Purchase Order (PO) atau pesanan pembelian merupakan hal yang cukup penting dalam kegiatan bisnis terutama bagi pemilik usaha yang sering melakukan transaksi pembelian kepada pihak lain. Biasanya perusahaan kerap mengadakan PO untuk barang tertentu. Ketika proses transaksi jual-beli berlangsung pembeli akan memesan barang melalui telepon atau email kepada penjual atau pemasok namun seiring berjalannya waktu maka segala kegiatan transaksi bisnis akan terasa lebih kompleks dan sulit untuk dikelola apalagi ketika perusahaan memesan dalam jumlah yang banyak.
Hal itulah yang menyebabkan banyak perusahaan beralih untuk menggunakan sistem purchase order guna mempermudah kegiatan bisnis. Purchase order adalah kegiatan perusahaan yang dilakukan pihak pembeli kepada pihak pemasok dalam bentuk dokumen yang berisikan informasi secara lengkap dan detail terkait kebutuhan stok barang terlebih lagi jika permintaan konsumen terhadap produk semakin meningkat. Dokumen ini memiliki sifat yang mengikat secara hukum guna melindungi penjual apabila pembeli tidak melakukan proses pembayaran dan apabila penjual tidak mengirimkan barang yang seharusnya.
Pencatatan dokumen kegiatan penjualan perusahaan agar lebih akurat dan detail dapat menggunakan sistem purchase order management software. Sehingga, bisnis dapat berjalan dengan lebih efektif dan efisien.
Daftar Isi
Pengertian Purchase Order
Setiap perusahaan yang sedang menjalankan kegiatan bisnis tentunya membutuhkan bahan baku dari pemasok atau supplier. Pada perusahaan besar, tak jarang mereka akan memesan barang dalam jumlah banyak sehingga mereka membutuhkan dokumen yang bernama sistem purchase order.
Purchase Order (PO) adalah sebuah dokumen rincian pesanan pembelian barang atau jasa dari pihak pembeli kepada pihak pemasok. Sebelum pihak pembeli mengirimkan dokumen PO kepada pihak pemasok, pegawai perusahaan akan membuat formulir internal bernama purchase requisition kepada manajer departemen perusahaan tersebut terkait barang atau jasa yang mereka perlukan.
Apabila manajer perusahaan telah menyetujui formulir purchase requisition, barulah dokumen PO dibuat dan memuat semua informasi pesanan yang tertulis secara detail Umumnya, komponen dalam dokumen PO meliputi nama barang, jumlah, harga, dan lain-lain. Semakin spesifik isi dokumen, maka kegiatan transaksi bisnis akan berjalan lebih efektif.
Dengan adanya PO, maka Anda dapat lebih mudah memeriksa barang dan jasa yang Anda pesan. Namun, tetap saja apabila dokumen PO telah terkirim, pihak pembeli dan pemasok wajib melakukan konfirmasi ulang guna meminimalisir kesalahan. Bukan hanya itu saja, apabila Anda menggunakan PO untuk bisnis Anda, maka sebagai pembeli Anda tidak perlu khawatir akan kehabisan barang atau jasa karena Anda sudah memesannya dari jauh hari.
Fungsi Purchase Order
Menggunakan dokumen PO dalam transaksi jual-beli mungkin terdengar sedikit rumit. Namun, sebenarnya dengan adanya dokumen PO dapat lebih memudahkan perusahaan. Dengan kehadiran dokumen PO, perusahaan memiliki bukti transaksi yang jelas serta menghindari perusahaan dari tindakan penipuan, seperti misalnya terjadi pengurangan barang, kenaikan harga secara mendadak, dan mengirimkan barang dengan kualitas yang kurang baik. Berikut adalah fungsi dari sistem purchase order yang perlu Anda ketahui:
Menghindari terjadinya kekeliruan
Ketika Anda memesan barang kepada pemasok, maka tidak menutup kemungkinan barang tersebut tidak sesuai dengan apa yang Anda harapkan. Seperti misalnya, bahan yang kurang bagus, jumlah yang tidak sesuai, dan lain-lain.
Namun, Anda dapat menghindari hal tersebut dengan menggunakan PO. Hal ini karena ketika barang yang Anda pesan tidak sesuai dengan apa yang tertera pada dokumen, maka Anda dapat melakukan komplain atau rujukan terhadap produk tersebut.
Selain itu, dokumen PO dapat menjadi bukti yang sah atas barang yang Anda pesan. Berbicara mengenai pengadaan barang pada perusahaan, Anda dapat menggunakan software procurement agar kegiatan yang berhubungan dengan vendor dapat berjalan lebih mudah.
Mencegah double order
Pada umumnya, perusahaan besar maupun UMKM cenderung melakukan pesanan dalam jumlah yang banyak. maka apabila perusahaan menggunakan dokumen PO maka dapat mencegah terjadinya kesalahan dalam pemesanan.
