Dalam dunia bisnis, istilah procurement atau pengadaan pasti sudah sering didengar. Procurement adalah proses penting yang dilakukan perusahaan untuk memenuhi kebutuhan barang atau jasa, sehingga operasional bisnis dapat berjalan dengan lancar.
Sekarang, dengan bantuan teknologi, banyak kegiatan bisnis yang dapat dilakukan dengan lebih mudah. Salah satunya adalah purchasing dengan software purchasing. Hal yang sama juga berlaku untuk procurement dimana proses pengadaan bisa dilakukan lebih mudah melalui e-procurement. Sistem ini membantu otomatisasi berbagai hal, seperti pembuatan surat pengajuan barang, pembelian, hingga serah terima barang di berbagai cabang gudang.
Anda bahkan bisa mendapatkan penawaran terbaik dari supplier langsung di satu dashboard. Anda tertarik coba sistem e-procurement yang bisa membantu bisnis Anda? Klik banner di bawah ini untuk demo gratis sekarang!
Pengertian Procurement
Apa itu procurement? Procurement adalah kegiatan atau tindakan yang perusahaan lakukan untuk memperoleh barang atau jasa dengan tujuan bisnis. Perusahaan berusaha untuk membeli seperti bahan baku, alat usaha, mesin produksi, equipment reparasi, dan lain sebagainya yang perusahaan butuhkan, sering kali melalui dokumen seperti RFQ untuk meminta penawaran dari beberapa vendor.
Untuk mendapatkan seluruh kebutuhan tersebut perusahaan akan berhubungan dengan pihak ketiga atau bisa disebut dengan supplier sebagai penyedia kebutuhan perusahaan.
Sebagai sebuah proses, pengadaan mengacu pada identifikasi dan penerapan langkah-langkah spesifik oleh perusahaan untuk memungkinkannya mendapatkan barang dan jasa untuk memenuhi kebutuhannya dan mencapai tujuannya.
Lalu, mengapa perusahaan harus melakukan proses pengadaan? Secara umum, proses pengadaan menjadi penting karena secara langsung mempengaruhi seberapa besar suatu perusahaan dapat menghemat biaya. Tidak hanya itu, perusahaan yang melakukan pengadaan secara teratur akan dapat mengevaluasi tujuan bisnis mereka dan memastikannya tercapai. Tujuan utama pengadaan adalah efisiensi usaha untuk mencapai tujuan dan keuntungan yang maksimal.
Proses Procurement
- Identifikasi kebutuhan: Menentukan apa yang dibutuhkan.
- Perencanaan: Menetapkan spesifikasi, jumlah, dan anggaran.
- Pemilihan penyedia: Melakukan tender atau penunjukan langsung.
- Negosiasi: Menyepakati harga dan kontrak.
- Pemesanan: Menempatkan pesanan kepada penyedia.
- Penerimaan: Memeriksa dan menerima barang/jasa.
- Pembayaran: Membayar penyedia sesuai kontrak.
- Monitoring: Memantau kinerja penyedia.
- Evaluasi: Menilai hasil pengadaan.
Proses procurement berbeda-beda untuk setiap perusahaan, tergantung pada kebutuhan mereka. Analisis dan identifikasi kebutuhan dilakukan untuk setiap bagian, departemen, atau perusahaan.
Manajer pengadaan membantu perusahaan mendapatkan bahan baku dan jasa yang dibutuhkan dengan efisien. Mereka tidak melakukan semuanya sendiri, tetapi bekerja sama dengan pemasok untuk mendapatkan apa yang dibutuhkan perusahaan.
Tujuan utama procurement adalah untuk memastikan bahwa perusahaan memiliki apa yang dibutuhkan untuk beroperasi dengan lancar dan mencapai tujuannya.
Setelah mempelajari proses procurement, pelajari AI procurement dan bagaimana AI dapat mengembangkan proses procurement bisnis anda.
Jenis-jenis Procurement
- Direct Procurement: Pengadaan barang atau jasa yang langsung digunakan untuk membuat produk akhir. Contohnya: bahan baku, mesin produksi.
- Indirect Procurement: Pengadaan barang atau jasa yang tidak langsung digunakan untuk membuat produk akhir, tetapi mendukung prosesnya. Contohnya: peralatan kantor, jasa konsultan, periklanan, pemeliharaan.
- Goods Procurement: Pengadaan barang fisik dan software yang dibutuhkan untuk operasional perusahaan. Contohnya: komputer, alat tulis kantor, software akuntansi.
