Cloud ERP Software: Definisi, Cara Kerja, dan Manfaatnya Bagi Bisnis

Di era digital yang penuh dengan dinamika, kelincahan dan efisiensi menjadi kunci utama untuk memenangkan persaingan. Cloud ERP hadir sebagai solusi revolusioner yang mengintegrasikan dan mengotomatiskan seluruh aspek keuangan dan operasional bisnis Anda, membuka pintu menuju peluang baru dan pertumbuhan tak terhingga.

Lebih dari sekadar perangkat lunak, Cloud ERP merupakan katalis transformasi yang mengantarkan Anda ke tingkat operasional yang lebih tinggi. Bayangkan, satu sumber data terpusat untuk inventaris, pesanan, dan manajemen rantai pasokan, menghadirkan visibilitas real-time dan kontrol penuh atas seluruh lini bisnis Anda.

Apa Itu Cloud ERP Software?

Cloud ERP software adalah jenis software ERP yang dioperasikan pada platform komputasi cloud provider, bukan di pusat data perusahaan itu sendiri. Sebelum ada sistem cloud, ERP biasanya diimplementasikan pada server klien di pusat data perusahaan, yang disebut ERP on-premises.

1. Pengertian dan Evolusi ERP

Enterprise Resource Planning atau disingkat ERP adalah sistem perangkat lunak yang mengintegrasikan dan mengotomatiskan fungsi bisnis dari berbagai departemen dalam suatu perusahaan. Evolusi ERP dimulai dari solusi perangkat keras yang terpisah untuk setiap departemen, kemudian berkembang menjadi aplikasi tunggal yang terpadu untuk mengelola dan mengintegrasikan berbagai proses bisnis. Dalam beberapa tahun terakhir, ERP juga dipindahkan ke platform cloud, yang dikenal sebagai Cloud ERP.

2. Perbedaan Cloud ERP dan ERP On-Premises

Perbedaan utama antara Cloud ERP dan ERP on-premises adalah cara mereka di-host dan diakses. Pada ERP on-premises, perusahaan harus mengelola dan menjaga infrastruktur IT mereka sendiri, termasuk pemeliharaan server dan pembaruan perangkat lunak. Sedangkan pada Cloud ERP, perusahaan dapat mengakses software ini melalui internet tanpa perlu mengelola infrastruktur IT mereka sendiri. Cloud ERP juga memberikan fleksibilitas yang lebih tinggi dalam hal skalabilitas dan biaya, karena perusahaan dapat dengan mudah memperluas atau menyesuaikan kapasitas sistem sesuai dengan kebutuhan mereka dan membayar berdasarkan penggunaan.

Bagaimana Sistem Cloud ERP Beroperasi?

Sistem Cloud ERP bekerja dengan menggunakan teknologi yang terhubung melalui jaringan internet. Software ini dijalankan pada infrastruktur cloud vendor dan selalu online. Pengguna dapat mengakses sistem ini melalui perangkat mobile (Android dan iOS) atau komputer desktop dengan koneksi internet.

Cloud ERP mengintegrasikan berbagai aplikasi bisnis untuk memungkinkan visibilitas dan pengelolaan yang efisien dari proses bisnis. Dengan Cloud ERP, perusahaan dapat mengakses informasi secara real-time, mengoptimalkan operasi bisnis, dan meningkatkan efisiensi kerja.

Manfaat Cloud ERP Software Bagi Perusahaan

Cloud ERP software memberikan banyak manfaat bagi perusahaan. Salah satu manfaatnya adalah peningkatan efisiensi operasional.

1. Peningkatan Efisiensi Operasional

Cloud ERP memungkinkan integrasi dan otomatisasi proses bisnis, menghilangkan kebutuhan akan tugas manual yang memakan waktu. Dengan adanya sistem yang terhubung dan terintegrasi, data dapat dipindahkan secara otomatis antar departemen dan sistem, mengurangi risiko human error dan meningkatkan produktivitas. Hal ini memberikan perusahaan keunggulan kompetitif dengan mempercepat penanganan pesanan, pengelolaan inventaris yang efisien, dan meningkatkan koordinasi antara departemen.

