Contoh invoice tagihan proyek adalah dokumen penagihan yang memuat nilai pekerjaan, progres yang disetujui, potongan uang muka, retensi, pajak, serta jumlah yang harus dibayar klien.
Rincian tersebut membuat nilai tagihan dapat ditelusuri kembali ke kontrak dan pekerjaan di lapangan.
Artikel ini dilengkapi contoh perhitungan termin serta template invoice proyek dalam format Excel, Word, dan PDF. Anda dapat mengunduhnya lalu menyesuaikan identitas perusahaan, ketentuan kontrak, dan skema pembayaran proyek.
Key Takeaways
Invoice proyek perlu mengacu pada kontrak, progres yang disetujui, dan tagihan sebelumnya.
Previous billing, DP, dan retensi harus dicatat terpisah agar tidak terjadi penagihan ganda.
BAST atau berita acara progres membantu membuktikan pekerjaan yang menjadi dasar tagihan.
Pajak dalam invoice perlu disesuaikan dengan jenis jasa, status PKP, dan ketentuan kontrak.
- Apa Itu Invoice Tagihan Proyek?
- Fungsi Invoice Tagihan Jasa Proyek
- Contoh Invoice Tagihan Jasa Proyek
- Format Dasar Invoice Tagihan Proyek
- Komponen Khusus yang Membedakan Invoice Proyek
- Contoh Perhitungan Invoice Proyek per Termin
- Kesalahan yang Sering Menunda Pembayaran Invoice Proyek
- Perbedaan Invoice dan Faktur Pajak
- Cara Mengelola Invoice Proyek dengan Lebih Terkontrol
- Kesimpulan
Apa Itu Invoice Tagihan Proyek?
Invoice tagihan proyek adalah dokumen resmi yang dikirimkan penyedia jasa kepada klien untuk meminta pembayaran berdasarkan pekerjaan yang sudah diselesaikan atau progres yang telah disetujui. Invoice dapat diterbitkan saat proyek selesai, setiap termin, atau ketika milestone tertentu tercapai.
Berbeda dari invoice penjualan biasa, nilai invoice proyek sering berubah mengikuti progres lapangan. Bagian keuangan perlu mencocokkan tagihan dengan Surat Perintah Kerja (SPK), kontrak, berita acara progres, BAST, uang muka, retensi, dan invoice sebelumnya.
Dokumen ini digunakan oleh kontraktor, konsultan, agensi, vendor pengadaan, serta perusahaan jasa yang menjalankan pekerjaan berbasis proyek. Untuk proyek konstruksi, data invoice juga perlu selaras dengan Rencana Anggaran Biaya. Pelajari pengelolaannya melalui pembahasan aplikasi RAB bangunan.
Fungsi Invoice Tagihan Jasa Proyek
Fungsi utama invoice proyek adalah mengubah progres pekerjaan yang sudah disetujui menjadi tagihan yang dapat diverifikasi. Dari sisi operasional dan keuangan, dokumen ini membantu perusahaan untuk:
- Menunjukkan pekerjaan atau milestone yang menjadi dasar penagihan.
- Mencatat nilai yang sudah ditagihkan dan sisa nilai kontrak.
- Memisahkan nilai pekerjaan, potongan DP, retensi, dan pajak.
- Menetapkan jatuh tempo serta metode pembayaran yang disepakati.
- Menyediakan jejak dokumen saat audit atau terjadi perselisihan.
Invoice yang rapi belum tentu dapat langsung dibayar. Klien tetap perlu memastikan bahwa nilai tagihan sesuai kontrak, progres telah disetujui, dan dokumen pendukung sudah lengkap.
Contoh Invoice Tagihan Jasa Proyek
Preview berikut menunjukkan susunan invoice proyek yang memuat identitas para pihak, nomor invoice, rincian pekerjaan, nilai tagihan, pajak, dan instruksi pembayaran. Sesuaikan kembali kolomnya dengan kebutuhan proyek Anda.
Download Template Invoice Tagihan Jasa Proyek di Sini!
Pilih format Excel, Word, atau PDF, lalu sesuaikan dengan kontrak dan termin proyek Anda.
