Sistem payroll terlihat sederhana di permukaan, tetapi kesalahan paling sering muncul saat data kehadiran, tanggal kerja, lembur, dan potongan tidak sinkron. Perusahaan biasanya menghitung gaji per bulan kalender, sementara dasar hak upah tetap mengikuti hubungan kerja dan data yang benar di periode tersebut.
Artikel ini membahas komponen payroll, tahapan proses, aturan yang perlu diperhatikan, dan contoh perhitungan dari bruto sampai take home pay.
Key Takeaways
Hak upah timbul saat hubungan kerja terjadi, bukan saat bulan kalender dimulai atau berakhir.
Pisahkan komponen yang peka tanggal dari komponen tetap agar sumber salah hitung mudah ditemukan.
Potongan BPJS Ketenagakerjaan dari gaji karyawan hanya 3 persen, yaitu JHT 2 persen dan JP 1 persen.
Satu kesalahan tanggal di awal merambat menjadi empat angka yang keliru di slip gaji.
- Apa Itu Sistem Payroll?
- Sistem Payroll dan Sistem Penggajian, Apa Bedanya?
- Komponen dalam Sistem Payroll
- Tahapan Proses Payroll
- Contoh Perhitungan Payroll dari Bruto sampai Take Home Pay
- Aturan Penggajian di Indonesia yang Wajib Dipenuhi
- Kesalahan Payroll Manual dan Urutan Kegagalannya
- Kapan Berhenti Pakai Spreadsheet dan Beralih ke Sistem
- Kesimpulan
Apa Itu Sistem Payroll?
Sistem payroll adalah rangkaian proses yang menghitung, memotong, membayar, dan mencatat upah karyawan berdasarkan hubungan kerja dalam satu periode tertentu.
Intinya adalah pada hubungan kerja, bukan bulan kalender. Pasal 88A ayat (1) UU Ketenagakerjaan menegaskan bahwa hak atas upah timbul saat hubungan kerja terjadi dan berakhir saat hubungan kerja putus.
Karena itu, karyawan yang mulai bekerja di tengah bulan tidak berhak atas gaji penuh, dan karyawan yang resign tetap dibayar sampai hari terakhir. Bulan hanya menjadi wadah pelaporan, sedangkan dasar hitungnya adalah hubungan kerja.
Sistem Payroll dan Sistem Penggajian, Apa Bedanya?
Secara praktis, payroll dan penggajian merujuk pada hal yang sama. Yang berbeda biasanya hanya cara orang menyebutnya. Payroll lebih sering dipakai untuk menyebut sistem atau aplikasinya, sedangkan penggajian lebih sering dipakai untuk menyebut prosesnya.
Kalau yang dibahas adalah software, orang biasanya bertanya sistem payroll apa yang dipakai. Kalau yang dibahas adalah alurnya, orang biasanya bertanya bagaimana proses penggajian dijalankan dari awal sampai slip gaji terbit.
| Istilah | Umumnya menunjuk pada |
|---|---|
| Sistem payroll | Perangkat atau sistem yang menjalankan perhitungan gaji |
| Sistem penggajian | Alur dan prosedur penggajian di perusahaan |
Yang perlu dibedakan justru software payroll dan software HRIS, karena cakupan keduanya memang berbeda. Pembahasannya ada di artikel perbedaan software payroll dan HRIS.
Komponen dalam Sistem Payroll
Komponen payroll biasanya dikelompokkan menjadi penambah dan pengurang. Pengelompokan itu benar, tapi kurang berguna saat perusahaan mulai sering salah hitung. Cara yang lebih membantu adalah memisahkan komponen yang peka terhadap tanggal dari komponen yang tetap.
Komponen peka tanggal berubah nilainya kalau jumlah hari kerja berubah. Komponen tetap tidak, atau berubah mengikuti persentase upah secara proporsional.
| Komponen | Sifat | Peka tanggal? |
|---|---|---|
| Gaji pokok | Penambah | Ya, saat prorata berlaku |
| Tunjangan tetap | Penambah | Ya, ikut prorata |
| Tunjangan tidak tetap | Penambah | Ya, tergantung kehadiran |
| Upah lembur | Penambah | Ya, dihitung per jam |
| Potongan JHT dan JP | Pengurang | Tidak, persentase dari upah |
| Potongan BPJS Kesehatan | Pengurang | Tidak, persentase dari upah |
| PPh 21 | Pengurang | Tidak langsung, mengikuti bruto |
1. Gaji pokok dan tunjangan
Gaji pokok adalah imbalan dasar yang disepakati di perjanjian kerja. Tunjangan tetap dibayarkan rutin tanpa syarat kehadiran, misalnya tunjangan jabatan. Tunjangan tidak tetap bergantung pada kondisi tertentu, misalnya uang makan harian yang hanya dibayar saat karyawan masuk. Pembahasan lebih luas soal jenis imbalan ada di artikel kompensasi karyawan.
2. Potongan BPJS Ketenagakerjaan
Berdasarkan ketentuan BPJS Ketenagakerjaan, iuran JHT sebesar 5,7 persen dari upah, dengan 3,7 persen ditanggung perusahaan dan 2 persen dipotong dari karyawan. JP sebesar 3 persen, dengan porsi 2 persen perusahaan dan 1 persen karyawan.
