Ketika Anda melakukan suatu transaksi sering kali Anda membuang atau merobek bukti transaksi tersebut. Padahal bukti transaksi tersebut memiliki peran dan fungsi yang sangat penting bila terjadi kesalahan transaksi yang Anda lakukan. Bukti transaksi tersebut biasa disebut invoice atau faktur. Tidak jauh berbeda dengan bukti pembayaran tersebut, dalam suatu transaksi perusahaan juga biasanya terdapat bukti transaksi agar proses bisnis yang Anda lakukan lebih aman. Dengan aplikasi akuntansi dari EQUIP dapat membantu Anda untuk membuat laporan keuangan yang terjadi dalam bisnis Anda secara otomatis. Selain itu dengan aplikasi CRM terbaik juga dapat meningkatkan kualitas prospek bisnis Anda.
Biasanya seseorang membuat invoice dengan cara manual menuliskan atau memasukan data produknya satu persatu. Namun seiring berkembangnya zaman hal tersebut dapat Anda lakukan dengan mudah menggunakan aplikasi akuntansi terbaik dari EQUIP.
Anda juga bisa menggunakan aplikasi retail terbaik yang EQUIP tawarkan, karena dengan bantuan software ini mampu meningkatkan produktivitas bisnis retail Anda sehingga mampu meningkatkan profit. Berikut ini adalah cara buat contoh invoice yang bisa Anda lakukan secara manual tanpa bantuan software:
Key Takeaways Metode membuat invoice secara manual mencakup buat tabel produk dan pelanggan, buat invoice penagihan, dll Aplikasi invoice mengotomatiskan proses pembuatan invoice dan dapat diintegrasikan dengan sistem lainnya. Kelebihan menggunakan aplikasi invoice adalah hemat biaya, data terlindungi, dan data dapat diakses kapanpun dimanapun Software EQUIP membantu mengefisiensikan segara aktivitas transaksi dan keuangan bisnis Anda menjadi lebih baik.
Cara Buat Invoice dengan Manual
Agar dapat memudahkan Anda dalam memahami bagaimana membuat invoice yang benar, berikut ini akan dijelaskan metode membuat invoice manual secara lengkap menggunakan excel yang dapat Anda praktikan di rumah.
Baca juga: Memahami Jenis Status Invoice dalam Bisnis 2024
Buat tabel produk dan pelanggan
Langkah pertama yang harus Anda lakukan adalah dengan membuat tabel produk dan pelanggan. Yang mana isi tabel ini berisi informasi mengenai produk yang perusahaan jual. Pada tabel produk formatnya sebagai berikut:
- Kolom pertama berisi informasi nomor urut produk
- Kolom berikutnya berisi informasi kode produk
- Selanjutnya berisi informasi nomor produk
- Dan yang terakhir berisi informasi setiap harga.
| No | Kode Produk | Nama Produk | Harga per Unit |
| 1 | A-1000 | Aseton A1 | Rp. 35.000 |
| 2 | B-1100 | Cat B2 | Rp. 55.000 |
| 3 | C-1200 | Pembersih C3 | Rp. 45.000 |
Lalu untuk membuat tabel daftar pelanggan juga harus memiliki informasi pelanggan yang terdiri dari:
- Kolom pertama adalah nomor urut pelanggan perusahaan.
- Kolom berikutnya adalah nomor kode pelanggan perusahaan.
- Selanjutnya adalah nama pelanggan perusahaan.
- Kolom keempat adalah informasi alamat pelanggan.
- Dan yang terakhir adalah informasi tentang nomor telepon pelanggan.
| No | Kode Pelanggan | Nama Pelanggan | Alamat | Telepon |
| 1 | PA-2000 | PT Toko Jaya | Jakarta | 021-587-987 |
| 2 | PB-3000 | PT Toko Abadi | Bandung | 022-550-145 |
| 3 | PC-4000 | PT Toko TERA | Bali | 0361-578-678 |
Baca juga: Apa Itu Purchase Invoice dan Pentingnya untuk Perusahaan?
Buat form invoice penagihan pembelian
Pada langkah ini terdapat beberapa tahapan dalam membuat form penagihan, berikut ini adalah beberapa tahapan yang dapat Anda lakukan untuk membuatnya:
- Format dan komponen invoice penagihan pembelian
Umumnya, dalam suatu invoice penagihan terdapat berbagai informasi penting, yaitu:
- Identitas perusahaan penjual yang dilengkapi dengan alamat dan berbagai hal lainnya.
- Identitas perusahaan pembeli yang dilengkapi dengan alamat dan berbagai hal lainnya.
- Waktu pembelian, hari, tanggal dan tahun tersebut.
- Nomor invoice penagihan berdasarkan pada pada ketentuan perusahaan
- Waktu jatuh tempo pembayaran untuk pembeli.
- Rincian produk yang dibeli oleh pihak pembeli.
Format di atas juga bisa Anda temukan pada contoh invoice tagihan proyek yang biasanya digunakan dalam kerja sama antar perusahaan, terutama dalam sektor konstruksi atau pengadaan.
2. Membuat rumus excel pada form
Jika tahapan sebelumnya fokus pada format invoice, pada tahap ini akan fokus pada membuat rumusnya. Rumus ini nantinya akan berguna untuk memudahkan Anda dalam proses perhitungan dengan metode membuat invoice manual yang mana akan memudahkan Anda dalam memasukan data dan meminimalisir kesalahan data. Oleh karena itu, rumus-rumus ini biasa digunakan untuk membuat tanggal, daftar pelanggan produk, alamat pembeli, daftar kode produk, kolom nama produk, kolom harga produk, kolom amount, menghitung total pembelian, dan membuat rumus terbilang.
