Bisnis UMKM memiliki peran penting dalam perekonomian Indonesia. Namun, dalam mengelola bisnisnya, banyak UMKM yang masih menghadapi tantangan dalam pengelolaan catatan keuangan, terutama dalam hal pengelolaan otomasi bukti transaksi. Hal ini dapat menyebabkan kesulitan dalam menyusun laporan keuangan dan menghasilkan informasi yang akurat dan tepat waktu untuk pengambilan keputusan bisnis.
Oleh karena itu, penting untuk memperkenalkan teknologi dan solusi yang dapat membantu UMKM dalam mengelola catatan keuangannya dengan lebih efisien dan efektif. Salah satu solusi yang dapat membantu dalam pengelolaan catatan keuangan adalah dengan menggunakan otomasi bukti transaksi.
Daftar Isi
Peran Penting Bukti Transaksi
Bukti transaksi adalah bukti nyata bahwa transaksi bisnis telah terjadi. Bukti transaksi ini sangat penting karena membantu memverifikasi kebenaran catatan keuangan dan pengelolaan catatan keuangan bisnis. Selain itu, tanpa bukti transaksi yang memadai, sulit untuk memastikan bahwa catatan keuangan benar dan akurat.
Di samping itu, bukti nota pembelian juga penting untuk tujuan perpajakan. Setiap bisnis harus memiliki catatan keuangan yang jelas dan teratur untuk memenuhi kewajiban perpajakan mereka. Maka dari itu, jika tidak ada bukti transaksi yang memadai, bisnis dapat terkena sanksi dan denda dari pihak pajak.
Jenis Bukti Transaksi
Dalam akuntansi, bukti transaksi dapat berguna sebagai dasar dalam menyusun laporan keuangan. Berikut adalah beberapa jenis bukti transaksi yang umum penggunaannya dalam bisnis UMKM:
1. Struk pembelian
Struk pembelian adalah bukti pembelian yang menyatakan bahwa sebuah transaksi pembelian telah terjadi dan berisi informasi tentang item yang dibeli, jumlah, jumlah barang, harga satuan, total harga, dan juga tanggal pembelian. Bukti transaksi ini sering perusahaan pakai untuk mencatat pembelian barang atau jasa dari pihak lain.
2. Faktur penjualan
Faktur penjualan merupakan bukti transaksi yang penjual keluarkan kepada pembeli setelah terjadinya transaksi penjualan yang berisi informasi mengenai barang atau jasa yang dijual, jumlah barang, harga satuan, total harga, dan juga tanggal penjualan. Bukti transaksi ini sangat penting bagi perusahaan dalam mencatat penjualan barang atau jasa.
3. Kwitansi
Berikutnya, kwitansi adalah bukti pembelian yang diberikan oleh pihak penerima pembayaran kepada pihak yang membayar. Informasi yang terdapat pada kwitansi meliputi jumlah pembayaran, tanggal pembayaran, dan nama pihak yang membayar. Kwitansi penting sebagai bukti bahwa pembayaran telah dilakukan dan tanda terima yang sah bagi pihak yang membayar. Kwitansi juga penting untuk mengatur transaksi keuangan dan memastikan pencatatan yang akurat. Dengan adanya kwitansi, UMKM dapat melacak dan memantau transaksi keuangan secara efisien.
4. Nota debit/kredit
Berupa bukti transaksi yang berguna untuk mencatat pengurangan atau penambahan pada saldo akun tertentu. Nota debet berguna dalam mencatat pengurangan pada saldo akun, sedangkan nota kredit berguna dalam mencatat penambahan pada saldo akun. Nota debet/kredit sangat penting dalam mencatat transaksi keuangan yang perusahaan lakukan.
5. Bukti transfer bank
Bukti transfer bank merupakan bukti transaksi yang bank keluarkan setelah terjadinya transaksi transfer antar bank yang berisi informasi mengenai jumlah transfer, nomor rekening tujuan, dan juga tanggal transfer. Mutasi bank sangat penting bagi perusahaan dalam mencatat transaksi transfer yang telah berlangsung
Baca juga: Kenali Bukti Transaksi yang Penting Bagi Keuangan Bisnis Anda
Bukti Transaksi dalam Bentuk Elektronik
Dalam era digital seperti sekarang, bukti transaksi dapat berbentuk elektronik sebagai bentuk peralihan menuju otomasi bukti transaski. Bukti transaksi elektronik ini sering digunakan misalnya dalam bisnis online dan transaksi jarak jauh. Contoh dari bukti transaksi elektronik antara lain:
1. E-Invoice
E-Invoice adalah faktur penjualan yang memiliki format yang sama dengan faktur penjualan fisik, tetapi seluruh transaksi dan informasi yang terkait dengan faktur penjualan tersebut disimpan dalam bentuk digital. Penggunaannya dapat mempermudah pengiriman faktur kepada pelanggan, serta dapat mempercepat proses pencatatan dan pengolahan data keuangan.
2. E-Receipt
E-Receipt adalah struk pembelian elektronik yang memiliki format yang sama dengan struk pembelian fisik, namun seluruh informasi dan transaksi yang terkait dengan struk pembelian tersebut disimpan dalam bentuk digital. Selain itu, penggunaan E-Receipt dapat mempermudah penyimpanan dan pengolahan data transaksi, serta dapat membantu dalam melacak catatan transaksi secara elektronik.
3. E-Banking
Di samping itu, E-Banking juga dapat meningkatkan keamanan dalam melakukan transaksi perbankan karena tidak memerlukan penggunaan uang tunai atau cek. Selain itu, E-Banking juga dapat menghemat waktu dan biaya karena tidak perlu datang ke bank atau mengirimkan cek secara fisik. Dengan demikian, penggunaan E-Banking dapat meningkatkan efisiensi pengelolaan keuangan perusahaan.