Khusus JP, dasar hitung iuran punya batas upah. Jika upah karyawan melebihi batas tersebut, payroll memakai angka batas yang berlaku pada periode berjalan, bukan upah sebenarnya.
JKK sebesar 0,24 sampai 1,74 persen, JKM sebesar 0,3 persen, dan JKP tidak memotong gaji karyawan. Jadi, total potongan BPJS Ketenagakerjaan dari karyawan hanya 3 persen.
3. Potongan BPJS Kesehatan
Iuran BPJS Kesehatan untuk pekerja penerima upah sebesar 5 persen dari upah bulanan, dibagi 4 persen ditanggung pemberi kerja dan 1 persen dipotong dari karyawan. Batas upah yang dipakai sebagai dasar perhitungan adalah Rp12.000.000 sesuai Peraturan Presiden Nomor 64 Tahun 2020.
Tabel berikut merangkum mana yang benar-benar memotong gaji karyawan dan mana yang tidak. Pembedaan ini penting karena mencantumkan program yang tidak dipotong ke kolom potongan akan mengurangi take home pay tanpa dasar.
| Program | Total iuran | Dipotong dari karyawan | Ditanggung perusahaan |
|---|---|---|---|
| BPJS Kesehatan | 5% | 1% |
4% |
| Jaminan Hari Tua | 5,7% | 2% |
3,7% |
| Jaminan Pensiun | 3% | 1% |
2% |
| Jaminan Kecelakaan Kerja | 0,24%–1,74% | Tidak ada |
Seluruhnya |
| Jaminan Kematian | 0,30% | Tidak ada |
Seluruhnya |
| Jaminan Kehilangan Pekerjaan | 0,36% | Tidak ada |
Tidak menambah beban iuran baru |
4. PPh 21
Pajak penghasilan dipotong dari penghasilan bruto bulanan. Sejak 1 Januari 2024 metodenya berubah, dan perubahan itu dibahas di bagian aturan.
Tahapan Proses Payroll
Proses payroll berjalan dalam tiga tahap. Cara paling berguna memahaminya bukan sebagai urutan pekerjaan, melainkan sebagai tiga titik kontrol tanggal. Setiap tahap memastikan angka yang lewat sudah mencerminkan hari kerja yang sebenarnya.
1. Pra-penggajian
Tahap ini memastikan seluruh data yang digunakan sudah lengkap dan sesuai periode penggajian. HR perlu memperbarui data karyawan, menetapkan cut off, menarik data kehadiran dari pencatatan kehadiran karyawan, memvalidasi lembur, dan mencatat perubahan gaji atau tunjangan.
Data yang belum diperbarui pada tahap ini akan memengaruhi hasil perhitungan berikutnya. Karena itu, payroll sebaiknya dikunci setelah seluruh perubahan diverifikasi.
2. Penggajian
Di tahap ini angka mulai dihitung. Urutannya dimulai dari menjumlahkan seluruh penghasilan menjadi gaji bruto, menghitung PPh 21 atas bruto tersebut, menghitung iuran BPJS berdasarkan upah, mengurangi potongan internal seperti pinjaman karyawan atau denda keterlambatan, lalu menentukan take home pay.
Sebelum pembayaran dijalankan, hasil perhitungan perlu direview dan disetujui pihak berwenang. Review ini bukan formalitas. Di sinilah selisih akibat karyawan baru, karyawan resign, atau lembur yang belum masuk biasanya ketahuan.
3. Pasca-penggajian
Setelah gaji ditransfer, pekerjaan belum selesai. Perusahaan wajib menerbitkan slip gaji, lalu mencatat pengeluaran ke pembukuan, rekonsiliasi dengan mutasi bank, dan menyiapkan pelaporan pajak serta iuran. Rekap bulanannya biasanya masuk ke laporan bulanan HRD.
Contoh Perhitungan Payroll dari Bruto sampai Take Home Pay
Angka membuat semuanya lebih jelas. Berikut satu contoh yang bisa diikuti baris per baris.
Skenarionya, seorang karyawan lajang tanpa tanggungan dengan status PTKP TK/0, gaji pokok Rp8.000.000, dan tunjangan transport tetap Rp500.000 per bulan. Upah yang menjadi dasar perhitungan iuran adalah gaji pokok ditambah tunjangan tetap, yaitu Rp8.500.000.
| Uraian | Perhitungan | Jumlah |
|---|---|---|
| Gaji pokok | — | Rp8.000.000 |
| Tunjangan transport tetap | — | Rp500.000 |
| Gaji bruto |
— | Rp8.500.000 |
| Potongan JHT | 2% × Rp8.500.000 | (Rp170.000) |
| Potongan Jaminan Pensiun | 1% × Rp8.500.000 | (Rp85.000) |
| Potongan BPJS Kesehatan | 1% × Rp8.500.000 | (Rp85.000) |
| PPh 21 | Tarif TER kategori A × Rp8.500.000 | Sesuai lampiran PMK 168/2023 |
| Take home pay sebelum PPh 21 |
Bruto dikurangi tiga potongan iuran | Rp8.160.000 |
Jika gaji bruto Rp8.500.000 dan bulan berisi 30 hari, maka perhitungannya 15/30 x Rp8.500.000 = Rp4.250.000.
