Mengenal Konsep Blanket Order serta Manfaatnya bagi Operasional Bisnis

Dalam bisnis yang semakin dinamis, efisiensi pengadaan barang dan jasa menjadi hal krusial bagi kelangsungan operasional perusahaan. Diperlukan sistem pembelian yang cepat, akurat, dan hemat biaya. Salah satu metode efektif dalam procurement management yang patut dipertimbangkan adalah penggunaan blanket order.

Di era teknologi saat ini, sistem pengadaan makin mengarah ke digital. Banyak perusahaan mengadopsi aplikasi e-purchasing dan otomatisasi untuk mempercepat proses tanpa mengorbankan kontrol. Dalam konteks ini, blanket purchase order jadi solusi efektif yang mampu mengurangi beban administratif pembelian berulang.

Sering kali, bisnis membutuhkan produk atau layanan yang sama secara berulang dalam kurun waktu tertentu. Jika setiap transaksi harus dibuat ulang dari awal, hal itu akan memakan waktu dan biaya. Di sinilah peran blanket PO dan software procurement menjadi solusi. Keduanya membantu pengadaan jadi lebih terstruktur, terkontrol, dan minim risiko keterlambatan.

Jadi, apa itu blanket order, manfaatnya, serta bagaimana proses pembuatan blanket order? Mari simak artikel berikut ini untuk memahami konsep ini lebih dalam dan bagaimana penerapannya bisa menguntungkan perusahaan Anda.

Key Takeaways

Blanket order adalah pembelian berkala jangka panjang untuk kebutuhan rutin tanpa membuat pesanan baru setiap saat.

Blanket order meningkatkan efisiensi, penghematan biaya, stabilitas pasokan, relasi vendor, serta kontrol pembelian.

Proses blanket order meliputi identifikasi kebutuhan, negosiasi, kontrak, persetujuan, pelaksanaan, hingga evaluasi berkala.

EQUIP bantu sederhanakan proses blanket order dengan fitur otomatis, terintegrasi, dan efisien dalam satu sistem terpusat.

Jadwalkan Demo Gratis Sekarang

Pengertian Blanket Order

Blanket order adalah jenis pesanan pembelian yang dibuat oleh perusahaan kepada pemasok untuk pengiriman barang atau jasa secara berkala dalam jangka waktu tertentu, tanpa harus membuat pesanan baru setiap kali kebutuhan muncul. 

Blanket order sering digunakan untuk kebutuhan operasional rutin yang volumenya cukup besar dan konsisten, seperti bahan baku produksi atau perlengkapan kantor. Dengan pendekatan ini, perusahaan dapat menyederhanakan proses pembelian serta mengurangi beban administratif dari pembuatan pesanan berulang.

Jenis pesanan ini biasanya mencakup rincian seperti periode kontrak, jumlah maksimal pembelian, dan harga satuan barang yang telah disepakati sebelumnya. Hal ini memberikan kepastian bagi kedua belah pihak, dimana perusahaan sebagai pembeli dan pemasok sebagai penyedia. 

Selain itu, blanket order membantu membangun hubungan jangka panjang antara perusahaan dan pemasok. Ketika kedua pihak telah memiliki kepercayaan dan komitmen yang kuat melalui sistem pemesanan ini, potensi terjadinya keterlambatan pengiriman atau perubahan harga mendadak pun bisa diminimalkan.

Manfaat Blanket Order

Menggunakan blanket order bukan hanya soal efisiensi, tetapi juga soal strategi bisnis jangka panjang. Dalam procurement, setiap proses pengadaan harus mempertimbangkan efektivitas waktu, penghematan biaya, serta stabilitas pasokan. Berikut ini adalah beberapa manfaat penting dari penerapan sistem blanket order.

1. Efisiensi administratif

Salah satu manfaat utama dari blanket order adalah menyederhanakan proses administratif yang biasanya terjadi dalam pengadaan rutin. Alih-alih membuat dokumen pembelian baru setiap kali melakukan order, perusahaan cukup menggunakan satu dokumen blanket PO yang berlaku untuk jangka waktu tertentu.

