Pengiriman barang dapat menimbulkan masalah ketika pesanan, stok, dokumen gudang, dan bukti penerimaan tidak berada dalam satu alur yang jelas. Selisih jumlah, pengiriman bertahap, barang rusak, atau dokumen yang terlambat kembali dapat menyulitkan perusahaan saat melakukan rekonsiliasi.
Artikel ini membahas pengertian delivery order, perbedaannya dengan purchase order, peran DO dalam supply chain management, serta cara mengelola dan mengendalikan dokumen supply chain agar setiap pengiriman lebih mudah ditelusuri.
Key Takeaways
Delivery order adalah dokumen operasional untuk mengatur pengeluaran atau pengiriman barang.
Purchase order digunakan untuk memesan barang, sedangkan delivery order digunakan untuk memproses pengirimannya.
DO membantu menghubungkan pesanan, gudang, pengiriman, penerimaan, retur, dan penagihan.
Kontrol dokumen supply chain membutuhkan nomor unik, referensi transaksi, status, bukti penerimaan, dan riwayat perubahan.
Delivery order (DO) adalah dokumen instruksi penyiapan dan pengiriman barang setelah pesanan dikonfirmasi. Isinya mencakup penerima, tujuan, rincian barang, jumlah, serta referensi pesanan.
Format DO berbeda antarperusahaan, baik sebagai instruksi internal gudang maupun digabungkan dengan surat jalan. Dokumen ini membantu memastikan barang yang dikirim sesuai pesanan dan memudahkan pencatatan proses pengiriman.
Perbedaan Delivery Order, Surat Jalan, dan Invoice
Delivery order, surat jalan, dan invoice sering muncul dalam transaksi yang sama. Namun, ketiganya memiliki fungsi yang berbeda dalam alur operasional dan keuangan.
Dokumen
Fungsi
Tahap penggunaan
Harga tercantum?
Purchase order
Memesan barang atau jasa kepada pemasok.
Sebelum pemenuhan pesanan.
Biasanya tercantum.
Delivery order
Memberi instruksi untuk mengeluarkan atau mengirim barang.
Saat barang disiapkan.
Umumnya tidak.
Surat jalan
Menyertai dan mencatat barang selama pengiriman.
Saat barang keluar dan dalam perjalanan.
Umumnya tidak.
Invoice
Menagihkan nilai barang atau jasa.
Setelah transaksi atau pengiriman memenuhi syarat penagihan.
Ya.
Dalam praktiknya, satu formulir dapat digunakan untuk fungsi delivery order dan surat jalan. Jika hal ini dilakukan, perusahaan tetap perlu menetapkan siapa yang menyetujui barang keluar dan siapa yang mengonfirmasi penerimaan.
Peran Delivery Order dalam Supply Chain Management
Delivery order menghubungkan pesanan dengan pergerakan barang secara fisik. Dokumen ini membantu setiap bagian memahami barang yang harus disiapkan, jumlah yang dikirim, tujuan pengiriman, serta transaksi yang menjadi sumbernya.
1. Menjadi dasar pengeluaran barang
DO memberi dasar bagi gudang untuk mengambil dan mengeluarkan barang. Petugas dapat mencocokkan barang yang diproses dengan dokumen sebelum pengiriman dilakukan.
2. Menghubungkan pesanan dengan gudang
Referensi DO membantu menghubungkan pesanan pelanggan dengan aktivitas picking, packing, dan barang keluar. Hal ini mengurangi risiko barang diproses tanpa sumber transaksi yang jelas.
3. Membantu pemeriksaan sebelum pengiriman
Tim gudang dapat menggunakan DO untuk memeriksa jenis barang, jumlah, satuan, batch, nomor seri, atau kondisi barang sesuai kebutuhan operasional.
4. Mendukung pengiriman parsial
Apabila barang tidak dapat dikirim sekaligus, perusahaan dapat membuat DO berdasarkan jumlah yang benar-benar dikirim. Sisa pesanan tetap tercatat untuk pengiriman berikutnya.
5. Mendukung pembaruan stok
Delivery order dapat menjadi bagian dari pencatatan barang keluar. Waktu pengurangan stok perlu mengikuti alur dan kebijakan sistem yang digunakan perusahaan.
6. Menyediakan jejak penelusuran
DO membantu perusahaan menelusuri kapan barang disiapkan, siapa yang memproses, berapa jumlah yang dikirim, dan dokumen apa yang berkaitan dengan pengiriman tersebut.
7. Membantu penanganan selisih dan retur
Jika jumlah barang berbeda, barang rusak, atau sebagian barang dikembalikan, DO dapat digunakan sebagai referensi untuk memeriksa penyebab dan mencatat tindak lanjut.
8. Mendukung rekonsiliasi sebelum penagihan
DO dapat menjadi salah satu dokumen yang diperiksa sebelum invoice diterbitkan. Namun, DO tidak otomatis membuktikan bahwa barang telah diterima. Perusahaan tetap memerlukan bukti penerimaan sesuai prosedurnya.
