Pernahkah bisnis Anda mengalami keterlambatan pengadaan atau pemborosan biaya karena proses pembelian yang rumit? Hal ini membuat sistem menjadi tidak efisien dan sulit dikontrol, sehingga purchasing system hadir sebagai solusi untuk menyederhanakan dan mengotomatisasi seluruh proses pembelian.
Sistem pembelian (purchasing system) adalah solusi digital untuk mengelola seluruh proses pengadaan, dari permintaan hingga pembayaran. Sistem pembelian ini memiliki beberapa manfaat, salah satunya adalah perusahaan dapat menghemat waktu, menekan biaya, dan meminimalkan kesalahan transaksi.
Ingin tahu bagaimana purchasing system dapat mengoptimalkan bisnis Anda? Baca artikel ini hingga akhir untuk menemukan keunggulan lengkapnya, dan jangan lewatkan kesempatan untuk mencoba demo gratis sistem purchasing EQUIP sekarang!
Key Takeaways
Sistem pembelian adalah solusi digital untuk mengelola proses pengadaan barang secara terstruktur.
Sistem pembelian berfungsi membantu mengotomatisasi permintaan dan pencatatan transaksi pembelian.
Sistem pembelian memberikan manfaat seperti efisiensi, akurasi data, dan kontrol biaya yang lebih baik.
Sistem pembelian memiliki tantangan seperti migrasi data, integrasi sistem, dan adaptasi pengguna.
Apa itu Sistem Pembelian?
Sistem pembelian adalah suatu proses kegiatan yang digunakan oleh perusahaan untuk memperoleh barang yang dibutuhkan dalam operasional bisnis. Sistem ini meliputi berbagai tahap, mulai dari identifikasi kebutuhan, pemilihan pemasok, negosiasi harga dan persyaratan, hingga pengiriman barang.
Dalam mengimplementasikan sistem ini, perusahaan dapat menggunakan berbagai strategi, mulai dari melakukan pembelian langsung dari produsen atau distributor atau menggunakan teknologi seperti platform e-commerce. Secara keseluruhan, purchasing system yang baik dapat membantu perusahaan untuk menjaga keberlangsungan bisnis.
Baca juga: Procurement: Pengertian, Proses, Jenis, dan Perbedaannya dengan Purchasing
Fungsi Sistem Pembelian untuk Bisnis
Sistem pembelian membantu bisnis mengelola proses pengadaan secara lebih terstruktur dan efisien. Dengan otomatisasi dan pencatatan real-time, perusahaan dapat meminimalkan kesalahan manual dan memastikan transparansi dalam setiap transaksi.
Fungsi utama sistem pembelian mencakup:
- Mengelola permintaan pembelian: Memastikan setiap kebutuhan barang tercatat dan disetujui sesuai prosedur.
- Menyederhanakan proses pemesanan: Membuat dan mengirim purchase order (PO) secara otomatis ke pemasok.
- Memantau status pengadaan: Melacak progres pemesanan dari awal hingga barang diterima.
- Mengontrol anggaran pembelian: Membantu bisnis menyesuaikan pengadaan dengan batas biaya yang telah ditetapkan.
- Meningkatkan akurasi data vendor: Menyimpan informasi pemasok yang lengkap untuk mempermudah evaluasi dan hubungan jangka panjang.
- Mencatat histori transaksi: Memberikan rekam jejak yang jelas untuk audit dan pengambilan keputusan.
Manfaat Penggunaan Sistem Pembelian bagi Bisnis
Sistem pembelian yang efisien tidak hanya bermanfaat bagi pelanggan. Bagi bisnis, memiliki sebuah sistem transaksi yang terorganisir akan memberikan manfaat jangka panjang. Berikut adalah keuntungannya bagi bisnis:
Meningkatkan efisiensi operasional
Sistem pembelian dapat membantu perusahaan memperoleh informasi yang lebih baik mengenai persediaan dan pengelolaannya. Hal ini membantu perusahaan mengidentifikasi persediaan secara akurat sehingga dapat mengurangi risiko kekurangan atau kelebihan stok yang tidak perlu. Efisiensi ini sangat penting karena operasional perusahaan memerlukan pengelolaan yang kompleks.
Selain itu, dengan menggunakan software purchase order yang terintegrasi, perusahaan dapat mengotomatiskan proses transaksi mulai dari pengajuan permintaan, pemesanan, pengiriman, hingga pembayaran. Otomatisasi ini tak hanya menghemat waktu dan biaya, tetapi juga meminimalkan kesalahan manusia dalam proses pembelian. Pada akhirnya, penggunaan software purchase order akan mendorong efisiensi operasional secara menyeluruh bagi perusahaan.
Mengurangi pengeluaran perusahaan
Dengan sistem pembelian yang terencana dan terstruktur, perusahaan dapat memastikan bahwa hanya barang atau jasa yang benar-benar dibutuhkan. Dengan sistem yang baik, semua hal yang menyangkut pengeluaran dapat terkelola dengan baik. Hal ini dapat mencegah pembelian barang yang tidak diperlukan sehingga mengurangi pengeluaran yang tidak perlu.
