Menjelang penutupan buku, tim finance menemukan dua nama pelanggan untuk perusahaan yang sama. Sales memakai kode baru, sedangkan invoice masih menggunakan kode lama, sehingga piutang terpisah dan penagihan melambat.
Artikel ini akan membahas bagaimana master data management membantu perusahaan menyatukan data pelanggan, pemasok, produk, dan lokasi.
Key Takeaways
Master data management membantu perusahaan menetapkan data pelanggan, pemasok, produk, dan lokasi yang konsisten.
Manajemen data induk (MDM) perlu membedakan data induk dari data transaksi yang sudah berjalan.
Penyatuan data harus mencakup pemetaan kode lama, pemeriksaan transaksi terbuka, dan jejak perubahan.
ERP terintegrasi membantu menjaga penggunaan data yang sama pada proses penjualan, pembelian, persediaan, dan keuangan.
Master data management adalah pendekatan untuk menetapkan, mengelola, dan memelihara catatan tepercaya atas entitas utama bisnis, seperti pelanggan, pemasok, produk, lokasi, dan akun.
Dalam bahasa Indonesia, master data management disebut
manajemen data induk (MDM)
. Pendekatan ini membantu setiap departemen menggunakan identitas, definisi, dan aturan perubahan data yang sama.
Data induk berbeda dari data transaksi. Kode pelanggan dan kode produk termasuk data induk, sedangkan pesanan, pengiriman, invoice, pembayaran, dan retur termasuk data transaksi.
Mengapa Data Antar Departemen Menjadi Masalah?
Masalah muncul ketika setiap departemen membuat dan menyimpan versi datanya sendiri. Sales dapat memakai nama pelanggan berdasarkan kontak operasional, sedangkan finance menggunakan nama legal pada dokumen penagihan.
Perbedaan tersebut dapat menghambat rekonsiliasi transaksi, pelaporan, audit, dan pengambilan keputusan. Berikut tabel untuk memudahkan melihat antara gejala dengan dampak yang perlu diperiksa setelahnya.
Gejala
Dampak yang Perlu Diperiksa
Satu pelanggan memiliki dua kode
Pesanan dan piutang tersebar pada dua catatan
Satu produk memiliki nama atau satuan berbeda
Stok, harga, dan pengiriman sulit dicocokkan
Pemasok memiliki identitas berbeda
PO, penerimaan barang, dan invoice perlu direkonsiliasi manual
Bagaimana Cara Menyatukan Data Induk?
Mulailah dari domain data yang paling memengaruhi proses bisnis, lalu tetapkan sumber data, pemilik proses, atribut wajib, dan transaksi yang masih menggunakan data lama.
1. Inventarisasi Sumber dan Penggunaan Data
Catat sistem, spreadsheet, departemen, atribut, pemilik proses, serta dokumen yang menggunakandata pelanggan data pelanggan, pemasok, produk, atau lokasi.
2. Tetapkan Standar Identitas dan Atribut Wajib
Sepakati aturan penamaan, format alamat, satuan barang, nomor identitas, dan field wajib agar data yang dibuat setiap departemen mengikuti standar yang sama.
3. Tentukan Catatan Utama dan Sumber Kebenaran
Bandingkan bukti, tanggal pembaruan, dan kebutuhan proses sebelum memilih catatan utama untuk setiap atribut data.
4. Bersihkan Duplikasi dan Simpan Pemetaan Kode Lama
Gabungkan catatan yang terbukti merujuk pada entitas sama dan simpan pemetaan kode lama ke kode utama untuk penelusuran transaksi historis.
5. Periksa Transaksi yang Masih Terbuka
Periksa pesanan, purchase order, pengiriman, penerimaan barang, invoice, pembayaran, dan retur yang masih mengacu pada catatan lama sebelum kode tersebut dinonaktifkan.
6. Tetapkan Pemilik Data dan Alur Persetujuan
Tentukan pihak yang bertanggung jawab untuk membuat, mengubah, memvalidasi, menyetujui, dan menonaktifkan data induk.
7. Pantau Kualitas Data Setelah Perubahan
Ukur duplikasi baru, kelengkapan atribut wajib, dan transaksi yang masih memakai kode lama agar kualitas data tetap terjaga.
Bagaimana Mencegah Data Kembali Terpecah?
Setelah catatan utama ditetapkan, perusahaan perlu mengendalikan titik masuk data baru dan memastikan setiap perubahan memiliki pemilik serta riwayat.
