Di tengah dinamika bisnis yang semakin modern di Indonesia, peran software atau aplikasi purchasing menjadi semakin penting. Dengan teknologi yang terus berkembang, aplikasi ini menjadi alat untuk membantu perusahaan mengoptimalkan proses pengadaan dan meningkatkan efisiensi operasional.
Software purchasing hadir sebagai sebuah realisasi dari perencanaan pembelian untuk menjaga stok bahan baku. Tentu saja tanpa adanya bahan baku, maka produksi tidak dapat berjalan. Demi memastikan agar perusahaan melakukan transaksi pembelian secara tepat, maka diperlukan adanya solusi purchasing management atau manajemen pembelian.
Ada berbagai macam aplikasi procurement yang dapat Anda pilih dalam membantu bisnis untuk menangani proses pembelian secara efisien dengan produktivitas lebih besar.
Akan tetapi, jika ingin mendapatkan aplikasi purchasing terbaik bagi investasi Anda, maka sebaiknya pahami fitur dan manfaat dari setiap rekomendasi dalam artikel ini.
Daftar Isi
- Apa itu Aplikasi Purchasing dalam Bisnis?
- Manfaat Menggunakan Software Purchasing di Bisnis Anda
- 10 Rekomendasi Aplikasi Purchasing Terbaik di Tahun 2024
- Strategi Memilih Aplikasi Purchasing yang Tepat
- Kesimpulan
Apa itu Aplikasi Purchasing dalam Bisnis?
Aplikasi purchasing adalah software yang dirancang untuk mengotomatisasi dan mengelola seluruh proses pembelian dalam suatu perusahaan. Fungsi utama dari aplikasi ini adalah untuk meningkatkan efisiensi, akurasi, dan transparansi dalam proses pengadaan barang atau jasa.
Purchasing software mencakup berbagai fitur, mulai dari pembuatan permintaan pembelian, approval, pemilihan vendor, hingga pemantauan pengiriman dan pembayaran.
Dengan otomatisasi, aplikasi ini memastikan bahwa setiap langkah dalam mencatat siklus pembelian dengan akurat, mengurangi risiko kesalahan data, dan meningkatkan ketepatan waktu dalam membuat keputusan yang lebih baik.
Aplikasi purchasing menjadi komponen yang penting dalam strategi manajemen rantai pasokan yang sukses.
Manfaat Menggunakan Software Purchasing di Bisnis Anda
Kebutuhan dalam meningkatkan efisiensi dan mengoptimalkan proses operasional menjadi kunci utama keberhasilan perusahaan di era modern. Salah satu solusi dalam mencapai tujuan ini adalah penggunaan aplikasi purchasing yang dapat mengelola seluruh siklus pembelian perusahaan.
Dengan berbagai manfaatnya, software purchasing membuka peluang baru untuk mengubah bagaimana perusahaan melakukan pengadaan barang dan jasa, mempercepat proses, dan meningkatkan kontrol serta visibilitas.
Berikut adalah beberapa manfaat penerapan aplikasi purchasing di perusahaan untuk mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik:
1. Mengelola pembelian dengan efisien
Aplikasi purchasing menghadirkan solusi efisien untuk mengelola proses pembelian dalam perusahaan. Otomatisasi tugas manual seperti pembuatan purchase order, pelacakan pesanan, dan persetujuan pembayaran, memungkinkan penghematan waktu dan tenaga yang signifikan bagi purchasing officer. Hal ini mendorong mereka untuk fokus pada aspek-aspek strategis bisnis yang lebih penting, seperti strategi perencanaan dan pengadaan dalam jangka panjang.
Keunggulan lain dari aplikasi purchasing adalah kemampuannya meningkatkan akurasi data pembelian dengan melacak semua informasi di satu platform terpusat. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk membuat keputusan pembelian yang lebih tepat dan menghindari kesalahan yang berakibat pada kerugian finansial.
2. Menganalisis tren pembelian secara akurat
Penerapan aplikasi purchasing di bisnis Anda membuka peluang untuk mendapatkan wawasan mendalam mengenai pola pembelian dan preferensi pelanggan. Informasi berharga ini dapat membantu perusahaan dalam memahami kebutuhan pelanggan dengan lebih baik, memprediksi tren pembelian secara akurat, dan merumuskan strategi pemasaran yang lebih efisien.
Dengan kemampuan analisis yang mumpuni, perusahaan dapat membangun hubungan yang lebih erat dengan pelanggan melalui personalisasi layanan dan pengalaman. Hal ini pada akhirnya mengoptimalkan pelayanan sesuai dengan harapan pelanggan dan meningkatkan kepuasan mereka.
