13 Rekomendasi Vendor Management Software Terbaik

Mengelola hubungan dengan vendor bukan hal mudah, apalagi jika bisnis Anda bekerja sama dengan banyak pihak sekaligus. Proses ini bisa memakan waktu, tenaga, dan penuh risiko bila tidak dilakukan dengan sistem yang tepat.

Di era digital saat ini, banyak perusahaan beralih menggunakan teknologi untuk mengelola vendor mereka. Dengan vendor relationship management software, seluruh proses kerjasama menjadi lebih transparan, terstruktur, dan minim kesalahan.

Selain memudahkan dalam mengelola hubungan, vendor management system juga membantu Anda dalam memantau kinerja, risiko, hingga kontrak dengan vendor secara real-time. Semua data tersimpan rapi dan bisa diakses kapan saja.

Apa itu vendor management software, manfaatnya, tips memilih vendor management software, serta rekomendasi vendor management software terbaik untuk bisnis Anda? Mari simak artikel berikut ini!

Key Takeaways

Vendor management software membantu kelola vendor lebih efisien dan meningkatkan produktivitas.

Vendor management software tingkatkan efisiensi, minimalkan risiko, dan hemat biaya operasional.

Pilih vendor management software yang sesuai kebutuhan, aman, mudah digunakan, dan teruji.

EQUIP membantu bisnis mengotomatisasi pengadaan, mempercepat proses, dan meningkatkan efisiensi.

Jadwalkan Demo Gratis Sekarang

Apa Itu Vendor Management Software?

Vendor management software adalah platform berbasis teknologi yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengelola seluruh proses hubungan dengan vendor, mulai dari seleksi hingga evaluasi performa, sehingga hubungan bisnis berjalan lancar dan sesuai target perusahaan.

Dengan software vendor management, perusahaan bisa mengatur data vendor, mengelola kontrak, mengawasi pembayaran, hingga memantau kinerja vendor dengan lebih efisien dan terintegrasi, yang pada gilirannya akan mengurangi potensi kesalahan dan meningkatkan produktivitas tim procurement.

Alat ini biasanya dilengkapi dengan fitur-fitur seperti approval workflow, risk assessment, hingga analisis performa yang mendukung pengambilan keputusan berbasis data, memberikan perusahaan kemampuan untuk merespons masalah lebih cepat dan meminimalkan risiko yang tidak diinginkan.

Selain itu, penggunaan vendor management system membuat proses procurement menjadi lebih cepat, aman, dan transparan, sekaligus membantu menjaga kualitas hubungan dengan semua rekanan bisnis, yang pada akhirnya memperkuat kepercayaan dan kerjasama jangka panjang.

Manfaat Vendor Management Software

Mengelola vendor secara manual bisa mengakibatkan banyak kesalahan, seperti kontrak yang terlewat atau risiko kepatuhan yang tidak terdeteksi. Di sinilah vendor management system berperan penting untuk memastikan semua proses berjalan lancar. Berikut adalah beberapa manfaatnya:

1. Meningkatkan efisiensi proses procurement

Dengan aplikasi purchasing yang terintegrasi, perusahaan dapat mempercepat proses pengadaan barang dan jasa tanpa harus bolak-balik memeriksa data manual. Hal ini membuat tim procurement bisa fokus pada aktivitas strategis yang lebih penting.

2. Mengurangi risiko dalam hubungan vendor

Menggunakan vendor risk management software memungkinkan Anda mengidentifikasi dan mengurangi potensi risiko yang bisa merugikan bisnis sejak awal proses kerjasama. Dengan begitu, perusahaan dapat lebih percaya diri dalam memilih mitra terbaik.

3. Memperbaiki kinerja vendor

Vendor performance management software membantu memantau dan mengevaluasi kinerja vendor secara berkala, sehingga Anda dapat memastikan standar pelayanan tetap terjaga. Evaluasi ini juga mendorong vendor untuk terus meningkatkan kualitas dan kecepatan layanan mereka.

