Banyak bisnis sering menghadapi kendala saat mengirim barang karena tidak memiliki dokumen resmi yang tepat. Padahal, contoh surat jalan barang yang benar bisa mencegah kesalahan data, salah alamat, hingga potensi komplain dari pelanggan.
Surat jalan barang menjadi solusi penting untuk memastikan semua detail pengiriman tercatat rapi dan akurat. Dengan adanya dokumen ini, pengirim, kurir, dan penerima dapat melakukan pengecekan lebih mudah serta meminimalisir kesalahpahaman.
Tidak hanya itu, penggunaan aplikasi e-purchasing juga bisa membantu membuat, menyimpan, dan mengelola surat jalan barang secara otomatis agar lebih efisien. Simak artikel ini untuk menemukan contoh surat jalan barang yang dapat dijadikan referensi untuk kebutuhan bisnis Anda.
Apa itu Surat Jalan Barang?
Surat jalan barang adalah dokumen resmi yang digunakan sebagai bukti pengiriman barang dari penjual ke pembeli. Dokumen ini berfungsi untuk memastikan barang yang dikirim sesuai dengan pesanan serta mempermudah proses pengecekan di lapangan.
Dalam bisnis, surat jalan barang juga membantu mencatat alur distribusi dan meminimalisir kesalahan pengiriman. Dengan adanya dokumen ini, perusahaan bisa menjaga transparansi sekaligus meningkatkan kepercayaan pelanggan, terutama dalam proses purchasing yang melibatkan banyak transaksi dan dokumen pendukung.
Fungsi dari Penggunaan Surat Jalan Barang
Surat jalan barang tidak hanya berperan sebagai bukti pengiriman, tetapi juga memiliki berbagai fungsi penting yang mendukung kelancaran operasional bisnis. Berikut beberapa fungsi utama yang perlu Anda ketahui:
1. Bukti pengiriman resmi
Surat jalan barang berfungsi sebagai dokumen legal yang membuktikan bahwa barang benar-benar telah dikirim dari penjual ke pembeli. Hal ini penting untuk menghindari potensi sengketa terkait pengiriman. Dengan adanya bukti ini, kedua belah pihak memiliki dasar yang jelas dalam setiap transaksi.
2. Mempermudah proses pengecekan
Dokumen ini membantu pihak penerima untuk memeriksa jumlah dan jenis barang yang datang. Dengan begitu, kesalahan dalam pengiriman bisa segera terdeteksi sejak awal. Proses ini membuat distribusi barang lebih akurat dan efisien.
3. Mendukung pencatatan dan administrasi
Surat jalan barang mempermudah pencatatan transaksi dan laporan keuangan. Perusahaan bisa menggunakannya untuk melacak riwayat pengiriman barang dengan lebih rapi. Hal ini membantu menjaga transparansi dan meminimalisir risiko kehilangan data, apalagi jika didukung oleh aplikasi pembelian yang terintegrasi dengan sistem pencatatan digital.
Komponen Penting yang Wajib Tercantum Surat Jalan Barang
Agar surat jalan barang sah digunakan dan mudah dipahami oleh semua pihak, dokumen ini harus memuat beberapa informasi penting. Berikut komponen utama yang wajib ada di dalamnya:
1. Identitas Perusahaan
Nama, alamat, dan logo perusahaan pengirim wajib dicantumkan untuk menunjukkan keaslian dokumen. Identitas ini juga memudahkan penerima mengetahui sumber barang. Dengan begitu, kredibilitas perusahaan tetap terjaga.
2. Data Penerima Barang
Surat jalan harus mencantumkan nama dan alamat penerima secara jelas. Hal ini memastikan barang dikirim ke tujuan yang tepat tanpa risiko salah alamat. Selain itu, data penerima juga penting untuk kebutuhan arsip.
3. Detail Barang yang Dikirim
Informasi seperti nama barang, jumlah, dan satuan harus ditulis dengan lengkap. Detail ini memudahkan proses pengecekan saat barang diterima. Dengan data yang jelas, kesalahan pengiriman bisa diminimalisir.
4. Nomor dan Tanggal Surat Jalan
Nomor unik dan tanggal penerbitan surat jalan berfungsi sebagai identifikasi dokumen. Kedua komponen ini memudahkan perusahaan melakukan pelacakan dan pencatatan transaksi. Selain itu, dokumen menjadi lebih tertata secara administratif.
5. Tanda Tangan dan Stempel
Tanda tangan pihak pengirim serta stempel perusahaan menjadi bukti keabsahan surat jalan. Komponen ini menunjukkan bahwa dokumen sudah diverifikasi sebelum digunakan. Dengan adanya otorisasi ini, surat jalan lebih valid secara hukum.