Format Dasar Invoice Tagihan Proyek
Format invoice harus memudahkan klien memeriksa siapa yang menagih, pekerjaan apa yang ditagihkan, dan kapan pembayaran harus dilakukan. Cantumkan komponen dasar berikut:
1. Identitas pengirim dan penerima
Tulis nama perusahaan, alamat, NPWP jika relevan, email, dan nomor telepon pihak yang menerbitkan serta menerima invoice. Pastikan nama badan usaha sama dengan yang tercantum pada kontrak.
2. Nomor dan tanggal invoice
Gunakan nomor unik agar invoice mudah dicari dan tidak tercatat dua kali. Sertakan tanggal penerbitan, periode pekerjaan, dan tanggal jatuh tempo.
3. Referensi proyek
Cantumkan nama atau kode proyek, nomor kontrak, nomor SPK, purchase order jika ada, serta termin yang sedang ditagihkan.
4. Rincian pekerjaan
Jelaskan lingkup pekerjaan, kuantitas, volume, milestone, atau persentase progres. Hindari deskripsi umum seperti “jasa proyek” karena menyulitkan verifikasi.
5. Nilai tagihan dan potongan
Pisahkan nilai pekerjaan periode berjalan, previous billing, pengembalian DP, retensi, pajak, serta total akhir. Pemisahan ini mencegah klien salah membaca dasar perhitungan.
6. Syarat dan metode pembayaran
Tuliskan nama bank, nomor rekening, nama pemilik rekening, batas waktu pembayaran, dan ketentuan denda jika memang tercantum dalam kontrak.
7. Dokumen pendukung
Sebutkan lampiran yang disertakan, misalnya berita acara progres, BAST, timesheet, laporan pekerjaan, foto lapangan, atau surat persetujuan perubahan pekerjaan.
Komponen Khusus yang Membedakan Invoice Proyek
Invoice proyek perlu memperlihatkan hubungan antara kontrak, progres, dan pembayaran. Berikut komponen yang sering tidak ditemukan dalam invoice penjualan biasa:
Komponen |
Fungsi dalam Invoice |
Dokumen Acuan |
SPK atau kontrak |
Menunjukkan dasar pekerjaan, nilai kontrak, dan ketentuan pembayaran. | SPK, kontrak, atau purchase order |
Nilai kontrak |
Menjadi batas total nilai yang dapat ditagihkan sebelum addendum. | Kontrak dan addendum |
Progres pekerjaan |
Menentukan nilai pekerjaan yang sudah layak ditagihkan. | Berita acara progres atau laporan pekerjaan |
Previous billing |
Menunjukkan nilai pekerjaan yang sudah masuk invoice sebelumnya. | Rekap invoice dan progress claim terdahulu |
Down payment |
Mencatat uang muka dan pengembaliannya pada setiap termin. | Invoice DP dan bukti pembayaran |
Retensi |
Menahan sebagian nilai pekerjaan sampai syarat serah terima atau masa pemeliharaan terpenuhi. | Kontrak dan berita acara serah terima |
BAST |
Membuktikan pekerjaan atau hasil proyek telah diserahterimakan dan diterima. | BAST atau berita acara penyelesaian |
Pajak |
Menunjukkan PPN serta pajak yang dipotong atau dipungut sesuai transaksi. | Faktur pajak, bukti potong, dan ketentuan perpajakan |
Previous billing sebaiknya memakai nilai progres bruto yang telah ditagihkan, bukan jumlah kas bersih yang diterima.
Jika perusahaan mengurangkan nilai bersih setelah DP, retensi, dan pajak, invoice berikutnya berisiko menghitung potongan yang sama dua kali.
Contoh Perhitungan Invoice Proyek per Termin
PT Arunika Konstruksi mengerjakan renovasi kantor dengan nilai kontrak Rp500.000.000 sebelum PPN. Kontrak menetapkan DP 20% dan retensi 5%. Pada Termin 1, progres yang sudah ditagihkan mencapai 20%. Saat Termin 2, progres kumulatif yang disetujui meningkat menjadi 45%.