- Service Procurement: Pengadaan jasa atau pelayanan yang dibutuhkan perusahaan. Contohnya: jasa keamanan, layanan kebersihan, kontraktor individu, firma hukum.
Manfaat Setiap Jenis Procurement
- Direct Procurement: Meningkatkan efisiensi produksi dan profitabilitas perusahaan.
- Indirect Procurement: Mendukung kelancaran proses produksi dan operasi perusahaan.
- Goods Procurement: Menjaga kelancaran operasional perusahaan dan meningkatkan produktivitas.
- Service Procurement: Mendapatkan keahlian dan sumber daya yang tidak tersedia di internal perusahaan.
| Jenis | Deskripsi | Contoh | Manfaat |
|---|---|---|---|
| Direct Procurement | Pengadaan barang/jasa untuk produk akhir | Bahan baku, mesin produksi | Meningkatkan efisiensi produksi, profitabilitas |
| Indirect Procurement | Pengadaan barang/jasa untuk mendukung proses produksi | Peralatan kantor, jasa konsultan, periklanan, pemeliharaan | Mendukung kelancaran proses produksi, operasi |
| Goods Procurement | Pengadaan barang fisik dan software | Komputer, alat tulis kantor, software akuntansi | Menjaga kelancaran operasional, meningkatkan produktivitas |
| Service Procurement | Pengadaan jasa/pelayanan | Jasa keamanan, layanan kebersihan, kontraktor individu, firma hukum | Mendapatkan keahlian, sumber daya yang tidak tersedia internal |
Perusahaan bisa menggunakan cloud procurement untuk membantu aktivitas procurement biar lebih mudah dan efektif.
Perbedaan Procurement dengan Purchasing
Mungkin masih ada yang masih bingung membedakan antara procurement dengan purchasing. Procurement artinya pengadaan sedangkan purchasing artinya juga pengadaan. Maka dari itu, pada bagian ini akan menjelaskan perbedaan dari procurement dan purchasing dalam sebuah perusahaan. Berikut penjelasan perbedaan kedua kegiatan perusaha tersebut:
- Procurement adalah proses panjang dari analisis dan identifikasi kebutuhan barang dan jasa oleh manajer pengadaan, sedangkan purchasing hanya sebagian dari keseluruhan proses procurement mencakup proses pembelian secara khusus untuk membuat slip pembelian. Bagian purchasing hanya mencakup pada pembeliannya.
- Dalam proses pengadaan terdapat perencanaan pemasok sebelum melakukan kontrak, sedangkan purchasing terjadi secara langsung transaksi kepada vendor yang ditentukan. Bagian purchasing hanya melibatkan transaksi langsung antara vendor yang sudah perusahaan tentukan.
- Procurement terlebih dahulu melakukan riset terhadap supplier sebelum membuat kontrak, sedangkan purchasing hanya mengikat pada tanya jawab seputar barang yang perusahaan pesan sebelum pembayaran.
- Proses pengadaan membangun relasi dengan supplier, sedangkan purchasing tidak ada relasi setelah pembayaran. Bagian purchasing hanya mencakup pembelian singkat dan tidak luas.
- Procurement melakukan evaluasi terhadap layanan yang supplier kerjakan sebelum melakukan kontrak, sedangkan purchasing hanya mengevaluasi barang yang perusahaan terima.
Kesimpulan
Procurement adalah kegiatan perusahan yang umum perusahaan lakukan, kegiatan ini cukup penting untuk perusahaan. Maka dari itu, banyak perusahaan berusaha untuk bisa mengelola procurement dengan baik.
Salah satu cara yang dapat perusahaan lakukan adalah dengan menggunakan software procurement yang terintegrasi. Salah satu sistem procurement terbaik di Indonesia adalah milik EQUIP ERP.
EQUIP ERP menyediakan aplikasi procurement yang terintegrasi. Sistem ini dapat menghitung biaya pengadaan lebih efektif dan pengelolaan purchasing yang otomatis.
Dengan sistem ini, Anda dapat meningkatkan seluruh kegiatan pembelian bisnis Anda mulai dari biaya pengadaan yang lebih efisien ,pengelolaan purchasing yang sederhana untuk multi cabang hingga analisis stok yang konderensi dalam satu software ERP terintegrasi. Pengerjaan akan jauh lebih mudah dan menghindari dari adanya human error. Dapatkan demo gratis disini! Untuk info lebih lanjut terkait produk, hubungi kami sekarang!