Hal ini secara signifikan mengurangi beban kerja tim procurement, khususnya dalam hal verifikasi dokumen, penginputan data, hingga proses persetujuan. Selain menghemat waktu, sistem ini juga mengurangi potensi kesalahan akibat proses manual yang berulang-ulang.

Dengan pengurangan dokumen yang harus dikelola, perusahaan juga dapat fokus pada aktivitas strategis lainnya dalam procurement management, seperti negosiasi kontrak atau evaluasi pemasok. Sistem ini ideal untuk mendukung keberlanjutan operasional jangka panjang.

2. Penghematan biaya

Dalam sistem blanket PO terdapat peluang negosiasi harga yang lebih baik karena volume pembelian yang lebih besar. Pemasok cenderung memberikan potongan harga atau insentif lain karena adanya komitmen pembelian dalam jangka waktu tertentu, terutama jika transaksi didukung oleh data historis pembelian.

Selain itu, perusahaan juga menghemat biaya administratif dan logistik. Misalnya, dengan pengiriman barang secara berkala yang telah dijadwalkan, biaya transportasi dan penanganan barang dapat dikurangi secara signifikan, sehingga operasional dapat berjalan lebih efisien.

Penghematan ini juga diperkuat oleh penggunaan aplikasi e-purchasing yang terintegrasi dengan sistem keuangan dan logistik. Dengan begitu, setiap transaksi blanket order menjadi lebih transparan dan mudah dikontrol, bahkan dapat dipantau secara real-time oleh pihak manajemen.

3. Stabilitas pasokan

Blanket purchase order adalah alat penting untuk menjaga kestabilan pasokan. Ketika kontrak telah dibuat, pemasok memiliki kewajiban untuk menyediakan barang atau jasa sesuai jadwal dan volume yang telah disepakati, sehingga perusahaan dapat lebih fokus pada kegiatan inti bisnisnya.

Hal ini mengurangi risiko kekurangan stok yang bisa berdampak pada kelancaran operasional bisnis. Terutama pada sektor manufaktur dan ritel, di mana keterlambatan pasokan dapat menyebabkan kerugian besar, baik dari sisi produksi maupun kepuasan pelanggan.

Dengan pengadaan barang blanket, bagian dari perencanaan jangka panjang, perusahaan juga bisa memetakan kebutuhan lebih akurat dan meminimalisir gangguan distribusi, yang pada akhirnya meningkatkan ketahanan rantai pasok secara keseluruhan.

4. Relasi bisnis yang lebih baik

Dengan adanya blanket PO, bentuk komitmen akan menjadi jangka panjang, sehingga hubungan antara perusahaan dan pemasok menjadi lebih erat dan strategis. Pemasok merasa dihargai karena adanya kepastian transaksi, dan perusahaan mendapat kepercayaan akan kontinuitas pasokan.

Hubungan yang baik ini membuka ruang untuk kolaborasi lebih lanjut, termasuk peluang negosiasi harga lebih kompetitif, prioritas pengiriman, dan peningkatan kualitas layanan dari pemasok, terutama dalam menghadapi fluktuasi permintaan pasar yang dinamis.

Pada akhirnya, pendekatan ini tidak hanya berdampak pada efisiensi transaksi, tetapi juga memperkuat rantai pasok secara keseluruhan dalam kerangka procurement management yang berkelanjutan, sekaligus memberikan keunggulan kompetitif bagi perusahaan di pasar.

5. Meningkatkan akurasi dan kontrol

Melalui penggunaan sistem blanket order, perusahaan memiliki kontrol lebih besar terhadap pengadaan. Semua aktivitas terkait pembelian dapat dipantau dalam satu platform, sehingga transparansi meningkat dan risiko kesalahan administratif dapat ditekan secara signifikan.

Dokumentasi yang baik dari blanket PO juga membantu dalam audit internal maupun eksternal. Perusahaan bisa dengan mudah melacak siapa membeli apa, kapan, dan dalam jumlah berapa, tanpa harus menggali dokumen satu per satu, sehingga proses audit menjadi lebih efisien dan terpercaya.

