Kenali Bukti Transaksi yang Penting Bagi Keuangan Bisnis Anda

Ketika Anda melakukan transaksi jual-beli baik transaksi secara langsung maupun digital, biasanya setelah melakukan transaksi tersebut terdapat bukti dari pembayaran. Baik penjual maupun pembeli, kedua belah pihak perlu memberi tanda terima yang mana ini sebagai bukti dalam kegiatan bertransaksi. Saat membuat kwitansi, akan sangat mudah bagi Anda jika menggunakan sistem akuntansi yang tepat. Selain itu, Anda juga dapat mengelola keuangan, arus kas, hingga pembuatan laporan keuangan dengan lebih mudah menggunakan sistem akuntansi terintegrasi. 

Selain menjadi bukti transaksi, kwitansi juga membantu Anda untuk menyusun laporan keuangan yang sesuai dengan apa yang terjadi saat kegiatan transaksi. Anda juga akan mendapatkan akurasi tinggi, proses akuntansi lebih cepat, dan dapatkan laporan keuangan secara real-time dengan sistem akuntansi dari EQUIP. Simak artikel ini untuk memahami lebih dalam mulai dari perbedaan, ciri, fungsi, jenis, hingga cara pembuatan kwitansi yang benar!

Perbedaan Kwitansi, Faktur, dan Nota

Kwitansi adalah kertas atau dokumen yang berfungsi sebagai bukti atas pembayaran atau transaksi penerimaan dana. Pihak pembayar dan penerima merupakan pihak yang terlibat, isi dari kuitansi yaitu informasi lengkap dari produk, jumlah uang, alamat, tanggal pembelian, dan tanda tangan penjual sebagai bukti valid bahwa kedua belah pihak telah menyelesaikan transaksi tersebut. Berbeda dengan faktur dan nota, dokumen jenis ini digunakan untuk melacak transaksi penjualan. 

Biasanya penjual membuat faktur ini terdiri dari tiga salinan. Untuk lembar pertama akan penjual kirim ke pembeli, penjual menyimpan lembar kedua untuk melakukan penagihan, dan lembar ketiga penjual simpan ke buku faktur. Sementara, nota secara konsep sama dan serupa dengan faktur. Keduanya dibuat oleh pihak penjual, hanya saja hanya terdiri dari dua salinan. Untuk salin pertama akan pembeli terima dan penggunaan faktur nota hanya sebagai bukti pembelian tanpa membutuhkan hal lainnya seperti materai. 

Baca juga: Transaksi: Pengertian, Tujuan, Jenis, dan Bentuknya

Ciri-ciri Kwitansi

Saat membuat kwitansi, penting untuk Anda mengetahui ciri-ciri kuitansi pembayaran yang benar agar Anda dapat membedakannya dengan nota biasa. Kuitansi memiliki ciri-ciri yang berbeda dan memiliki tujuan yang berbeda juga. Berikut merupakan ciri dari kuitansi: 

• Pembuatan kuitansi dua rangkap, dengan bagian atas untuk pihak pembayar dan bagian bawah untuk pihak penerima sejumlah uang. 
• Kedua belah pihak mencantumkan informasi lengkap dari produk, jumlah yang harus terbayar, tanggal pembelian, alamat, dan tanda tangan penjual yang tujuannya sebagai bukti valid penyelesaian transaksi pembayaran dari kedua belah pihak.
• Selembaran bukti yang terbagi menjadi dua bagian, sub kanan dan kiri. Sub kanan untuk penjual sebagai bukti pembayaran dan sub kiri untuk pembeli. 

Baca juga: 5 Rekomendasi Aplikasi Keuangan untuk Efisiensikan Bisnis Anda!

Fungsi Kwitansi

Tentu saja, kuitansi memiliki fungsi lain yang penting bagi kedua belah pihak saat melakukan transaksi pembelian. Kuitansi bukan hanya sekedar kertas yang berguna  sebagai bukti transfer. Terdapat beberapa fungsi lain yang kuitansi miliki yaitu: 

1. Bukti transaksi antara pembeli dan penjual

Tanda bukti transaksi antara kedua belah pihak yang telah menyerahkan sejumlah uang baik bentuk tunai maupun cicilan dengan nominal yang sesuai dengan apa yang sudah disepakati antara kedua belah pihak. Bukti ini merupakan hal penting yang perlu perusahaan buat saat melakukan transaksi pembelian antara penjual dan pembeli. 

2. Memiliki kekuatan hukum

Saat ada kondisi tertentu yang dimana membutuhkan bukti kuitansi dalam persidangan. Tentunya, pada kondisi ini membutuhkan dokumen berupa selembar bukti sah yang dapat digunakan sebagai bukti untuk di persidangan tersebut. Hal ini menjadi alasan mengapa kuitansi sangatlah penting untuk Anda buat. 

3. Sebagai garansi produk

 Pada produk tertentu tentunya memerlukan jaminan garansi untuk proses klaim. Jika terjadi kerusakan atau kualitas dari barang yang tidak sesuai dengan deskripsi produk. Garansi produk memerlukan kuitansi untuk menjadi syarat atas jaminan garansi akan produk jika hal tersebut terjadi. 

