Three way matching membantu perusahaan memastikan pembayaran vendor sesuai dengan purchase order, bukti penerimaan barang, dan invoice. Proses ini penting karena kesalahan pembayaran sering terjadi bukan hanya karena tim finance kurang teliti, tetapi karena data pembelian, penerimaan barang, dan tagihan vendor tersebar di proses yang berbeda.
Misalnya, purchase order sudah dibuat untuk 100 unit barang, tetapi gudang baru menerima 95 unit. Di sisi lain, vendor tetap mengirim invoice untuk 100 unit penuh. Jika tidak dicocokkan dengan benar, perusahaan bisa membayar barang yang belum diterima, menerima tagihan ganda, atau melewatkan selisih harga.
Di artikel ini, kita akan membahas apa itu three way matching, dokumen yang digunakan, cara kerjanya dalam proses procurement, hingga bagaimana sistem ERP membantu mengotomatiskan validasi invoice vendor.
Key Takeaways
Three way matching adalah proses mencocokkan purchase order, bukti penerimaan barang, dan invoice vendor sebelum pembayaran disetujui.
Dokumen utama yang digunakan meliputi purchase order, goods receipt note, dan invoice vendor.
Masalah yang sering terjadi jika matching masih manual adalah invoice ganda, selisih jumlah barang, harga tidak sesuai PO, dan pembayaran sebelum barang diterima.
Solusinya adalah menggunakan sistem ERP yang menghubungkan procurement, inventory, dan accounting dalam satu alur kerja.
- Apa Itu Three Way Matching?
- Cara Kerja Three Way Matching dalam Proses Procurement
- Contoh Three Way Matching dalam Bisnis
- Perbedaan 2-Way, 3-Way, dan 4-Way Matching
- Masalah yang Sering Terjadi Jika Matching Masih Manual
- Kapan Three Way Matching Perlu Digunakan?
- Cara Mengotomatiskan Three Way Matching dengan Sistem ERP
- Kesimpulan
Apa Itu Three Way Matching?
Three way matching adalah proses mencocokkan tiga dokumen utama dalam pembelian, yaitu purchase order, bukti penerimaan barang, dan invoice vendor. Tujuannya adalah memastikan barang yang ditagih benar-benar sesuai dengan pesanan dan sudah diterima oleh perusahaan.
Jika ketiga dokumen tersebut cocok, invoice dapat dilanjutkan ke proses approval dan pembayaran. Namun, jika ada selisih jumlah, harga, pajak, atau barang yang belum diterima, invoice perlu ditahan sampai masalahnya jelas.
Proses ini biasanya digunakan dalam alur procure-to-pay, terutama untuk perusahaan yang rutin membeli bahan baku, inventaris, spare part, atau barang dagang dari banyak vendor.
Dokumen yang Digunakan dalam Three Way Matching
Three way matching tidak hanya memeriksa invoice. Proses ini membandingkan invoice dengan dokumen pembelian dan penerimaan barang agar pembayaran memiliki dasar yang valid.
| Dokumen | Fungsi | Data yang Dicocokkan |
|---|---|---|
| Purchase Order | Bukti pesanan resmi dari perusahaan kepada vendor. | Nomor PO, nama barang, jumlah, harga, vendor, dan termin pembayaran. |
| Goods Receipt Note | Bukti bahwa barang sudah diterima oleh tim gudang. | Jumlah barang diterima, tanggal penerimaan, kondisi barang, dan referensi PO. |
| Invoice Vendor | Tagihan resmi dari vendor kepada perusahaan. | Nomor invoice, nomor PO, jumlah tagihan, pajak, harga satuan, dan total pembayaran. |
Ketiga dokumen ini perlu saling terhubung. Jika PO ada di tim purchasing, penerimaan barang ada di gudang, dan invoice ada di finance tanpa sistem yang sama, proses pengecekan biasanya menjadi lambat dan rentan salah.
Cara Kerja Three Way Matching dalam Proses Procurement
Secara umum, three way matching berjalan setelah perusahaan membuat PO dan menerima barang dari vendor. Prosesnya dimulai dari pembelian, lalu berlanjut ke penerimaan barang, verifikasi invoice, dan approval pembayaran.
- Tim purchasing membuat purchase order berdasarkan kebutuhan pembelian.
- Vendor mengirimkan barang sesuai pesanan.
- Tim gudang mencatat barang yang diterima melalui dokumen penerimaan barang atau GRN.
- Vendor mengirimkan invoice kepada tim finance atau account payable.
- Tim finance mencocokkan invoice dengan PO dan bukti penerimaan barang.
- Jika cocok, invoice masuk ke proses approval pembayaran.
- Jika tidak cocok, invoice ditahan untuk klarifikasi dengan vendor, purchasing, atau gudang.