Baca juga: Invoice Approval: Definisi, Proses, dan Sistem Digital
Data-data validation
Tahapan ini berfungsi untuk mengambil data pelanggan dari tabel pelanggan. Caranya dalam validation criteria, Anda dapat mengklik tulisan allow dan pilih list. Setelah itu Anda bisa memilih daftar pelanggan Anda yang berada dalam kotak souce. Setelah itu semua data pelanggan dapat terisi secara otomatis dalam excel Anda.
Setelah mempelajari cara membuat invoice dengan manual, pelajari aplikasi nota penjualan dan juga software toko bangunan serta manfaatnya untuk bisnis anda.
Tinggalkan Metode Lama Buat Invoice dan Mulai Otomatiskan Pembuatannya dengan Software Akuntansi
Setelah mempelajari dan mengetahui metode buat invoice secara manual, bisa dikatakan bahwa aktivitas tersebut memerlukan banyak waktu yang Anda perlukan karena harus memasukan data satu persatu walaupun sudah dibantu dengan aplikasi excel. Maka dari itu karena perkembangan teknologi yang semakin canggih, saat ini Anda bisa menggunakan aplikasi invoice yang mana dapat mengotomatiskan bisnis Anda untuk membuat invoice. Dengan aplikasi ini Anda tidak perlu untuk memasukan semua data satu persatu karena sudah diatur oleh sistem dan dapat diintegrasikan dengan baik oleh sistem. Sehingga Anda tidak perlu memakan waktu yang sangat banyak hanya untuk membuat invoice pelanggan Anda.
Selain itu, dengan menggunakan aplikasi pembukuan, Anda dapat mempermudah proses pencatatan transaksi dengan real-time, memastikan setiap invoice terdokumentasi dengan rapi, serta mengurangi risiko kesalahan manusia. Ini membantu bisnis Anda menjaga arus kas tetap sehat.
Berikut adalah metpde membuat invoice secara manual dan dengan aplikasi. Dengan aplikasi invoice kita dapat melihat perbedaan dalam efisiensi dan kemudahan dalam membuat invoice. Apabila Anda ingin efisiensi dan kemudahan di dokumen-dokumen lain seperti kwitansi, periksa template kwitansi kami dan bagaimana template tersebut membantu memudahkan anda dalam membuat kwitansi.
Setelah mempelajari pembuatan invoice dengan software akuntansi, pelajari aplikasi cetak struk dan juga accounting AI software serta manfaatnya untuk bisnis anda.
Baca juga: Cara Mudah Membuat Buku Besar dan Contohnya
Kelebihan Membuat Invoice dengan Software Akuntansi
Kelebihan lainnya jika Anda menggunakan aplikasi invoice dengan software akuntansi adalah dapat menghemat biaya dan data yang tersimpan lebih aman karena dapat tersimpan dengan baik dalam cloud dan Anda dapat menggunakannya kapanpun dan dimanapun.
Selain membuat invoice, jika Anda ingin mengotomatiskan proses pembuatan kwitansi, Anda dapat menggunakan aplikasi kwitansi. Aplikasi ini memungkinkan pencatatan transaksi lebih rapi, akurat, dan mudah diakses kapan saja.
Selain itu pula Anda dapat dimudahkan mulai dari menyiapkan pembayaran secara rutin, pengingat pembayaran, dan kemudahan lainnya yang dapat Anda rasakan jika menggunakan aplikasi berbasis cloud ERP. Anda bisa mencoba demo gratis disini!
Kesimpulan
Berdasarkan penjelasan mengenai cara buat invoice diatas, dapat diartikan bahwa invoice memiliki peran yang sangat penting sebagai bukti pembayaran dan transaksi yang Anda lakukan. Karena dengan adanya invoice jika terjadi kesalahan saat bertransaksi Anda memiliki bukti tersebut yang sangat terpercaya. Metode buat invoice secara manual masih sering digunakan oleh beberapa pelaku bisnis, namun hal tersebut memerlukan waktu yang banyak dan jika Anda menginginkan efisiensi dalam membuat laporan invoice, Anda dapat menggunakan software accounting dari EQUIP yang mampu mengefisiensikan segara bentuk aktivitas transaksi dan keuangan bisnis Anda menjadi lebih baik dan mudah.
FAQ tentang Cara Membuat Invoice
Kwitansi dan invoice adalah dua dokumen yang berbeda namun seringkali disalahpahami. Invoice adalah tagihan yang dikirimkan kepada pelanggan sebelum pembayaran dilakukan, sedangkan kwitansi adalah bukti pembayaran yang diberikan setelah pembayaran diterima.
Pertama, invoice akan memuat informasi lengkap penjual dan pembeli, seperti nama, alamat, nomor telepon, email, dan terkadang nomor registrasi pajak. Selanjutnya, ada detail spesifik invoice itu sendiri, termasuk nomor invoice yang unik, tanggal pembuatan invoice, dan tanggal jatuh tempo pembayaran yang jelas, serta syarat pembayaran yang disepakati. Bagian inti invoice adalah rincian barang atau jasa yang dijual, di mana setiap item dijelaskan secara detail, beserta kuantitas, harga satuan, dan total harga untuk masing-masing baris. Terakhir, invoice akan menyajikan ringkasan pembayaran yang transparan, dimulai dari subtotal, kemudian dikurangi diskon (jika ada), ditambahkan pajak (seperti PPN/VAT) dan biaya pengiriman, hingga menghasilkan total keseluruhan yang harus dibayar.
Invoice adalah dokumen tagihan yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli untuk menunjukkan rincian barang atau jasa yang dijual, harga, jumlah, dan total pembayaran yang harus dibayarkan. Dalam bahasa Indonesia, invoice juga dikenal sebagai faktur atau tagihan.