Keunggulan lain dari aplikasi purchasing adalah memungkinkan pengumpulan dan analisis data pelanggan secara real-time. Kemampuan ini mendorong perusahaan untuk membentuk strategi pemasaran yang lebih cerdas dan responsif terhadap dinamika pasar dan perubahan preferensi pelanggan.
3. Memantau supplier secara real-time
Aplikasi purchasing menghadirkan fitur pemantauan terintegrasi yang memberikan visibilitas yang lebih luas terhadap kinerja supplier. Perusahaan dapat secara aktif melacak status pengiriman, stok barang, dan responsivitas supplier dalam menanggapi permintaan.
Pemantauan real-time ini memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi potensi masalah atau keterlambatan dengan cepat, sehingga dapat mengambil tindakan pencegahan dan memastikan kelancaran operasional bisnis. Kemampuan ini memberikan ketenangan pikiran bagi perusahaan terkait stabilitas rantai pasokan.
Selain itu, aplikasi purchasing juga menawarkan keunggulan dalam evaluasi kinerja supplier secara efektif. Dengan menyimpan dan menganalisis data terkait waktu pengiriman, kualitas produk, dan kepatuhan terhadap persyaratan kontrak, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih cerdas dalam memilih atau mempertahankan supplier yang tepat.
Secara keseluruhan, aplikasi purchasing telah terbukti mampu memberikan berbagai manfaat bagi perusahaan, mulai dari pengelolaan pembelian yang efisien, analisis tren pembelian yang akurat, hingga pemantauan supplier secara real-time. Penerapan aplikasi ini dapat membantu perusahaan meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan profitabilitas dalam jangka panjang.
10 Rekomendasi Aplikasi Purchasing Terbaik di Tahun 2024
Dalam menghadapi dinamika bisnis yang semakin modern, perusahaan dituntut untuk memanfaatkan teknologi untuk meningkatkan efisiensi operasional.
Salah satu solusi penting yang memainkan peran penting dalam mendukung manajemen pembelian bisnis adalah aplikasi purchasing.
Maka dari itu, kami menyusun daftar 10 rekomendasi software purchasing terbaik yang dapat menjadi panduan untuk meningkatkan kualitas dan ketepatan dalam mengelola proses pengadaan barang dan jasa:
1. Software purchasing EQUIP
Aplikasi procurement dari EQUIP dapat meningkatkan bisnis Anda dengan menawarkan kemudahan untuk mengelola berbagai macam permintaan pembelian melalui sistem procurement yang terlengkap.
EQUIP menawarkan sistem pembelian otomatis untuk meminimalisir kesalahan dalam input data sekaligus menyederhanakan proses pembuatan faktur, pembayaran otomatis, dan tagihan.
Selain itu, Anda juga dapat melakukan analisa dan kontrol kebutuhan inventaris untuk menghindari terjadinya pembelian barang yang tidak Anda butuhkan sekaligus menekan pemborosan.
Ada beberapa fitur yang bisa Anda dapatkan ketika menggunakan aplikasi purchasing dari EQUIP:
- Purchase Request (PR) Portal: Mempermudah proses pengadaan dan memonitor semua permintaan dari berbagai divisi dalam satu dashboard.
- Perbandingan RFQ: Mengelola tender pembelian dari beragam supplier melalui perbandingan permintaan dan penawaran RFQ atau request for quotation.
- Vendor Evaluation System: Memperoleh laporan komprehensif mengenai performa vendor atau supplier bisnis Anda.
- Template Professional: Memudahkan proses pembuatan RFQ, PR, dan PO atau purchase order.
- Manajemen Order Blanket: Mempermudah pengelolaan pembelian yang bersifat berulang dari supplier yang sama.
- Manajemen Multi-level Approval: Memudahkan proses pembuatan matriks multi-level approval untuk setiap pengajuan pembelian barang dari berbagai divisi dan cabang di bisnis Anda.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
Coba demo gratis sistem purchasing EQUIP sekarang dan rasakan sendiri manfaatnya!
2. Odoo
Aplikasi purchasing Odoo membantu pengelolaan supplier dan purchase order dengan tujuan meningkatkan performansi sistem inventory perusahaan.
Odoo melibatkan analisis statistika dan laporan kinerja supplier, sehingga Anda mendapatkan wawasan mendalam mengenai evaluasi vendor.
Berikut ini adalah beberapa fitur utama aplikasi purchasing Odoo:
- Request for quotations: Mengkonfigurasikan setiap produk untuk mengirim RFQ ke setiap supplier.