Perhitungan Termin 2 |
Rumus |
Nilai |
| Nilai kontrak | Sesuai kontrak | Rp500.000.000 |
| Progres kumulatif Termin 2 | 45% x Rp500.000.000 | Rp225.000.000 |
| Previous billing Termin 1 | 20% x Rp500.000.000 | Rp100.000.000 |
| Nilai pekerjaan Termin 2 | Rp225.000.000 – Rp100.000.000 | Rp125.000.000 |
| Pengembalian DP | 20% x Rp125.000.000 | (Rp25.000.000) |
| Retensi Termin 2 | 5% x Rp125.000.000 | (Rp6.250.000) |
DPP invoice Termin 2 |
Rp125.000.000 – Rp25.000.000 – Rp6.250.000 | Rp93.750.000 |
| PPN efektif 11% | 11% x Rp93.750.000 | Rp10.312.500 |
Total invoice Termin 2 |
Rp93.750.000 + Rp10.312.500 | Rp104.062.500 |
Angka tersebut merupakan ilustrasi. Skema pengembalian DP dan retensi harus mengikuti kontrak. Untuk barang atau jasa nonmewah, PPN efektif 11% dihitung melalui tarif 12% dengan DPP nilai lain sebesar 11/12. Perlakuan transaksi tetap perlu disesuaikan dengan status PKP dan ketentuan yang berlaku.
Jika transaksi termasuk jasa konstruksi, pembayaran juga dapat dikenai PPh Final yang dipotong oleh pemberi kerja. PPh tersebut tidak otomatis ditambahkan ke nilai invoice. Besaran dan mekanismenya bergantung pada jenis pekerjaan serta kualifikasi penyedia jasa. Pelajari rinciannya dalam panduan pajak jasa konstruksi.
DP yang sudah dikenai pajak saat diterima juga perlu direkonsiliasi saat dipotong dari termin berikutnya. Minta tim pajak memeriksa perhitungan sebelum invoice dan faktur pajak diterbitkan.
Kesalahan yang Sering Menunda Pembayaran Invoice Proyek
Keterlambatan pembayaran sering terjadi karena invoice tidak dapat dicocokkan dengan dokumen proyek. Sebelum mengirim tagihan, periksa beberapa risiko berikut:
- Progres belum disetujui: nilai invoice dibuat dari laporan internal tanpa tanda tangan pihak yang berwenang.
- Previous billing salah: tim mengurangi nilai bersih invoice lama, bukan progres bruto yang sudah ditagihkan.
- DP dipotong dua kali: pengembalian DP tidak memiliki rekap per termin.
- Retensi tidak sesuai kontrak: persentase atau waktu pelepasan retensi ditentukan tanpa merujuk perjanjian.
- Addendum belum tercatat: pekerjaan tambah kurang masuk invoice sebelum perubahan nilai kontrak disetujui.
- Lampiran tidak lengkap: invoice dikirim tanpa SPK, BAST, berita acara progres, atau dokumen pajak yang diminta.
- Jatuh tempo tidak konsisten: tanggal pembayaran pada invoice berbeda dari payment term dalam kontrak.
Gunakan satu lembar rekap yang memperlihatkan nilai kontrak, progres kumulatif, previous billing, sisa DP, retensi terkumpul, pembayaran diterima, dan saldo kontrak. Rekap ini membantu bagian proyek, keuangan, dan klien membaca angka yang sama.
Perbedaan Invoice dan Faktur Pajak
Istilah “faktur” kadang digunakan sebagai padanan invoice. Namun, faktur pajak memiliki fungsi khusus sebagai bukti pemungutan PPN. Karena itu, perbandingan yang lebih tepat adalah antara invoice komersial dan faktur pajak.
Aspek |
Invoice Proyek |
Faktur Pajak |
| Tujuan | Meminta pembayaran atas pekerjaan atau progres proyek. | Membuktikan pemungutan PPN atas transaksi kena pajak. |
| Penerbit | Penyedia barang atau jasa. | Pengusaha Kena Pajak sesuai ketentuan perpajakan. |
| Isi utama | Progres, rincian pekerjaan, potongan, total tagihan, dan jatuh tempo. | DPP, PPN, identitas para pihak, dan data perpajakan. |
| Dasar penerbitan | Kontrak, SPK, milestone, berita acara progres, atau BAST. | Saat terutangnya PPN sesuai ketentuan transaksi. |
| Peran dalam pembayaran | Menjadi dasar administrasi penagihan kepada klien. | Melengkapi kewajiban pajak dan dokumentasi PPN. |
Invoice dan faktur pajak perlu memuat nilai transaksi yang konsisten. Perbedaan DPP, tanggal, atau identitas perusahaan dapat membuat proses verifikasi klien tertunda. Pelajari pula cara kerja integrasi e-Faktur.