2. Model Biaya yang Lebih Fleksibel

Salah satu keunggulan Cloud ERP adalah model biaya yang lebih fleksibel dibandingkan dengan sistem ERP on-premises. Perusahaan dapat memilih untuk membayar berdasarkan penggunaan, tanpa perlu berinvestasi dalam infrastruktur IT sendiri. Dengan model biaya yang lebih fleksibel, perusahaan dapat mengalokasikan anggaran mereka dengan lebih efektif dan menghindari biaya awal yang tinggi. Ini memungkinkan perusahaan untuk mengakses teknologi terbaru tanpa harus melakukan investasi besar.

3. Skalabilitas Sistem yang Mudah

Perusahaan yang menggunakan Cloud ERP dapat dengan mudah menyesuaikan kapasitas sistem sesuai dengan pertumbuhan bisnis mereka. Sistem ini dirancang untuk skalabilitas, artinya perusahaan dapat dengan mudah menambah atau mengurangi kapasitas sistem sesuai kebutuhan mereka. Dengan Cloud ERP, perusahaan tidak perlu khawatir tentang batasan kapasitas atau infrastruktur teknis. Ini memungkinkan perusahaan untuk secara fleksibel mengelola peningkatan volume transaksi atau pengguna baru tanpa mengalami gangguan operasional yang signifikan.

Fitur Utama dan Fungsi Cloud ERP

Cloud ERP memberikan fitur-fitur utama yang sangat membantu perusahaan dalam mengelola berbagai aspek bisnis mereka.

• Manajemen inventaris merupakan salah satu fitur utama Cloud ERP yang memungkinkan perusahaan untuk melacak secara akurat persediaan barang mereka. Dengan fitur ini, perusahaan dapat mengelola dan mengoptimalkan persediaan mereka dengan lebih efisien, menghindari kekurangan atau kelebihan stok yang tidak perlu.
• Manajemen pesanan adalah fitur penting lainnya di Cloud ERP. Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk mengotomatisasi proses pesanan, mulai dari pengambilan pesanan hingga pengiriman. Dengan demikian, perusahaan dapat meningkatkan kecepatan pemrosesan pesanan dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
• Manajemen keuangan adalah fitur yang membantu perusahaan dalam melacak dan mengelola transaksi keuangan mereka. Dengan Cloud ERP, perusahaan dapat menghasilkan laporan keuangan secara real-time, membuat proyeksi keuangan, dan mengelola anggaran dengan lebih efektif.
• Manajemen produksi adalah fitur yang sangat berguna bagi perusahaan manufaktur. Dengan fitur ini, perusahaan dapat mengelola jadwal produksi, mengoptimalkan penggunaan sumber daya, dan memantau status produksi dalam waktu nyata.
• Manajemen rantai pasokan adalah fitur lain yang penting dalam Cloud ERP. Dengan fitur ini, perusahaan dapat mengawasi aliran barang dari pemasok hingga pelanggan, melacak status pengiriman, dan mengoptimalkan rantai pasokan untuk meningkatkan efisiensi operasional.
• Manajemen SDM atau Sumber Daya Manusia adalah fitur yang memungkinkan perusahaan untuk mengelola informasi tentang karyawan mereka, termasuk data pribadi, data kehadiran, dan data kinerja. Fitur ini membantu perusahaan dalam pengelolaan tenaga kerja dan pengambangan SDM dengan lebih baik.

Strategi Implementasi ERP Cloud yang Efektif

Implementasi ERP Cloud yang efektif memerlukan beberapa strategi yang harus dipertimbangkan. Pertama, perusahaan harus memilih vendor ERP Cloud yang tepat yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran bisnis.

1. Memilih Vendor yang Tepat

Saat memilih vendor ERP Cloud, penting untuk mempertimbangkan fitur yang disediakan oleh sistem, reputasi vendor, kualitas layanan pelanggan, dan keamanan data. Pastikan vendor dapat menyediakan solusi yang sesuai dengan kebutuhan dan skala bisnis Anda. Lakukan riset menyeluruh, baca ulasan pengguna, dan minta referensi sebelum mengambil keputusan.

