Banyak bisnis masih kesulitan mengotomatiskan pembuatan surat penawaran jasa dan barang, sehingga prosesnya memakan waktu dan sering menimbulkan ketidakteraturan. Kondisi ini membuat alur negosiasi menjadi lebih panjang dan menurunkan peluang penutupan penjualan.
Surat penawaran yang lambat dan penuh typo adalah alasan utama Anda kehilangan klien. Calon klien tidak akan menunggu Anda menyelesaikan copy-paste data dari Excel ke Word. Jika hal ini terus terjadi, bisnis berisiko mengalami kesalahpahaman hingga potensi kerugian dalam proses negosiasi.
Dengan bantuan software CRM, perusahaan dapat membuat penawaran yang jelas, rapi, dan terstandarisasi agar proses quotation berjalan jauh lebih efisien. Baca artikel ini untuk memahami komponen penting serta melihat 10 contoh surat penawaran jasa dan barang yang bisa langsung Anda gunakan.
Key Takeaways
Surat penawaran jasa dan barang adalah dokumen resmi yang berfungsi menawarkan produk atau layanan secara profesional kepada calon klien.
Dokumen ini berfungsi sebagai media resmi untuk menawarkan harga, spesifikasi, dan syarat kerja sama.
Dengan surat penawaran, bisnis Anda lebih mudah membangun kredibilitas dan meningkatkan peluang deal.
Tantangannya muncul saat penawaran kurang jelas, kurang kompetitif, atau tidak sesuai kebutuhan klien.
- Apa Itu Surat Penawaran Jasa dan Barang?
- Fungsi Surat Penawaran Jasa dan Barang
- Komponen Surat Penawaran Jasa dan Barang
- 10 Contoh Surat Penawaran Jasa dan Barang yang Tepat
- Cara Membuat Surat Penawaran Jasa dan Barang
- Tips Surat Penawaran Perusahaan agar Lebih Efektif
- Otomatiskan Pembuatan Surat Penawaran dengan EQUIP
- Kesimpulan
Apa Itu Surat Penawaran Jasa dan Barang?
Surat penawaran barang atau jasa adalah sebuah surat berisi penawaran untuk suatu barang maupun jasa kepada calon konsumen atau pembeli. Biasanya surat ini memiliki nama atau sebutan lain, yakni surat jual.
Surat penawaran dapat Anda buat apabila ada permintaan terkait penawaran yang berasal dari calon pembeli. Selain itu, bisa juga karena Anda sebagai penjual tertarik menawarkan barang atau jasa kepada instansi perusahaan maupun individu.
Surat penawaran barang atau jasa biasanya berisi informasi dengan tujuan meningkatkan minat para pembaca terhadap penawaran produk maupun layanan yang penjual tawarkan. Selain itu, biasanya penjual akan mengirimkan surat penawaran sebagai bentuk balasan atas permintaan penawaran calon konsumen atau pembeli.
Fungsi Surat Penawaran Jasa dan Barang
Surat penawaran memiliki peranan yang sangat penting bagi industri perdagangan. Karena keberhasilan perusahaan dapat terlihat dari bagaimana cara perusahaan tersebut menawarkan sebuah produk. Dalam menawarkan produk tentu harus membuat strategi menetapkan harga supaya calon konsumen tertarik.
Jika penawarannya ternyata kurang sesuai dengan kondisi dan kebutuhan konsumen, hal tersebut juga bisa berpengaruh terhadap keberhasilan perusahaan. Berikut beberapa fungsi pada surat penawaran:
- Sebagai media penawaran untuk memperkenalkan dan melakukan promosi produk jualan kepada khalayak umum atau masyarakat luas
- Meningkatkan promosi atau marketing kepada masyarakat luas untuk suatu produk.
- Membuka peluang sekaligus memperluas aktivitas pemasaran produk.
- Mempertahankan dan menjaga relasi bisnis agar tidak terputus.
Komponen Surat Penawaran Jasa dan Barang
Dalam menyusun surat penawaran harga jasa, ada beberapa komponen penting yang tidak boleh terlewatkan untuk memastikan bahwa surat tersebut dapat berfungsi secara efektif sebagai alat komunikasi bisnis Anda. Komponen-komponen ini mencakup informasi yang jelas tentang penawaran, detail produk atau jasa, harga, serta syarat dan ketentuan yang terkait
Berikut beberapa komponen penting yang perlu ada:
- Harus menyebutkan identitas produk Anda secara jelas, mulai dari nama produk beserta jenis produk itu sendiri.