4. Auditing keuangan perusahaan

Keperluan auditing keuangan perusahaan umumnya memerlukan kuitansi lembar copy yang perlu penjual simpan. Hal ini, nantinya dapat Anda gunakan untuk mencocokan antara barang yang terjual dengan nominal uang yang akan penjual dapatkan. Maka dari itu, bukti lembar kuitansi pun sangat penting untuk auditing pada keuangan perusahaan. 

Baca juga: Biaya Produksi: Perhitungan Evaluasi untuk Perkembangan Bisnis Anda!

Jenis Kwitansi

Setelah memahami perbedaan kuitansi dengan faktur dan nota, ciri-ciri, serta fungsinya, kini mari ketahui jenis-jenis dari kuitansi. Kuitansi memiliki beragam jenis sesuai dengan penggunaanya. Berikut beberapa jenis kuitansi pembayaran yang banyak digunakan:

1. Kwitansi transfer uang

Kuitansi jenis ini umumnya digunakan oleh industri perbankan. Pada bukti pembayaran berupa transfer dari sejumlah uang. Terdapat pula ciri asal nomor rekening pengirim dan penerima yang tercantum jelas pada tanda terima. 

2. Kwitansi transfer produk

Kuitansi transaksi pada produk memberikan informasi tentang barang yang pelanggan atau konsumen beli. Tanda pada transfer produk ini terdiri dari informasi seperti nomor seri dari item yang lengkap. Selain itu juga terdapat alamat pelanggan, jenis dari barang yang pembeli beli atau penjual kirim, dan harga dari barang. 

3. Kwitansi Pembayaran

Penggunaan kuitansi jenis ini terjadi pada saat melakukan transaksi jual beli. Karena, kuitansi berfungsi sebagai bukti pembayaran. Bukti pembayaran yang berbentuk pembayaran lunas maupun cicilan. Tanda terima ini biasanya memperlihatkan jumlah dari uang yang digunakan untuk pembayaran serta informasi dari pihak pembayar tersebut. 

4. Kwitansi serah terima uang

Selanjutnya, kuitansi serah terima uang adalah jenis kuitansi yang sering dijumpai dan umum digunakan. Saat menggunakan kuitansi jenis serah terima uang, Anda perlu menyatakan jumlah uang yang dikirim kepada pembeli atau seseorang, institusi, dan perusahaan. Maka dari itu, jenis kuitansi ini juga perlu untuk Anda gunakan. 

5. Kwitansi cash receipt

Terakhir, jenis tanda terima atau cash receipt ini menjelaskan akan penarikan dan setoran mana yang perlu pengirim kirim sebagai bukti keuangan pada penerima atau peninjau selanjutnya. Ataupun fungsinya yang menjelaskan jumlah dana keluar dan masuk di perusahaan. Biasanya, kuitansi ini banyak digunakan oleh tempat kerja seperti bisnis atau perusahaan.  

Baca juga: Jurnal Umum: Pengertian, Tujuan, Fungsi, dan Cara Membuatnya

Cara Membuat Kwitansi

Saat membuat kuitansi, terdapat beberapa detail penting yang perlu ada pada kuitansi yang akan Anda buat. Hal ini bertujuan untuk membuat kuitansi tampak lebih profesional. Terdapat dua aspek penting dari logo dan tanda tangan perusahaan karena kedua hal tersebut merupakan bukti jelas dari kepemilikannya. Terdapat juga pertimbangan lainnya yaitu:

1. Nomor tanda terima
2. Nama
3. Jenis produk
4. Jumlah harga
5. Materai

Kuitansi dapat Anda buat secara mudah sistem dengan software akuntansi terbaik yang dapat menghemat waktu dan lebih efisien. Banyak bisnis telah menggunakan sistem untuk membuat kuitansi agar terhindar dari human-error. Penggunaan sistem juga dapat mempercepat pengolahan data dalam jumlah yang besar dengan cepat dan tepat. 

Baca juga: Aplikasi Akuntansi Terbaik yang Mudahkan Proses Pembuatan Jurnal Penutup

Contoh Kwitansi

Kuitansi memiliki berbagai macam yang fungsi dan jenisnya sesuai dengan kebutuhan dan tujuannya. Seperti kuitansi untuk transaksi produk, transfer uang, maupun pembayaran kredit. Berikut merupakan beberapa contoh kuitansi: 

Kwitansi tanda terima dengan bank 

Kwitansi standar

Kwitansi dengan kop perusahaan 

Baca juga: Ketahui Pentingnya Pembukuan untuk Perkembangan Bisnis Anda

Kesimpulan 

Seperti yang sudah artikel ini jelaskan sebelumnya, kwitansi merupakan bukti pembayaran yang perlu dibuat saat adanya transaksi. Karena, keberadaan kwitansi sangat penting yang menjadi bukti sah apalagi jika ditambahkan dengan materai. Anda memerlukan software akuntansi yang tepat untuk mempermudah pembuatan kwitansi, selain itu sistem ini juga dapat mengotomatiskan proses pengelolaan finansial seperti, manajemen faktur dan pembayaran, manajemen nota debit dan kredit, manajemen pajak yang terlokalisasi, rekonsiliasi rekening bank, dan lainnya. Demo gratis Equip ERP sekarang untuk bantu bisnis Anda naik level!