Pelajari lebih lanjut tentang pilihan vendor ERP terbaik di Indonesia.

2. Proses Integrasi dengan Sistem Lain

Setelah memilih vendor yang tepat, perusahaan harus melakukan proses integrasi dengan sistem lain yang sudah ada dalam perusahaan. Pastikan data dan informasi dapat bergerak secara mulus di antara semua sistem yang terlibat. Integrasi yang efektif memungkinkan informasi yang akurat dan terkini tersedia di semua departemen perusahaan, meminimalkan hambatan dan kehilangan data yang mungkin terjadi.

Pelajari lebih lanjut tentang integrasi teknologi AI, Big Data, dan IoT dalam sistem ERP

3. Training Karyawan untuk Penggunaan ERP Cloud

Pelatihan karyawan dalam penggunaan ERP Cloud sangat penting untuk memaksimalkan manfaat yang diberikan oleh sistem. Pastikan karyawan memahami bagaimana menggunakan semua fitur dan fungsi yang disediakan oleh ERP Cloud. Selain itu, berikan pelatihan terkait keamanan data dan praktik terbaik dalam pengelolaan informasi sensitif. Dengan pelatihan yang layak, karyawan dapat dengan mudah mengadopsi sistem baru dan memanfaatkannya dalam kegiatan sehari-hari mereka.

Pertimbangan Keamanan pada Cloud ERP

Keamanan adalah pertimbangan penting saat menggunakan Cloud ERP. Perusahaan harus memastikan bahwa penyedia Cloud ERP memiliki langkah-langkah keamanan yang kuat untuk melindungi data bisnis yang sensitif. Salah satu langkah keamanan yang sering diterapkan adalah enkripsi data. Dengan melakukan enkripsi data, informasi yang dikirim dan disimpan dalam sistem Cloud ERP akan terlindungi dari akses ilegal.

Sistem otentikasi yang kuat juga penting dalam menjaga keamanan Cloud ERP. Dengan mengadopsi metode otentikasi yang solid, seperti penggunaan password yang kuat dan autentikasi dua faktor, perusahaan dapat memastikan bahwa hanya pengguna yang valid yang dapat mengakses sistem.

Pemantauan keamanan yang terus-menerus juga diperlukan untuk melindungi Cloud ERP. Perusahaan harus memastikan bahwa sistemnya dilengkapi dengan alat pemantauan yang efektif untuk mendeteksi ancaman keamanan dan serangan potensial sejak dini. Dengan pemantauan yang aktif, perusahaan dapat mengambil tindakan yang tepat untuk mengatasi masalah keamanan dengan cepat.

Di samping itu, perusahaan juga harus memperhatikan kepatuhan terhadap peraturan privasi data yang berlaku. Setiap negara memiliki peraturan yang berbeda terkait privasi data, seperti General Data Protection Regulation (GDPR) di Uni Eropa. Perusahaan harus memastikan bahwa penyedia Cloud ERP dan sistemnya memenuhi persyaratan hukum terkait privasi data ini.

Perusahaan juga harus memahami siapa yang memiliki akses ke data mereka dan bagaimana data tersebut disimpan dan dipindahkan secara aman.

Dengan memperhatikan keamanan Cloud ERP, perusahaan dapat menjaga kerahasiaan dan integritas data bisnis mereka, serta melindungi diri dari ancaman keamanan yang dapat merugikan bisnis.

Analisis Biaya dan Investasi dalam Cloud ERP Software

Sebelum mengimplementasikan Cloud ERP, perusahaan perlu melakukan analisis biaya dan investasi. Salah satu hal yang perlu dipertimbangkan adalah perbandingan biaya antara Cloud ERP dan ERP on-premises. Secara umum, Cloud ERP lebih terjangkau karena tidak memerlukan investasi besar dalam infrastruktur IT. Dengan Cloud ERP, Anda dapat menghindari biaya membangun dan memelihara server serta memperbarui perangkat keras secara berkala. Selain itu, Biaya peningkatan dan skalabilitas juga lebih fleksibel dengan Cloud ERP. Anda dapat dengan mudah menyesuaikan kapasitas sistem sesuai dengan kebutuhan dan pertumbuhan bisnis tanpa perlu merombak infrastruktur yang ada.

