Membuat surat penawaran yang efektif dan profesional sering kali menjadi tantangan bagi banyak bisnis. Dalam dunia usaha, surat penawaran tidak hanya berfungsi sebagai alat komunikasi penjualan, tetapi juga sebagai refleksi dari profesionalisme dan kredibilitas perusahaan. Baik itu untuk produk, jasa, atau kerjasama proyek, surat penawaran yang baik harus dapat menarik perhatian dan meyakinkan calon klien atau mitra bisnis tentang keunggulan yang Anda tawarkan.
Namun, banyak perusahaan terkadang masih kesulitan dalam merancang surat penawaran yang tepat sasaran, jelas, dan menarik. Hal ini bisa menyebabkan kesempatan berharga terlewatkan. Untuk mengatasi masalah ini, artikel ini akan menyediakan 10 contoh surat penawaran singkat dan resmi yang dapat diadaptasi untuk berbagai keperluan. Dengan contoh-contoh ini, Anda akan mendapatkan inspirasi dalam menyusun surat penawaran yang tidak hanya profesional tetapi juga efektif dalam membangun kesan positif dan meningkatkan peluang bisnis Anda.
Daftar isi
Apa Itu Surat Penawaran?
Surat penawaran adalah sebuah surat berisi penawaran untuk suatu barang maupun jasa kepada calon konsumen atau pembeli. Biasanya surat ini memiliki nama atau sebutan lain, yakn surat jual.
Surat penawaran dapat Anda buat, apabila ada permintaan terkait penawaran yang berasal dari calon pembeli, di samping itu bisa juga karena Anda sebagai penjual tertarik menawarkan barang atau jasa kepada instansi perusahaan maupun individu.
Surat penawaran biasanya berisi informasi dengan tujuan meningkatkan minat para pembaca terhadap penawaran produk maupun layanan yang penjual tawarkan. Selain itu, biasanya penjual akan mengirimkan surat penawaran sebagai bentuk balasan atas permintaan penawaran calon konsumen atau pembeli.
Fungsi Surat Penawaran
Surat penawaran memiliki peranan yang sangat penting bagi industri perdagangan. Karena keberhasilan perusahaan dapat terlihat dari bagaimana cara perusahaan tersebut menawarakn sebuah produk, contohnya lewat surat penawaran itu sendiri.
Jika penawarannya ternyata kurang sesuai dengan kondisi dan kebutuhan konsumen, hal tersebut juga bisa berpengaruh terhadap keberhasilan perusahaan. Berikut beberapa fungsi pada suarat penawaran :
- Sebagai media penawaran untuk memperkenalkan dan mempromosikan produk jualan kepada khalayak umum atau masyarakat luas, khususnya bagi target pasar perusahaan.
- Meningkatkan promosi atau marketing kepada masyarakat luas untuk suatu produk.
- Membuka peluang sekaligus memperluas aktivitas pemasaran produk.
- Mempertahankan dan menjaga relasi bisnis agar tidak terputus.
Komponen Penting yang Tercantum Pada Surat Penawaran
Dalam menyusun surat penawaran, ada beberapa komponen penting yang tidak boleh terlewatkan untuk memastikan bahwa surat tersebut dapat berfungsi secara efektif sebagai alat komunikasi bisnis Anda. Komponen-komponen ini mencakup informasi yang jelas tentang penawaran, detil produk atau jasa, harga, serta syarat dan ketentuan yang terkait
Dalam contoh surat penawaran, biasanya kita akan melihat beberapa komponen atau hal penting pada surat penawaran, antara lain :
- Harus menyebutkan identitas produk Anda secara jelas, mulai dari nama produk beserta jenis produk itu sendiri.
- Memaparkan kualitas produk yang Anda tawarkan, misalnya jika menawarkan jasa sebaiknya berikan penilaian atau ulasan langsung yang telah konsumen berikan terkait produk jualan Anda.
- Jelaskan harga jual produk yang Anda tawarkan. Contoh, jika Anda menjual peralatan elektronik, sebaiknya sebutkan kisaran dari harga penawaran tersebut.
