Pada sebuah bisnis pastinya kita mengenal istilah procurement atau pengadaan, Procurement adalah sebuah kegiatan yang biasanya terjadi pada suatu bisnis atau perusahaan. Pengadaan ini bertujuan untuk perusahaan memenuhi kebutuhan barang atau jasa dengan membuat atau menyelenggarakan sistem proses procurement. Tentu saja hal tersebut penting bagi perusahaan, kepentingan ini membuat perusahaan perlu untuk terus berinovasi mengikuti perkembangan teknologi. Saat ini, proses pengerjaan pengadaan dapat dengan mudah melalui bantuan e-procurement atau sistem operasional procurement yang lebih efisien. Dengan sistem ini setiap pengajuan pembelian dari setiap cabang akan mendapatkan penawaran terbaik dari supplier hanya dalam satu sistem. Simak artikel berikut ini, untuk mengetahui lebih lanjut terkait hal tersebut dan apa yang membedakannya purchasing berikut.
Baca juga: Apa itu ERP dan Manfaatnya untuk Bisnis?
Daftar Isi
Apa itu Procurement?
Orang kerap bertanya apa itu procurement? apa itu purchasing? apa perbedaan diantara keduanya?. Seperti yang sudah kita bahas singkat pada bagian sebelumnya, Pengertian procurement adalah kegiatan atau tindakan yang perusahaan lakukan untuk memperoleh barang atau jasa dengan tujuan bisnis. Perusahaan berusaha untuk membeli seperti bahan baku, alat usaha, mesin produksi, equipment reparasi, dan lain sebagainya yang perusahaan butuhkan. Untuk mendapatkan seluruh equipment tersebut perusahaan akan berhubungan dengan pihak ketiga atau bisa disebut dengan vendor sebagai penyedia kebutuhan perusahaan (pemasok).
Proses ini biasanya akan manajer bidang pengadaan lakukan dengan menganalisis perlunya pengadaan barang dan jasa akibat kurangnya sumber daya dan kemampuan internal perusahaan. Solusi lain yang dapat perusahaan pilih sebagai bentuk penyederhanaan proses tersebut adalah dengan menggunakan software procurement otomatis yang terintegrasi dalam satu sistem.
Pengertian procurement adalah bagian dari pemasokan kepada suatu perusahaan yang menggunakan barang atau jasa yang perusahaan peroleh dalam pembuatan produk akhir. Sebagai sebuah proses, pengadaan mengacu pada identifikasi dan penerapan langkah-langkah spesifik oleh perusahaan untuk memungkinkannya mendapatkan barang dan jasa untuk memenuhi kebutuhannya dan mencapai tujuannya. Procurement artinya pemasokan pengadaan barang untuk proses produksi.
Lalu, mengapa perusahaan harus melakukan proses pengadaan? Secara umum, proses pengadaan menjadi penting karena secara langsung mempengaruhi seberapa besar suatu perusahaan dapat menghemat biaya. Tidak hanya itu, perusahaan yang melakukan pengadaan secara teratur akan dapat mengevaluasi tujuan bisnis mereka dan memastikannya tercapai. Tujuan utama pengadaan adalah efisiensi usaha untuk mencapai tujuan dan keuntungan yang maksimal. Sederhanakan proses pengadaan perusahaan seperti yang dijelaskan sebelumnya dengan bantuan solusi software procurement terandal dari EQUIP.
Proses Procurement
Procurement artinya hal penting yang harus perusahaan perhatikan dalam mengembangkan bisnisnya. Manajer harus memastikan jika pengadaan barang yang dibeli sesuai dengan apa yang perusahaan butuhkan.
- Analisis dan identifikasi kegiatan pengadaan taktis atau persyaratan internal
- Negosiasi dan manajemen pemasok
- Pemilihan produk dan layanan yang perusahaan perlukan secara strategis
- Menyetujui permintaan perusahaan
- Memperoleh barang atau jasa
Secara umum, manajer pengadaan perlu memastikan bahwa pengadaan adalah keputusan pembelian dalam kondisi langka dalam perusahaan. Kekurangan ini tidak berarti kekurangan manusia dan bahan baku, tetapi juga kurangnya efisiensi. Pengadaan perusahaan lakukan untuk memfasilitasi pengoperasian bisnis atau organisasi, bukan untuk melakukan semuanya sendiri dan memberi mereka kendali yang besar. Proses procurement artinya sebuah alur untuk mendapatkan bahan baku barang atau jasa demi produksi.
Procurement adalah pembelian barang dari suatu perusahaan. Setiap perusahaan tentu memiliki perbedaan terhadap pengadaan barang. Proses pengadaan tidak selalu sama tergantung pada tujuan masing-masing bisnis atau organisasi yang ingin perusahaan capai. Karena setiap perusahaan atau organisasi memiliki kebutuhannya masing-masing, maka analisis dan identifikasi kebutuhan biasanya perusahaan lakukan secara khusus untuk setiap bagian, departemen, atau perusahaan.