- Memaparkan kualitas produk yang Anda tawarkan, misalnya jika menawarkan jasa sebaiknya berikan penilaian atau ulasan langsung yang telah konsumen berikan terkait produk jualan Anda.
- Jelaskan harga jual produk yang Anda tawarkan. Contoh, jika Anda menjual peralatan elektronik, sebaiknya sebutkan kisaran dari harga penawaran tersebut.
- Sebutkan pula metode atau cara pembayarannya. Apakah bisa kredit atau harus cash (tunai).
- Menjelaskan pengiriman produk, contoh dengan cara COD, pengiriman oleh jasa ekspedisi ke tempat pembeli atau ambil langsung produk ke toko.
- Anda juga bisa menjelaskan terkait promosi atau potongan harga diskon (jika ada), hal tersebut tentunya bisa menjadi pertimbangan para calon konsumen karena produk yang Anda tawarkan harganya terjangkau.
- Sifat penawaran, yang mana bisa ersifat terikat atau bebas. Maksud dari bebas di sini adalah pemberi tidak akan Anda beritahu apabila ada perubahan harga. Sementara itu, sifat terikat maksudnya pembeli akan mendapatkan notifikasi terkait perubahan harga oleh penjual.
- Kemudahan yang Anda tawarkan lainnya kepada calon konsumen potensial, contohnya menawarkan layanan after sales, garansi, service atau lainnya.
10 Contoh Surat Penawaran Jasa dan Barang yang Tepat
Berikut 10 contoh surat penawaran jasa dan barang yang dapat Anda gunakan sebagai acuan dalam membuat penawaran profesional. Contoh-contoh ini membantu Anda menyusun surat yang jelas, tepat, dan sesuai kebutuhan bisnis, sehingga peluang diterimanya penawaran menjadi lebih tinggi.
1. Contoh Surat Penawaran Jasa Reparasi MobilÂ
Untuk perusahaan yang menawarkan jasa reparasi mobil tentunya harus memiliki surat penawaran jasa untuk diberikan kepada calon klien. Berikut ini merupakan contoh surat penawaran jasa reparasi mobil:
2. Contoh Surat Penawaran Jasa Laundry
Untuk perusahaan yang menawarkan jasa laundry tentunya harus memiliki surat penawaran jasa untuk diberikan kepada calon klien. Berikut ini merupakan contoh surat penawaran jasa laundry:
3. Contoh Surat Penawaran Barang Furniture
Untuk perusahaan yang menawarkan barang tentunya harus memiliki surat penawaran barang untuk diberikan kepada calon klien. Berikut ini merupakan contoh surat penawaran barang produk:
4. Contoh Surat Penawaran Barang Fashion
Untuk perusahaan yang menawarkan barang tentunya harus memiliki surat penawaran barang untuk diberikan kepada calon klien. Berikut ini merupakan contoh surat penawaran barang produk:
5. Contoh Surat Penawaran Jasa Pembuatan Website
Untuk perusahaan yang menawarkan barang tentunya harus memiliki surat penawaran Jasa untuk diberikan kepada calon klien. Berikut ini merupakan contoh surat penawaran Jasa Pembuatan Website:
6. Contoh Surat Penawaran Jasa Kerjasama Distributor
Untuk perusahaan yang menawarkan barang tentunya harus memiliki surat penawaran Jasa untuk diberikan kepada calon klien. Berikut ini merupakan contoh surat penawaran Jasa Kerjasama Distributor:
7. Contoh Surat Penawaran Jasa Kerjasama Antar Pesanan
Untuk perusahaan yang menawarkan barang tentunya harus memiliki surat penawaran Jasa untuk diberikan kepada calon klien. Berikut ini merupakan contoh surat penawaran Jasa Antar Pesanan:
8. Contoh Surat Penawaran Jasa Kerjasama Pelatihan
Untuk perusahaan yang menawarkan barang tentunya harus memiliki surat penawaran Jasa untuk diberikan kepada calon klien. Berikut ini merupakan contoh surat penawaran Jasa Kerjasama Pelatihan:
9. Contoh Surat Penawaran Jasa Kerjasama Renovasi Rumah
Untuk perusahaan yang menawarkan barang tentunya harus memiliki surat penawaran Jasa untuk diberikan kepada calon klien. Berikut ini merupakan contoh surat penawaran Jasa Kerjasama Renovasi Rumah:
10. Contoh Surat Penawaran Jasa Kerjasama Sponsor
Untuk perusahaan yang menawarkan barang tentunya harus memiliki surat penawaran Jasa untuk diberikan kepada calon klien. Berikut ini merupakan contoh surat penawaran Jasa Kerjasama Sponsor:
Cara Membuat Surat Penawaran Jasa dan Barang
Setelah memahami terkait hal-hal atau komponen yang harus Anda perhatikan ketika membuat surat penawaran harga barang atau jasa, selanjutnya Anda juga wajib mengetahui tata cara pembuatan surat penawaran itu sendiri:
1. Kop Surat
Pastikan untuk menyematkan kop surat perusahaan dengan jelas. Tujuannya agar calon pembeli merasa yakin ingin bekerjasama atau membeli produk yang Anda tawarkan.
