Banyak bisnis masih mengandalkan invoice konvensional berbasis kertas atau manual. Cara ini sering memakan waktu, rawan salah input, dan sulit dilacak ketika jumlah transaksi semakin besar. Akibatnya, arus kas jadi tidak efisien dan laporan keuangan menjadi lambat tersusun, menghambat pengambilan keputusan bisnis.
Masalah bertambah ketika perusahaan harus menangani ratusan invoice setiap bulan, risiko kehilangan dokumen, hingga keterlambatan pembayaran yang merugikan. Solusi dari tantangan ini hadir melalui software akuntansi yang sudah dilengkapi dengan fitur e-invoicing. Sistem ini membantu mengotomatiskan pencatatan, pengiriman, dan penyimpanan invoice secara digital.
Namun, tidak semua software akuntansi menyediakan aplikasi e-invoicing yang benar-benar efisien dan sesuai kebutuhan bisnis. Salah satu software akuntansi terbaik yang bisa menjadi pilihan adalah EQUIP Accounting Software, yang menawarkan fitur e-invoicing lengkap dan terintegrasi dengan sistem keuangan bisnis Anda.
Sehubungan dengan hal tersebut, artikel ini akan membahas apa itu e-invoicing, bagaimana perbedaan e-invoice dengan invoice konvensional, serta alasan mengapa bisnis wajib memiliki sistem ini. Untuk mengetahui lebih lanjut, simak penjelasan lengkap berikut ini. Anda juga bisa coba demo gratis EQUIP sekarang untuk mendapatkan informasi lebih detail.
Key Takeaways
E-invoicing adalah sistem pengelolaan faktur secara digital yang menggantikan metode manual berbasis kertas.
E-invoicing mengandalkan teknologi digital yang memungkinkan perusahaan mengirim tagihan langsung ke pelanggan dalam format online.
E-invoice lebih cepat, akurat, dan praktis dibanding invoice manual yang rawan error dan lambat divalidasi.
Otomatiskan proses e-invoicing lebih mudah dan efisien dengan software accounting EQUIP.
Apa itu E-Invoicing?
E-invoicing adalah sistem pengelolaan faktur secara digital yang menggantikan metode manual berbasis kertas. Dengan cara ini, proses pembuatan, pengiriman, hingga penyimpanan invoice dapat dilakukan lebih cepat, transparan, dan efisien untuk mendukung kelancaran bisnis.
Sebagai electronic invoice, e-invoicing mengandalkan teknologi digital yang memungkinkan perusahaan mengirim tagihan langsung ke pelanggan dalam format online. Hal ini membantu meminimalkan kesalahan penulisan, mengurangi biaya administrasi, serta mempercepat proses pembayaran.
Di Indonesia, penerapan e-invoicing dikenal dengan e-faktur, yaitu faktur pajak elektronik yang diterbitkan melalui sistem DJP (Direktorat Jenderal Pajak). Melalui mekanisme ini, perusahaan dapat melaporkan transaksi secara resmi dan akurat, sekaligus memastikan kepatuhan pajak sesuai regulasi yang berlaku.
Peran invoice elektronik semakin penting dalam sistem keuangan modern karena mampu mengintegrasikan data penjualan, pembayaran, dan laporan keuangan. Dengan begitu, perusahaan dapat meningkatkan akurasi pencatatan, mempercepat arus kas, serta memperkuat transparansi bisnis di era digital.
Perbedaan E-Invoice dengan Invoice Konvensional
Perbedaan utama e-invoice dengan invoice konvensional terlihat dari segi validasi. E-invoice menggunakan sistem digital yang terhubung dengan otoritas terkait, sehingga validasi data transaksi dilakukan otomatis. Sebaliknya, invoice manual rawan kesalahan verifikasi karena masih bergantung pada manusia.
Dari sisi kecepatan, e-invoice jauh lebih unggul karena dapat dikirim secara instan melalui email atau sistem online. Invoice konvensional membutuhkan waktu lebih lama, mulai dari pencetakan hingga pengiriman fisik. Hal ini membuat proses pembayaran dengan e-invoice lebih cepat dan efisien.
Akurasi data juga menjadi poin pembeda penting. Dengan e-invoice, data transaksi langsung tercatat ke sistem digital sehingga risiko human error bisa ditekan. Invoice manual rentan salah input angka maupun informasi, yang berpotensi menimbulkan masalah dalam laporan keuangan dan pembayaran.