Dalam sistem yang lebih terintegrasi, proses ini dapat terhubung dengan GR/IR clearing account, approval invoice, dan pencatatan akuntansi sehingga selisih bisa lebih cepat ditemukan.
Contoh Three Way Matching dalam Bisnis
Penerapan three way matching dapat berbeda tergantung jenis industri dan alur pembeliannya. Berikut beberapa contoh yang umum:
1. Manufaktur
Perusahaan memesan 100 unit bahan baku, tetapi hanya menerima 95 unit. Saat invoice untuk 100 unit masuk, sistem akan menandai selisih tersebut sehingga pembayaran ditahan sampai ada revisi invoice atau pengiriman ulang.
2. Retail
Toko retail memesan stok produk dari supplier. Jika jumlah barang yang diterima di gudang tidak sesuai dengan invoice, sistem akan menahan pembayaran untuk mencegah overpayment.
3. Konstruksi
Perusahaan konstruksi memesan material proyek dalam jumlah besar. Three way matching memastikan material yang ditagihkan benar-benar sudah diterima di lokasi proyek sebelum pembayaran dilakukan.
4. Distribusi
Perusahaan distribusi menerima barang dari berbagai vendor. Dengan three way matching, tim finance dapat memastikan setiap invoice sesuai dengan barang yang masuk ke gudang sebelum diproses.
5. Food & Beverage
Bisnis F&B sering melakukan pembelian bahan baku harian. Jika ada selisih jumlah atau kualitas barang yang diterima, invoice dapat ditahan sampai vendor memberikan penyesuaian.
Perbedaan 2-Way, 3-Way, dan 4-Way Matching
Selain three way matching, perusahaan juga dapat menggunakan two way matching atau four way matching tergantung tingkat kontrol yang dibutuhkan. Perbedaannya terletak pada jumlah dokumen yang dicocokkan sebelum invoice disetujui.
| Jenis Matching | Dokumen yang Dicocokkan | Cocok Digunakan Untuk |
|---|---|---|
| 2-Way Matching | Purchase order dan invoice. | Pembelian sederhana dengan risiko penerimaan barang yang rendah. |
| 3-Way Matching | Purchase order, bukti penerimaan barang, dan invoice. | Pembelian barang fisik, bahan baku, inventaris, atau produk dengan proses receiving. |
| 4-Way Matching | Purchase order, bukti penerimaan, invoice, dan hasil inspeksi. | Industri yang membutuhkan quality control sebelum pembayaran disetujui. |
1. 2-way matching
2-way matching merupakan metode paling sederhana dalam proses verifikasi invoice. Pada tahap ini, invoice hanya dibandingkan dengan purchase order (PO) untuk memastikan kesesuaian harga, jumlah, dan detail pesanan. Metode ini umumnya digunakan untuk transaksi rutin dengan nilai relatif kecil atau vendor yang sudah memiliki reputasi terpercaya.
2. 3-way matching
3-way matching adalah proses verifikasi yang melibatkan tiga dokumen utama, yaitu purchase order (PO), invoice, dan goods receipt note (GRN). Penambahan GRN memungkinkan perusahaan memastikan bahwa barang atau jasa benar-benar telah diterima sebelum pembayaran dilakukan. Dengan demikian, metode ini memberikan kontrol yang lebih baik dibandingkan 2-way matching.
3. 4-way matching
4-way matching merupakan metode verifikasi paling lengkap karena menambahkan dokumen inspection report selain PO, invoice, dan GRN. Dokumen ini digunakan untuk memastikan kualitas barang atau jasa sesuai dengan standar yang ditetapkan sebelum proses pembayaran disetujui.
Untuk perusahaan yang banyak membeli barang fisik, three way matching biasanya menjadi standar minimum. Proses ini memberi kontrol lebih baik dibanding 2-way matching karena pembayaran tidak hanya bergantung pada PO dan invoice, tetapi juga pada bukti barang diterima.
Masalah yang Sering Terjadi Jika Matching Masih Manual
Three way matching manual masih banyak dilakukan dengan spreadsheet, email, atau dokumen terpisah. Cara ini bisa berjalan untuk transaksi kecil, tetapi mulai berisiko ketika volume pembelian meningkat.
| Masalah Manual | Dampak ke Bisnis | Solusi dengan ERP |
|---|---|---|
| PO, penerimaan barang, dan invoice tersimpan terpisah. | Tim finance sulit memvalidasi tagihan secara cepat. | Data procurement, gudang, dan accounting tersimpan dalam satu sistem. |
| Invoice masuk sebelum barang diterima. | Pembayaran bisa diproses tanpa bukti penerimaan. | Sistem dapat menahan invoice sampai receiving tercatat. |
| Jumlah barang di invoice berbeda dari GRN. | Perusahaan berisiko membayar barang yang belum diterima. | Selisih kuantitas dapat ditandai otomatis untuk approval lanjutan. |
| Harga invoice berbeda dari PO. | Biaya pembelian menjadi tidak terkendali. | Sistem membandingkan harga PO dan invoice sebelum pembayaran. |
Kapan Three Way Matching Perlu Digunakan?