Selain itu, dengan sistem yang efektif, perusahaan dapat melakukan negosiasi harga yang lebih baik dengan pemasok. Dalam melakukan negosiasi, perusahaan dapat mengajukan permintaan penawaran dari beberapa pemasok untuk membandingkan harga dan kualitas barang atau jasa. Dalam jangka panjang, memungkinkan perusahaan untuk memperoleh harga yang lebih kompetitif.
Meningkatkan kualitas produk dan jasa
Dalam sistem pembelian yang terintegrasi, perusahaan dapat melakukan pemantauan kinerja pemasok secara teratur. Dengan pemantauan kinerja pemasok, perusahaan dapat mengetahui apakah pemasok telah memenuhi kualitas. Hal ini dapat membantu perusahaan untuk mengambil tindakan korektif dengan pemasok jika terdapat masalah dalam kualitas barang.
Selain itu, perusahaan dapat berkolaborasi dengan pemasok untuk meningkatkan inovasi dalam produk dan jasa. Perusahaan dapat meminta saran atau masukan dari pemasok tentang cara meningkatkan kualitas produk dan jasa. Hal ini dapat membantu perusahaan untuk memperbaiki kualitas produk dan jasa secara keseluruhan dan meningkatkan daya saing bisnis.
Memudahkan perusahaan untuk mengukur kinerja dan efektivitas proses pembelian
Sistem pembelian yang baik memudahkan perusahaan untuk mengukur kinerja dan efektivitas proses pembelian dengan menerapkan metrik kinerja. Metrik kinerja ini dapat memberikan informasi yang sangat berguna bagi perusahaan untuk mengevaluasi proses pembelian. Dalam penerapannya, perusahaan dapat memantau waktu pemesanan, waktu pengiriman, biaya pengiriman, atau kualitas produk atau jasa.
Dengan memantau metrik kinerja ini, perusahaan dapat mengevaluasi kinerja pemasok dan melakukan perbaikan pada proses pembelian. Selain itu, sistem pembelian yang baik juga dapat memudahkan perusahaan untuk melakukan analisis biaya-manfaat dalam proses pembelian. Oleh karena itu, perusahaan dapat memperkirakan pengeluaran dan keuntungan yang mungkin terjadi.
Jenis-jenis Dokumen dalam Sistem Pembelian
Berikut adalah jenis-jenis dokumen yang ditemukan dalam sistem pembelian:
1. Purchase Requisition (PR) / Permintaan Pembelian
Dokumen internal yang dibuat oleh bagian pengguna barang untuk meminta pembelian barang atau jasa tertentu. Biasanya berisi nama barang, jumlah, spesifikasi, alasan kebutuhan, dan tanggal permintaan.
2. Request for Quotation (RFQ) / Permintaan Penawaran Harga
Dokumen yang dikirim ke beberapa pemasok untuk meminta penawaran harga dan syarat pembelian. Tujuannya agar perusahaan dapat membandingkan penawaran sebelum memilih vendor terbaik.
3. Quotation / Penawaran Harga
Balasan dari pemasok terhadap RFQ yang berisi harga, waktu pengiriman, syarat pembayaran, dan ketentuan lainnya. Dokumen ini digunakan sebagai dasar evaluasi dan negosiasi pembelian.
4. Purchase Order (PO) / Surat Pemesanan Pembelian
Dokumen resmi yang dikeluarkan oleh bagian pembelian kepada pemasok sebagai konfirmasi pesanan. Berisi detail barang/jasa, jumlah, harga, waktu pengiriman, serta ketentuan pembayaran.
5. Delivery Order (DO) / Surat Jalan
Dokumen yang dikirim bersama barang oleh pemasok sebagai bukti bahwa barang telah dikirim. Digunakan oleh bagian gudang untuk memeriksa dan mencocokkan barang yang diterima.
6. Goods Receipt Note (GRN) / Laporan Penerimaan Barang (LPB)
Dokumen yang dibuat oleh bagian gudang setelah menerima barang. Berisi hasil pemeriksaan jumlah, kondisi, dan kesesuaian barang dengan PO dan DO.
7. Supplier Invoice / Faktur dari Pemasok
Tagihan resmi dari pemasok kepada perusahaan untuk pembayaran barang atau jasa yang telah dikirim. Menjadi dasar pencocokan dokumen sebelum pembayaran dilakukan.
8. Payment Voucher / Bukti Pembayaran
Dokumen internal yang digunakan bagian keuangan untuk mencatat pembayaran kepada pemasok. Berfungsi sebagai bukti transaksi dan arsip akuntansi.
9. Purchase Report / Laporan Pembelian
Dokumen rekap yang berisi data pembelian selama periode tertentu, digunakan untuk analisis dan audit. Biasanya mencakup total pembelian, vendor, dan efisiensi anggaran.