Dari sisi pengarsipan, e-invoice lebih praktis karena seluruh dokumen tersimpan secara digital dan mudah diakses kembali. Invoice manual memerlukan ruang penyimpanan fisik yang rentan rusak atau hilang. Penggunaan e-invoice yang terintegrasi dengan software akuntansi membantu perusahaan mengelola arsip keuangan lebih rapi.
Apakah Semua Software Akuntansi Sudah Mendukung E-Invoicing?
Saat ini, masih banyak software akuntansi yang belum mendukung fitur e-faktur atau e-invoicing. Software generik atau yang tidak dikembangkan khusus untuk kebutuhan perpajakan seringkali tidak memiliki integrasi otomatis dengan sistem DJP, sehingga perusahaan tetap harus melakukan input manual yang memakan waktu dan memicu human error.
Menurut laporan dari Mordor Intelligence, rata-rata adopsi sistem yang mendukung e-faktur baru mulai meningkat, dan banyak pelaku usaha tetap menggunakan platform lama. Diperkirakan sekitar 60%-70% dari software akuntansi nasional belum memiliki fitur e-invoicing otomatis. Kondisi ini memaksa pengguna melakukan input atau upload manual yang kurang efisien.
Situasi ini menunjukkan betapa pentingnya memilih sistem akuntansi yang terintegrasi dengan fasilitas e-faktur. Dengan otomatisasi pembuatan faktur pajak elektronik, pelaporan dapat lebih cepat, akurat, dan sesuai regulasi. Bisnis juga bisa mengurangi beban kerja manual dan meminimalkan risiko sanksi akibat ketidakpatuhan.
Salah satu software akuntansi yang dapat Anda pertimbangkan adalah software accounting EQUIP, yang telah mendukung integrasi e-faktur untuk mempermudah kepatuhan pajak perusahaan. Untuk mengetahui detail manfaat serta investasi yang dibutuhkan, Anda dapat mengunduh skema harga resmi software accounting EQUIP melalui tautan berikut.
Alasan Mengapa Bisnis Wajib Punya E-Invoicing di 2025
Tahun 2025 diprediksi menjadi titik penting bagi penerapan e-invoicing di Indonesia. Pemerintah melalui Direktorat Jenderal Pajak terus mendorong penggunaan faktur elektronik sebagai standar kepatuhan. Bisnis yang tidak beradaptasi berisiko menghadapi sanksi administrasi maupun hambatan operasional.
E-invoicing juga mendukung transparansi pajak dengan memberikan jejak digital yang mudah diverifikasi. Setiap transaksi tercatat rapi dan dapat diaudit dengan cepat. Hal ini membantu perusahaan membangun kredibilitas sekaligus menjaga kepercayaan regulator maupun mitra bisnis.
Dari sisi operasional, e-invoicing meningkatkan efisiensi pelaporan karena seluruh data terhubung otomatis dalam sistem digital. Pekerjaan yang biasanya memakan waktu berjam-jam bisa diselesaikan dalam hitungan menit. Integrasi ini membuat tim keuangan lebih fokus pada analisis daripada input data.
Akurasi pembukuan menjadi alasan lain yang tak kalah penting. Dengan e-invoicing, catatan transaksi langsung masuk ke sistem akuntansi sehingga meminimalkan kesalahan input. Hasilnya, laporan keuangan lebih tepat, keputusan bisnis lebih solid, dan perusahaan lebih siap menghadapi tuntutan era digital.
Contoh Studi Kasus Penggunaan E-Invoicing
PT Global Pharma Indonesia, distributor peralatan medis, menghadapi lonjakan transaksi selama pandemi: jumlah e-faktur bulanan meningkat dua kali lipat, dari sekitar 1.500 menjadi 3.000 faktur. Volume sebesar ini sungguh menantang sistem manual, sering menyebabkan antrian pembuatan faktur dan keterlambatan pelaporan.
Untuk itu, penggunaan software yang tepat sebagai solusi e-invoicing memungkinkan PT Global Pharma menerbitkan dan mengelola e-faktur secara otomatis, tanpa input manual satu per satu. Proses kini jauh lebih cepat dan efisien dalam menghadapi jumlah transaksi tinggi. Ini mengurangi beban kerja staf pajak dan mempercepat arus administrasi.
