Kenali Purchase Request untuk Kontrol Pembelian Lebih Baik

Pernahkah Anda mengalami keterlambatan pembelian karena proses purchase request (PR) yang lambat dan manual? Secara umum, banyak bisnis yang masih menggunakan dokumen fisik untuk melakukan pemesanan barang, namun hal ini rentan terselip dan menghambat persetujuan tepat waktu.

Masalah seperti duplikasi pengajuan, kurang transparansi, dan miskomunikasi sering terjadi dalam sistem pengadaan konvensional. Untuk menghadapi tantangan tersebut, solusi berbasis teknologi seperti software procurement memainkan peran penting untuk mempermudah proses purchase request.

Perusahaan bisa mengajukan, melacak, dan menyetujui setiap proses purchase request secara real-time melalui sistem digital yang terintegrasi. Jika bisnis Anda masih bergantung pada sistem manual dalam proses purchase request, kini saatnya beralih ke solusi yang lebih efisien.

Simak artikel ini untuk menemukan solusi terbaik dalam menangani purchase request.

Key Takeaways

Purchase request artinya dokumen permintaan resmi dari internal perusahaan untuk membeli barang atau jasa.

Dokumen PR berisi nomor PR, identitas pengaju, nama vendor, detail barang atau jasa, estimasi harga, dan jumlah.

Pembuatan PR meliputi identifikasi kebutuhan, pengisian formulir, penyertaan data vendor, penjelasan alasan, dan persetujuan.

Software Procurement EQUIP hadir untuk meningkatkan efisiensi pengadaan dengan sistem yang terintegrasi dan lengkap.

Jadwalkan Demo Gratis Sekarang

Pengertian Purchase Request

Purchase request adalah dokumen internal perusahaan yang diajukan oleh departemen atau individu untuk membeli barang atau jasa tertentu yang dibutuhkan dalam operasional bisnis. Dokumen ini juga dikenal dengan sebutan purchase requisition sebagai permintaan persetujuan sebelum purchase order dibuat.

Contoh purchase requisition yang sering diajukan adalah alat tulis kantor (ATK), peralatan elektronik, dan sebagainya. Purchase request dibuat untuk memastikan bahwa pembelian yang akan dilakukan sudah sesuai dengan kebutuhan dan budget perusahaan.

Dokumen ini menjadi langkah awal dalam proses procurement. Dengan adanya ini, diharapkan setiap pembelian dapat dilakukan secara terkontrol, transparan, dan terencana. Dalam praktiknya, purchase request mengandung informasi terkait jenis, jumlah, alasan pengadaan, dan tanggal kebutuhan barang.

Fungsi dan Manfaat Purchase Request

Purchasing request memiliki fungsi dan manfaat strategis yang berdampak besar terhadap kelancaran operasional dan pengambilan keputusan. Berikut adalah fungsi dan manfaat purchase request bagi perusahaan:

1. Memastikan seluruh permintaan sesuai ketentuan

Standar ketentuan meliputi banyak hal seperti format formulir purchase request hingga tingkatan persetujuan. Dengan mengikuti peraturan tersebut, maka perusahaan bisa memastikan setiap departemen patuh terhadap peraturan dan kebijakan, serta mengurangi risiko pembelian tidak sah.

2. Memudahkan pelacakan dan audit

Ketika perusahaan ingin melakukan pelacakan terkait riwayat pembelian, perusahaan bisa menggunakan dokumen PR. Perusahaan dapat memahami pola pembelian dan mengevaluasi pengeluarannya dengan melihat dan memahami dokumen tersebut.

3. Efisiensi waktu

Umumnya, setiap departemen yang mengajukan purchase request, mereka meminta barang tersedia sesuai dengan tenggat waktu yang mereka tentukan. Proses permintaan yang terdata dengan baik bisa menghemat waktu dalam jangka panjang.

4. Mengoptimalkan manajemen barang gudang

Perusahaan bisa mengelola tingkat inventaris barang dalam gudang berdasarkan data barang pada dokumen PR. Hal ini dilakukan untuk menghindari terjadinya kekurangan atau kelebihan stok barang, sehingga biaya penyimpanan akan semakin minim.

5. Menyederhanakan pencatatan

Adanya pencatatan kebutuhan dari setiap departemen akan memudahkan proses pencatatan secara keseluruhan. Seperti tim keuangan yang mendokumentasikan uang keluar, tim gudang yang menginformasikan ketersediaan stok, dan tim bagian procurement yang akan mengatur pembelian.

6. Memudahkan pelacakan anggaran operasional

PR membantu perusahaan untuk mengendalikan pengeluaran dengan memastikan bahwa semua pembelian telah disetujui secara internal sebelum dilaporkan. Hal ini bertujuan untuk menghindari pembelian yang tidak direncanakan dan di luar anggaran.