4. E-Tax invoice
E-Tax invoice adalah faktur penjualan dalam bentuk elektronik yang harus digunakan oleh perusahaan yang telah terdaftar sebagai Pengusaha Kena Pajak (PKP) dan berisi informasi mengenai transaksi penjualan yang dilakukan oleh perusahaan. Selain itu, E-Tax invoice harus memenuhi persyaratan Direktorat Jenderal Pajak. Penggunaannyadapat mempermudah pengajuan laporan pajak secara elektronik dan meminimalisir kesalahan dalam mencatat data keuangan.
Cara Menyimpan Bukti Transaksi yang Efisien
Mengelola bukti transaksi yang banyak dan beragam dapat menjadi tugas yang memakan waktu dan merepotkan. Oleh karena itu, penting untuk menyimpan bukti transaksi dengan cara yang efisien. Berikut adalah beberapa cara efisien untuk menyimpan bukti transaksi:
1. Pilih metode penyimpanan yang tepat
Metode penyimpanan harus sesuai dengan jenis bukti transaksi. Misalnya, faktur penjualan fisik dapat Anda simpan dalam folder dengan sistem penomoran dan pengkategorian tertentu. Di samping itu, dokumen nota pembelian elektronik seperti E-Invoice dan E-Receipt dapat disimpan dalam folder yang terorganisir dengan baik di dalam perangkat penyimpanan data.
2. Lakukan backup data secara berkala
Selain itu, backup data juga penting untuk memastikan bahwa perusahaan dapat memulihkan data yang hilang atau rusak dengan cepat dan efektif. Dengan backup data yang teratur, perusahaan dapat meminimalisir risiko kehilangan data dan memastikan bahwa informasi keuangan dan bisnis tetap tersedia dan dapat diakses dalam situasi darurat. Selain itu, perusahaan juga dapat menghindari kerugian finansial dan reputasi akibat kehilangan data yang penting.
3. Simpan dalam format digital
Selanjutnya, menyimpan bukti transaksi dalam format digital juga memudahkan dalam berbagi informasi keuangan dengan pihak yang membutuhkan, seperti akuntan atau pihak bank. Dengan menyimpan dalam format digital, Anda dapat dengan mudah mengirim dan menerima informasi keuangan dengan cepat dan mudah melalui email atau aplikasi komunikasi lainnya. Selain itu, dengan format digital, Anda dapat dengan mudah mencari dan menemukan data keuangan tertentu dengan cepat dan mudah. Ini juga dapat membantu dalam memudahkan proses audit keuangan atau pemeriksaan pajak di kemudian hari. Dengan demikian, menyimpan bukti transaksi dalam format digital dapat membantu UMKM dalam mengelola data keuangan mereka dengan lebih efisien dan efektif.
4. Gunakan software akuntansi
Selain itu, software akuntansi seperti EQUIP juga dapat membantu dalam mengoptimalkan penggunaan waktu dan sumber daya. Dengan menggunakan software akuntansi, UMKM dapat menghemat waktu dalam pencatatan data keuangan, sehingga dapat fokus pada kegiatan bisnis yang lebih penting. Selain itu, software akuntansi dapat membantu dalam mengoptimalkan penggunaan sumber daya dengan mengidentifikasi tren pengeluaran dan pendapatan yang dapat membantu dalam mengambil keputusan bisnis yang lebih baik. Selain itu, software akuntansi juga dapat membantu dalam memenuhi persyaratan pajak dan regulasi keuangan dengan lebih mudah dan efisien.
Kelola Otomasi Bukti Transaksi Pengeluaran dengan EQUIP
Software akuntansi milik EQUIP adalah platform akuntansi online yang dirancang untuk membantu UMKM mengelola catatan keuangan dan bukti transaksi pengeluaran dengan efisien. Software ini memiliki fitur untuk mengelola otomasi bukti transaksi, mencatat pengeluaran, menghasilkan laporan keuangan, dan melakukan rekonsiliasi bank. Selain itu, Anda dapat memindai bukti transaksi secara langsung ke dalam platform dan mengkategorikan pengeluaran.
EQUIP juga dapat menghubungkan rekening bank Anda ke dalam sistem dan memungkinkan platform secara otomatis mengimpor bukti transaksi langsung dari rekening bank. Di samping itu, Anda dapat melacak pengeluaran dengan mudah dan memastikan bahwa bukti transaksi Anda tersimpan dengan aman. Dengan begitu, UMKM dapat menghemat waktu dan tenaga dalam pengelolaan catatan keuangan dan memastikan informasi keuangan yang akurat dan tepat waktu.
Baca juga: 10 Rekomendasi Aplikasi Terbaik untuk UMKM 2023
Kesimpulan
Bukti transaksi sangat penting dalam memastikan kebenaran dan keakuratan catatan keuangan bisnis UMKM. Bukti transaksi yang baik dan efisien dapat membantu mengelola keuangan bisnis dengan lebih mudah dan akurat. Akan tetapi, mengelola bukti transaksi manual dapat memakan waktu dan sumber daya yang berharga.
Maka dari itu, otomasi bukti transaksi merupakan solusi yang efisien dan praktis dalam pengelolaan catatan keuangan. Dengan demikian, penggunaan Software Akuntansi ERP EQUIP dapat membantu mengotomatisasi proses pencatatan dan pengelolaan bukti transaksi dengan lebih mudah dan cepat. Anda juga dapat memonitor keuangan bisnis secara real-time dan menghasilkan laporan keuangan dengan lebih mudah dan akurat. Dengan demikian, Anda dapat membuat keputusan bisnis yang lebih baik dan lebih cepat.
