Apa Itu Software Purchase Order? Manfaat dan Fungsinya

Software purchase order menjadi solusi penting bagi bisnis yang sering melakukan transaksi pembelian dalam jumlah besar. Jika sebelumnya perusahaan membuat PO melalui telepon, email, atau dokumen manual, proses tersebut kini terasa semakin kompleks dan sulit dikelola seiring meningkatnya volume permintaan.

Dengan software purchase order, seluruh pengajuan pembelian dapat dibuat, disetujui, dan dipantau secara otomatis dalam satu sistem terpusat. Platform ini menyimpan detail kebutuhan secara lengkap, memiliki jejak audit yang jelas, dan membantu memastikan setiap pesanan sesuai dengan anggaran serta prosedur perusahaan.

Penggunaan software purchase order juga memberikan perlindungan bagi kedua belah pihak karena setiap transaksi tercatat rapi, mulai dari permintaan, persetujuan, hingga pengiriman. Dengan pencatatan yang lebih akurat dan dapat diakses real-time, bisnis dapat menjalankan proses pengadaan dengan jauh lebih efektif, efisien, dan minim kesalahan.

Pengertian Software Purchase Order

Setiap perusahaan yang sedang menjalankan kegiatan bisnis tentunya membutuhkan bahan baku dari pemasok atau supplier. Pada perusahaan besar, tak jarang mereka akan memesan barang dalam jumlah banyak sehingga mereka membutuhkan dokumen yang bernama purchase order.

Purchase Order (PO) adalah sebuah dokumen rincian pesanan pembelian barang atau jasa dari pihak pembeli kepada pihak supplier. Sebelum pihak pembeli mengirimkan dokumen PO kepada pihak supplier, internal perusahaan akan membuat dokumen bernama Purchase Requisition (PR) atau Purchase Request kepada bagian pembelian perusahaan tersebut terkait barang atau jasa yang mereka perlukan.

Sedangkan, software purchase order adalah sistem digital yang digunakan untuk membuat, mengelola, dan mengotomatiskan seluruh proses PO mulai dari pengajuan, persetujuan, hingga pengiriman ke supplier. Dengan platform ini, setiap detail kebutuhan dapat dicatat secara terstruktur, jejak audit lebih mudah dilacak, dan koordinasi antar-departemen menjadi jauh lebih cepat serta minim kesalahan, jauh lebih efisien dibandingkan membuat surat pesanan barang secara manual.

Apabila bagian pembelian telah menyetujui Purchase Requisition, bagian pembelian meneruskan kebutuhan ke supplier, jika supplier sudah melakukan konfirmasi barulah dokumen PO dibuat. PO memuat semua informasi pesanan yang tertulis secara detail. Umumnya, komponen dalam PO meliputi nama barang, jumlah, harga, dan lain-lain. Semakin spesifik isi dokumen, maka kegiatan transaksi bisnis akan berjalan lebih efektif.

Dengan adanya PO, maka Anda dapat lebih mudah memeriksa barang dan jasa yang Anda pesan. Namun, tetap saja apabila dokumen PO telah terkirim, pihak pembeli dan pembeli wajib melakukan konfirmasi ulang guna meminimalisir kesalahan.

Fungsi Software Purchase Order

Dengan menggunakan software purchase order, perusahaan memiliki alur transaksi yang lebih jelas sekaligus perlindungan dari potensi kecurangan, seperti pengurangan barang, perubahan harga mendadak, atau kualitas barang yang tidak sesuai. Sistem ini menyimpan seluruh bukti dan riwayat pesanan secara otomatis, sehingga proses pengadaan jauh lebih transparan. Berikut adalah fungsi software purchase order yang perlu Anda ketahui:

Menghindari terjadinya kekeliruan

Dalam proses pemesanan, kesalahan seperti barang tidak sesuai spesifikasi, kualitas menurun, atau jumlah yang tidak tepat sangat mungkin terjadi. Software purchase order meminimalkan risiko tersebut karena semua pesanan dicatat secara detail dan dapat diverifikasi kembali sebelum dikirim ke vendor.

Jika ada ketidaksesuaian, perusahaan memiliki dasar data yang jelas untuk komplain, retur, atau koreksi. Selain itu, sistem membantu memastikan bahwa setiap pesanan telah melalui persetujuan internal yang sesuai sebelum dikirimkan ke supplier.

Mencegah double order

Perusahaan besar maupun menengah sering memesan barang dalam jumlah banyak, sehingga risiko double order cukup tinggi. Software purchase order membantu mencegahnya dengan menampilkan histori pesanan secara real-time, lengkap dengan status pengajuan, persetujuan, dan pengiriman.