- Sebutkan pula metode atau cara pembayarannya, apakah bisa kredit atau harus cash (tunai).
- Menjelaskan pengiriman produk, contoh dengan cara COD, pengiriman oleh jasa ekspedisi ke tempat pembeli atau ambil langsung produk ke toko.
- Anda juga bisa menjelaskan terkait promosi atau potongan harga diskon (jika ada), hal tersebut tentunya bisa menjadi pertimbangan para calon konsumen karena produk yang Anda tawarkan harganya terjangkau.
- Sifat penawaran, yang mana bisa ersifat terikat atau bebas. Maksud dari bebas di sini adalah pemberi tidak akan Anda beritahu apabila ada perubahan harga. Sementara itu, sifat terikat maksudnya pembeli akan mendapatkan notifikasi terkait perubahan harga oleh penjual.
- Kemudahan yang Anda tawarkan lainnya kepada calon konsumen, contohnya menawarkan layanan after sales, garansi, service atau lainnya.
Cara Membuat Surat Penawaran
Setelah memahami terkait hal-hal atau komponen yang harus Anda perhatikan ketika membuat surat penawaran, selanjutnya Anda juga wajib mengetahui tata cara pembuatan surat penawaran itu sendiri :
1. Kop Surat
Pastikan untuk menyematkan kop surat perusahaan dengnan jelas. Tujuannya agar calon pembeli merasa yakin ingin bekerjasama atau membeli produk yang Anda tawarkan.
Informasi terkait perusahaan juga tertulis dengan detail dan jelas pada kop surat. Misalnya, mencakup nama perusahaan, nomor telepon, alamat, dan emailnya.
2. Kepala Surat
Komponen surat penawaran yang tidak kalah penting adalah kepala surat. Pastikan pula untuk membuat surat penawaran dengan tata bahasa sesuai kaidah atau aturan yang berlaku. Surat harus Anda buat dalam bentuk bahasa Indonesia, namun terkecuali apabila calon konsumen yang Anda tuju merupakan perusahaan asing.
Jika demikian, tentu saja Anda harus membuatnya dalam bentuk bahasa Inggris dengan struktur dan gaya penulisan yang baik sesuai format yang benar. Biasanya, pada bagian kepala surat ini meliputi nomor surat, lampiran, tanggal pembuatan, dan perihal.
3. Kata Pembuka
Komponen lainnya pada surat penawaran adalah ada kalimat atau kata pembuka secara resmi. Contoh, Anda bisa mengawalinya menggunakan kata seperti “Denga Hormat,….” kemudian lanjut
kan dengan beberapa informasi terkait alasan pembuatan surat penawaran.
4. Isi Surat
Untuk memperjelas surat penawaran, sekaligus membuatnya tepat sasaran, Anda harus memaparkan terkait produk maupun jasa secara mendetail. Tujuannya agar calon konsumen merasa tertarik dengan produk jualan Anda dan mereka juga ingin menjalin hubungan kerjasama.
Silakan buat lampiran terpisah, jika produk yang Anda tawarkan terlalu banyak.
5. Penutup
Di bagian akhir, biasanya pembuatan surat penawaran berisi harapan dan imbauan ke pihak calon konsumen, agar dapat menjalin kerjasama bisnis.
10 Contoh Surat Penawaran Singkat dan Resmi
Untuk lebih memahami tentang surat penawaran, berikut ada beberapa contoh surat penawaran perusahaan dagang atau lainnya, secara resmi dan singkat :
1. Contoh Surat Penawaran Jasa Laundry
Kepada Yth, Manager Hotel Mitra
Jakarta
Dengan Hormat,
Bersama dengan surat ini, Kami dari usaha jasa laundry “Laundry 123” yang berlokasi di Jalan Sukma Abadi, Tangerang, yang kini telah mejalin mitra dengan perusahaan-perusahaan di Tangerang dan Jakarta.
Sehubungan dengan hal itu, maka kami bermaksud mengajukan penawaran jasa laundry kepada perusahaan Bapak/Ibu di Hotel Mitra Tangerang.