Informasi terkait perusahaan juga tertulis dengan detail dan jelas pada kop surat. Misalnya, mencakup nama perusahaan, nomor telepon, alamat, dan emailnya.
2. Kepala Surat
Komponen surat penawaran yang tidak kalah penting adalah kepala surat. Pastikan pula untuk membuat surat penawaran dengan tata bahasa sesuai kaidah atau aturan yang berlaku. Surat harus Anda buat dalam bentuk bahasa Indonesia, namun apabila calon konsumen yang Anda tuju merupakan perusahaan asing.
Jika demikian, tentu saja Anda harus membuatnya dalam bentuk bahasa Inggris dengan struktur dan gaya penulisan yang baik sesuai format yang benar. Biasanya, pada bagian kepala surat ini meliputi nomor surat, lampiran, tanggal pembuatan, dan perihal.
3. Kata Pembuka
Komponen lainnya pada surat penawaran adalah ada kalimat atau kata pembuka secara resmi. Contoh, Anda bisa mengawalinya menggunakan kata seperti “Dengan Hormat,….” kemudian lanjutkan dengan beberapa informasi terkait alasan pembuatan surat penawaran.
4. Isi Surat
Untuk memperjelas surat penawaran, sekaligus membuatnya tepat sasaran, Anda harus memaparkan terkait produk maupun jasa secara mendetail. Tujuannya agar calon konsumen merasa tertarik dengan produk jualan Anda dan mereka juga ingin menjalin hubungan kerjasama.
Silakan buat lampiran terpisah, jika produk yang Anda tawarkan terlalu banyak. Jika produk Anda banyak, membuat lampiran terpisah itu merepotkan. Coba Fitur EQUIP yang terintegrasi dengan penawaran.
5. Penutup
Di bagian akhir, biasanya pembuatan surat penawaran berisi harapan dan imbauan ke pihak calon konsumen, agar dapat menjalin kerjasama bisnis.
Anda bisa mendownload contoh surat penawaran jasa dan barang melalui banner di bawah ini. Anda juga dapat memilih format file sesuai dengan kebutuhan Anda.
Setelah mempelajari cara membuat surat penawaran jasa yang tepat, pelajari juga cara membuat surat pengajuan barang. Langkah-langkah lengkap ada di artikel kami.
Tips Surat Penawaran Perusahaan agar Lebih Efektif
Tips surat penawaran perusahaan berfokus pada cara menyusun informasi produk atau jasa secara jelas, profesional, dan meyakinkan agar penerima mudah mengambil keputusan. Surat penawaran yang efektif mampu menonjolkan nilai dan keunggulan bisnis Anda.
Berikut beberapa tips yang dapat diterapkan:
- Klarifikasi dan Kesederhanaan: Pastikan informasi yang disampaikan jelas dan mudah dipahami. Hindari penggunaan jargon atau istilah yang mungkin tidak diketahui oleh penerima surat.
- Personalisasi: Sesuaikan isi surat dengan kebutuhan dan kepentingan penerima. Hal ini menunjukkan bahwa Anda telah melakukan riset dan memahami apa yang mereka butuhkan.
- Call-to-Action yang Jelas: Sertakan instruksi yang jelas tentang apa yang harus dilakukan penerima jika mereka tertarik dengan penawaran Anda. Misalnya, menghubungi nomor tertentu atau mengunjungi website untuk informasi lebih lanjut.
- Penyertaan Testimoni atau Portofolio: Menyertakan testimoni dari klien sebelumnya atau contoh dari pekerjaan sebelumnya dapat meningkatkan kepercayaan dan membantu penerima dalam membuat keputusan.
Dengan memanfaatkan tips ini, surat penawaran Anda tidak hanya akan lebih profesional tetapi juga lebih mungkin mendapatkan respons positif dari penerima. Menerapkan prinsip-prinsip ini akan membantu dalam meningkatkan peluang bisnis dan memperkuat posisi Anda di pasar.