Anda dapat mengecek barang apa yang sudah dipesan, apa yang masih dalam proses, dan apa yang belum tercatat, semua dalam satu dashboard terintegrasi. Hasilnya, kontrol inventaris jauh lebih akurat.

Melacak pesanan yang sudah masuk

Software purchase order menawarkan pencatatan terstruktur dan otomatis, sehingga pelacakan pesanan menjadi jauh lebih mudah. Anda dapat melihat status PO, tanggal pengiriman, jumlah barang, hingga siapa yang menyetujui pesanan tersebut.

Karena seluruh data tersimpan rapi dan memiliki jejak audit yang sah, perusahaan dan supplier dapat mengurangi risiko perselisihan di kemudian hari. Secara keseluruhan, software ini membantu menjaga inventori tetap terkontrol dan memastikan pengadaan berjalan lebih efisien.

Baca Juga: Apa itu Sistem Pembelian, Pengertian serta Manfaatnya untuk Bisnis

Alasan Pentingnya Software Purchase Order dalam Proses Bisnis

Walaupun software purchase order menawarkan efisiensi besar dalam pengadaan, faktanya masih banyak perusahaan yang belum menggunakannya. Biasanya, mereka merasa sudah memiliki hubungan baik dengan supplier sehingga menganggap proses digitalisasi PO belum diperlukan. Padahal, mengandalkan komunikasi manual justru membuka peluang kesalahan dan ketidaksesuaian data.

Sebagai pelaku bisnis, Anda perlu memahami bahwa software purchase order membantu memastikan setiap pesanan barang atau jasa terekam dengan jelas, sistematis, dan mudah dilacak, terutama ketika pembelian dilakukan dalam jumlah besar. Sistem ini bukan hanya mempermudah proses pemesanan, tetapi juga menjaga konsistensi data lintas departemen.

Perusahaan yang menerapkan software PO akan lebih mudah melakukan pendataan terkait barang atau jasa yang mereka pesan, sehingga risiko kecurangan atau manipulasi data dapat ditekan. Selain itu, Anda dapat mengajukan harga, mencatat negosiasi, hingga menyimpan riwayat persetujuan secara otomatis, dan semua informasi itu dapat dijadikan dasar keputusan pembelian yang lebih menguntungkan perusahaan.

Software PO juga berfungsi sebagai dokumen digital yang sah dan memiliki jejak audit lengkap, sehingga dapat menjadi bukti pemesanan ketika dibutuhkan oleh bank, auditor, atau lembaga pajak. Dengan dukungan teknologi, seluruh data PO tersimpan secara aman dan dapat diakses kapan saja, sehingga risiko salah input, dokumen hilang, atau duplikasi pesanan dapat diminimalkan.

Setelah mempelajari pentingnya aplikasi purchase order, pelajari juga software purchasing dan bagaimana software tersebut dapat membantu bisnis anda.

Pro dan Kontra Software Purchase Order

Walaupun software purchase order menawarkan banyak keuntungan bagi proses pengadaan, tetap saja ada pro dan kontra yang perlu dipertimbangkan sebelum perusahaan mengadopsinya. Melansir dari Shopify (dalam konteks digital procurement), berikut pro dan kontra penggunaan software purchase order:

PRO

• Software PO membantu melacak barang yang dipesan dan diterima secara otomatis, sehingga akurasi inventaris meningkat.
• Sistem ini membantu merencanakan pengeluaran dengan lebih baik melalui dashboard budget dan notifikasi anggaran, sehingga manajemen keuangan lebih terkontrol.

• Software PO mempermudah pembeli dan supplier mengatur jadwal pengiriman secara detail karena semua informasi terintegrasi dalam satu platform.

KONTRA

• Untuk pembelian kecil, penggunaan software PO bisa terasa berlebihan karena tetap memerlukan penginputan dan approval digital.

• Beberapa bisnis kecil lebih nyaman memakai pembayaran langsung seperti kartu kredit untuk transaksinya karena dianggap lebih cepat dan tanpa proses approval.

Alur Kerja Software Purchase Order

Dalam sistem digital, alurnya tetap sama, tetapi setiap tahap berjalan otomatis dalam platform:

1. Departemen yang membutuhkan barang/jasa mengajukan Purchase Requisition digital di software PO.
2. Divisi procurement meninjau permintaan tersebut dan menyetujuinya jika sesuai kebutuhan dan anggaran.
3. Setelah disetujui, software membuat PO otomatis dan mengirimkannya ke supplier secara digital.
4. Supplier meninjau PO, menerima atau menolak kontrak yang tercantum.
5. Jika disetujui, keduanya terikat dalam kontrak digital. Sistem kemudian mencatat transaksi di modul keuangan.