Cara Mengelola Invoice Proyek dengan Lebih Terkontrol
Template Excel cukup untuk proyek dengan volume tagihan terbatas. Ketika jumlah proyek, termin, dan pihak pemberi persetujuan bertambah, spreadsheet mulai sulit menjaga hubungan antara progres, invoice, dan pembayaran.
Sistem akuntansi EQUIP menyediakan template invoice, pencatatan pembayaran pelanggan, pengingat pembayaran, alur approval, serta integrasi e-Faktur. Data tersebut membantu tim keuangan memantau status invoice tanpa mengandalkan rekap terpisah. Untuk kebutuhan progress billing, DP, dan retensi yang spesifik, pastikan konfigurasi sistem mengikuti isi kontrak proyek.
Kesimpulan
Kualitas invoice proyek tidak ditentukan oleh tampilannya saja. Invoice yang dapat diproses dengan cepat harus memiliki jalur pemeriksaan yang jelas, mulai dari SPK, progres yang disetujui, previous billing, potongan DP, retensi, sampai dokumen pajaknya.
Prinsip paling aman adalah memperlakukan invoice sebagai ringkasan dari seluruh bukti proyek. Jika satu angka tidak dapat ditelusuri kembali ke kontrak atau berita acara, angka tersebut belum siap ditagihkan. Pemeriksaan ini membantu perusahaan mencegah revisi, penagihan ganda, dan selisih saldo kontrak.
FAQ tentang Invoice Tagihan Proyek
Invoice proyek adalah dokumen resmi yang dikeluarkan penyedia jasa kepada klien sebagai permintaan pembayaran setelah pekerjaan selesai, berisi detail seperti nama proyek, deskripsi pekerjaan, rincian biaya, dan tenggat waktu pembayaran. Dokumen ini memastikan pembayaran sesuai kesepakatan serta menjaga kelancaran arus kas dan hubungan profesional antara kedua pihak.
Isi invoice mencakup identitas pengirim dan penerima, nomor dan tanggal invoice, deskripsi jasa, rincian biaya, tenggat waktu, serta metode pembayaran seperti rekening atau e-wallet. Selain itu, invoice dapat memuat catatan tambahan seperti ucapan terima kasih, informasi pajak, atau syarat pembayaran untuk menambah kesan profesional dan memperjelas tagihan.
Perbedaan utama antara invoice dan kwitansi terletak pada waktu serta fungsinya, di mana invoice dibuat sebagai permintaan pembayaran sebelum klien melunasi tagihan. Sementara itu, kwitansi diberikan setelah pembayaran diterima sebagai bukti pelunasan, sehingga invoice berfungsi untuk menagih dan kwitansi sebagai tanda terima pembayaran.
Untuk membuat invoice yang baik dan benar, pastikan menggunakan format yang jelas dan terstruktur, dimulai dengan informasi pengirim dan penerima, nomor dan tanggal invoice yang unik, serta deskripsi pekerjaan atau layanan yang sudah diberikan secara detail. Sertakan rincian biaya per item dan jumlah total tagihan, serta pastikan ada transparansi terkait pajak atau diskon.
Tentukan tenggat waktu pembayaran dengan jelas dan sediakan beberapa opsi metode pembayaran yang memudahkan klien. Gunakan bahasa yang profesional dan sopan, misalnya dengan menambahkan ucapan terima kasih, agar kesan positif tetap terjaga dalam hubungan bisnis.
Invoice biasanya dibuat oleh penyedia jasa atau penjual setelah pekerjaan selesai atau barang dikirim kepada klien. Dalam konteks proyek atau layanan, pihak seperti kontraktor, freelancer, atau perusahaan jasa bertanggung jawab mengirim invoice sebagai permintaan pembayaran atas jasa atau barang yang telah diberikan.
Ya, Software Akuntansi EQUIP dapat membuat e-Faktur dan invoice sekaligus dalam satu sistem terintegrasi. Semua proses dapat dilakukan otomatis mulai dari pembuatan, penyimpanan arsip digital, hingga pengiriman ke klien.