Dengan sistem e-invoicing otomatis, PT Global Pharma mampu mengurangi kesalahan input data yang sebelumnya sering terjadi karena kecepatan tinggi dan tekanan volume. Proses pengiriman e-faktur yang konsisten dan sistematis turut meningkatkan akurasi dokumen pajak yang dilaporkan ke DJP.
Secara keseluruhan, PT Global Pharma berhasil mempercepat pelaporan ke DJP, meningkatkan efisiensi faktur, dan meminimalisir risiko human error. Studi kasus ini menunjukkan betapa pentingnya adopsi e-invoicing dalam menjaga arus keuangan dan kepatuhan pajak, terutama pada kondisi volume transaksi sangat tinggi.
Optimalkan Proses E-Invoicing Anda dengan Software Accounting EQUIP
Software accounting EQUIP merupakan software akuntansi terbaik di Indonesia yang dirancang untuk memudahkan perusahaan dalam mengelola keuangan sekaligus mengotomatiskan proses e-invoicing. Dengan fitur lengkap seperti integrated e-faktur, hingga automasi pembuatan laporan, EQUIP membantu bisnis mencatat transaksi, serta membuat laporan keuangan secara lebih efisien.
Sebagai software akuntansi online, EQUIP memungkinkan akses real-time dari mana saja, mendukung integrasi dengan sistem penjualan, pembelian, dan inventori. Pemilik bisnis bisa lebih mudah melacak arus kas, mengelola petty cash, melakukan rekonsiliasi bank, hingga mengatur invoicing dengan otomatis. Dengan begitu, proses keuangan menjadi lebih cepat, akurat, dan terorganisir.
Berikut ini merupakan fitur utama dari software accounting EQUIP, antara lain:
- Integrated E-Faktur: Pembayaran pajak untuk setiap pembelian jadi mudah karena Software Akuntansi EQUIP telah terintegrasi dengan E-Faktur
- Built in Professional Templates: Software Akuntansi EQUIP menyediakan berbagai macam desain template untuk pembuatan invoice, struk dan voucher
- Automasi Pembuatan Laporan: Buat laporan keuangan perusahaan yang lengkap, mulai dari transaksi, laba rugi, pengeluaran, dan lainnya dalam hitungan menit
- Riwayat Transaksi: Otomatiskan pencatatan transaksi bisnis Anda dengan Aplikasi Akuntansi. Permudah penyimpanan dan pengecekan data setiap saat
- Manajemen Petty Cash: Permudah pengelolaan petty cash perusahaan untuk mengetahui pengeluaran perusahaan dengan tepat dan cepat
- Kemudahan Pembayaran: Otomatiskan pencatatan pembayaran dari pelanggan ataupun pembayaran ke vendor dalam satu platform yang terintegrasi
Kesimpulan
E-invoicing adalah sistem pengelolaan faktur digital yang menggantikan metode manual berbasis kertas. Dengan cara ini, pembuatan, pengiriman, hingga penyimpanan invoice jadi lebih cepat, transparan, dan efisien, sehingga membantu bisnis meningkatkan akurasi pencatatan dan arus kas.
Untuk itu, EQUIP menghadirkan software akuntansi yang siap membantu perusahaan mengelola keuangan sekaligus mengotomatiskan proses e-invoicing. Dilengkapi fitur integrated e-faktur, automasi laporan, manajemen petty cash, hingga kemudahan pembayaran, EQUIP membuat sistem keuangan bisnis menjadi lebih terorganisir dan akurat.
Kini saatnya Anda merasakan langsung kemudahan yang ditawarkan. Coba demo gratis software akuntansi EQUIP dan nikmati berbagai manfaatnya, mulai dari pencatatan transaksi yang otomatis, pembuatan laporan instan, hingga pengelolaan invoice elektronik yang praktis untuk mendukung pertumbuhan bisnis Anda.
FAQ tentang E-Invoicing
e-Faktur adalah faktur pajak elektronik yang diterbitkan melalui sistem Direktorat Jenderal Pajak (DJP) untuk mempermudah pelaporan dan memastikan keabsahan transaksi pajak secara digital.
Invoice adalah dokumen penagihan yang diberikan penjual kepada pembeli, sedangkan kwitansi adalah bukti penerimaan pembayaran yang dikeluarkan setelah pembeli melakukan pelunasan.
Tidak, invoice bukan bukti pembayaran. Invoice hanya berfungsi sebagai dokumen tagihan, sementara bukti pembayaran ditunjukkan dengan kwitansi atau tanda terima.