Dokumen PO juga memiliki informasi pesanan yang lengkap dan detail. Sehingga, Anda sebagai pelaku usaha dapat melakukan pengecekan atas produk, seperti misalnya produk apa yang masih ada, barang apa yang belum tercatat ke dalam dokumen PO, dan lain-lain.
Melacak pesanan yang sudah masuk
Dengan adanya informasi yang detail dan lengkap pada dokumen purchase order maka Anda mampu melacak pesanan dengan lebih mudah sehingga dapat menyederhanakan proses inventaris dan pengiriman.
Selain itu, karena dokumen PO merupakan dokumen yang sah secara hukum maka Anda dan pemasok dapat menghindari perselisihan di masa mendatang terkait transaksi Hasilnya, inventori dan stok pun terkelola dengan baik.
Alasan Pentingnya Purchase Order dalam Proses Bisnis
Walaupun PO penting dalam kegiatan bisnis, namun, faktanya masih banyak perusahaan yang tidak melibatkan dokumen PO dalam proses bisnis. Biasanya, hal initerjadi karena perusahaan merasa memiliki hubungan dengan supplier. Sehingga, perusahaan menganggap tidak perlu menggunakan dokumen PO.
Namun, sebagai pelaku bisnis seharusnya Anda menyadari betapa pentingnya dokumen ini. Dokumen purchase order membantu pembeli untuk memesan barang dan jasa kepada pemasok yang sesuai dengan kebutuhan dalam jumlah banyak.
Perusahaan yang menerapkan PO dalam proses bisnis tentunya akan lebih mudah dalam melakukan pendataan terkait barang dan jasa yang mereka pesan. Sehingga, dapat mencegah tindak kejahatan yang dapat merugikan perusahaan. Selain itu, Anda sebagai pelaku bisnis dapat mengajukan harga yang Anda inginkan kepada pemasok dan apabila harga tersebut disetujui maka hal tersebut dapat lebih menguntungkan perusahaan.
Dokumen PO menjadi surat perjanjian yang sah antara dua belah pihak dan menjadi bukti kepada bank, auditor, dan lembaga pajak bahwa perusahaan Anda melakukan transaksi bisnis jual-beli dengan legal dan benar. Adanya perkembangan teknologi juga memampukan dokumen PO terakses secara digital melalui internet sehingga Anda dapat meminimalisir terjadinya kesalahan input.
Memahami purchase order
Dokumen PO merupakan komponen penting dalam proses transaksi jual-beli karena dapat memberikan manfaat kepada pembeli dan pemasok. Dari sudut pandang pembeli, Anda dapat mengingatkan penjual terkait persediaan barang atau jasa sesuai dengan waktu yang tertera.
Namun, walaupun memiliki manfaat yang baik dalam keberlangsungan bisnis tentunya terdapat pro dan kontra terkait dokumen PO. Melansir dari Shopify, berikut adalah pro dan kontra mengenai dokumen purchase order:
PRO
- Meningkatkan akurasi inventaris maupun manajemen keuangan.
- Penganggaran yang lebih baik karena dana harus tersedia sebelum dokumen PO dikeluarkan.
- Pengiriman berjalan lebih cepat karena dokumen purchase order membantu pembeli dan pengirim dalam penjadwalan barang.
KONTRA
- Cukup merepotkan karena pembelian yang sedikit tetap harus memakai dokumen PO dalam transaksi jual-beli.
- Kartu kredit dapat melayani tujuan yang sama dari sudut pandang keuangan.
Cara Kerja Sistem Purchase Order
Setelah formulir purchase requisition telah disetujui, maka divisi purchasing akan membuat dokumen PO terkait barang secara detail dan mengirimkan rangkap PO kebagian keuangan untuk otorisasi pembelian dan pembayaran.
Setelahnya, dokumen akan diserahkan ke pihak pemasok untuk dilakukan peninjauan terlebih dahulu. Pada tahap ini, semua keputusan ada pada tangan pemasok, apakah mereka menyetujui atau menolak kontrak yang pihak pembeli tawarkan.
Apabila pemasok menyetujui kontrak tersebut, maka kedua belah pihak telah terikat ke dalam hukum yang berlaku. Nantinya,perusahaan pembeli akan secara resmi mencatat PO pada bagian keuangan dan pemasok akan mulai mempersiapkan barang yang diminta oleh pembeli.
Setelahnya, pemasok akan memberikan invoice kepada pembeli untuk proses pembayaran. Namun, bisa saja transaksi pembayaran terjadi setelah barang dikirimkan ke pihak pembeli semua bergantung kepada kedua belah pihak. Anda dapat menggunakan software akuntansi untuk memudahkan pengelolaan keuangan agar dapat mencegah kekeliruan dalam proses transaksi jual-beli.
