Procurement adalah salah satu proses penting dalam bisnis yang bertujuan untuk memastikan bahwa perusahaan mendapatkan barang dan jasa yang dibutuhkan dengan kualitas terbaik, harga yang kompetitif, dan waktu yang tepat. Software untuk melakukan proses procurement memainkan peran penting dalam menjaga kelancaran operasional perusahaan, sekaligus memberikan kontribusi besar terhadap efisiensi dan profitabilitas.
Namun, seiring dengan kompleksitas kebutuhan bisnis yang terus meningkat, proses ini seringkali menjadi tantangan bagi perusahaan. Oleh karena itu, memahami procurement process secara mendalam, mulai dari definisi hingga implementasinya, sangat penting bagi semua pemangku kepentingan dalam perusahaan.
Artikel ini akan membahas secara detail tentang apa itu proses procurement, fungsi utama dalam perusahaan, alur prosesnya, serta bagaimana aplikasi teknologi dapat membantu mempermudah alur tersebut.
Apa Itu Proses Procurement?
Proses procurement adalah rangkaian aktivitas yang melibatkan identifikasi kebutuhan perusahaan, seleksi vendor, negosiasi kontrak, hingga pembelian barang atau jasa yang dibutuhkan. Proses ini mencakup berbagai aspek, seperti evaluasi vendor, pemilihan produk, manajemen hubungan dengan pemasok, hingga pemantauan pengiriman dan pembayaran.
Dalam konteks yang lebih luas, procurement process tidak hanya berfokus pada pembelian barang, tetapi juga mencakup kegiatan strategis seperti strategic sourcing dan analisis pasar untuk memastikan bahwa perusahaan memperoleh nilai maksimal dari setiap transaksi.
Jenis-jenis procurement
Procurement dapat dibagi menjadi dua kategori utama:
1. Direct procurement
Direct procurement mencakup semua barang dan jasa yang secara langsung digunakan dalam proses produksi atau pembuatan produk akhir. Barang-barang dalam kategori ini biasanya merupakan bahan baku, komponen, atau barang setengah jadi yang menjadi elemen penting dalam produk akhir.
Contoh dalam industri:
- Manufaktur: Pembelian baja dan komponen elektronik untuk produksi mobil.
- F&B: Pembelian tepung, gula, dan bahan makanan lainnya untuk pembuatan kue atau roti.
Ciri-ciri direct procurement:
- Sangat mempengaruhi kualitas dan biaya produk akhir.
- Membutuhkan perencanaan dan koordinasi yang baik dengan supplier untuk memastikan ketersediaan bahan sesuai jadwal produksi.
- Umumnya memiliki volume pembelian yang tinggi dan jadwal pengiriman yang lebih ketat.
2. Indirect procurement
Indirect procurement mencakup barang dan jasa yang tidak langsung terkait dengan produksi, tetapi diperlukan untuk mendukung operasional perusahaan. Ini meliputi kebutuhan seperti peralatan kantor, layanan IT, perlengkapan kebersihan, hingga jasa konsultasi atau pelatihan.
Contoh dalam industri:
- Manufaktur: Pembelian mesin fotokopi, perlengkapan kebersihan pabrik, atau layanan perbaikan mesin.
- F&B: Layanan pemasaran digital, perlengkapan kantor untuk administrasi, dan software manajemen inventaris.
Ciri-ciri indirect procurement:
- Lebih fleksibel dibandingkan direct procurement dalam hal waktu dan volume.
- Tidak secara langsung mempengaruhi produk akhir, tetapi berperan penting dalam kelancaran operasional bisnis.
- Seringkali melibatkan berbagai departemen seperti HR, IT, dan Finance.
Fungsi dari Proses Procurement di Perusahaan
Proses bisnis procurement memiliki peran yang sangat vital dalam mendukung keberlangsungan operasional perusahaan. Berikut adalah beberapa fungsi utamanya:
1. Pengelolaan biaya
Procurement membantu perusahaan dalam mengontrol pengeluaran dengan mendapatkan barang atau jasa yang diperlukan dengan harga terbaik tanpa mengorbankan kualitas.Â
2. Menjamin ketersediaan barang dan jasa
Proses ini memastikan bahwa barang dan jasa yang dibutuhkan selalu tersedia sesuai jadwal, sehingga operasional perusahaan tidak terganggu.
3. Meningkatkan efisiensi operasional
Dengan manajemen procurement yang baik, perusahaan dapat mempercepat waktu pemesanan, mengurangi birokrasi, dan meminimalkan risiko keterlambatan pengiriman.
4. Manajemen risiko
Procurement membantu mengidentifikasi risiko potensial, seperti ketergantungan pada satu pemasok atau fluktuasi harga pasar, dan mencari solusi untuk mengatasinya.
5. Mendukung kepatuhan dan transparansi
Melalui proses procurement yang terstruktur, perusahaan dapat memastikan bahwa setiap transaksi dilakukan secara transparan dan sesuai dengan kebijakan internal maupun peraturan yang berlaku.
Alur Proses Procurement di Perusahaan
Alur proses procurement di setiap perusahaan mungkin memiliki beberapa perbedaan tergantung pada ukuran dan industrinya. Namun, secara umum, ada beberapa tahapan utama dalam procurement proses:
1. Identifikasi kebutuhan
Langkah pertama dalam alur procurement adalah mengidentifikasi barang atau jasa yang dibutuhkan. Ini bisa berupa kebutuhan rutin seperti bahan baku atau kebutuhan mendadak untuk proyek tertentu.