Otomatiskan Pembuatan Surat Penawaran dengan EQUIP
Dalam bisnis yang bergerak cepat seperti sekarang, pembuatan surat penawaran tidak bisa lagi dilakukan secara manual jika Anda ingin memenangkan persaingan. Dibutuhkan sistem yang mampu menghasilkan dokumen secara otomatis, lengkap, dan bebas dari kesalahan input.
Dengan modul Customer Relationship Management (CRM) dari EQUIP, proses pembuatan surat penawaran menjadi lebih cepat, akurat, dan terintegrasi. Informasi produk, harga, stok, hingga detail pelanggan langsung ditarik dari sistem, sehingga tim penjualan tidak perlu menyalin data secara manual.
Berikut keunggulan utama menggunakan software CRM untuk pembuatan surat penawaran:
1. Otomatisasi Pembuatan Surat Penawaran
Modul CRM memungkinkan automasi dalam pembuatan surat penawaran, mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menyiapkan dokumen ini.
2. Integrasi Data Produk
Modul CRM seringkali dilengkapi dengan akses langsung ke inventaris produk. Hal ini memungkinkan informasi produk terbaru, seperti harga, deskripsi, dan ketersediaan, secara otomatis terintegrasi dalam surat penawaran.
3. Pelacakan Respons Pelanggan
Dengan modul CRM, respons dari pelanggan terhadap surat penawaran dapat dilacak secara efektif. Sistem dapat mengidentifikasi kapan surat dibuka, dijawab, atau diterima, memungkinkan tim penjualan untuk melakukan follow-up tepat waktu dan meningkatkan peluang konversi penjualan.
4. Pengelolaan Versi Surat Penawaran
Perubahan dalam negosiasi penjualan sering memerlukan revisi surat penawaran. Modul CRM menyediakan kemampuan untuk menyimpan versi berbeda dari surat penawaran, memudahkan manajemen revisi dan memastikan bahwa versi terbaru selalu tersedia untuk kedua belah pihak.
5. Akses Mudah dan Mobilitas
Software CRM yang berbasis cloud memberikan akses mudah ke surat penawaran dari mana saja dan kapan saja, memberikan fleksibilitas yang lebih besar bagi tim penjualan yang sering bekerja di lapangan. Akses ini sangat berharga untuk memastikan komunikasi yang cepat dan efisien dengan calon pelanggan.
Memanfaatkan software CRM untuk pembuatan surat penawaran tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional tetapi juga mendukung upaya penjualan dengan cara yang lebih terstruktur dan profesional.
Investasi dalam teknologi ini adalah langkah strategis yang dapat meningkatkan efektivitas pemasaran dan omset penjualan, sekaligus memperkuat hubungan dengan pelanggan.
Kesimpulan
Surat penawaran barang atau jasa merupakan dokumen penting yang digunakan untuk memberikan informasi lengkap mengenai produk atau layanan kepada calon pelanggan. Dokumen ini membantu meningkatkan kepercayaan dan mendorong klien membuat keputusan pembelian secara lebih cepat.
EQUIP menawarkan software CRM terintegrasi dengan fitur seperti otomatisasi pembuatan penawaran, manajemen pelanggan, pelacakan negosiasi, dan penyimpanan histori transaksi dalam satu sistem. Dengan fitur lengkap ini, bisnis dapat menyusun penawaran lebih cepat, mengurangi kesalahan, serta memantau peluang penjualan secara real-time.
Stop kehilangan deals karena proposal lambat dan tidak profesional. Segera buat, kirim, dan lacak surat penawaran dalam 10 menit, bukan 1 jam. Jadwalkan Demo CRM EQUIP Sekarang!
FAQ
Surat penawaran memiliki ciri-ciri yang mencakup kop surat yang berisi identitas perusahaan pengirim, tanggal dan tempat pembuatan, serta alamat tujuan yang mencantumkan nama dan jabatan penerima.
Invoice dan penawaran adalah dua dokumen bisnis yang memiliki fungsi berbeda. Invoice adalah dokumen yang diberikan setelah terjadinya transaksi sebagai tagihan pembayaran, mencantumkan rincian produk atau jasa yang telah diterima oleh pembeli, jumlah yang harus dibayar, dan batas waktu pembayaran. Sebaliknya, penawaran adalah dokumen yang diberikan sebelum transaksi berlangsung, berisi rincian produk atau jasa yang ditawarkan, harga, serta syarat dan ketentuan.