Three way matching sangat dibutuhkan ketika perusahaan memiliki proses pembelian barang yang melibatkan banyak vendor, gudang, dan transaksi berulang. Proses ini juga penting jika perusahaan sering mengalami selisih antara PO, barang diterima, dan invoice.
Beberapa kondisi yang biasanya membutuhkan three way matching antara lain:
- Perusahaan membeli bahan baku, spare part, inventaris, atau barang dagang secara rutin.
- Tim gudang dan finance bekerja dengan dokumen yang berbeda.
- Invoice vendor sering masuk sebelum barang diterima.
- Perusahaan perlu mengontrol pembayaran agar tidak melebihi barang yang diterima.
- Volume transaksi purchase order dan invoice terus bertambah.
Proses ini juga relevan untuk industri manufaktur, distribusi, retail, konstruksi, dan bisnis lain yang memiliki rantai pembelian barang fisik. Untuk perusahaan dengan proses inspeksi kualitas yang ketat, three way matching dapat dikembangkan menjadi 4-way matching dengan tambahan dokumen hasil inspeksi.
Cara Mengotomatiskan Three Way Matching dengan Sistem ERP
Three way matching akan lebih efektif jika proses pembelian, penerimaan barang, dan invoice vendor berada dalam satu sistem. Dengan sistem ERP, data purchase order dapat langsung terhubung dengan penerimaan barang di gudang dan purchase invoice di bagian finance.
Software ERP seperti EQUIP membantu perusahaan mengelola alur procurement-to-pay secara lebih terkontrol. Tim purchasing dapat membuat PO, tim gudang mencatat penerimaan barang, lalu finance memverifikasi invoice berdasarkan data yang sudah tersedia dalam sistem.
Selain itu, perusahaan dapat mengatur alur invoice approval agar tagihan yang memiliki selisih jumlah atau harga tidak langsung diproses. Jika perusahaan sudah menggunakan software purchase order, integrasi dengan modul inventory dan accounting akan membuat validasi invoice menjadi lebih rapi.
Dalam praktiknya, tantangan utama three way matching bukan hanya mencocokkan angka. Masalah yang lebih sering terjadi adalah data PO, penerimaan barang, invoice, approval, dan jurnal akuntansi tidak berada dalam satu alur yang sama.
EQUIP membantu menghubungkan proses tersebut melalui sistem ERP yang mencakup procurement, inventory, dan accounting. Dengan alur yang terintegrasi, tim dapat melihat apakah barang sudah diterima, apakah invoice sesuai PO, dan apakah pembayaran sudah layak diproses.
Dengan alur seperti ini, perusahaan tidak perlu mengandalkan pengecekan manual di banyak file. Tim procurement, gudang, dan finance punya sumber data yang sama sebelum pembayaran vendor disetujui.
Kesimpulan
Three way matching adalah proses penting untuk memastikan pembayaran vendor sesuai dengan purchase order dan barang yang benar-benar diterima. Dengan mencocokkan PO, bukti penerimaan barang, dan invoice, perusahaan dapat menghindari kesalahan pembayaran, selisih tagihan, serta masalah koordinasi antara purchasing, gudang, dan finance.
Jika proses ini masih dilakukan secara manual, risiko human error akan semakin besar seiring bertambahnya volume transaksi. Karena itu, perusahaan dapat menggunakan sistem ERP untuk menghubungkan proses procurement, receiving, invoice approval, dan accounting dalam satu platform yang lebih terkontrol.
FAQ tentang Three Way Matching
Dokumen yang dicocokkan dalam three way matching adalah purchase order, goods receipt note atau bukti penerimaan barang, dan invoice vendor. Ketiganya digunakan untuk memvalidasi jumlah barang, harga, vendor, pajak, dan total tagihan.
Jika invoice tidak sesuai PO, invoice biasanya ditahan untuk klarifikasi. Tim finance, purchasing, gudang, atau vendor perlu mengecek penyebab selisih sebelum pembayaran dilanjutkan, baik karena jumlah barang berbeda, harga berubah, atau barang belum diterima.
Ya. Sistem ERP dapat membantu mencocokkan data PO, penerimaan barang, dan invoice dalam satu platform. Dengan begitu, proses validasi invoice lebih cepat, selisih lebih mudah terdeteksi, dan risiko pembayaran yang tidak sesuai dapat dikurangi.