Contoh Purchase Order
Setelah melihat cara kerja purchase order, tentunya Anda perlu mengetahui seperti apa dokumen PO agar tidak terjadi kekeliruan dalam pembuatan dokumen tersebut. Hal ini karena terdapat dua jenis dokumen yang sering perusahaan gunakan, yaitu PO manual dan PO digital. Purchase order manual merupakan dokumen yang menggunakan kertas dalam proses transaksi, sedangkan purchase order digital dibuat dan dikirimkan dalam bentuk file secara online.
contoh PO manual
contoh 3
contoh PO digital
Komponen dalam Form PO
Sebagai dokumen pemesanan pembelian, purchase order berisikan informasi terkait barang yang akan Anda pesan. Dokumen PO memiliki kemiripan dengan dokumen invoice, hanya saja perbedaannya terletak pada isi dan nomor pesanan unik yang fungsinya membantu melacak pesanan pembelian dengan mudah. Berikut adalah komponen dalam pembuatan form PO:
Identitas perusahaan
Perusahaan yang memesan barang kepada pihak pemasok wajib mencantumkan identitas seperti nama perusahaan dan nama orang yang melakukan pemesanan. Jangan lupa untuk memberikan Informasi secara detail terkait nama supplier.
Tanggal purchase order
Tanggal PO sangat penting untuk memberitahu pihak pembeli terkait pemesanan barang dan jasa. Penting untuk mencantumkan nomor PO agar pelacakan barang dapat berjalan lebih mudah.
Alamat pengiriman dan penagihan
Alamat dalam hal ini sangat penting karena menyangkut pengiriman barang. Khususnya untuk pembeli yang memiliki banyak cabang guna menghindari kesalahan saat proses pengiriman dan mempermudah dalam pengiriman invoice atau rincian penagihan.
Nomor telepon dan E-mail
Pembeli wajib mencantumkan nomor telepon atau email agar ketika barang yang mereka pesan habis, terjadi kendala, dan lain-lain, maka pihak pemasok dapat dengan mudah menghubungi pihak pembeli. Selain itu, relasi antara pembeli dan penjual dapat berjalan dengan baik.
Deskripsi barang
Dalam PO, pembeli harus memberikan informasi secara lengkap mengenai barang atau jasa yang mereka pesan. Deskripsi barang bisa berupa nomor model, harga, kuantitas, warna, ukuran, jenis, dan lain-lain.
Pembayaran
Adanya informasi mengenai waktu pembayaran merupakan hal yang penting dalam PO. Misalnya, pembayaran akan jatuh tempo 30 hari setelah barang sampai ke pihak pembeli. Selain itu, apabila pembeli melakukan pembayaran secara cash maka bisa jadi harga barang akan lebih murah.
Perbedaan Purchase Order dengan Invoice
Ketika sebuah perusahaan menjalankan transaksi jual-beli kepada pihak lain, tentunya tidak akan terlepas dari istilah sistem purchase order dan invoice. Hal ini karena kedua dokumen tersebut memiliki peranan penting dalam kegiatan bisnis. Sekilas, dokumen PO dan invoice memang memiliki kemiripan. Sehingga, tak sedikit orang yang tidak dapat membedakan kedua dokumen tersebut. Berikut adalah perbedaan antara PO dan invoice yang perlu Anda ketahui.
- Purchase order adalah perjanjian yang dibuat oleh pihak pembeli kepada pihak pemasok, sebaliknya invoice dibuat oleh pihak pemasok kepada pihak pembeli.
- PO adalah dokumen yang berisikan informasi detail terkait pemesanan barang atau jasa, sedangkan invoice adalah rincian penagihan atas barang atau jasa yang perusahaan pesan kepada pihak pemasok.
- Purchase order dikirimkan kepada pembeli ketika sedang memesan barang atau jasa. Invoice dikirimkan setelah barang atau jasa selesai dikerjakan serta saat tanggal jatuh tempo.
Kelola Purchase Order Secara Efisien Dengan EQUIP
Meski penggunaan dokumen purchase order terlihat cukup rumit, namun, PO dapat membantu Anda dalam kelancaran proses bisnis apalagi ketika Anda memiliki usaha berskala besar. Dimana dalam hal ini Anda akan kerepotan apabila tidak menggunakan PO Tidak hanya itu,kesalahan dalam transaksi bisa saja terjadi tanpa adanya PO. Dokumen PO dapat mencegah terjadinya tindakan kejahatan dalam proses jual-beli, seperti misalnya penipuan. Hal ini karena dokumen ini memiliki status yang sah secara hukum.
Apabila Anda masih kebingungan dalam menggunakan dan membuat dokumen PO, maka Anda dapat mencoba software ERP dari EQUIP secara gratis. Selain cocok untuk usaha UMKM yang sedang berkembang, software ini memiliki banyak keunggulan seperti lengkapnya fitur pendukung, dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan bisnis, jumlah pengguna tanpa batas, dan memiliki sistem all-in-one-solution agar tak perlu menggunakan banyak software untuk mengotomatiskan pengelolaan bisnis.