Besar harapan kami, agar penawaran yang kami ajukan bisa terjalin dengan baik sehingga bisa menguntungkan antara kedua belah pihak. Untuk bahan perbandingan dan pertimbangan, kami menyertakan lampiran terkait usaha laundry kami.
Demikian surat penawaran ini kami buat dan sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Tangerang, 10 Juni 2020
Hormat Kami
Anggara Adi
2. Surat Penawaran Produk Furniture
Kepada Yth,
Direktur PT ABC Properti
Jl. Bumi Agung No.18
Jakarta Selatan
Dengan Hormat,
Bersama surat ini, kami PT. Xiena Furniture yang bergerak dalam bidang furniture dan berlokasi di Jl. Sultan Hasanudin, Bandung sudah bekerja sama dengan beberapa perusahaan properti di wilayah Jakarta, Bandung dan Sekitarnya.
Berdasarkan informasi yang kami dapatkan, PT. ABC Properti adalah perusahaan properti yang kini sedang berkembang pesat di wilayah Jakarta dan akan membuka unit di Bandung. Sehubungan dengan hal itu, kami tertarik untuk menawarkan kerja sama dalam hal pengadaan barang-barang furniture. Berikut, ada beberapa furniture yang akan kami tawarkan, antara lain :
- Lemari
- Sofa dan meja ruang tamu
- Papan pembatas ruang karyawan
- Kursi kerja
- Meja kerja
Kami juga melampirkan brosur peralatan beserta petunjuk manualnya. Apabila Bapak/Ibu tertarik dengan penawaran ini, maka kami akan langsung mengirimkan staf untuk penjelasan dan informasi lebih lanjut terkait produk yang dibutuhkan.
Demikian surat penawaran ini kami sampaikan, atas perhatian dan pertimbangannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Anindita Fira
Direktur Pemasaran
3. Contoh Surat Penawaran Produk Fashion
Kepada
Bapak/Ibu Calon Konsumen
PT. Win Fashion
di Tempat
Dengan hormat,
Perkenalkan kami dari PT. Win Fashion yang bergerak dalam bidang penawaran produk fashion. Kami berniat dan tertarik menawarkan kerja sama di bidang ekspedisi besar dengan produk fashion pria maupun wanita. Harapan kami dapat membantu proses pendistribusiannya dapat berjalan dengan baik.
Kami menawarkan layanan penjualan produk berupa kemeja dan T-shirt terbaru dari perusahaan kami, dan juga penawaran fashion terbaru kepada calon konsumen
Saat ini, kamu juga telah melayani penjualan produk fashion tebraru di seluruh wilayah yang ada di Indonesia. Di sini kami selalu memprioritaskan kenyamanan dan keamanan produk untuk customer. Kami selalu berusaha untuk komit dengan LEad time yang kami berikan.
Jika kedepannya, Bapak/Ibu berkenan dan tertarik dengan penawaran yang telah kami berikan, maka kami dengan senang hati akan memberikan penawaran terkait harga.
Demikian surat penawaran ini kami buat dan sampaikan, atas perhatian dan juga pertimbangan Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Kepala Bagian Pemasaran
PT. Win Fashion
(Sarah Larasati)
4. Penawaran Pembuatan Website
Kepada Yth. Alda Shop
Jl. Gunung Tangkuban Perahu
Solo
Dengan hormat,
Bersama surat ini, kami akan memperkenalkan diri atas nama perusahaan kami bernama PT. Riko Advertising. Kami adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang jasa advertising dan jurnalistik, serta teknologi informasi. Selain itu, kami juga telah melayani jasa pembuatan web company profile, toko online, desain web dan masih banyak lagi. Kami memiliki tim profesonal di bidangnya untuk mengelola layanan tersebut.
