Rapat pemilihan ERP biasanya berjalan lancar sampai satu pertanyaan muncul, sistemnya nanti ditaruh di mana? ERP on premise adalah salah satu jawaban dari pertanyaan tersebut, Model ini menempatkan seluruh sistem di infrastruktur milik perusahaan sendiri, lengkap dengan tanggung jawab yang menyertainya.
Artikel ini membahas definisinya, komponen yang harus disiapkan, bedanya dengan cloud dan istilah lain yang sering tertukar, serta aturan di Indonesia yang ikut memengaruhi keputusan tersebut.
Key Takeaways
ERP on premise berarti sistem ERP dipasang di server milik perusahaan sendiri.
Perusahaan perlu menyiapkan server, jaringan, backup, dan tim IT untuk merawat sistem.
Server internal tidak otomatis membuat perusahaan patuh pada UU PDP maupun PP 71/2019.
Cloud ERP memindahkan beban infrastruktur ke penyedia, sehingga tim bisa fokus pada proses bisnis.
- Apa Itu ERP On Premise?
- Perbedaan ERP On Premise, Cloud, dan Hybrid
- On Premise, Private Cloud, atau Hosted
- Komponen yang Dibutuhkan untuk Menjalankan ERP On Premise
- Kelebihan dan Kekurangan ERP On Premise
- Aturan di Indonesia yang Memengaruhi Pilihan On Premise
- Kapan Perusahaan Sebaiknya Mempertimbangkan ERP On Premise?
- Kesimpulan
Apa Itu ERP On Premise?
ERP on premise adalah model penerapan ERP yang seluruh perangkat lunaknya dipasang dan dijalankan di server milik perusahaan sendiri, baik di ruang server kantor maupun di pusat data yang disewa perusahaan. Semua data tersimpan di infrastruktur tersebut, dan pengelolaannya berada di tangan tim internal atau vendor yang ditunjuk perusahaan.
Yang sering luput dipahami, on premise bukan jenis ERP, melainkan model penempatan. Satu sistem terintegrasi perusahaan yang sama bisa dijalankan secara on premise di satu perusahaan dan berbasis cloud di perusahaan lain. Perbedaan utamanya adalah siapa yang memiliki servernya dan siapa yang bertanggung jawab menjaganya tetap hidup.
Perbedaan ERP On Premise, Cloud, dan Hybrid
Tiga model penempatan ini punya konsekuensi berbeda pada kendali, kecepatan penerapan, dan pembagian tanggung jawab. Memahami perbedaannya lebih berguna daripada mencari mana yang paling unggul, karena masing-masing cocok untuk kondisi perusahaan yang berbeda.
Tabel berikut merangkum perbandingannya dari aspek yang paling sering ditanyakan saat evaluasi.
| Aspek | On Premise | Cloud | Hybrid |
|---|---|---|---|
| Lokasi server | Milik perusahaan | Milik penyedia layanan | Terbagi antara keduanya |
| Pengelola sistem | Tim internal perusahaan | Penyedia layanan | Dibagi sesuai kesepakatan |
| Pola pengeluaran | Investasi besar di awal | Biaya berkala | Campuran keduanya |
| Waktu penerapan | Lebih panjang karena menyiapkan infrastruktur | Lebih singkat | Bertahap per modul |
| Ruang kustomisasi | Sangat luas | Terbatas pada platform | Bervariasi per komponen |
| Penambahan kapasitas | Perlu pengadaan perangkat baru | Diatur penyedia | Fleksibel sesuai bagian |
| Ketergantungan internet | Rendah untuk operasional inti | Tinggi | Sebagian |
| Tanggung jawab keamanan | Sepenuhnya perusahaan | Dibagi dengan penyedia | Terbagi per lapisan |
On Premise, Private Cloud, atau Hosted
Tiga istilah ini sering dipakai bergantian padahal maknanya berbeda. Kekeliruan memahaminya bisa membuat perusahaan mengira sudah memenuhi syarat kendali data padahal kondisinya tidak seperti itu.
Berikut pembeda utamanya agar lebih mudah diingat saat berdiskusi dengan vendor maupun tim internal.
1. On Premise
Perangkat keras dimiliki perusahaan dan berada di lokasi yang dikuasai perusahaan. Perusahaan memegang kendali fisik atas mesin tempat data tersimpan, sekaligus menanggung seluruh perawatannya.
2. Private Cloud
Sumber daya komputasi tetap terpisah dan hanya dipakai satu organisasi, tetapi infrastrukturnya bisa berada di fasilitas penyedia. Perusahaan mendapat isolasi lingkungan tanpa harus memiliki perangkat kerasnya sendiri.
3. Hosted atau Managed
Perangkat lunak dijalankan di server yang disewa dan dikelola pihak ketiga atas nama perusahaan. Model ini terlihat seperti on premise dari sisi lisensi, namun kendali fisik dan operasional hariannya berada di tangan penyedia.
Komponen yang Dibutuhkan untuk Menjalankan ERP On Premise
Memilih on premise berarti perusahaan menyiapkan seluruh fondasi teknis yang biasanya disediakan penyedia layanan cloud. Daftar berikut menjelaskan apa saja yang perlu ada dan mengapa masing-masing dibutuhkan.
Kelima komponen ini saling bergantung, sehingga satu bagian yang lemah akan menurunkan keandalan keseluruhan sistem.