4. Transparansi dan kepatuhan yang lebih baik

Seluruh transaksi dan kontrak dengan vendor tercatat rapi dalam sistem, membantu bisnis Anda memenuhi standar audit dan regulasi yang berlaku. Ini juga memudahkan dalam pelaporan dan menghindari potensi denda akibat ketidakpatuhan.

5. Penghematan biaya operasional

Dengan proses procurement yang lebih cepat dan terkontrol, perusahaan dapat menghemat banyak biaya operasional yang sebelumnya terbuang untuk perbaikan kesalahan manual. Efisiensi ini pada akhirnya berdampak pada peningkatan profitabilitas perusahaan.

Mengelola vendor dengan sistem terintegrasi dapat meningkatkan efisiensi dan menjaga kinerja. Dengan software procurement EQUIP, Anda dapat mempercepat proses pengadaan, mengurangi risiko dalam hubungan vendor, serta memastikan kinerja dan kepatuhan selalu terjaga. Download skema harga EQUIP sekarang dan mulai transformasi proses procurement Anda!

13 Rekomendasi Vendor Management Software Terbaik untuk Bisnis Anda

Dengan banyaknya pilihan di pasar, memilih vendor management software yang tepat sangat penting untuk mendukung efisiensi dan transparansi bisnis. Berikut ini 13 rekomendasi software terbaik yang dapat membantu Anda mengelola hubungan dengan vendor secara optimal.

1. EQUIP

Alasan memilih: EQUIP cocok untuk bisnis enterprise yang mencari software terbaik dan dapat mereka sesuaikan dan integrasi sepenuhnya di berbagai industri. Dengan kemampuan untuk menyederhanakan pengelolaan purchasing, aplikasi ini membantu perusahaan dalam mengelola pembelian multi-cabang dengan mudah. 

EQUIP adalah software procurement yang membantu perusahaan mengelola proses pengadaan barang dan jasa secara lebih efisien dan terkontrol. Dengan berbagai fitur seperti pembuatan RFQ (Request for Quotation), Purchase Order, dan persetujuan bertingkat otomatis, platform ini memudahkan pengelolaan pembelian di semua level bisnis. 

Fitur Unggulan: 

• Purchase request portal: Sistem ini dilengkapi dengan e-catalogue yang memungkinkan bisnis untuk mengelola dan melacak semua Purchase Request (PR) dari berbagai divisi dalam satu tampilan layar. Dengan fitur ini, bisnis dapat mempercepat proses pembelian dan mengurangi risiko keterlambatan stok.
• Perbandingan RFQ (Request for Quotation): EQUIP membantu dalam mengelola tender pembelian dari berbagai vendor dengan fitur perbandingan RFQ. Dengan adanya perbandingan yang transparan, bisnis dapat memilih vendor terbaik berdasarkan harga, kualitas, dan waktu pengiriman.
• Manajemen vendor: Sistem ini menyediakan fitur Vendor Evaluation System, yang memungkinkan bisnis untuk mendapatkan laporan lengkap mengenai kinerja vendor dan supplier. Dengan demikian, bisnis dapat melakukan evaluasi berkala untuk memastikan kualitas dan keandalan pasokan.
• Template professional: Pembuatan dokumen seperti RFQ, Purchase Request, dan Purchase Order menjadi lebih cepat dan efisien berkat template profesional yang sudah tersedia di dalam sistem EQUIP. Ini mengurangi potensi kesalahan administrasi dan mempercepat proses procurement.
• Manajemen order blanket: EQUIP memudahkan pengelolaan pembelian berulang dari supplier yang sama, sehingga proses procurement lebih efisien. Dengan fitur ini, bisnis dapat mengurangi waktu dan biaya yang dibutuhkan untuk transaksi berulang dengan vendor yang telah bekerja sama.