- Manage orders: Memantau status penawaran dan pesanan, jumlah pesanan, dan tanggal pengiriman.
- Manage invoicing: Merancang konsep invoice yang dapat Anda modifikasi atau batalkan.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
3. Software Purchasing HashMicro
HashMicro menawarkan solusi aplikasi purchasing yang terintegrasi, memberikan dampak positif dalam mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi bisnis dalam mengelola proses pengadaan.
Aplikasi procurement dari HashMicro memiliki kemampuan untuk mengoptimalkan sejumlah besar tugas administratif, termasuk manajemen dokumen, penilaian penawaran vendor, dan penyelesaian pembayaran.
Di bawah ini adalah fitur-fitur unggul yang ditawarkan oleh HashMicro:
- PO, RFQ, & PR management: Mengubah PR menjadi PO, serta mengirimkan RFQ ke supplier hanya dalam beberapa klik.
- PR approval management: Menyetujui atau menolak PR dari berbagai lokasi bisnis, departemen, atau karyawan hanya dengan satu klik.
- Online portal for suppliers: Supplier dapat membagikan katalog melalui portal ini dan melibatkan proses tender untuk mendapatkan penawaran terbaik dengan mudah.
- Vendor/supplier rating: Memberikan nilai supplier Anda berdasarkan kualitas produk, layanan, waktu pengiriman, harga, dan faktor lainnya.
- Blanket order management: Mengatur pemesanan barang sesuai dengan harga dan waktu yang telah disepakati dengan supplier.
- Landed cost calculation: Mendapatkan informasi mengenai biaya total pembelian, termasuk pajak, biaya pengiriman, asuransi, konversi mata uang, dan elemen lainnya secara real-time.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
4. Microsoft Dynamics 365
Microsoft Dynamics 365 juga menawarkan aplikasi purchasing yang dapat membantu Anda dalam mengidentifikasi kebutuhan barang, penerimaan barang, pengelolaan invoice, hingga tahap pembayaran kepada supplier.
Berikut adalah beberapa fitur utama dari aplikasi purchasing Microsoft Dynamics 365:
- Accelerate sustainability: Bekerja sama dengan manajer sustainability untuk mengurangi emisi di seluruh operasi Anda.
- Mitigate risk through collaboration: Tim rantai pasokan perusahaan, supplier, dan pelanggan dapat berkolaborasi dalam alur kerja aplikasi.
- Modern user interface: UI yang mudah digunakan pada aplikasi membantu karyawan melakukan tugas-tugasnya.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
5. Infosys BPM Spend Analytics
Anda bisa menganalisa hasil data setiap transaksi, interaksi dan komunikasi selama menjalankan sebuah bisnis dengan menggunakan purchasing software milik Spend Analytics. Dalam hal ini, setiap pembelian atau pengeluaran yang memperlihatkan pola perilaku pembelian pada perusahaan.
Aplikasi procurement ini dapat membantu Anda untuk membuat proses pengadaan internal melalui data yang telah teranalisis.
Terdapat beberapa fitur unggul yang ditawarkan Spend Analytics, seperti:
- Data ingestion, cleansing, and de-duplication: Menerima data dengan konektor dan adaptor yang terintegrasi tanpa mengubah sistem internal.
- Spend classification: Memanfaatkan aplikasi berbasis pengetahuan khusus industri dan model ML untuk mencapai klasifikasi yang akurat.
- Actionable insights and opportunity identification: Memantau kesehatan pengadaan secara real-time melalui kartu skor KPI dan mengidentifikasi area yang perlu perbaikan.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
6. Procurify
Procurify merupakan aplikasi purchasing yang membantu seluruh proses pembelian dengan berbasis cloud. Aplikasi ini mampu mengelola, mengalokasikan, melacak, dan melaporkan seluruh transaksi yang terkait dengan pengeluaran.
Procurify dapat diakses melalui perangkat seluler, sehingga Anda dapat menerima laporan dan tanda terima lebih mudah. Selain itu, Anda juga dapat mengalokasikan tag biaya ke kode akun sesuai dengan kebutuhan.
Berikut adalah beberapa fitur software purchasing Procurify;
- Purchase requests: Memilih item yang disarankan dari katalog produk vendor saat membuat permintaan pembelian.
- Purchase order management: Membuat pesanan pembelian berulang dan menentukan vendor mana yang harus dikirimi email secara otomatis setelah PO dibuat.
- Vendor management: Mengunggah dan menyimpan dokumen vendor dalam jumlah tak terbatas di sistem yang terpusat.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
7. Oracle
Oracle menawarkan solusi aplikasi purchase order yang terintegrasi secara optimal. Aplikasi ini dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan perusahaan besar.
