Dalam inventory control terdapat proses pengelolaan tingkat persediaan perusahaan, baik yang berada di gudang milik mereka sendiri atau yang berada di lokasi lain. Sistem pengendalian inventaris yang baik artinya mengelola tingkat inventaris Anda untuk memastikan bahwa Anda menjaga agar jumlah setiap produk tetap mencukupi permintaan konsumen.
Sistem kontrol inventaris yang tepat akan memudahkan dalam melacak pesanan pembelian Anda serta menjaga rantai supply. Tujuan dari dilakukannya pengelolaan persediaan ini adalah agar perusahaan bisa fokus pada penyimpanan persediaan yang dibutuhkan saja tanpa harus menghabiskan lebih banyak anggaran di awal atau mengorbankan tingkat kepuasan pelanggan.
Saat ini, inventory control menjadi salah satu hal yang menyita perhatian pebisnis, khususnya mereka yang mempunyai persediaan banyak, seperti perusahaan distributor dan pengecer. Kenapa? karena hal tersebut akan berdampak pada pelanggan dan juga tingkat keuntungan yang mereka dapatkan.
Daftar Isi
Inventory Control adalah
Inventory control adalah suatu proses guna memaksimalkan penyimpanan persediaan stok barang agar bisa memastikan bisnis mempunyai level inventaris ideal yang dibutuhkan untuk bisa memenuhi tingkat permintaan pelanggan secara tepat waktu. Persediaan itu sendiri adalah suatu bahan dalam proses produksi dan barang jadi yang sudah sesuai agar bisa memenuhi tingkat permintaan pelanggan dalam setiap waktu. Hal ini tersimpan serta terawat sesuai peraturan di dalam suatu tempat persediaan yang berbentuk gudang. Persediaan tersebut akan selalu dalam keadaan siap pakai dan juga tercatat.
Baca Juga: SOP Menjadikan Bisnis Anda Lebih Professional
Umumnya, sistem kontrol inventaris yang baik dimulai dari pengelolaan barang dari saat Anda memilikinya dalam persediaan, hingga pembuangan sisanya. Melalui sistem ini, Anda dapat memantau atau memonitoring segala pergerakan, penggunaan, dan penyimpanan persediaan yang Anda miliki.
Penting bagi Anda selaku pemilik usaha untuk menerapkan sistem ini, namun tanpa mengorbankan kepuasan pelanggan. Meskipun Anda dapat melakukan kontrol inventaris secara manual, Anda juga bisa menggunakan sistem inventaris otomatis yang mampu mengelola tingkat stok Anda. Selain itu, juga bisa Anda gunakan untuk membantu meminimalisir resiko kerugian akibat kelalaian.
Inventory Control vs Inventory Management, Apa Saja Perbedaannya?
Walaupun memiliki nama yang hampir sama, tapi sebenarnya inventory control adalah salah satu bagian dari inventory management. Inventory control sendiri adalah suatu kegiatan yang lebih fokus pada level operasi dan berperan penting di dalam manajemen gudang. Kegiatan yang dilakukan mulai dari scanning barang baru secara real time, sampai mempersiapkan unit untuk di atur dan juga dirakit.
Sedangkan inventory management adalah suatu pengawasan inventaris, mulai dari bahan mentah sampai persediaan barang. Di dalamnya mencakup pemesanan dan juga penyetokan produk ulang, memilih lokasi dan juga kegiatan yang strategis untuk menyimpan produk, perkiraan inventaris, dan berbagai hal lainnya.
Mengapa Inventory Control Penting?
Sistem kontrol inventaris yang tepat akan bisa lebih menghemat waktu, sumber daya, dan biaya operasional bisnis Anda. Perusahaan Anda dapat memperoleh keuntungan penjualan yang signifikan. Sebaliknya, jika bisnis Anda berjalan tanpa adanya kontrol inventaris, maka profit yang Anda peroleh juga kurang maksimal. Untuk lebih jelasnya, berikut ini beberapa alasan mengapa kontrol inventaris penting untuk bisnis Anda.
Baca Juga: Software inventori: Pengertian, Manfaat, Fitur, serta Rekomendasi Terbaik
1. Kontrol kualitas produk dagangan
Dengan memiliki sistem kontrol inventaris, Anda pun dapat lebih mudah dalam mengontrol kualitas produk yang menjadi inventaris Anda. Semakin lama Anda menyimpan inventaris, semakin besar pula kemungkinannya untuk rusak.Untuk menghindari resiko tersebut maka Anda harus memastikan bahwa perputaran persediaan di gudang Anda tetap berjalan.