6. Supplier menyiapkan barang dan mengirimkan invoice digital melalui sistem. Pembayaran dilakukan sesuai kesepakatan.

Perusahaan juga bisa memakai jenis PO tertentu seperti blanket order atau standing order, yang semuanya dapat dikelola dalam software PO.

Baca juga: Rekomendasi Software Purchase Order (PO) di Indonesia

Contoh Purchase Order

Setelah memahami alurnya, penting mengetahui bagaimana tampilan template contoh PO digital. Di software PO, dokumen dibuat otomatis berdasarkan data yang sudah diisi, lalu dikirimkan secara online. Inilah yang membedakan PO manual berbasis kertas dan PO digital berbasis sistem.

PO manual memerlukan input manual dan rawan hilang, sedangkan PO digital memiliki jejak audit lengkap, status real-time, dan dapat diunduh atau dicetak kapan saja.

Contoh PO Manual

Contoh PO Digital

Komponen dalam Form Software PO

Meskipun dibuat otomatis, software purchase order tetap memuat komponen penting berikut:

1. Identitas perusahaan: otomatis terisi dari master data.
2. Tanggal purchase order & nomor PO: sistem membuat nomor unik untuk pelacakan.
3. Alamat & tanggal pengiriman/penagihan: meminimalkan salah kirim terutama pada perusahaan multi-cabang.
4. Nomor telepon dan email: memudahkan komunikasi dengan supplier.
5. Deskripsi barang/jasa: termasuk SKU, kuantitas, harga, dan spesifikasi.

6. Termin pembayaran: misalnya 30/60 hari setelah barang diterima, otomatis ditampilkan dalam PO.

Perbedaan Software Purchase Order dengan Invoice Digital

Ketika sebuah perusahaan menjalankan transaksi jual-beli kepada pihak lain, tentunya tidak akan terlepas dari istilah purchase order dan invoice. Hal ini karena kedua dokumen tersebut memiliki peranan penting dalam kegiatan bisnis. Berikut perbedaan software PO dan invoice digital:

• Software PO dipakai pembeli untuk mengajukan pemesanan barang/jasa kepada supplier.
• Invoice digital yang dibuat oleh software invoice bertujuan untuk menagih pembayaran atas barang/jasa yang telah dikirimkan.
• PO dikirim sebelum barang masuk, sedangkan invoice dikirim setelah barang diterima atau pekerjaan selesai.

• Keduanya saling terhubung, dan software memastikan nomor PO dan nomor invoice selalu matching untuk memudahkan rekonsiliasi.

Teknologi Pendukung Software Purchase Order

Teknologi memainkan peran penting dalam pencatatan dan pengelolaan purchase order (PO). Berikut teknologi modern membuat pengelolaan PO semakin efisien:

1. Software ERP (Enterprise Resource Planning): Mengintegrasikan PO dengan inventaris, keuangan, dan pembelian. Data pembelian dapat dipantau real-time dari satu dashboard.
2. Sistem E-Procurement: Mendigitalisasi seluruh proses pengadaan, dari permintaan sampai pembayaran. Mengurangi penggunaan kertas dan mempercepat siklus pembelian.
3. Aplikasi Manajemen Purchase Order: Mengotomatisasi pembuatan PO, mengelola vendor, melacak status PO, dan terhubung ke modul keuangan.
4. Cloud Computing: Memungkinkan akses PO dari mana saja, aman, dan mudah diperbarui tanpa infrastruktur berat.
5. Blockchain: Memberikan transparansi lebih tinggi karena setiap transaksi tercatat permanen dan tidak dapat diubah.
6. Mobile Applications: Memungkinkan persetujuan dan pembuatan PO langsung dari ponsel, mempermudah tim pembelian di lapangan.
7. AI & Machine Learning: Memprediksi kebutuhan stok, menganalisis pola pembelian, dan membantu perusahaan menekan biaya melalui rekomendasi otomatis.

Kesimpulan

Dalam artikel ini, kita telah membahas apa itu software purchase order dan manfaatnya dalam bisnis, mulai dari pengertian, fungsi, hingga alur kerja dan komponen penting dalam dokumen PO. PO tidak hanya membantu menghindari kekeliruan dan mencegah double order, tetapi juga memudahkan pelacakan pesanan dan memastikan transaksi berjalan efisien. Kami juga menyoroti pro dan kontra PO serta pentingnya teknologi dalam pencatatan PO.

Menggunakan aplikasi purchase order seperti EQUIP dapat membantu bisnis Anda mengelola PO dengan lebih efisien. Dengan fitur otomatisasi, integrasi real-time, dan pelacakan yang mudah, EQUIP memastikan proses pembelian berjalan lancar dan akurat. Untuk melihat bagaimana solusi ini dapat meningkatkan efisiensi operasional bisnis Anda, Anda dapat mencoba demo gratis EQUIP.