Software purchasing Oracle ini memberikan kemampuan untuk mengelola seluruh proses pembelian dan pengadaan barang di dalam perusahaan.
Berikut adalah sejumlah fitur yang ada di aplikasi purchasing Oracle:
- Supplier management: Supplier dapat mengelola aktivitas dan mendokumentasikan transaksi di portal yang tersedia.
- Procurement contracts: Menyusun dan mengubah kontrak pengadaan dengan keterlibatan hukum.
- Purchasing: Memudahkan karyawan untuk melakukan pembelian yang dipandu layaknya konsumen.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
8. Aplikasi Procurement Koneksi
Aplikasi procurement dari Koneksi dapat menyederhanakan seluruh proses pengadaan melalui satu sistem yang mencakup tendering, seleksi vendor, perencanaan anggaran, hingga tahap pembayaran.
Selain itu, Anda dapat menerima notifikasi pembayaran secara otomatis dari aplikasi ini. Hal ini dapat memastikan bahwa pelunasan tidak melewati batas waktu yang telah ditetapkan.
Berikut adalah beberapa fitur unggul aplikasi purchasing dari Koneksi:
- Blanket purchase order management: Membuat perjanjian jangka panjang dengan harga yang sesuai dengan persetujuan awal.
- Vendor/supplier rating analysis: Mendapatkan rincian informasi mengenai kualitas layanan dari vendor atau supplier.
- Online purchase request approval: Menyusun persetujuan atau penolakan pengadaan secara online di berbagai cabang.
- Multiple PO, PR, & RFQ management: Melakukan perbandingan harga dengan beberapa supplier secara simultan.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
9. RedERP
RedERP menyediakan aplikasi purchasing untuk perusahaan dalam mencapai manajemen pengadaan bisnis yang terkendali.
Aplikasi purchase order RedERP dirancang khusus dengan menyajikan berbagai spesifikasi sistem dan fitur yang beragam.
Di bawah ini adalah beberapa fitur utama aplikasi purchasing RedERP:
- Purchase order: Melakukan pembuatan purchase order setelah mengirimkan permintaan penawaran kepada supplier.
- Request for quotation: Mengajukan penawaran kepada vendor untuk kebutuhan produksi.
- Automatic procurement: Membuat permintaan pembelian kepada supplier yang bersangkutan ketika stok barang sudah habis.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
10. Total ERP
Aplikasi purchasing dari Total ERP mampu mempermudah seluruh rangkaian proses pembelian melalui fitur-fitur otomatis, termasuk pemilihan vendor, perencanaan anggaran, hingga tahap pembayaran. Semua fitur yang dimiliki terintegrasi dalam satu sistem berbasis cloud.
Selain itu, Anda dapat melacak perkembangan proses pengadaan, mulai dari pembelian hingga pembayaran invoice, dengan menggunakan laporan yang lengkap dan akurat.
Berikut adalah beberapa fitur unggul aplikasi purchasing Total ERP:
- Peringkat vendor/supplier: Memperoleh informasi mengenai kinerja vendor atau supplier untuk mengurangi potensi kerugian operasional perusahaan.
- Sistem persetujuan terintegrasi: Mengelola persetujuan untuk pengajuan pengadaan dari berbagai cabang dalam satu platform terintegrasi.
- Blanket order management: Menyederhanakan proses pemesanan produk dari supplier dengan memanfaatkan jangka waktu tertentu.
- Kontrol penuh anggaran: Memantau penggunaan anggaran secara menyeluruh melalui sistem terintegrasi untuk mengurangi risiko terkait penyalahgunaan markup anggaran.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
Strategi Memilih Aplikasi Purchasing yang Tepat
Memilih aplikasi purchasing yang tepat untuk bisnis Anda adalah langkah krusial dalam meningkatkan efisiensi dan keberhasilan proses pembelian. Berikut adalah beberapa strategi yang dapat Anda gunakan saat memilih aplikasi purchasing yang tepat:
1. Menentukan Kebutuhan Bisnis
Langkah pertama dalam memilih aplikasi purchasing adalah dengan memahami secara mendalam kebutuhan bisnis Anda. Identifikasi proses-proses pembelian apa yang akan diotomatisasi dan fitur apa yang Anda perlukan. Apakah Anda membutuhkan fitur pembuatan permintaan pembelian, persetujuan otomatis, pelacakan pengiriman, atau analisis tren pembelian?
