Mengenal Procurement Management dan Fungsinya bagi Perusahaan

Procurement management sudah banyak digunakan oleh berbagai perusahaan saat ini sebagai strategi perkembangan bisnis. Procurement management atau manajemen pengadaan adalah pengelolaan yang penting dalam manajemen untuk suatu bisnis dalam memperoleh barang atau jasa.

Fungsi dari penggunaan strateginya yaitu sebagai sumber dan proses untuk mengotomatiskan pengadaan perusahaan yang meliputi evaluasi, seleksi, pembuatan kontrak formal, serta pengelolaan hubungan dengan pemasok. Dalam hal ini, software purchase order berperan penting sebagai alat bantu untuk mempercepat dan menyederhanakan setiap tahap proses procurement, sehingga meningkatkan efisiensi dan akurasi operasional.

Semua proses procurement management harus dilakukan dengan baik supaya tidak terjadi kesalahan ketika mengadakan barang. Pada saat akan melakukan pengadaan, perusahaan harus mengetahui terlebih dahulu tentang surat pengajuan barang.

Untuk mengetahui pentingnya, cara meningkatkan efisiensi surat tanda terima barang, fitur utama Procurement berbasis cloud serta rekomendasi sistemnya, mari simak artikel ini:

Pengertian Procurement Management

Procurement adalah segala proses kegiatan pengadaan barang dan jasa. Prosesnya dari awal kegiatan seperti membuat list,  pemesanan, pembuatan purchase order hingga penerimaan barang. Tentunya kegiatan tersebut sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang melibatkan dengan memperoleh barang atau jasa yang berkualitas dari vendor pilihan dalam anggaran yang sudah tetap sebelum batas waktu. 

Tantangan yang perusahaan hadapi saat ini yaitu, bagaimana perusahaan harus dapat mengontrol serta memantau proses pembelian yang dapat memangkas stok barang ganda, sehingga proses pembelian harus fleksibel. Maka dari itu, perusahaan perlu menerapkan strategi ini, termasuk optimalisasi dokumen penting seperti RFQ agar proses lebih cepat dan akurat.

Pentingnya Procurement bagi Perusahaan

Selain berperan dalam pengelolaan manajemen perusahaan, tugas procurement management juga sangat penting dalam mengotomatiskan proses permintaan dan pembelian dalam suatu perusahaan, karena dengan kehadirannya ini memastikan proses pengadaan barang akan berjalan dengan lancar dari awal sampai akhir serta jumlah akan sesuai dengan pemesanan, selain itu memeriksa kualitas dari barang itu sendiri. 

Cara Meningkatkan Efisiensi Procurement Management

Aktivitas pengadaan membutuhkan kegiatan kinerja secara optimal dan efisien. Proses pengadaan membutuhkan beberapa cara untuk meningkatkan efisiensi dari penggunaan procurement management. Ada beberapa cara, yaitu:

Menggunakan sistem purchasing model terbaru

Menggunakan sistem pembelian atau purchasing model baru adalah cara yang terbaik untuk mengotomatisasi kegiatan manajemen pengadaan yang ada untuk meningkatkan efisiensinya. Anda dapat berkomunikasi dengan vendor Anda secara real-time dalam sistem pengadaan, yang memungkinkan Anda untuk menangani masalah yang berpotensi adanya hambatan dalam prosesnya.

Melakukan improvisasi vendor management

Akan sangat mudah jika menangani semua masalah yang berkaitan dengan pemasok terlaksana dalam satu tempat. Solusi procurement dari salah satu fitur Evaluation System dari EQUIP dapat memberikan kemudahan kelola vendor dengan mendapatkan laporan lengkap seputar kinerja vendor atau supplier bisnis Anda, terutama jika didukung oleh vendor management software yang terintegrasi.

Melakukan kontrol yang lebih besar terhadap pengeluaran perusahaan

Untuk melakukan kontrol dalam pengeluaran perusahaan, ada alternatif yang bagus untuk spreadsheet anggaran yang rumit dan transfer informasi yang tidak jelas dalam beberapa sistem ataupun data. Misalnya, penggunaan ai procurement dari EQUIP sebagai sistem manajemen pengadaan  yang didesain untuk memberikan kemudahan pada pengelolaan pengadaan barang dari berbagai jenis perusahaan dan industri.

