Kata event organizer mungkin sudah tidak terdengar asing bagi masyarakat. Karena, kehadirannya ini banyak masyarakat jumpai saat mengikuti atau mendatangi acara-acara besar yang melibatkan banyak orang. Saat mengelola acara besar, Anda dapat menggunakan software procurement terbaik untuk mendapatkan kemudahan pengelolaan dari berbagai permintaan dan pembelian. Software procurement banyak digunakan oleh pelaku bisnis, salah satunya bisnis event organizer, karena penggunaannya dapat meningkatkan seluruh kegiatan pembelian dengan biaya procurement yang lebih efisien. Bisnis event organizer merupakan peluang usaha yang sangat menguntungkan. Karena keterbatasan dalam hal sumber daya dan waktu, maka banyak orang memilih jasa event organizer untuk menghandle acara dengan baik. Software procurement terintegrasi menjadi solusi untuk dalam mengelola acara dengan baik dan terorganisir. Simak artikel ini untuk mengetahui cara kerja, tips, hingga solusi dalam mengelola pembelian jasa EO!
Baca juga: Mengenal Procurement Management dan Fungsinya bagi Perusahaan
Daftar Isi
Cara Kerja Event Organizer
Event organizer adalah pengelola suatu kegiatan atau mengorganisir acara. Setiap kegiatan atau acara yang diselenggarakan memiliki tujuan untuk memperoleh keuntungan dari kedua belah pihak, baik penyelenggara maupun orang-orang yang hadir pada acara tersebut. Maka dari itu, berikut cara kerja dari bisnis event organizer:Â Â
Merumuskan konsep acara
Langkah pertama, Anda perlu melakukan perumusan konsep acara atau kegiatan yang akan diselenggarakan. Setiap acara perlu Anda konsepkan tergantung dengan jenis acaranya. Sebelum memulai acara, Anda perlu mendiskusikan dengan tim untuk merumuskan konsep dari tema, pengisi acara, tempat, dan bintang tamu. Selain itu, jika Anda telah memiliki klien, Anda perlu membangun komunikasi yang baik dengan mereka. Anda dapat membuat acara dengan semenarik mungkin dan buatlah ide out of the box agar acara menjadi sangat menarik dan membuat pengunjung terkesan.Â
Teknis acara
Selanjutnya, membuat teknis acara yang perlu teliti agar semua kebutuhan dari acara yang akan terselenggarakan terpenuhi. Misal, jika Anda menyelenggarakan acara konser musik, Anda perlu menyiapkan kebutuhan seperti layout panggung, listrik, pencahayaan, transportasi kru dan artis, keamanan, dan lainnya. Selain itu, Anda perlu membuat checklist yang perlu Anda penuhi.Â
Menyusun anggaran dan pembagian tugas
Anda perlu menyusun anggaran agar pengeluaran dan pemasukan acara yang akan terselenggarakan terdata dengan rapi. Selain itu, menyusun anggaran juga bertujuan untuk menghitung perkiraan biaya keluar yang akan tim perlukan. Misal, anggaran untuk acara musik seperti, pengisi acara, konsumsi, SDM tambahan, keperluan administrasi, sewa lokasi, promosi dan publikasi, akomodasi dan transportasi, souvenir, dekorasi acara, dan lainnya. Anda dapat menyesuaikan anggaran sesuai dengan jenis acaranya. Selain itu, pembagian tugas juga perlu Anda lakukan agar masing-masing dari anggota dan divisi memiliki tanggung jawab dalam memenuhi kebutuhan acara.Â
Pendanaan
Selanjutnya, pendanaan dapat Anda lakukan dengan mengeluarkan dana pribadi dan tim, menjalin kerjasama dengan sponsor, mencari dana dari donatur, dan lainnya. Anda dapat membuat acara dengan semenarik mungkin agar perusahaan atau organisasi tertarik untuk menjadi sponsor acara tersebut. Selain itu, Anda perlu membuat daftar target donatur dan sponsorship sumber pendanaan dan usahakan dengan penyesuaian tema acara agar mereka dapat mengeluarkan dana untuk acara.Â
persiapan acara dan pelaksanaan acara
Saat acara sudah dekat, event organizer memiliki timeline dan deadline pada setiap divisi agar pembagian tugas tertata dengan rapi atau terorganisir dengan baik. Persiapan acara biasanya melakukan gladi bersih dan persiapan dibuat tiga bulan hingga satu tahun, tetapi tergantung acaranya. Pelaksanaan acara seperti koordinasi tim perlu Anda terapkan agar acara berjalan dengan lancar dan perlu mempersiapkan rencana cadangan diri jika terjadi kendala pada acara.Â
Tips Memulai Bisnis Event Organizer
Berbisnis event organizer memiliki kelebihan seperti, acara menjadi lebih kreatif, antisipasi hal tak terduga, budget event terkontrol, lebih efisien, dan masih banyak lagi. Anda dapat mempertimbangkan untuk memulai bisnis event organizer. Berikut tips memulai bisnis event organizer:
- Membentuk tim yang solid
- Perlu perbanyak pengalaman dalam bidang event
- Perbanyak relasi bisnis
- Lakukan kolaborasi dengan mitra kerja
- Memiliki ide kreatif dan inovatif.
Baca juga: Mengenal Procurement Management dan Fungsinya bagi Perusahaan
Solusi Kelola Pembelian Jasa EO dengan Software Procurement EQUIP
Dalam berbisnis event organizer, Anda perlu mengelola dan meningkatkan seluruh kegiatan pembelian mulai dari biaya procurement yang lebih efisien dan menyederhanakan pengelolaan purchasing hingga analisa stok yang komprehensif. Penggunaan software procurement menjadi solusi tepat yang dapat Anda gunakan untuk memudahkan pengelolaan tersebut. Software procurement dari EQUIP juga dapat mengontrol setiap proses pembelian yang terjadi pada bisnis Anda dengan efisien. Maka dari itu, setelah Anda menggunakan sistem ini, pengelolaan bisnis event organizer akan lebih terotomatis dan dapat mengembangkan bisnis Anda dengan lebih cepat serta mendapatkan keuntungan maksimal.
Baca juga: Mengenal Software ERP untuk UMKM dan Tips Memilihnya
Kesimpulan
Perkembangan dunia usaha di Indonesia ini telah menghadirkan bentuk usaha yang bergerak dalam bidang barang maupun jasa. Salah satunya event organizer, Menggunakan jasa event organizer terbukti dapat mendukung dan lancarnya sebuah acara yang diselenggarakan. Banyak dari pelaku usaha jasa event organizer yang sukses membuktikan bantuan dari software procurement yang tepat dapat memberikan kemudahan dalam mengelola segala hal pada acara yang akan diselenggarakan terkelola dengan baik dan lancar. Maka dari itu, Anda dapat menggunakan software procurement terbaik untuk memberikan kemudahan pengelolaan berbagai permintaan pembelian. Segera jadwalkan demo gratis disini!