2. Evaluasi Fitur dan Fungsi Software Purchasing
Setelah menentukan kebutuhan bisnis, lakukan evaluasi terhadap fitur software purchasing yang tersedia. Bandingkan fitur-fitur tersebut dengan kebutuhan dan prioritas bisnis Anda. Pastikan software purchasing yang dipilih memiliki fitur-fitur yang relevan dan dapat memenuhi kebutuhan bisnis secara optimal.
3. Pertimbangan Biaya dan ROI
Sebelum mengambil keputusan akhir, pertimbangkan biaya aplikasi purchasing yang akan Anda pilih serta Return on Investment (ROI) yang dapat Anda harapkan. Perhatikan biaya langganan, biaya implementasi, dan biaya dukungan layanan (jika ada). Pastikan juga Anda memperhitungkan manfaat yang akan Anda peroleh dari penggunaan aplikasi dalam jangka panjang.
4. Ulasan dan Rekomendasi Pengguna
Untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang pengalaman pengguna aplikasi purchasing, baca ulasan dan rekomendasi dari pengguna yang telah menggunakan software tersebut. Tinjau kelemahan dan kelebihan aplikasi, serta penilaian pengguna terkait kehandalan dan dukungan layanan.
5. Kesesuaian dengan Proses Bisnis yang Ada
Pastikan software purchasing yang Anda pilih dapat diintegrasikan dengan sistem dan proses bisnis yang sudah ada. Hal ini akan meminimalkan kerumitan dan memungkinkan adopsi yang lebih lancar tanpa mengganggu operasional bisnis yang sedang berjalan.
6. Skalabilitas dan Fleksibilitas Software
Pertimbangkan juga kemampuan aplikasi purchasing untuk mendukung pertumbuhan dan perkembangan bisnis Anda. Pilihlah software yang dapat dengan mudah disesuaikan dan skala sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda baik dalam hal jumlah pengguna, volume pembelian, maupun fitur tambahan yang mungkin Anda butuhkan di masa depan.
7. Dukungan Layanan dan Pelatihan
Pastikan aplikasi purchasing yang Anda pilih menyediakan dukungan layanan yang memadai dan pelatihan yang tim Anda perlukan. Pastikan ada sumber daya yang tersedia untuk membantu Anda mengatasi masalah atau pertanyaan yang mungkin muncul selama penggunaan aplikasi.
Dengan menerapkan strategi ini, Anda dapat memilih aplikasi purchasing yang tepat untuk bisnis Anda, meningkatkan efisiensi dalam proses pembelian, dan mencapai hasil yang maksimal dalam pengelolaan pengadaan barang dan jasa di perusahaan Anda.
Kesimpulan
Penggunaan aplikasi purchasing telah menjadi suatu kebutuhan penting bagi perusahaan untuk mengotomatiskan tugas manual dan meningkatkan efisiensi proses pembelian, dari permintaan, penawaran, hingga pembayaran kepada supplier.
Pentingnya menggunakan software purchasing dapat memberikan visibilitas yang lebih besar terhadap seluruh siklus pengadaan, mengurangi potensi kesalahan, dan meningkatkan pengendalian atas anggaran perusahaan.
Salah satu rekomendasi terbaik dalam ranah aplikasi procurement adalah solusi yang ditawarkan oleh EQUIP.
Aplikasi purchasing EQUIP tidak hanya memberikan keunggulan dalam fungsi-fungsi dasar seperti pembuatan purchase order, pelacakan pengeluaran, dan manajemen vendor, tetapi juga memfasilitasi proses negosiasi harga dengan vendor melalui pelacakan riwayat pembelian dan tren harga. Fitur ini memungkinkan bisnis untuk mendapatkan harga terbaik dari vendor dan meningkatkan keuntungan.
Selain menonjol dalam fitur-fitur cerdas seperti analisis data, integrasi yang mulus, dan pemantauan real-time. EQUIP juga menyediakan tim support yang responsif dan berpengetahuan luas untuk membantu bisnis dalam menggunakan aplikasi secara maksimal. Jangan ragu untuk coba free demo EQUIP dan rasakan sendiri manfaatnya!
FAQ
Aplikasi procurement adalah perangkat lunak yang mengelola proses pembelian barang dan jasa dalam organisasi, dari permintaan pembelian hingga pelacakan pengiriman dan pembayaran, untuk meningkatkan efisiensi dan transparansi.
Pilih aplikasi procurement dengan fitur sesuai kebutuhan bisnis, yang mudah digunakan, skalabel, dan fleksibel, serta pertimbangkan biaya dan potensi Return On Investment (ROI) untuk memastikan aplikasi mendukung pertumbuhan bisnis Anda.