2. SAP Fieldglass

Alasan memilih: SAP Fieldglass merupakan solusi unggulan untuk perusahaan besar yang ingin mengelola tenaga kerja eksternal dan layanan profesional secara efektif. Dengan integrasi yang kuat ke dalam ekosistem SAP, platform ini mendukung proses pengadaan yang kompleks dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi.​

SAP Fieldglass adalah platform berbasis cloud yang dirancang untuk mengelola seluruh siklus hidup tenaga kerja eksternal, mulai dari perekrutan hingga pembayaran. Platform ini menawarkan visibilitas penuh terhadap pengeluaran dan kinerja vendor, serta membantu perusahaan dalam mengidentifikasi dan mengurangi risiko.​

Fitur Unggulan:

• Manajemen tenaga kerja kontingen
• Pelacakan waktu dan pengeluaran
• Integrasi dengan sistem ERP
• Laporan dan analitik kinerja​

3. Gatekeeper

Alasan memilih: Gatekeeper cocok bagi perusahaan yang mencari solusi vendor management dengan fokus pada otomatisasi dan manajemen risiko. Platform ini membantu dalam mengelola siklus hidup vendor secara end-to-end dengan efisiensi tinggi.​

Gatekeeper adalah platform manajemen vendor dan kontrak berbasis cloud yang menawarkan fitur-fitur seperti otomatisasi alur kerja, pelacakan kinerja vendor, dan manajemen risiko. Dengan antarmuka yang intuitif, pengguna dapat dengan mudah mengelola data vendor dan kontrak dalam satu tempat.​

Fitur Unggulan:

• Manajemen kontrak dan vendor
• Otomatisasi alur kerja
• Pelacakan kinerja dan risiko
• Integrasi dengan sistem pihak ketiga​

4. Precoro

Alasan memilih: Precoro ideal untuk bisnis kecil hingga menengah yang membutuhkan solusi pengadaan yang sederhana namun efektif. Platform ini membantu dalam mengotomatiskan proses pembelian dan manajemen vendor dengan biaya yang terjangkau.​

Precoro adalah perangkat lunak pengadaan berbasis cloud yang memungkinkan perusahaan untuk mengelola permintaan pembelian, pesanan, dan faktur dalam satu platform. Dengan fitur pelacakan anggaran dan integrasi dengan sistem akuntansi, Precoro meningkatkan transparansi dan kontrol dalam proses pengadaan.​

Fitur Unggulan:

• Manajemen permintaan dan pesanan pembelian
• Pelacakan anggaran dan pengeluaran
• Integrasi dengan sistem akuntansi
• Pelaporan dan analitik​

5. Coupa

Alasan memilih: Coupa merupakan pilihan tepat bagi perusahaan yang ingin mengoptimalkan pengeluaran dan meningkatkan efisiensi dalam manajemen vendor. Dengan pendekatan berbasis data, Coupa membantu dalam pengambilan keputusan yang lebih baik.​

Coupa adalah platform manajemen pengeluaran yang menawarkan solusi untuk pengadaan, faktur, dan pembayaran dalam satu ekosistem. Dengan analitik canggih dan visibilitas real-time, Coupa memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi peluang penghematan dan meningkatkan kinerja vendor.​

Fitur Unggulan:

• Manajemen pengadaan dan faktur
• Analitik pengeluaran
• Integrasi dengan sistem ERP
• Pelacakan kinerja vendor​

6. NetSuite

Alasan memilih: NetSuite cocok untuk perusahaan yang mencari solusi ERP terintegrasi dengan fitur manajemen vendor yang komprehensif. Platform ini mendukung otomatisasi proses bisnis dan meningkatkan efisiensi operasional.​

NetSuite adalah sistem ERP berbasis cloud yang menawarkan modul manajemen vendor untuk mengelola hubungan dengan pemasok, kontrak, dan kinerja. Dengan portal vendor dan scorecard kinerja, perusahaan dapat memantau dan mengevaluasi pemasok secara efektif.

Fitur Unggulan:

• Portal vendor untuk kolaborasi
• Scorecard kinerja pemasok
• Manajemen kontrak dan pesanan pembelian
• Integrasi dengan modul ERP lainnya​

7. Procurify

Alasan memilih: Procurify adalah pilihan tepat untuk bisnis yang ingin meningkatkan visibilitas dan kontrol terhadap pengeluaran perusahaan. Platform ini sederhana namun cukup fleksibel untuk kebutuhan berbagai ukuran organisasi.