Gunakan formulir standar:
Formulir pelanggan, pemasok, dan produk perlu memakai field wajib yang sama.
Periksa kemungkinan duplikasi:
Sistem perlu membantu pengguna menemukan catatan serupa sebelum membuat data baru.
Tetapkan hak akses:
Perubahan atribut penting hanya dapat dilakukan oleh pengguna yang memiliki tanggung jawab terkait.
Simpan audit trail:
Riwayat perubahan membantu perusahaan mengetahui siapa yang mengubah data dan kapan perubahan dilakukan.
Tinjau pengecualian:
Data sementara atau perubahan mendesak perlu diperiksa kembali agar tidak menjadi catatan permanen kedua.
Satukan Data Bisnis Antar Departemen dengan EQUIP
Data pelanggan, pemasok, produk, persediaan, dan transaksi perlu digunakan secara konsisten agar setiap departemen memiliki rujukan yang sama.
EQUIP membantu perusahaan menghubungkan data operasional dan keuangan dalam satu sistem sehingga informasi yang digunakan sales, procurement, gudang, dan finance dapat dikelola secara terpusat.
Data pelanggan terpusat:
Membantu tim menggunakan identitas pelanggan yang sama pada penjualan, penagihan, dan pelaporan.
Data pemasok yang konsisten:
Memudahkan pencocokan purchase order, penerimaan barang, invoice, dan pembayaran.
Visibilitas persediaan:
Membantu tim melihat informasi stok berdasarkan data yang digunakan dalam proses operasional.
Transaksi yang terhubung:
Menghubungkan pesanan, pengiriman, invoice, pembayaran, dan returretur dalam alur yang lebih mudah ditelusuri.
Laporan terintegrasi:
Memberikan rujukan yang sama untuk memantau aktivitas operasional dan kondisi keuangan.
Riwayat perubahan:
Membantu perusahaan menelusuri perubahan data dan transaksi sesuai kebutuhan pengawasan internal.
Dengan data yang lebih konsisten, perusahaan dapat mengurangi pemeriksaan manual dan mempercepat pengambilan keputusan berdasarkan informasi yang sama.
Kesimpulan
Master data management membantu perusahaan menyatukan data pelanggan, pemasok, produk, dan lokasi yang digunakan oleh berbagai departemen.
Prosesnya perlu mencakup penetapan standar, pembersihan duplikasi, pemetaan kode lama, pemeriksaan transaksi terbuka, persetujuan perubahan, dan pemantauan kualitas data.
Data management mencakup pengelolaan berbagai jenis data perusahaan. Master data management berfokus pada entitas inti yang dipakai berulang, seperti pelanggan, produk, pemasok, dan lokasi.
Tidak. Perusahaan dapat memulai dari satu domain data yang paling bermasalah, menetapkan standar dan pemiliknya, lalu menghubungkan perubahan tersebut dengan sistem yang sudah digunakan.
Jangan sebelum transaksi dan dokumen terkait diperiksa. Simpan pemetaan kode lama dan pertahankan jejak dokumen historis sesuai kebijakan perusahaan.
Pesanan, invoice, pembayaran, dan retur dapat masih menggunakan kode lama. Jika kode langsung dinonaktifkan, transaksi tersebut berisiko sulit ditelusuri dalam laporan.
Berbekal pengalaman lebih dari 8 tahun di dunia ERP dan pengembangan sistem, Firman telah banyak mendampingi perusahaan dalam mengoptimalkan operasional bisnis yang kompleks. Kini, sebagai Senior ERP Consultant di EQUIP ERP, ia membantu perusahaan membangun sistem yang selaras dengan kebutuhan lapangan, mulai dari pengelolaan proyek konstruksi hingga proses operasional manufaktur seperti perencanaan produksi, pengendalian persediaan, pengadaan, dan integrasi antar divisi. Pengalamannya sebagai Software Developer di Danone memberinya pemahaman yang kuat terhadap kebutuhan industri yang menuntut efisiensi tinggi, akurasi data, dan koordinasi proses yang rapi. Didukung latar belakang akademis Master of Data Analytics (Universitas Bina Nusantara) dan Bachelor of Information Systems (Universitas Gunadarma), Firman menggabungkan pemahaman bisnis dan teknologi untuk menghadirkan solusi ERP yang relevan, terukur, dan aplikatif.
EQUIP mengikuti standar editorial yang ketat dan menggunakan sumber utama seperti regulasi, panduan industri, dan publikasi terpercaya.