Perusahaan bisa memakai hari kalender atau hari kerja efektif, selama rumusnya tertulis jelas di perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau PKB, lalu diterapkan konsisten.
Aturan Penggajian di Indonesia yang Wajib Dipenuhi
Aturan payroll di Indonesia tersebar di beberapa peraturan. Yang berikut ini adalah yang paling langsung memengaruhi proses hitungnya.
| Aturan | Isi ketentuan | Dampak ke proses payroll |
|---|---|---|
| UU 13/2003 Pasal 88A ayat (1) | Hak upah timbul saat hubungan kerja terjadi dan berakhir saat hubungan kerja putus | Dasar hukum perhitungan prorata |
| UU 13/2003 Pasal 88A ayat (3) | Pengusaha wajib membayar upah sesuai kesepakatan | Komponen gaji harus mengikuti perjanjian kerja |
| PP 36/2021 Pasal 9 | THR keagamaan wajib dibayar paling lambat 7 hari sebelum hari raya | Ada siklus pembayaran tambahan di luar payroll bulanan |
| PP 36/2021 Pasal 53 | Wajib memberikan bukti pembayaran upah berisi rincian | Slip gaji bersifat wajib, bukan opsional |
| PP 58/2023 dan PMK 168/2023 | PPh 21 bulanan memakai Tarif Efektif Rata-rata sejak 1 Januari 2024 | Ada dua metode perhitungan dalam satu tahun pajak |
| Ketentuan BPJS Ketenagakerjaan | JHT 2 persen dan JP 1 persen dipotong dari karyawan, JKK dan JKM ditanggung perusahaan | Hanya 3 persen yang memotong gaji karyawan |
Perusahaan perlu memastikan aturan yang dipakai selalu mengikuti ketentuan terbaru pada periode berjalan. Jika ada perubahan regulasi, pembaruan rumus payroll sebaiknya dilakukan sebelum proses gaji berikutnya berjalan.
Kesalahan Payroll Manual dan Urutan Kegagalannya
Kesalahan payroll biasanya tidak berdiri sendiri. Masalahnya sering dimulai dari data dasar yang tidak akurat, lalu memengaruhi komponen lain di bawahnya.
Kalau jumlah hari kerja salah dicatat, prorata gaji pokok ikut meleset. Karena tunjangan tetap juga ikut dihitung berdasarkan periode yang sama, nilainya bisa berubah. Lembur yang dihitung dari basis jam kerja yang keliru akan menambah selisihnya. Dari situ, gaji bruto ikut berubah.
Setelah bruto salah, PPh 21 dan iuran BPJS yang dihitung berdasarkan upah juga ikut bergeser. Satu kesalahan tanggal di awal bisa berujung pada beberapa angka yang keliru di slip gaji.
| Titik gagal | Yang salah | Merambat ke |
|---|---|---|
| 1. Prorata | Jumlah hari kerja tidak akurat | Gaji pokok dan tunjangan tetap |
| 2. Lembur | Jam lembur dihitung dari basis yang salah | Gaji bruto |
| 3. PPh 21 | Tarif dikalikan ke bruto yang salah | Potongan pajak |
| 4. BPJS | Persentase dihitung dari upah yang salah | Potongan iuran dan pelaporan |
Koreksinya pun tidak murah. Selisih yang baru ketahuan setelah gaji ditransfer harus diperbaiki di periode berikutnya, dan setiap koreksi menurunkan kepercayaan karyawan terhadap ketelitian perusahaan.
Kapan Berhenti Pakai Spreadsheet dan Beralih ke Sistem
Spreadsheet cukup untuk payroll sederhana, tetapi mulai berisiko saat perusahaan memiliki karyawan masuk atau resign di tengah bulan, lembur yang berubah, atau perhitungan pajak dan BPJS yang kompleks.
Jika proses masih manual, gunakan database karyawan di Excel sebagai awal, lalu beralih ke sistem HRIS EQUIP saat kebutuhan payroll semakin kompleks.
Kesimpulan
Sistem payroll yang baik membantu perusahaan menghitung gaji sesuai hari kerja karyawan, bukan sekadar mengikuti bulan kalender. Dengan begitu, prorata, lembur, pajak, dan iuran bisa dihitung lebih akurat.
Tantangan terbesar payroll manual biasanya bukan hanya proses hitungnya, tetapi juga waktu untuk memeriksa ulang agar tidak ada angka yang keliru. Karena itu, komponen peka tanggal, tahapan kontrol, dan aturan yang berlaku perlu dikelola dengan rapi.
Payroll juga harus memastikan kewajiban seperti slip gaji dan penyesuaian PPh 21 tetap berjalan sesuai periode. Kerangka pengelolaan karyawan yang lebih luas dibahas di artikel sistem HRD.
Pertanyaan Seputar Sistem Payroll