Procurify adalah software procurement berbasis cloud yang memudahkan perusahaan dalam membuat, melacak, dan mengelola permintaan pembelian serta vendor. Dengan dashboard yang intuitif, tim keuangan dan procurement dapat bekerja lebih transparan dan terkontrol.

Fitur Unggulan:

• Manajemen pembelian
• Pelacakan pengeluaran
• Approval workflows
• Integrasi akuntansi

8. Beeline

Alasan memilih: Beeline sangat direkomendasikan untuk perusahaan yang mengelola tenaga kerja eksternal dalam jumlah besar. Software ini fokus pada manajemen tenaga kerja berbasis proyek dan hubungan dengan vendor tenaga kerja.

Beeline adalah platform Vendor Management System (VMS) berbasis cloud yang membantu perusahaan mengelola pekerja kontrak dan layanan berbasis proyek. Platform ini menawarkan automasi proses sourcing, pengelolaan kontrak, hingga pembayaran.

Fitur Unggulan:

• Manajemen tenaga kerja eksternal
• Sourcing dan onboarding pekerja
• Pelacakan biaya tenaga kerja
• Integrasi ERP dan sistem HR

9. Onspring

Alasan memilih: Onspring cocok untuk perusahaan yang ingin mengintegrasikan vendor management dengan risk management dalam satu platform fleksibel. Sangat efektif untuk bisnis yang berorientasi pada kepatuhan dan governance.

Onspring adalah platform berbasis cloud untuk otomatisasi proses bisnis, termasuk manajemen vendor, audit, dan risiko. Dengan kemampuan konfigurasi yang tinggi, pengguna bisa menyesuaikan dashboard dan workflow sesuai kebutuhan.

Fitur Unggulan:

• Manajemen vendor
• Risk management
• Automasi alur kerja
• Dashboard kustomisasi

10. QuickBooks Online

Alasan memilih: QuickBooks Online menjadi pilihan populer bagi usaha kecil dan menengah yang membutuhkan kontrol sederhana atas vendor dan keuangan mereka. Mudah digunakan, bahkan untuk pengguna tanpa latar belakang akuntansi.

QuickBooks Online adalah software akuntansi berbasis cloud yang juga mendukung manajemen vendor dasar, seperti pencatatan tagihan, pembayaran, dan pelacakan pengeluaran vendor. Solusi ini sangat pas untuk bisnis yang baru berkembang.

Fitur Unggulan:

• Manajemen tagihan dan pembayaran vendor
• Pelacakan pengeluaran
• Integrasi bank otomatis
• Laporan keuangan instan

11. Tipalti

Alasan memilih: Tipalti adalah solusi untuk perusahaan yang ingin mengotomatisasi pembayaran vendor global. Platform ini sangat kuat dalam menangani compliance dan transaksi multi-mata uang, serta memberikan kemudahan dalam mengelola pembayaran lintas negara secara efisien.

Tipalti adalah software berbasis cloud yang menawarkan solusi end-to-end untuk pembayaran vendor, termasuk onboarding, verifikasi pajak, dan pembayaran massal. Cocok untuk bisnis yang sering bertransaksi lintas negara.

Fitur Unggulan:

• Otomatisasi pembayaran vendor
• Compliance pajak internasional
• Onboarding vendor
• Integrasi ERP

12. Ivalua

Alasan memilih: Ivalua sangat direkomendasikan untuk perusahaan besar yang membutuhkan kontrol penuh atas seluruh siklus pengadaan dan manajemen vendor. Software ini menawarkan solusi menyeluruh dari sourcing hingga pembayaran.

Ivalua adalah platform procurement berbasis cloud yang memungkinkan perusahaan mengelola pengadaan, kinerja vendor, kontrak, dan risiko dalam satu ekosistem. Dengan kemampuan konfigurasi tinggi, Ivalua cocok untuk organisasi multinasional.