Sesuai informasi yang telah kami terima, bahwa Alda Shop adalah sebuah perusahaan yang menjual berbagai pilihan produk fashion sepatu, pakaian distro, hingga pakaian anak. Kami juga telah mengetahui jika Alda Shope kini telah mengalami perkembangan yang pesat seiring dengan permintaan produk yang semakin banyak dari pembeli. Setelah kami menelusuri, Alda Shop belum memiliki toko online atau webiste yang dapat mempermudah calon pembeli untuk mengakses toko dan membeli produk di Alda Shop.
Sehubungan dengan hal itu, maka kami menawarkan jasa pembuatan toko online atau website untuk kelancaran usaha Alda Shop. Kami juga sudah melampirkan beberapa paket yag bisa Bapak/Ibu pilih untuk pembuatan toko online dan website yang dibutuhkan.
Jika Bapak/Ibu tertarik dengan penawaran kami dan menginginkan informasi selengkapnya, maka Bapak/Ibu bisa menghubungi email atau langsung datang ke perusahaan kami.
Demikian penawaran ini kami sampaikan. Semoga Alda Shop bisa bekerjasama dengan persahaan kami. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Lutfi Syahdan
Direktur Utama
5. Penawaran Kue Kering
Kepada Yth,
Pemilik Toko Karya Rasa
Bandung
Dengan hormat,
Bersama dengan surat ini, maka kami PT. Safinah Sari Rasa memperkenalkan bisnis kami dalam pembuatan produk makanan kue kering, yang berlokasi di Jalan Kenangan, Bandung.
Sehubungan dengan hal itu, kami ingin mengajukan penawaran jasa produk makanan kering dan snack kepada perusahaan Bapak/Ibu pemilik Toko Karya Rasa, Bandung. Besar harapan kami agar penawaran ini bisa terjalin baik sehingga bisa saling menguntungkan antara kedua belah pihak.
Demikian penawaran ini kami buat dan sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Bandung, 20 Mei 2020
Hormat Kami
Siti Safinah
6. Surat Penawaran Kerjasama Distributor
Kepada Yth,
Pimpinan CV. Amira Berdiri
Jalan Abadi Raya, Bandung
Dengan hormat,
Bersama surat ini, kami akan memperkenalkan diri sebagai PT. Arya Abadi bermaksud menawarka kerjasama bersama CV. Amira Berdiri untuk menjadi distributor utama bagi produk kami yang ada di wilayah Bandung. Berikut beberapa produk yang kami tawarkan, antara lain :
- Spidol whiteboard
- Penghapus merk xxx
- Pensil tulis merk xxx
- Sticker label organizer
Kami sebagai perwakilan dari perusahaan akan menawarkan kompensasi yang dapat dinegosiasikan ke pihak CV. Amira Berdiri apabila bersedia sebagai distrubutor utama dari produk-produk yang perusahaan kami tawarkan.
Untuk mekanisme mengenai kerjasama bisnis ini, kami akan menjelaskannya lebih detail jika CV. Amira Berdiri tertarik dengan penawaran bisnis yang kami ajukan.
Demikian penawaran ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT. Arya Abadi
Anggi Karwati
Manajer Pemasaran.
7. Penawaran Kerjasama Antar Pesanan
Kepada yth,
Pengelola Rumah Makan Cinta Rasa
Di
Kota Cilegon-Banten
Bersama surat ini, kami dari CV. Ekspedisi Abadi yang bergerak dalam bidang jasa ekspedisi, transportasi dan kurir untuk antar dokumen dan barang di kota Cilegon, maka kami bermaksud untuk menawarkan kerjasama layanan antar pesan makanan/kuliner yang Bapak/Ibu jual.
Demikian penawaran kerja sama ini kami buat dan sampaikan. Jika ada informasi yang ingin Bapak/Ibu ketahui lebih lanjut, maka bisa menghubungi kami melalui kontak yang kami catumkan. Atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.
