Aplikasi purchase order memegang peranan yang penting bagi perusahaan. Coba Anda bayangkan, bagaimana rumitnya mengurus berbagai pendataan mengenai inventaris, penjualan, sistem pembelian, dan sebagainya apabila masih perusahaan masih melakukannya dengan kertas. Proses pendataan inventaris dan pengadaan barang ini merupakan hal yang sangat krusial bagi perusahaan. Tentu saja aplikasi berbasis web ini akan memberikan banyak kemudahan dalam aktivitas bisnis, khususnya procurement.
Lantas, mengapa aplikasi purchase order ini krusial bagi perusahaan? Tentu saja banyak perusahaan yang berpikir bahwa menggunakan purchase order akan membuat alur transaksi perusahaan melambat. Namun, bagaimana efeknya dalam jangka panjang? Apakah perusahaan mampu mengatasi berbagai aktivitas bisnis?
Aplikasi purchase order berbasis cloud ini mengusung konsep untuk memudahkan perusahaan dalam mengakses server dari perangkat yang terhubung ke komputer di perusahaan Anda. Dengan begitu, proses dalam pelacakan arus kas di perusahaan pun berjalan dengan efektif. Anda tidak perlu membayar supplier secara manual yang rentan terhadap kesalahan dan malah membuat perusahaan mengalami kerugian.
Ada banyak kasus ketika perusahaan mengalami kerugian akibat pengadaan barang yang tidak berjalan secara efektif. Dengan e-procurement masalah tersebut dapat teratasi dengan baik. Anda bisa mengatur jadwal pembayaran kepada supplier sehingga Anda tidak akan melewati tanggal jatuh tempo pada hutang yang belum terbayar. Aplikasi ini juga akan membuat pembaruan terhadap faktur dan tiap pembelian secara otomatis yang meminimalisir terjadinya kesalahan.
Aplikasi Purchase Order Meningkatkan akuntabilitas
Melalui aplikasi purchase order, setiap pegawai dapat menggunakan aplikasi tersebut menggunakan akun mereka sendiri. Dengan begitu, pegawai mampu mengakses informasi yang mereka perlukan. Selain itu, saat melakukan aktivitas permintaan pembelian, pesanan pembelian, atau faktur akan dicatat lengkap dengan stempel tanggal dan waktu di pada tempat audit. Oleh karena itu, saat terjadi kesalahan, maka pegawai dapat dengan mudah menelusuri hal tersebut untuk segera melakukan tindakan.
Mengoptimalkan visibilitas
Untuk segala bisnis, menyeimbangkan arus kas pasti menjadi hal yang sangat krusial. Maka dari itu, penting untuk menyesuaikan setiap pencatatan piutang dengan pengeluaran yang Anda lakukan. Melalui aplikasi purchase order inilah Anda dapat mencatat dan melihat pengeluaran apa saja yang Anda lakukan.
Aplikasi Purchase Order Meminimalisir terjadinya kesalahan
Segala pencatatan yang dituliskan melalui kertas, pasti sangat rentan dengan kesalahan. Bisa Anda bayangkan apabila pencatatan pengeluaran ditulis dalam ratusan kertas? Bagaimana caranya Anda memastikan keakuratan dan memastikan tidak ada kesalahan dalam pencatatan? Hal tersebut pasti memakan waktu yang sangat lama.
Dengan e-purchase order ini data yang Anda buat akan tersimpan dengan aman dan persetujuan yang akan terotomasi. Selain itu, proses yang pegawai butuhkan untuk meminta persetujuan hanya memakan waktu beberapa detik saja.
Aplikasi Purchase Order Mudah diakses dimanapun
Karena software ini berbasis online, maka Anda dapat mengaksesnya dimanapun selama memiliki akses internet. Kemudahan untuk mengakses sistem dari mana saja memberi perusahaan Anda fleksibilitas, terutama karena Anda akan dapat mengakses informasi secara real-time.
Selain itu, Anda tidak perlu khawatir apabila suatu saat pegawai yang bertanggung jawab terhadap suatu hal harus mengundurkan diri, karena pegawai lainnya masih bisa mengakses data tersebut dengan akun mereka sendiri.
Memiliki manajemen supplier yang baik
Selain melakukan pengadaan barang secara online, Anda juga dapat menyimpan kontrak dan informasi mengenai pemasok. Hal tersebut karena saat Anda melakukan pembelian, maka akan terotomasi langsung dengan faktur yang tersedia. Anda juga dapat memastikan pembayaran hutang yang harus Anda bayar. Pembayaran hutang yang tepat waktu akan membuat Anda memiliki kemungkinan mendapatkan harga lebih murah pada pembelian selanjutnya.
Sistem pesanan pembelian juga membuatnya lebih mudah untuk mengidentifikasi dan menghilangkan supplier yang memiliki kualitas buruk. Menggunakan supplier yang buruk akan berdampak pada keberlangsungan bisnis jangka panjang Anda. Perangkat lunak ini memudahkan untuk melihat pola vendor dan menentukan apakah hubungan itu layak untuk perusahaan lanjutkan.
Baca juga: Rekomendasi Software Purchase Order (PO) di Indonesia
Kesimpulan
Aplikasi purchase order merupakan perangkat yang memberikan banyak kemudahan bagi bisnis Anda. Anda dapat menghemat waktu dan memaksimalkan aktivitas lain yang lebih penting daripada harus berlama-lama berkutat mengurusi pencatatan keuangan berbasis kertas. Anda bisa berfokus pada hal lain, misalnya pemasaran, penandatanganan dengan klien, dan sebagainya. Segera gunakan sistem Pembelian EQUIP untuk rasakan segala kemudahan bisnis dengan lebih cepat dan sederhana. Coba demo gratis disini!