Sistem kontrol inventaris juga memungkinkan Anda mengecek kualitas stok yang Anda terima dari supplier. Seperti seberapa sering Anda mengembalikan produk tertentu, atau seberapa sering yang kembali karena rusak alias cacat pada bagian tertentu.
2. Mempermudah Anda dalam mengorganisasi persediaan
Ruang stok yang terorganisir dengan baik akan mempermudah Anda mengelola, mengorganisasi, serta memaksimalkan inventaris Anda. Kontrol inventaris dalam hal organisasi stok Anda sangat penting untuk memastikan bahwa Anda memiliki stok yang cukup untuk memenuhi permintaan. Selain itu, juga akan membantu Anda dalam menghindari stok mati atau kelebihan stok.
3. Meningkatkan akurasi akuntansi bisnis Anda
Sistem pencatatan inventaris yang akurat sangat penting untuk mengelola dan mengatur aset Anda. Anda harus tahu tentang aset Anda baik dari segi kuantitas maupun kualitas. Dengan begitu Anda bisa tahu letak kekurangan Anda secara keseluruhan dalam memahami nilai perusahaan Anda.
Dalam catatan akuntansi, semua stok harus memiliki nomor dan harga yang sesuai dengan sistem inventaris dan software akuntansi Anda. Hal ini untuk memastikan bahwa perusahaan Anda dapat menjalani audit.
Metode dalam Inventory Control yang Paling Tepat
Inventory control adalah kegiatan yang sangat mempengaruhi proses keluar dan masuknya penjualan, logistik, tingkat kepuasan pelanggan, operasional , dan keuntungan atau omset yang Anda dapatkan. Dengan memiliki inventory control yang baik, maka Anda akan terbantu dalam menyempurnakan kegiatan operasional dan memahami pola terbaik untuk mengelola pesanan dan pembelian. Berikut adalah metode dalam melakukan inventory control.
1. Tracking inventory
Tracking inventory adalah suatu aktivitas pemantauan barang persediaan dan mengetahui dimana letak produk satuan disimpan dalam gudang. Sistem pelacakan ini harus bisa dilakukan secara real time agar Anda bisa mengetahui berapa banyak produk yang bisa dikirim bila ada pelanggan yang melakukan pemesanan barang saat ini, dan agar Anda bisa membuat keputusan yang cepat bila harus mengirim unit ke lokasi lain serta memberikan informasi penundaan bila barang tersebut habis.
2. Set reorder point
Set reorder point akan mengharuskan Anda untuk bisa memesan lebih banyak inventaris untuk mencegah terjadinya kehabisan persediaan. Hal ini dilakukan pada setiap Stock Keeping Unit (SKU), karena beberapa produk akan ada yang sangat laris dan ada juga yang sangat jarang terjual. Pemasaran ulang yang terjadi secara otomatis berarti lebih sedikit pemantauan yang terjadi secara manual dan pemesanan bisa terjadi secara tepat waktu.
3. Quality control
Quality control akan membantu Anda dalam memantau pesanan dari pihak supplier, memantau seluruh batch inventaris, membuat keputusan yang tepat tentang pesanan penjual pada waktu yang akan datang, membuat pelanggan merasa senang, dan juga memenuhi persyaratan serta peraturan yang menyangkut proses produksi ataupun penjualan.
inventory control akan mampu membantu kegiatan quality control menjadi lebih mudah dan efisien. Saat Anda mengetahui dengan pasti berapa jumlah dan letak tempat unit inventaris milik Anda, maka Anda bisa lebih cepat bertindak bila ada penarikan suatu produk.
4. Menentukan barang persediaan
Untuk Anda para pebisnis musiman atau yang sudah cukup lama menjalankan bisnis, ada baiknya Anda memaksimalkan inventaris Anda, karena kebutuhan inventaris tersebut akan selalu berubah sepanjang tahun. Suatu barang yang sudah tidak lagi tersedia atau tidak dijual secara konsisten akan memerlukan proses inventory control yang berbeda-beda. Jadi, tidak semua pemesanan SKU yang sama bisa dalam jumlah yang juga sama. Anda harus bisa menghentikan SKU tertentu yang di dalamnya menghabiskan lebih banyak anggaran dan hanya menghasilkan keuntungan yang sedikit.