Cari solusi procurement terbaik dengan harga yang sesuai? Klik dan unduh skema harga sekarang juga.

Format Purchase Request

Departemen perusahaan dalam membuat PR harus menyusun sesuai format yang jelas dan konsisten. Dengan begitu, permintaan pembelian dan proses pengadaan dapat berjalan dengan lancar. Umumnya, dokumen purchase request memuat informasi berikut:

• Nomor purchase request
• Identitas pengaju pembelian barang atau jasa
• Nama vendor yang menjadi penjual
• Produk atau layanan yang ingin dibeli
• Estimasi harga produk atau jasa
• Jumlah produk atau jasa yang dibutuhkan

Purchasing request adalah suatu dokumen yang bisa dibuat secara manual, tulis tangan di atas kertas, dan bisa juga secara digital melalui formulir elektronik. Berikut adalah contoh format purchase request yang dapat Anda gunakan sebagai referensi.

Langkah-Langkah Membuat Purchase Requisition

Pembuatan purchase requisition harus mengikuti langkah-langkah sistematis, sehingga proses pengadaan barang juga bisa berjalan dengan tertib sesuai prosedur yang berlaku. Berikut adalah langkah-langkah membuat purchase requisition:

• Menentukan kebutuhan: Identifikasi dahulu barang atau jasa yang dibutuhkan untuk mendukung operasional perusahaan yang meliputi rincian jumlah, spesifikasi, dan tujuan penggunaan.
• Mengisi formulir pengajuan: Lengkapi formulir purchase requisition yang telah disediakan oleh tim procurement atau melalui sistem internal perusahaan.
  Menyertakan data vendor atau pemasok: Cantumkan informasi vendor yang diusulkan, seperti nama, alamat, kontak telepon, dan email yang diperlukan untuk proses selanjutnya.
• Menuliskan alasan dan tujuan: Jelaskan secara ringkas dan jelas terkait alasan barang atau jasa tersebut dibutuhkan, termasuk manfaat yang dapat diperoleh setelah pengadaan dilakukan.
• Mendapatkan persetujuan dan tanda tangan: Ajukan formulir untuk disetujui oleh pihak terkait sesuai kebijakan perusahaan, lengkap dengan tanda tangan pemohon dan pihak berwenang.

Perusahaan bisa memproses purchase requisition dengan lebih terstruktur dan mudah ditelusuri. Untuk mempermudah proses ini, banyak perusahaan kini beralih ke aplikasi e-purchasing yang memungkinkan semua proses tersebut dilakukan secara digital dan real-time.

Proses Persetujuan Purchase Request

Secara umum, proses pengajuan PR terdiri dari beberapa tahapan penting yang bertujuan untuk memastikan bahwa dokumen telah melalui peninjauan dan evaluasi kelayakan sebelum dilanjutkan ke tahap pembelian. Berikut adalah proses tahapan persetujuan purchase request:

• Pengajuan: Departemen yang membutuhkan barang atau jasa mengajukan permintaan dengan menggunakan dokumen purchase request yang mencakup detail kebutuhan.
• Evaluasi: Tim yang bertanggung jawab akan memeriksa dokumen tersebut untuk menilai kelayakan dan kepatuhan permintaan.
• Persetujuan atau revisi: Dokumen dapat langsung disetujui atau dikembalikan untuk revisi. Tim penilai bisa memberikan masukan sebelum memberikan persetujuan akhir.
• Persetujuan akhir: Permintaan akan mendapatkan persetujuan akhir dari pihak yang memiliki otoritas lebih tinggi. Hal ini menandai bahwa purchase request telah memenuhi persyaratan.

Proses persetujuan ini bukan hanya formalitas, tetapi merupakan langkah penting untuk menjaga ketertiban dan akuntabilitas dalam pengadaan barang atau jasa. Perusahaan bisa memastikan bahwa setiap permintaan telah dievaluasi dengan cermat sebelum masuk tahap pembelian.

Implementasi Purchase Request

Setelah purchase request disusun dan disetujui oleh pihak terkait, langkah implementasi bertujuan untuk memastikan bahwa permintaan tersebut benar-benar dijalankan sesuai prosedur dan kebutuhan yang telah diidentifikasi.

Pada proses implementasi ini, PR akan diteruskan kepada tim procurement untuk diproses lebih lanjut. Tim akan memverifikasi kembali terkait detail dari pengajuan permintaan tersebut, mulai dari spesifikasi barang, jumlah, hingga urgensinya.

Selanjutnya, tim procurement akan mencari dan memilih vendor yang paling sesuai untuk memenuhi permintaan yang diajukan. Setelah tim memilih vendor, purchase order akan diterbitkan berdasarkan informasi dari purchase request.