2. Permintaan pembelian (purchase request)
Setelah kebutuhan diidentifikasi, tim terkait akan mengajukan permintaan pembelian ke departemen procurement.
3. Seleksi vendor
Proses ini melibatkan pencarian dan evaluasi vendor yang dapat menyediakan barang atau jasa yang dibutuhkan. Vendor akan dinilai berdasarkan kualitas produk, harga, reputasi, dan kemampuan memenuhi jadwal pengiriman.
4. Negosiasi dan penetapan kontrak
Setelah vendor dipilih, perusahaan akan melakukan negosiasi untuk mendapatkan persyaratan terbaik sebelum menandatangani kontrak pembelian.
5. Penerbitan purchase order (PO)
Purchase order adalah dokumen resmi yang dikirim ke vendor, berisi detail pesanan seperti jenis barang, jumlah, harga, dan tanggal pengiriman.
6. Penerimaan barang/jasa
Setelah barang atau jasa dikirim, tim perusahaan akan memeriksa dan memastikan bahwa pesanan sesuai dengan PO.
7. Pembayaran
Proses terakhir adalah pembayaran kepada vendor sesuai dengan ketentuan dalam kontrak.
Contoh Alur Proses Procurement di Perusahaan
Untuk lebih memahami alur proses procurement, berikut adalah contoh implementasi di sebuah perusahaan manufaktur:
- Identifikasi kebutuhan: Tim produksi mengidentifikasi kebutuhan bahan baku untuk bulan berikutnya.
- Permintaan pembelian: Permintaan pembelian diajukan ke departemen procurement.
- Seleksi vendor: Departemen procurement membandingkan beberapa vendor untuk menemukan pemasok bahan baku berkualitas dengan harga terbaik.
- Negosiasi: Setelah vendor dipilih, mereka bernegosiasi mengenai harga, waktu pengiriman, dan syarat pembayaran.
- Penerbitan PO: PO dikirim ke vendor terpilih.
- Penerimaan barang: Bahan baku diterima dan diperiksa di gudang.
- Pembayaran: Invoice dari vendor diproses dan pembayaran dilakukan.
Permudah Alur Proses Procurement Perusahaan Anda Menggunakan Aplikasi dari EQUIP
Mengelola proses procurement perusahaan secara manual bisa menjadi tantangan, terutama bagi perusahaan besar dengan volume transaksi yang tinggi. Kesalahan dalam proses ini dapat mengakibatkan keterlambatan pengiriman, overstocking, atau bahkan hilangnya peluang bisnis.
Untuk mengatasi tantangan tersebut, perusahaan dapat memanfaatkan teknologi seperti aplikasi procurement dari EQUIP. Aplikasi ini dirancang untuk mengotomatisasi dan menyederhanakan seluruh procurement process, mulai dari permintaan, pembelian hingga pembayaran.
Keunggulan Aplikasi Procurement EQUIP
- Efisiensi Proses: Otomatisasi dokumen dan persetujuan mempercepat alur kerja.
- Penghematan Biaya: Analisis data membantu dalam pengambilan keputusan strategis untuk mengurangi pengeluaran.
- Transparansi: Setiap tahapan dalam proses dapat dipantau secara real-time.
- Integrasi: Terhubung dengan modul lain seperti akuntansi dan manajemen persediaan.
Dengan EQUIP, perusahaan Anda dapat menjalankan strategic sourcing yang lebih efektif, meningkatkan daya saing, dan mendukung pertumbuhan bisnis jangka panjang.
Kesimpulan
Proses procurement adalah elemen kunci dalam operasi bisnis yang efisien dan efektif. Memahami apa itu procurement dan bagaimana alur proses procurement bekerja sangat penting untuk mencapai efisiensi biaya, meningkatkan transparansi, dan mendukung strategi bisnis.
Dengan menggunakan solusi teknologi seperti aplikasi procurement dari EQUIP, perusahaan dapat mengoptimalkan procurement process mereka, mengurangi risiko, dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan. Pastikan perusahaan Anda siap menghadapi tantangan masa depan dengan proses procurement yang lebih canggih dan efisien.
Pertanyaan Seputar Proses Procurement
Terdapat tiga komponen utama dalam proses procurement, yaitu people, process, dan records. Berikut masing-masing penjelasannya: People: Jumlah orang yang terlibat dalam proses tersebut. Jumlahnya sendiri bisa berbeda antara restoran satu dengan yang lainnya.
Pengadaan melibatkan setiap aktivitas yang terlibat dalam memperoleh barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan untuk mendukung operasi hariannya, termasuk pengadaan, negosiasi persyaratan, pembelian barang, penerimaan dan pemeriksaan barang sebagaimana diperlukan, serta penyimpanan catatan semua langkah dalam proses tersebut.
Proses procurement dan purchasing bisa dibedakan dari bagaimana cara mereka memandang barang dan jasa. Tim Procurement lebih mengutamakan kualitas dan nilai barang atau jasa dibanding harganya. Sedangkan, purchasing lebih fokus pada harga dibanding kualitas produk yang dipesan.