Selain analisis biaya, perusahaan juga perlu menghitung tingkat pengembalian investasi (ROI) dari implementasi Cloud ERP. Penghitungan ROI melibatkan perhitungan keuntungan finansial yang diharapkan dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan untuk menggunakan sistem ini. Keuntungan yang dapat dihitung dalam penghitungan ROI Cloud ERP antara lain peningkatan efisiensi operasional, pengurangan biaya operasional, dan peningkatan produktivitas. Dengan pemahaman yang jelas tentang analisis biaya dan potensi ROI dari implementasi Cloud ERP, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih baik dan memperoleh manfaat maksimal dari sistem ERP yang mereka pilih.

Industri yang Diuntungkan oleh Cloud ERP

Berbagai industri dapat diuntungkan dengan menggunakan Cloud ERP. Beberapa industri yang sangat cocok untuk menggunakan teknologi ini termasuk manufaktur, distribusi dan logistik, layanan keuangan, layanan kesehatan, e-commerce dan ritel, serta layanan profesional.

• Manufaktur: Cloud ERP dapat membantu perusahaan manufaktur dalam mengelola proses produksi, persediaan, dan rantai pasokan.
• Distribusi dan Logistik: Cloud ERP dapat membantu perusahaan distribusi dan logistik dalam mengelola pergudangan, pengiriman, dan pelacakan pesanan.
• Layanan Keuangan: Cloud ERP dapat membantu perusahaan layanan keuangan seperti bank dan asuransi dalam mengelola akuntansi, kepatuhan, dan manajemen risiko.
• Layanan Kesehatan: Cloud ERP dapat membantu rumah sakit dan klinik dalam mengelola catatan pasien, penjadwalan janji temu, dan manajemen tagihan.
• E-commerce dan Ritel: Cloud ERP dapat membantu perusahaan e-commerce dan ritel dalam mengelola penjualan, persediaan, dan hubungan pelanggan.
• Layanan Profesional: Cloud ERP dapat membantu layanan profesional seperti perusahaan konsultan dalam mengelola proyek, waktu, dan biaya.

Temukan tren terbaru dan perkembangan masa depan dalam dunia ERP

Kesimpulan

Cloud ERP adalah solusi yang efektif bagi perusahaan untuk mengelola bisnis dengan lebih baik. Dengan adanya integrasi dan otomatisasi proses bisnis, Cloud ERP dapat membantu meningkatkan efisiensi operasional, fleksibilitas, dan keamanan data perusahaan Anda. Kelebihan lainnya adalah biaya yang lebih rendah dibandingkan dengan solusi ERP on-premises, serta kemudahan dalam mengatur kapasitas sistem sesuai dengan pertumbuhan bisnis.

Cloud ERP juga memberikan aksesibilitas yang lebih baik karena dapat diakses melalui internet menggunakan browser atau aplikasi. Dengan demikian, Anda dapat mengakses data bisnis Anda kapan saja dan di mana saja. Keunggulan ini sangat penting dalam dunia bisnis yang berubah dengan cepat, di mana respons yang cepat terhadap perubahan menjadi kunci keberhasilan.

Meskipun ada beberapa tantangan dalam implementasi dan penggunaan Cloud ERP, manfaat dan keunggulan teknologi ini membuatnya menjadi pilihan yang menjanjikan bagi perusahaan. Dengan Cloud ERP, Anda dapat memperbaiki proses bisnis, meningkatkan efisiensi operasional, dan merespons perubahan dengan cepat. Jadi, jika Anda ingin mengambil langkah lebih maju dalam mengelola bisnis Anda, Cloud ERP adalah opsi yang perlu Anda pertimbangkan. Dapatkan demo gratis cloud ERP  dari EQUIP di sini!