Proses ini meliputi pemantauan pemesanan, konfirmasi pengiriman, dan koordinasi antar pihak terkait untuk memastikan barang diterima tepat waktu dan sesuai dengan permintaan. Ketika barang atau jasa diterima, tim akan melakukan pemeriksaan kuantitas dan kualitas.

Saat didapati bahwa semuanya sudah sesuai, maka proses pembelian bisa dianggap selesai dan dilanjutkan ke tahap pembayaran. Oleh karena itu, dapat dipastikan bahwa purchase request telah menghasilkan pengadaan yang transparan dan efektif.

Masalah dalam Proses Purchase Requisition

Proses ini pada dasarnya adalah tahap awal yang krusial dalam mendukung kelancaran pengadaan suatu barang dan jasa. Namun, berbagai kendala sering muncul yang berdampak pada efisiensi pengadaan. Berikut adalah masalah-masalah dalam proses purchase requisition:

• Pengajuan PR yang tidak tepat waktu, sehingga mengakibatkan keterlambatan dalam proses pengadaan barang atau jasa.
• Kesalahan pengisian data pada formulir, seperti informasi yang kurang lengkap atau tidak sesuai.
• Lamanya proses persetujuan yang dapat memperlambat tahapan pengadaan berikutnya.
  Terbatasnya anggaran atau sumber daya yang tersedia, sehingga kebutuhan pengadaan sulit dipenuhi.
• Kurangnya koordinasi dan komunikasi yang efektif antara pihak-pihak yang terlibat dalam proses pengajuan purchase request.

Perusahaan bisa mengambil langkah proaktif untuk menghadapi hal ini, baik dari sisi sistem, sumber daya, maupun koordinasi dalam tim. Salah satu solusi yang dapat diterapkan adanya pemanfaatan sistem digital yang mampu meningkatkan kecepatan dan keakuratan proses.

Tingkatkan Efisiensi Proses Purchase Request dengan Software Procurement EQUIP

Dalam banyak perusahaan, proses purchase request masih dilakukan secara manual yang menggunakan dokumen fisik atau spreadsheets yang rawan kesalahan dan sulit dilacak. Kondisi ini sering kali menyebabkan keterlambatan persetujuan, miskomunikasi, hingga pemborosan anggaran.

Software Procurement EQUIP menawarkan solusi pengadaan yang lebih terintegrasi dan efisien. Dilengkapi dengan fitur-fitur canggih dan otomatis, memungkinkan proses pengadaan barang atau jasa berjalan lebih cepat, transparan, dan mudah dikontrol.

Berikut adalah fitur-fitur utama Software Procurement EQUIP:

• Purchase request portal: Fitur e-catalogue akan mempermudah proses permintaan pembelian serta memungkinkan pemantauan semua purchase request dari berbagai departemen hanya dalam satu tampilan terpusat.
• Perbandingan RFQ: Kelola proses tender dengan lebih efisien melalui fitur perbandingan Request for Quotation dari berbagai vendor dalam satu sistem.
• Mudah kelola vendor: Pantau dan analisis performa vendor secara menyeluruh menggunakan fitur Vendor Evaluation System.
• Pengelolaan order blanket: Atur pembelian berulang dari vendor yang sama dengan lebih praktis, sehingga proses procurement menjadi lebih sederhana.
• Manajemen multi-level approval: Kelola struktur approval bertingkat sesuai kebutuhan divisi dan cabang perusahaan melalui fitur multi-level approval matrix.
• Template profesional: Permudah pembuatan berbagai dokumen pengadaan dengan pilihan template profesional yang telah tersedia pada satu sistem terpusat.

Lebih dari 500 klien telah mempercayakan kesuksesan bisnis mereka kepada software EQUIP yang membantu menyederhanakan proses bisnis yang kompleks. Coba demo gratis dan temukan solusi terbaik untuk efisiensi procurement di perusahaan Anda.

Kesimpulan

Pengelolaan purchase request yang tepat adalah fondasi utama dalam menciptakan proses pengadaan yang efisien dan transparan. Sayangnya, banyak bisnis yang masih bergantung pada proses manual yang lambat dan rawan kesalahan, sehingga menghambat produktivitas.

Maka, diperlukan solusi digital yang mampu membantu perusahaan mengelola proses pengadaan. Salah satu yang direkomendasikan adalah Software Procurement EQUIP yang dilengkapi dengan fitur-fitur unggulan, sehingga proses purchase request lebih cepat sekaligus menjaga akurasi dan efisiensi.

Digitalisasi proses procurement menjadi langkah strategis bagi perusahaan untuk meningkatkan visibilitas terhadap seluruh proses pembelian. Kini saatnya Anda beralih ke sistem pengadaan yang lebih modern. Tertarik menyederhanakan proses procurement? Coba demo gratis sekarang juga!

FAQ tentang Purchase Request