Fitur Utama Procurement Management Berbasis Cloud

Dalam dunia pasar yang semakin kompleks dan dinamis, perusahaan membutuhkan alat yang mampu membantu meningkatkan procurement process atau proses pengadaan.

Dengan cloud procurement yang lengkap, perusahaan dapat memanfaatkan informasi penting saat membuat keputusan. Solusi manajemen pengadaan berbasis cloud yang terintegrasi terdiri dari hal-hal berikut:

Manajemen supplier

Pengadaan strategis mulai dengan mengidentifikasi dan memenuhi syarat pemasok sebelum memulai negosiasi. Meliputi pengumpulan, penilaian, dan pemantauan data pemasok untuk memastikan bahwa pemasok mematuhi kebijakan bisnis. Dengan manajemen pengadaan, Anda dapat mengumpulkan informasi kualifikasi pemasok yang penting melalui kuesioner internal, eksternal dan profil swalayan. 

Manajemen PO, RFQ dan PR

Fitur ini mengubah purchase request menjadi purchase order secara instan serta membuat serta mengirim permintaan penawaran ke supplier yang berbeda. Untuk mendapatkan kemudahan dalam mengelola bisnis, Anda dapat memanfaatkan fitur dari software purchasing yang akan memberikan Anda kemudahan pada pengelolaan pengadaan barang dari berbagai jenis perusahaan dan industri. 

Online portal untuk supplier

Kini banyak fitur-fitur yang dapat memudahkan Anda untuk mengelola bisnis, dalam berbagai fitur yang ada, salah satunya terdapat fitur online portal untuk supplier vendor dapat berbagi katalog melalui vendor portal dan dapat melakukan proses tender untuk mendapatkan penawaran terbaik dengan mudah. 

Manajemen Blanket Order

Blanket Order termasuk dari salah satu strategi pengadaan barang atau jasa. Dengan membuat kontrak secara jangka panjang, Pada saat waktunya end user membutuhkan maka vendor perlu memasok barang atau jasa secara cepat tanpa memerlukan waktu yang lama. Procurement software EQUIP dapat memudahkan Anda mengelola pembelian berulang dari penyuplai yang sama untuk sederhanakan proses procurement. 

Kalkulasi Landed Cost

Landed Cost sebagai segala pengeluaran yang harus perusahaan tangani mulai dari pembelian barang modal atau barang dagangan secara langsung, sehingga barang tersebut sampai ke gudang penyimpanan yang membelinya. Dengan kalkulasi landed cost Anda dapat mengetahui biaya total dari pembelian produk, termasuk pajak, biaya kirim, asuransi serta konversi mata uang. 

Baca juga: Pengertian Procurement, Proses, Jenis, dan Perbedaannya dengan Purchasing

Rekomendasi Procurement Management System Terbaik di Indonesia

Saat ini banyak berbagai perusahaan yang menerapkan software ERP yang fungsinya dapat mengelola sumber daya perusahaan dengan maksimal. Terdapat rekomendasi sistem procurement management untuk mengotomatiskan operasional perusahaan dibawah ini.

Software EQUIP memiliki UI/UX yang memudahkan user dalam mengoperasikannya, bahkan untuk yang baru menggunakan solusi ERP. Software ini menyesuaikan dengan user. Selain itu, fitur-fiturnya telah terlokalisasi sesuai dengan regulasi pemerintah Indonesia. Khususnya software procurement EQUIP yang memudahkan Anda dalam mengelola pengadaan barang.

Kesimpulan

Kini Indonesia sudah mulai memiliki pergerakan dalam bidang industri. ERP dapat mengoptimalkan operasional dalam bisnis Anda. Procurement sangat penting untuk mengotomatiskan proses permintaan dan pembelian dalam perusahaan. Maka dari itu, Anda dapat menggunakan software procurement EQUIP untuk memberikan kemudahaan dalam mengelola bisnis Anda. Segera jadwalkan demo gratis disini!