Contoh Pengiriman Parsial dengan Delivery Order
Misalnya, pelanggan memesan 100 unit barang. Karena persediaan atau kapasitas pengiriman terbatas, perusahaan mengirimkan 60 unit terlebih dahulu dan 40 unit pada pengiriman berikutnya.
Tahap
Jumlah
Dokumen atau catatan
Pesanan awal
100 unit
Purchase order atau sales order.
Pengiriman pertama
60 unit
DO pertama dan surat jalan pertama.
Sisa pesanan
40 unit
Status sisa atau backorder.
Pengiriman kedua
40 unit
DO kedua dan surat jalan kedua.
Jika dua unit rusak saat penerimaan, jumlah dikirim, jumlah diterima, jumlah diterima dalam kondisi baik, jumlah diretur, dan jumlah pengganti perlu dicatat secara terpisah. Pencatatan ini membantu perusahaan membedakan sisa pesanan dari kerusakan atau retur.
Otomasikan Delivery Order dengan EQUIP SCM
Pengelolaan delivery order membutuhkan koordinasi antara penjualan, gudang, logistik, inventory, dan keuangan. EQUIP membantu perusahaan menghubungkan data operasional agar proses pengiriman lebih mudah dipantau dari satu sistem.
Halaman resmi
EQUIP SCM menyebut kemampuan untuk mengelola operasi stok, proses pick, pack, delivery, retur, transfer antar gudang, dan pemantauan status pengiriman.
Proses pick, pack, dan delivery: mengatur pengambilan barang dari lokasi penyimpanan, pengepakan sesuai pesanan, hingga proses pengiriman kepada pelanggan.
Pemantauan pergerakan stok: mencatat barang yang keluar untuk delivery sehingga tim dapat membandingkan stok tersedia dengan jumlah yang dipesan dan dikirim.
Pengelolaan retur barang: mencatat barang yang dikembalikan, termasuk menelusuri dampaknya terhadap stok dan transaksi pengiriman sebelumnya.
Transfer antar gudang: mengatur perpindahan barang antar lokasi gudang agar ketersediaan stok untuk memenuhi delivery order tetap dapat dipantau.
Status pengiriman real-time: membantu tim melihat perkembangan delivery, mulai dari barang diproses, siap dikirim, hingga status pengiriman selesai.
Integrasi delivery order dan inventory: menghubungkan informasi pengiriman dengan data barang, jumlah stok, retur, dan perpindahan inventory dalam satu alur.
Pelacakan selisih pengiriman: membantu menindaklanjuti perbedaan antara jumlah yang dipesan, dipicking, dikirim, dan diterima berdasarkan riwayat transaksi.
Pemusatan data operasional: menyediakan informasi yang dapat diakses oleh tim penjualan, gudang, logistik, dan keuangan sehingga pencatatan berulang dapat dikurangi.
Dengan data yang lebih terintegrasi, perusahaan dapat mengurangi pencatatan berulang, memeriksa status pengiriman dengan lebih cepat, dan menindaklanjuti selisih atau retur berdasarkan riwayat transaksi.
Kesimpulan
Delivery order mengatur pengeluaran dan pengiriman barang, sedangkan purchase order digunakan untuk memesan barang kepada pemasok.
Dalam SCM, DO menghubungkan pesanan, stok, gudang, pengiriman, retur, dan penagihan. EQUIP membantu mengelolanya dalam satu sistem.
Delivery order adalah dokumen operasional yang berisi instruksi untuk menyiapkan, mengeluarkan, atau mengirimkan barang kepada pihak tertentu.
Purchase order dibuat oleh pembeli untuk memesan barang kepada pemasok, sedangkan delivery order dibuat untuk mengatur pengeluaran atau pengiriman barang.
Bisa. Satu pesanan dapat dipenuhi secara bertahap sehingga setiap pengiriman memiliki delivery order tersendiri.
Tidak selalu. Delivery order dapat berfungsi sebagai instruksi pengeluaran barang, sedangkan surat jalan biasanya menyertai barang selama perjalanan dan digunakan saat penerimaan.
Belum tentu. Delivery order menunjukkan bahwa barang diperintahkan atau diproses untuk dikirim. Bukti penerimaan tetap memerlukan tanda tangan, konfirmasi digital, atau dokumen penerimaan sesuai prosedur perusahaan.
Risikonya meliputi selisih stok, pengiriman ganda, barang tertukar, sisa pesanan yang tidak terlacak, kesulitan memeriksa retur, dan invoice yang tidak sesuai dengan barang yang diterima.
Rian adalah Senior ERP Consultant dengan pengalaman lebih dari 10 tahun dalam mengoptimalkan manajemen persediaan di berbagai industri. Dengan sertifikasi CPIM (Certified in Planning and Inventory Management), Rian memiliki keahlian dalam perencanaan persediaan, pengendalian stok, serta integrasi sistem ERP untuk mendukung efisiensi rantai pasok.
EQUIP mengikuti standar editorial yang ketat dan menggunakan sumber utama seperti regulasi, panduan industri, dan publikasi terpercaya.