Jenis-jenis Procurement
Procurement dikelompokan dengan cara yang berbeda, tergantung pada apakah pengadaannya langsung dan bagaimana perusahaan menggunakan barang dan jasa yang dibelinya. Berikut ini jenis-jenis procurement antara lain:
Direct procurement
Direct procurement adalah pengadaan pribadi yang mengacu dalam barang atau jasa apa saja yang diharapkan buat membuat produk akhir berdasarkan suatu perusahaan. Pengadaan jenis ini perusahaan lakukan dengan menggunakan pembelian input yang suatu perusahaan perlukan dan juga menggunakan analisis efisiensi porto pengadaan untuk profitabilitas perusahaan.
Indirect procurement
Indirect procurement adalah pengadaan tidak langsung mengacu pada pengadaan barang atau jasa yang tidak terpakai secara langsung dalam pembuatan suatu perusahaan atau produk akhirnya, tetapi sangat penting untuk prosesnya. Pengadaan jenis ini tidak secara langsung mengintervensi proses produksi, tetapi memberikan kontribusi pada keuntungan perusahaan. Perlengkapan kantor, periklanan, jasa konsultasi, dan pemeliharaan adalah contoh pengadaan tidak langsung.
Goods procurement
Goods procurement adalah pengadaan barang fisik, termasuk software yang perusahaan butuhkan untuk kebutuhan operasionalnya. Jenis pengadaan ini sangat efektif dalam menjaga manajemen rantai pasokan secara keseluruhan untuk sebuah perusahaan atau organisasi. Pengadaan ini penting karena, barang fisik yang perusahaan butuhkan akan sangat berpengaruh pada proses bisnis perusahaan.
Service procurement
Service procurement adalah pengadaan dalam bentuk jasa atau pelayanan berbasis staf. Jenis pengadaan ini tergantung pada kebutuhan perusahaan ketika membutuhkan banyak bagian staf yang tidak dapat staf internal tangani. Contoh pengadaan jenis ini termasuk kontraktor individu, firma hukum, layanan keamanan dan kebersihan, dan berbagai contoh outsourcing lainnya.
Apa itu purchasing?
Mungkin sebagian dari kita masih bertanya-tanya apa itu purchasing? apa itu procurement?. Purchasing adalah kegiatan pembelian barang yang dilakukan oleh perusahaan. Setiap perusahaan tentu melakukan purchasing bahan baku produksi. Purchasing adalah salah satu bagian dari procurement. Purchasing artinya pengadaan bahan baku untuk produksi.
Perbedaannya dengan Purchasing
Mungkin masih ada yang masih bingung membedakan antara procurement dengan purchasing. Procurement artinya pengadaan sedangkan purchasing artinya juga pengadaan. Maka dari itu, pada bagian ini akan menjelaskan perbedaan dari procurement dan purchasing dalam sebuah perusahaan. Berikut penjelasan perbedaan kedua kegiatan perusaha tersebut:
- Procurement adalah proses panjang dari analisis dan identifikasi kebutuhan barang dan jasa oleh manajer pengadaan, sedangkan purchasing hanya sebagian dari keseluruhan proses procurement mencakup proses pembelian secara khusus untuk membuat slip pembelian. Bagian purchasing hanya mencakup pada pembeliannya.
- Dalam proses pengadaan terdapat perencanaan pemasok sebelum melakukan kontrak, sedangkan purchasing terjadi secara langsung transaksi kepada vendor yang ditentukan. Bagian purchasing hanya melibatkan transaksi langsung antara vendor yang sudah perusahaan tentukan.
- Procurement terlebih dahulu melakukan riset terhadap supplier sebelum membuat kontrak, sedangkan purchasing hanya mengikat pada tanya jawab seputar barang yang perusahaan pesan sebelum pembayaran.
- Proses pengadaan membangun relasi dengan supplier, sedangkan purchasing tidak ada relasi setelah pembayaran. Bagian purchasing hanya mencakup pembelian singkat dan tidak luas.
- Procurement melakukan evaluasi terhadap layanan yang supplier kerjakan sebelum melakukan kontrak, sedangkan purchasing hanya mengevaluasi barang yang perusahaan terima.
Baca juga: Pentingnya Menerapkan Warehouse Management System untuk Bisnis
Kesimpulan
Procurement adalah kegiatan perusahan yang umum perusahaan lakukan, kegiatan ini cukup penting untuk perusahaan perhatikan. Maka dari itu, banyak perusahaan berusaha untuk bisa mengelola procurement dengan baik. Salah satu cara yang dapat perusahaan lakukan adalah dengan menggunakan solusi sistem procurement yang terintegrasi. Salah satu sistem procurement terbaik di Indonesia adalah milik HashMicro. HashMicro menyediakan sistem procurement yang terintegrasi. Sistem ini dapat menghitung biaya pengadaan lebih efektif dan pengelolaan purchasing yang otomatis.
Dengan sistem ini, Anda dapat meningkatkan seluruh kegiatan pembelian bisnis Anda mulai dari biaya pengadaan yang lebih efisien,pengelolaan purchasing yang sederhana untuk multi cabang hingga analisis stok yang konderensi dalam satu software ERP terintegrasi. Pengerjaan akan jauh lebih mudah dan menghindari dari adanya human error. Anda juga dapat mengintegrasikan bisnis anda dengan menggunakan solusi software akuntansi terbaik dari EQUIP untuk mengelola keuangan, arus kas, hingga pembuatan laporan keuangan dengan mudah. Untuk info lebih lanjut terkait produk, hubungi kami sekarang!