Fitur Unggulan:

• Sourcing dan pengadaan
• Manajemen kinerja vendor
• Manajemen kontrak
• Analitik pengadaan

13. Jaggaer

Alasan memilih: Jaggaer menjadi pilihan tepat untuk perusahaan yang menginginkan solusi vendor management dengan fokus kuat pada inovasi dan efisiensi proses pengadaan. Platform ini juga menawarkan kemampuan untuk mengoptimalkan strategi pengadaan dengan mengintegrasikan berbagai fungsi dalam satu sistem.

Jaggaer adalah solusi spend management berbasis cloud yang menawarkan end-to-end procurement, sourcing, dan vendor management. Dengan pendekatan berbasis AI dan analitik canggih, Jaggaer membantu bisnis mengoptimalkan strategi pengadaan mereka.

Fitur Unggulan:

• Manajemen vendor dan kontrak
• Sourcing otomatis
• Analitik pengeluaran
• Integrasi ERP dan sistem CRM

Tips Memilih Vendor Management Software

Memilih software vendor management yang tepat bisa menjadi tantangan tersendiri, mengingat banyaknya pilihan di pasar. Berikut ini merupakan hal penting yang perlu diperhatikan sebelum mengambil keputusan, guna memastikan solusi yang dipilih benar-benar sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 

1. Sesuaikan dengan kebutuhan bisnis

Pastikan vendor management system yang Anda pilih menawarkan fitur yang sesuai dengan kebutuhan spesifik bisnis Anda, seperti manajemen kontrak, monitoring performa vendor, atau integrasi ke sistem ERP. Penyesuaian ini penting untuk memastikan investasi teknologi benar-benar memberikan nilai tambah.

2. Prioritaskan fitur keamanan data

Karena sistem ini akan menyimpan banyak data vendor, pastikan vendor relationship management software pilihan Anda memiliki keamanan data yang ketat dan sudah memiliki standar sertifikasi ISO. Keamanan yang terjamin akan melindungi perusahaan dari risiko kebocoran data yang merugikan.

3. Perhatikan kemudahan penggunaan

Pilih aplikasi purchasing yang user-friendly dan mudah digunakan oleh tim procurement Anda, sehingga proses implementasinya tidak memakan banyak waktu. Sistem yang intuitif juga membantu mempercepat adopsi di seluruh bagian organisasi.

4. Evaluasi kemampuan analitik

Vendor performance management software yang baik harus punya fitur analitik untuk membantu Anda membaca tren performa dan membuat keputusan strategis berbasis data. Analisis yang akurat memungkinkan perusahaan mengoptimalkan hubungan dengan vendor secara berkelanjutan.

5. Pertimbangkan dukungan after sales

Pastikan vendor penyedia software vendor management menawarkan dukungan teknis yang responsif untuk membantu Anda jika terjadi kendala di masa depan. Layanan purna jual yang baik akan memastikan operasional perusahaan tetap berjalan lancar tanpa gangguan berarti.

6. Gunakan software yang teruji

Pilih vendor management software yang sudah terbukti digunakan oleh banyak perusahaan dan memiliki rekam jejak positif di industrinya. Pengalaman dan reputasi yang baik menjadi indikator keandalan sistem dalam mendukung operasional jangka panjang.

Kesimpulan

Vendor management software adalah solusi digital yang membantu perusahaan mengelola hubungan dengan vendor secara efisien, mulai dari seleksi, kontrak, hingga evaluasi performa, sehingga proses procurement menjadi lebih terstruktur dan minim kesalahan. 

Untuk itu, EQUIP menyediakan software procurement lengkap yang dapat mengotomatisasi proses pengadaan, memantau kinerja vendor secara real-time, serta menjaga efisiensi dan kepatuhan perusahaan dalam setiap transaksi. 

Coba demo gratis EQUIP sekarang dan rasakan sendiri bagaimana solusi ini dapat menyederhanakan proses procurement Anda serta memperkuat kemitraan bisnis secara berkelanjutan.

FAQ tentang Vendor Management