5. Memberlakukan zonasi
Untuk Anda yang mempunyai jumlah SKU banyak serta katalog produk yang bermacam-macam, maka zonasi sangatlah penting agar bisa menjaga produk Anda lebih teratur dan lebih mudah untuk ditemukan. Cara Anda dalam menyimpan barang, layout gudang dan juga tingkat kedekatan barang tertentu akan sangat berdampak pada kegiatan operasional, daftar pengambilan dan juga produktivitas perusahaan.
6. Audit teratur
Inventory control adalah suatu kegiatan yang mampu memudahkan audit inventaris yang dengan cara yang lebih efisien, sehingga mampu menemukan masalah yang lebih cepat atau bahkan sebelum masalah tersebut hadir.
Pengelolaan persediaan akan membantu perusahaan dalam melakukan audit inventaris. Dengan inventory control, audit inventaris dapat berjalan dengan efisien. Masalah-masalah pun lebih mudah teridentifikasi bahkan perusahaan dapat melakukan tindakan preventif sebelum masalah terjadi.
Zonasi yang telah berlaku sebelumnya menjadikan ruangan penyimpanan atau gudang lebih terorganisir. Terlebih dibantu dengan pencatatan yang ketat dan software manajemen inventaris, perusahaan dapat melakukan audit secara teratur guna mengoptimalkan level inventaris.
Contoh Inventory Control
Bagi sebagian besar pebisnis, inventory control adalah bagian paling menantang. Lalu bagaimana sih contoh kontrol inventaris dalam akuntansi bisnis? Misalnya, Anda seorang manajer kontrol inventaris dan Anda menemukan sekumpulan produk atau barang yang tidak terjual. Produk tersebut terkenal sebagai stok mati, yang apabila Anda membiarkannya maka hanya akan menghabiskan ruang dalam inventaris Anda.
Sebagai manajer kontrol inventaris, Anda perlu menemukan cara untuk mengubah produk ini dengan melakukan pengurangan inventaris. Salah satu opsi adalah menggabungkannya dengan lebih banyak produk ke dalam permintaan dalam kotak langganan menggunakan platform kotak langganan. Proses ini dikenal sebagai kitting, yang merupakan salah satu dari banyak opsi saat mempraktikkan inventory control.
Baca Juga: Aplikasi Akuntansi untuk Perkembangan Bisnis
Sebagai perusahaan yang ingin maju Anda harus meminimalisir risiko kerugian karena kesalahan pencatatan persediaan atau finansial bisnis, maka ada baiknya Anda menggunakan software Inventaris yang sudah terintegrasi seperti EQUIP ERP yang memiliki fitur untuk memudahkan Anda dalam mengelola stok gudang ataupun persediaan barang. Tidak hanya itu saja, dengan Equip, Anda juga bisa mengintegrasikan jumlah dan nilai stok barang dan menghitung berapa harga pokok penjualan di mana Anda kemudian dapat membuat laporan keuangan yang sesuai.
Kesimpulan
Inventory control adalah suatu proses memaksimalkan penyimpanan persediaan barang agar bisa memastikan perusahaan mempunyai inventaris yang cukup dalam memenuhi tingkat pesanan pelanggan secara tepat waktu. Manfaat dari inventory control adalah mempunyai sistem yang menghitung persediaan dengan lebih akurat, mampu membantu membuat keputusan, menekan terjadinya write-off serta memenuhi pesanan pelanggan secara maksimal.
Cara yang ampuh untuk melakukan inventory control adalah dengan tracking inventory, set reorder point, quality control, menentukan persediaan barang yang diperlukan, memberlakukan zonasi dan melakukan audit secara lebih teratur dan semua ini telah ada pada Equip ERP. Equip ERP tidak hanya bisa digunakan untuk membuat berbagai laporan keuangan secara cepat dan tepat, namun juga akan membantu Anda dalam melakukan manajemen persediaan dengan baik. Bahkan, fitur persediaan mampu membantu Anda untuk mengelola persediaan dalam setiap toko dan juga gudang Anda.
Dengan menggunakan Equip ERP, Anda bisa mengucapkan selamat tinggal pada kegiatan pencatatan persediaan barang dan laporan keuangan yang manual. Jika terus seperti ini, maka akan memakan waktu serta energi yang mampu mampu menghambat produktivitas dan efisiensi perusahaan Anda.