Tantangan Implementasi Sistem Pembelian
Menerapkan sistem pembelian tidak selalu berjalan mulus, terutama jika bisnis belum terbiasa menggunakan sistem digital. Proses transisi ini sering menuntut penyesuaian internal agar operasional tetap berjalan tanpa hambatan.
- Kurangnya pelatihan pengguna: Tim operasional membutuhkan waktu untuk memahami alur kerja baru dalam sistem.
- Migrasi data yang kompleks: Memindahkan data vendor, harga, dan histori pembelian ke sistem baru sering memerlukan pengecekan ulang.
- Integrasi dengan sistem lain: Sistem pembelian harus terhubung dengan inventory, akuntansi, dan produksi agar data tetap sinkron.
- Perubahan budaya kerja: Staf mungkin menolak perubahan dari proses manual ke digital karena dianggap rumit.
- Biaya implementasi awal: Investasi untuk software dan penyesuaian sistem bisa menjadi beban bagi bisnis kecil.
- Ketergantungan pada koneksi internet: Sistem berbasis cloud memerlukan jaringan stabil untuk memastikan akses dan pembaruan data.
Purchasing Menjadi Lebih Simple dengan Sistem EQUIP
Dalam proses purchasing, suatu perusahaan dapat menghadapi banyak tantangan. Untuk mengatasi tantangan tersebut, perusahaan dapat memanfaatkan teknologi seperti software purchasing dari EQUIP. Purchasing system ini dirancang untuk mengotomatisasi dan menyederhanakan seluruh procurement process, mulai dari permintaan, pembelian hingga pembayaran.
Dengan fitur-fitur lengkap dan komprehensif, sistem purchasing EQUIP dapat memenuhi segala kebutuhan bisnsi Anda. Terlebih dari itu, sistem ini dapat membantu Anda mengatasi berbagai masalah yang mungkin dihadapi dalam proses purchasing.
Keunggulan aplikasi procurement EQUIP:
- Efisiensi Proses: Otomatisasi dokumen dan persetujuan mempercepat alur kerja.
- Penghematan Biaya: Analisis data membantu dalam pengambilan keputusan strategis untuk mengurangi pengeluaran.
- Transparansi: Setiap tahapan dalam proses dapat dipantau secara real-time.
- Integrasi: Terhubung dengan modul lain seperti akuntansi dan manajemen persediaan
- Customizable & Flexible: Dapat dikustomisasi dan disesuaikan fungsinya sesuai dengan kebutuhan dan alur kerja bisnis.
- Daftar Vendor dengan Status Blacklist: Menampilkan vendor yang diblokir agar tidak digunakan kembali.
- Bank & Cash Balance: Memantau saldo kas dan bank secara real-time untuk menjaga stabilitas keuangan.
- Tinjau Performa dan Reputasi Vendor: Menilai kualitas dan keandalan vendor berdasarkan riwayat transaksi.
Apabila anda tertarik mencoba aplikasi procurement EQUIP, anda dapat mendaftarkan diri ke demo gratis yang ditawarkan sekarang. Unduh juga skema harga EQUIP dibawah sekarang untuk mengetahui paket terbaik bagi bisnis Anda!
Kesimpulan
Sistem pembelian yang baik dan efektif merupakan hal yang penting bagi bisnis. Sistem yang baik dapat memudahkan perusahaan untuk mengukur kinerja dan efektivitas proses transaksi. Dengan software purchasing, sistem dapat terkelola dengan baik. Oleh karena itu, penggunaan sistem pembelian dengan bantuan software menjadi sangat penting bagi perusahaan dalam mencapai tujuan bisnisnya dengan lebih efektif.
Salah satu software purchasing terbaik di Indonesia adalah software pembelian EQUIP. Software ini sudah digunakan oleh lebih dari ratusan perusahaan di Indonesia sehingga kualitasnya terjamin dan reputasinya juga baik.
Apabila Anda tertarik mencoba EQUIP, Anda dapat jadwalkan demo gratis bersama kami segera!
FAQ Sistem Pembelian
Sistem pembelian adalah suatu proses kegiatan yang digunakan oleh perusahaan untuk memperoleh barang yang dibutuhkan dalam operasional bisnis. Sistem ini meliputi berbagai tahap, mulai dari identifikasi kebutuhan, pemilihan pemasok, negosiasi harga dan persyaratan, hingga pengiriman barang.
Tugas utama dari Purchasing adalah untuk mengadakan barang dan/atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk operasionalnya. Ini melibatkan serangkaian kegiatan untuk memastikan perusahaan mendapatkan apa yang dibutuhkan dengan harga terbaik, kualitas yang sesuai, dan waktu yang tepat.
Contoh pembelian yang sering terjadi adalah ketika perusahaan memperoleh sumber daya yang dibutuhkan untuk menjalankan operasinya. Ini bisa berupa pembelian bahan-bahan yang akan diolah menjadi produk akhir, perlengkapan yang digunakan dalam aktivitas kantor, peralatan yang mendukung proses produksi atau layanan, hingga jasa dari pihak eksternal untuk keahlian tertentu.