Server dan Infrastruktur Fisik
Server menjadi tempat aplikasi dan basis data berjalan, dan kapasitasnya perlu disesuaikan dengan jumlah pengguna serta volume transaksi. Ruang penempatannya juga menuntut pendinginan yang stabil dan pasokan listrik cadangan agar sistem tidak berhenti saat aliran listrik terganggu.
Sistem Operasi dan Basis Data
Di atas server berjalan sistem operasi dan basis data yang menyimpan seluruh catatan transaksi perusahaan. Pilihan basis data memengaruhi kecepatan pemrosesan dan kebutuhan lisensi, sehingga pemetaan database perusahaan sebaiknya dilakukan sebelum pengadaan server.
Jaringan dan Pengaturan Akses
Sistem on premise perlu jaringan internal yang stabil agar bisa diakses seluruh divisi. Jika perusahaan punya cabang, dibutuhkan jalur khusus atau koneksi aman supaya lokasi lain tetap bisa masuk ke sistem tanpa membuka celah keamanan baru.
Pencadangan dan Pemulihan Bencana
Data perlu dicadangkan secara berkala dan disimpan di lokasi terpisah dari server utama. Tanpa rencana pemulihan yang diuji rutin, satu kerusakan perangkat keras bisa menghentikan operasional lebih lama dari perkiraan.
Tim IT Internal
Semua komponen di atas membutuhkan orang yang merawatnya, mulai dari pembaruan keamanan, pemantauan performa, hingga penanganan gangguan di luar jam kerja. Ketersediaan tim ini sering menjadi faktor penentu apakah on premise realistis untuk sebuah perusahaan.
Kelebihan dan Kekurangan ERP On Premise
ERP on premise memberi perusahaan kendali lebih besar atas sistem, data, dan infrastruktur. Namun, model ini juga menuntut kesiapan biaya, tim IT, dan pengelolaan keamanan yang lebih matang.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
| Kendali penuh atas data, akses, dan keamanan sistem. | Pengelolaan server, backup, dan keamanan menjadi tanggung jawab internal. |
| Kustomisasi lebih fleksibel untuk alur kerja yang kompleks. | Kustomisasi mendalam dapat mempersulit pemeliharaan jangka panjang. |
| Tetap beroperasi via jaringan lokal meski internet terputus. | Gangguan server internal harus ditangani sendiri tanpa dukungan cloud. |
| Performa dapat disesuaikan dengan kapasitas server perusahaan. | Investasi awal besar — mencakup hardware, lisensi, dan biaya implementasi. |
Aturan di Indonesia yang Memengaruhi Pilihan On Premise
Di Indonesia, pilihan ERP on premise sering berkaitan dengan kepatuhan, bukan hanya kesiapan teknis. Perusahaan perlu memperhatikan UU PDP, PP 71/2019 tentang penyelenggaraan sistem elektronik, serta aturan tambahan dari regulator sektor tertentu.
menempatkan server di kantor sendiri tidak otomatis membuat perusahaan patuh. Kepatuhan tetap ditentukan oleh cara data dikelola, dilindungi, dicadangkan, dan didokumentasikan.
Karena itu, keputusan on premise perlu mempertimbangkan kebijakan perlindungan data bisnis yang jelas, bukan sekadar pemilihan lokasi server.
Kapan Perusahaan Sebaiknya Mempertimbangkan ERP On Premise?
Tidak ada jawaban tunggal yang berlaku untuk semua perusahaan. Namun ada pola kondisi yang membuat on premise masuk akal, dan ada pola lain yang justru menjadi tanda sebaliknya.
Gunakan tabel berikut sebagai bahan pemeriksaan awal sebelum menentukan arah.
| Kondisi Perusahaan | Arah yang Lebih Masuk Akal | Alasan |
|---|---|---|
| Kebijakan internal mengharuskan data berada di infrastruktur sendiri | On premise | Kendali fisik atas server menjadi syarat yang tidak bisa dinegosiasikan |
| Alur kerja sangat spesifik dan menuntut modifikasi mendalam | On premise | Ruang kustomisasi lebih luas dibanding platform bersama |
| Pabrik atau lokasi operasional berada di daerah dengan internet tidak stabil | On premise | Operasional inti tetap berjalan lewat jaringan lokal |
| Belum memiliki tim IT yang dapat menjaga sistem sepanjang waktu | Cloud | Perawatan dan penanganan gangguan ditangani penyedia |
| Berencana menambah cabang dalam waktu dekat | Cloud | Penambahan pengguna dan lokasi tidak menunggu pengadaan perangkat |
| Sistem dibutuhkan berjalan dalam hitungan minggu | Cloud | Tidak ada jeda penyiapan infrastruktur fisik |
Kesimpulan
ERP on premise adalah model penempatan sistem di infrastruktur milik perusahaan sendiri, bukan jenis ERP yang berbeda. Jadi, yang perlu dibandingkan bukan hanya “server sendiri atau sewa”, tetapi apakah perusahaan siap menanggung biaya, keamanan, backup, dan perawatan sistem dalam jangka panjang.
Pilihan terbaik bukan selalu yang paling murah atau paling aman di atas kertas. Perusahaan perlu menilai tanggung jawab mana yang sanggup dipegang selama beberapa tahun ke depan, agar tidak terjebak biaya infrastruktur mendadak atau ketergantungan pada satu tim teknis saja.
FAQ Seputar ERP On Premise