Contoh dan Template Surat Jalan Barang
Untuk membantu anda dalam praktiknya, berikut kami sajikan beberapa contoh dan template surat jalan barang. Dokumen ini dapat dijadikan acuan agar proses pengiriman barang anda lebih rapi, terstruktur, dan profesional.
Template surat jalan barang 1
Download Contoh Surat Jalan Barang Gratis
Unduh dan langsung gunakan dalam berbagai format
Template surat jalan barang 2
Download Contoh Surat Jalan Barang Gratis
Unduh dan langsung gunakan dalam berbagai format
Cara Membuat Surat Jalan Barang
Membuat surat jalan barang sebenarnya tidak sulit, asalkan Anda memahami format dan komponennya. Namun, proses ini seringkali memakan waktu jika dilakukan manual, apalagi jika bisnis Anda memiliki volume pengiriman tinggi. Di sinilah peran software procurement EQUIP membantu Anda membuat surat jalan barang secara otomatis, cepat, dan akurat.
EQUIP membantu anda mengelola dokumen logistik secara lebih efisien. Semua data transaksi, pengiriman, hingga penerimaan barang tercatat rapi dalam satu sistem terintegrasi. Hasilnya, risiko kesalahan berkurang, operasional lebih cepat, dan tim Anda bisa fokus pada pekerjaan yang lebih strategis. Coba demo gratis sekarang juga.
Berikut adalah fitur utama dari software procurement EQUIP ERP:
- Purchase Request Portal: EQUIP dilengkapi e-catalogue untuk memudahkan proses pembelian dan melacak semua PR dari berbagai divisi di satu layar
- Perbandingan RFQ: Kelola tender pembelian dari berbagai vendor dengan perbandingan Request for Quotation (RFQ)
- Mudah Kelola Vendor: Dapatkan laporan lengkap seputar kinerja vendor/supplier bisnis Anda dengan fitur Vendor Evaluation System dari EQUIP
- Template Profesional: Sederhanakan pembuatan RFQ, Purchase Request, dan Purchase Order dengan template professional yang tersedia di aplikasi procurement EQUIP
- Manajemen Order Blanket: Software Procurement EQUIP memudahkan Anda dalam mengelola pembelian berulang dari penyuplai yang sama untuk sederhanakan proses procurement
- Manajemen Multi-Level Approval: Mudahkan pembuatan multi-level approval matrix untuk setiap pengajuan pembelian barang dari berbagai divisi dan cabang di perusahaan Anda
Kesimpulan
Surat jalan barang adalah dokumen penting yang berfungsi sebagai bukti sah pengiriman sekaligus mempermudah proses administrasi bisnis. Dengan format yang tepat, surat jalan membantu menjaga transparansi, mengurangi potensi kesalahpahaman, serta meningkatkan kepercayaan antara pihak pengirim dan penerima.
Penggunaan contoh dan template surat jalan barang dapat mempercepat proses pembuatan dokumen, sehingga bisnis anda tidak perlu membuang banyak waktu hanya untuk menyiapkan administrasi. Dengan format yang sudah rapi, proses pengiriman pun bisa berjalan lebih lancar dan profesional.
Sebagai solusi modern, anda bisa memanfaatkan software procurement EQUIP untuk membantu mengelola surat jalan barang secara lebih praktis dan efisien. Dengan cara ini, bisnis anda bisa tetap fokus pada operasional inti tanpa khawatir kehilangan kendali atas dokumen penting. Dapatkan kesempatan demo gratis sekarang juga.
FAQ tentang Contoh Surat Jalan Barang
Surat jalan pengiriman barang adalah dokumen resmi yang berfungsi sebagai bukti bahwa barang telah dikirim dari penjual ke pembeli. Dokumen ini mencatat detail penting seperti identitas pengirim, penerima, jenis barang, jumlah, serta tanggal pengiriman sehingga proses distribusi menjadi lebih teratur, jelas, dan transparan.
Surat jalan berfungsi sebagai bukti fisik bahwa barang benar-benar telah dikirim, sementara delivery order (DO) adalah instruksi tertulis dari penjual kepada gudang atau pihak logistik untuk menyiapkan dan menyerahkan barang kepada pembeli. Dengan kata lain, DO adalah perintah pengeluaran barang, sedangkan surat jalan adalah bukti pengiriman barang tersebut.
Faktur adalah dokumen yang berisi detail transaksi jual beli, termasuk harga barang, jumlah, dan total pembayaran yang harus dilakukan pembeli, sedangkan surat jalan hanya berisi informasi pengiriman barang tanpa mencantumkan nilai transaksi. Jadi, faktur digunakan sebagai dasar penagihan, sementara surat jalan digunakan sebagai bukti pengiriman.