Cilegon, Agustus 2020
Mengetahui,
Jajang Kurnia
Direktur Utama
8. Surat Penawaran Kerjasama Pelatihan
Yth, Dekan Fakultas Universitas Sultan Agung Tirtayasa
Serang – Banten
Dengan Hormat,
Menindaklanjuti surat yang diterima dari Institut Pertanian Bogor dengan nomor : 2187/11.B05.I/LL/2016 tanggal 10 Mei 2020 mengenai Penawaran Kerjasama Pelatihan. Maka dari itu, mohon diinformasikan kepada dosen/mahasiswa S1 yang ingin berpartisipasi dalam kegiatan pelatihan tersebut (surat terlampir),
Demikian kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
9. Penawaran Kerjasama Renovasi Rumah
Kepada Yth,
PT. Residence Puncak Indah
Bogor
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami akan memperkenalkan perusahaan kami PT Berjaya Arsitektur memperkenalkan bisnis kami dalam bidanng renovasi rumah, bertempat di Jalan Sinar Mas, Bandung.
Sehubungan dengan hal ini, kami bermaksud mengajukan penawaran kerja sama renovasi di gedung kantor perusahaan Bapak/Ibu di PT. Residence Pucak Indah, Bogor. Besar harapan kami bisa terjalin kerjasama yang baik dengan perusahaan Bapak/Ibu, sehingga bisa saling menguntungkan antar kedua belah pihak.
Demikian penawaran ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Bandung, 09 Mei 2021
Hormat Kami
Angga Resala
10. Contoh Surat Penawaran Kerjasama Sponsor
Kepada Yth,
Fiber castle,
di
Tempat
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami akan memberitahukan bahwa SD IT Al-Aminah di Singaparna, Tasikmalaya akan menyelenggarakan sebuah kegiatan yang bertajuk Semarak Anak Pintar, yang akan dilaksanakan pada :
Hari/Tanggal : Selasa-Rabu, 12-13 Mei 2020
Tempat      : Gedung Aula Yayasan Al-Aminah
Sehubungan dengan itu, kami mengajukan penawaran kerja sama sebagaimana yang telah terlampir pada proposal.
Demikian permohonan penawaran kerja sama ini kami sampaikan. Atas perhatian Bapak/Ibu kami ucapkan terima kasih.
Mengetahui,
Ketua Yayasan Al Aminah
Dr. Hj. Ida Rohimah M.Pd
Tips Surat Penawaran agar Lebih Efektif
Komponen penting dalam surat ini termasuk detil produk atau jasa yang ditawarkan, harga, serta informasi penting lain yang memudahkan penerima dalam membuat keputusan. Pentingnya surat penawaran ini terletak pada kemampuannya untuk menyampaikan nilai dan keunggulan produk atau jasa Anda dengan cara yang profesional dan meyakinkan.
Untuk memaksimalkan keefektifan surat penawaran, berikut adalah beberapa tips yang dapat diaplikasikan:
- Klarifikasi dan Kesederhanaan: Pastikan informasi yang disampaikan jelas dan mudah dipahami. Hindari penggunaan jargon atau istilah yang mungkin tidak diketahui oleh penerima surat.
- Personalisasi: Sesuaikan isi surat dengan kebutuhan dan kepentingan penerima. Hal ini menunjukkan bahwa Anda telah melakukan riset dan memahami apa yang mereka butuhkan.
- Call-to-Action yang Jelas: Sertakan instruksi yang jelas tentang apa yang harus dilakukan penerima jika mereka tertarik dengan penawaran Anda. Misalnya, menghubungi nomor tertentu atau mengunjungi website untuk informasi lebih lanjut.
- Penyertaan Testimoni atau Portofolio: Menyertakan testimoni dari klien sebelumnya atau contoh dari pekerjaan sebelumnya dapat meningkatkan kepercayaan dan membantu penerima dalam membuat keputusan.
Dengan memanfaatkan tips ini, surat penawaran Anda tidak hanya akan lebih profesional tetapi juga lebih mungkin mendapatkan respons positif dari penerima. Menerapkan prinsip-prinsip ini akan membantu dalam meningkatkan peluang bisnis dan memperkuat posisi Anda di pasar.
