan itu, kita dapat melihat pentingnya aplikasi purchase order terhadap suatu bisnis. Namun selain aplikasi tersebut, aplikasi-aplikasi lain yang digunakan bisnis tidak kalah pentingnya. Salah satu contohnya adalah aplikasi invoice yang membantu bisnis mengelola proses faktur, pembayaran, dan pencatatan keuangan dengan efektif.
Tips Memilih Software Purchase Order yang Baik
Memilih software purchase order (PO) yang tepat merupakan langkah penting untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses pembelian dalam bisnis Anda. Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu Anda dalam memilih aplikasi PO yang baik:
1. Pahami Kebutuhan Bisnis Anda
Langkah pertama adalah memahami kebutuhan bisnis Anda. Hal ini meliputi:
- Jenis dan volume pembelian: Berapa banyak jenis barang atau jasa yang Anda beli? Berapa volume pembelian Anda per bulan atau per tahun?
- Alur kerja pembelian: Bagaimana alur kerja pembelian saat ini di perusahaan Anda? Apakah ada beberapa tahap persetujuan yang diperlukan?
- Fitur yang diperlukan: Fitur apa saja yang Anda butuhkan dalam aplikasi PO? Apakah Anda memerlukan fitur seperti manajemen vendor, pelacakan pesanan, persetujuan online, atau analisis data?
- Integrasi dengan sistem lain: Apakah Anda ingin aplikasi PO terintegrasi dengan sistem lain di perusahaan Anda, seperti sistem ERP atau akuntansi?
2. Tetapkan Anggaran
Software PO tersedia dalam berbagai harga, mulai dari yang gratis hingga yang sangat mahal. Penting untuk menetapkan anggaran sebelum Anda mulai mencari software PO.
3. Lakukan Riset
Ada banyak aplikasi PO yang tersedia di pasaran. Lakukan riset untuk membandingkan berbagai software dan menemukan yang terbaik untuk kebutuhan Anda. Anda dapat membaca ulasan online, menonton demo, atau berbicara dengan vendor software.
4. Pertimbangkan Kemudahan Penggunaan
Software PO yang mudah digunakan akan membantu Anda menghemat waktu dan meningkatkan efisiensi. Pastikan software PO yang Anda pilih memiliki antarmuka yang mudah digunakan dan intuitif.
5. Coba Demo Software
Banyak vendor software PO menawarkan uji coba gratis. Salah satunya, EQUIP, menawarkan uji coba software sebelum Anda membelinya. Cukup klik banner di bawah ini untuk jadwalkan demo:
Kesimpulan
Software purchase order (PO) adalah solusi yang membantu perusahaan mengotomatisasi dan menyederhanakan alur kerja pembelian. Sistem ini bantu untuk meningkatkan efisiensi dan menghemat biaya.
Memilih software PO yang tepat membutuhkan pertimbangan cermat atas beberapa faktor penting, seperti kebutuhan bisnis, fitur yang diperlukan, integrasi dengan sistem lain, kemudahan penggunaan, dan anggaran. Dengan memilih software purchase order yang tepat, Anda dapat membuka pintu menuju proses pembelian yang lebih cerdas, efisien, dan menguntungkan bagi bisnis Anda.
PO system dari EQUIP ERP hadir sebagai solusi komprehensif. Dengan fitur-fitur automasi yang ditawarkan oleh berbagai software PO terbaik, perusahaan dapat mengoptimalkan proses pembelian, menghemat waktu dan biaya, serta meningkatkan efisiensi secara keseluruhan. Demo gratis sekarang!
FAQ about Software Purchase Order
Aplikasi purchase order (PO) adalah perangkat lunak yang membantu perusahaan mengelola proses pemesanan barang atau jasa secara otomatis, mulai dari pembuatan hingga pelacakan pesanan, sehingga meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam pengadaan.
Proses PO adalah langkah-langkah yang diambil oleh perusahaan untuk membuat, menyetujui, dan mengirimkan pesanan kepada pemasok. Tahapan ini meliputi permintaan barang, persetujuan manajemen, pengiriman PO, dan penerimaan barang atau jasa.
Contoh PO bisa berupa dokumen yang dikeluarkan oleh tim pembelian di perusahaan manufaktur untuk memesan bahan baku dari pemasok, mencantumkan jumlah, harga, dan tanggal pengiriman yang disepakati.