Kemudahan Pembuatan Surat Penawaran Melalui software Point of Sale
Dalam lingkungan bisnis yang serba cepat dan kompetitif saat ini, efisiensi dan kecepatan dalam komunikasi penjualan sangat penting. Penggunaan modul Point of Sale (POS) yang terintegrasi dengan pembuatan surat penawaran dapat membawa banyak manfaat bagi perusahaan Anda. Modul ini tidak hanya mempermudah transaksi harian, tetapi juga mengoptimalkan proses pembuatan dan pengiriman surat penawaran. Berikut adalah beberapa keunggulan utama dari menggunakan software POS dalam pembuatan surat penawaran:
1. Automasi Pembuatan Surat Penawaran
Modul POS memungkinkan automasi dalam pembuatan surat penawaran, mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menyiapkan dokumen ini. Dengan template yang sudah terintegrasi dan data produk yang tersedia secara real-time, surat penawaran dapat disusun dengan cepat dan akurasi yang tinggi, memastikan bahwa semua informasi penting disertakan tanpa kesalahan manual.
2. Integrasi Data Produk
Modul POS seringkali dilengkapi dengan akses langsung ke inventaris produk. Hal ini memungkinkan informasi produk terbaru, seperti harga, deskripsi, dan ketersediaan, secara otomatis terintegrasi dalam surat penawaran. Integrasi ini memastikan bahwa pelanggan menerima informasi yang paling akurat dan terkini, meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan.
3. Pelacakan Respon Pelanggan
Dengan modul POS, respons dari pelanggan terhadap surat penawaran dapat dilacak secara efektif. Sistem dapat mengidentifikasi kapan surat dibuka, dijawab, atau diterima, memungkinkan tim penjualan untuk melakukan follow-up tepat waktu dan meningkatkan peluang konversi penjualan.
4. Pengelolaan Versi Surat Penawaran
Perubahan dalam negosiasi penjualan sering memerlukan revisi surat penawaran. Modul POS menyediakan kemampuan untuk menyimpan versi berbeda dari surat penawaran, memudahkan manajemen revisi dan memastikan bahwa versi terbaru selalu tersedia untuk kedua belah pihak.
5. Akses Mudah dan Mobilitas
Software POS yang berbasis cloud memberikan akses mudah ke surat penawaran dari mana saja dan kapan saja, memberikan fleksibilitas yang lebih besar bagi tim penjualan yang sering bekerja di lapangan. Akses ini sangat berharga untuk memastikan komunikasi yang cepat dan efisien dengan calon pelanggan.
Memanfaatkan software POS untuk pembuatan surat penawaran tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional tetapi juga mendukung upaya penjualan dengan cara yang lebih terstruktur dan profesional. Investasi dalam teknologi ini adalah langkah strategis yang dapat meningkatkan efektivitas pemasaran dan penjualan, sekaligus memperkuat hubungan dengan pelanggan. Dengan menggunakan software POS yang tepat, Anda dapat memastikan bahwa setiap aspek penawaran ditangani dengan cara yang paling efisien, meningkatkan peluang sukses dalam setiap transaksi.
Kesimpulan
Setelah memaparkan contoh surat penawaran di atas dapat kita simpulkan keahlian menyusun surat penawaran yang efektif dan profesional adalah esensial untuk memperkuat relasi dengan calon klien atau mitra bisnis.
Komponen-komponen penting seperti identitas produk, detail jasa, dan penjelasan tentang harga dan metode pembayaran, semuanya berkontribusi dalam membuat surat penawaran yang tidak hanya informatif tetapi juga menarik. Kiat-kiat seperti personalisasi isi surat dan penyertaan testimoni atau portofolio memungkinkan calon klien untuk lebih mudah memutuskan dan meningkatkan kemungkinan untuk mendapatkan respons positif.
Dengan software POS EQUIP, Anda dapat mengubah cara bisnis Anda beroperasi dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan. Integrasi bisnis yang kuat dan lengkap dari EQUIP memberikan kemudahan dalam mengelola berbagai aspek bisnis, memungkinkan Anda untuk fokus pada pertumbuhan dan inovasi. Dapatkan demo gratis untuk solusi yang dapat dipercaya dan transformasikan operasional bisnis ukm Anda menuju keberhasilan yang lebih besar.