Integrasi dengan aplikasi e-purchasing memperkuat proses ini. Data dapat diakses secara real-time, laporan pengeluaran bisa dibuat otomatis, dan keputusan pengadaan dapat diambil secara lebih cepat dan akurat, terutama dalam menghadapi kebutuhan bisnis yang terus berubah.

Dengan berbagai manfaat blanket order di atas, sudah saatnya Anda mengoptimalkan proses pengadaan menggunakan software yang tepat. EQUIP hadir sebagai solusi procurement terintegrasi untuk efisiensi, kontrol, dan transparansi. Unduh skema harga EQUIP sekarang dan temukan paket terbaik untuk bisnis Anda.

Proses Pembuatan Blanket Order

Setelah mengetahui manfaatnya, tentu penting juga memahami bagaimana proses pembuatan blanket order berjalan dalam praktik. Proses ini memerlukan perencanaan yang matang, keterlibatan berbagai pihak, serta evaluasi berkala agar blanket order benar-benar efektif dan relevan dengan kebutuhan bisnis.

1. Identifikasi kebutuhan

Langkah pertama adalah mengidentifikasi jenis barang atau jasa yang dibutuhkan secara berulang. Tim pengadaan akan meninjau data historis pembelian dan kebutuhan operasional untuk menentukan produk mana yang cocok masuk ke dalam sistem blanket order.

Selain itu, identifikasi ini juga mencakup estimasi volume dan periode pengadaan. Hal ini penting agar blanket order mencerminkan kebutuhan aktual bisnis dan tidak menyebabkan kelebihan atau kekurangan stok selama periode kontrak.

2. Negosiasi dengan pemasok

Setelah kebutuhan diketahui, langkah berikutnya adalah memilih pemasok yang dapat memenuhi kriteria dari segi kualitas, harga, dan konsistensi pengiriman. Proses negosiasi menjadi kunci untuk mendapatkan kesepakatan terbaik, terutama dalam menjamin kelangsungan pasokan jangka panjang.

Negosiasi tidak hanya soal harga, tetapi juga menyangkut waktu pengiriman, garansi, mekanisme pelaporan, serta ketentuan penalti jika terjadi keterlambatan. Hasil dari negosiasi ini akan dituangkan ke dalam kontrak blanket order, yang menjadi dasar hukum dan operasional selama masa kerja sama berlangsung.

3. Penyusunan kontrak

Langkah selanjutnya adalah menyusun kontrak blanket order secara resmi. Kontrak ini akan mencakup rincian item yang dibeli, kuantitas estimasi, harga satuan, jadwal pengiriman, dan masa berlaku blanket order, serta mekanisme evaluasi selama masa kontrak berjalan.

Penting untuk mencantumkan semua ketentuan hukum dan administrasi agar tidak terjadi salah paham di kemudian hari. Kontrak harus jelas, terstruktur, dan disetujui oleh pihak-pihak terkait di perusahaan dan pemasok, termasuk klausul force majeure jika terjadi kondisi di luar kendali.

4. Persetujuan dan penandatanganan

Setelah kontrak selesai disusun, maka harus dilakukan proses persetujuan dari pihak internal perusahaan seperti bagian keuangan, manajemen, dan hukum. Hal ini untuk memastikan bahwa semua aspek kontrak telah sesuai standar perusahaan, serta tidak menimbulkan risiko hukum atau keuangan di kemudian hari.

Begitu disetujui, kontrak blanket order ditandatangani oleh kedua belah pihak. Penandatanganan ini menandai komitmen formal dan sah secara hukum bahwa kedua pihak akan menjalankan isi kontrak sesuai yang telah disepakati, sekaligus menjadi dasar operasional dalam pelaksanaan pengadaan.

5. Pelaksanaan dan pemantauan

Setelah kontrak ditandatangani, pemasok mulai menjalankan pengiriman sesuai jadwal dan permintaan dari perusahaan. Tim pengadaan akan memantau kesesuaian barang/jasa dengan kontrak yang telah dibuat, serta mencatat setiap penyimpangan untuk evaluasi lebih lanjut.

Pemantauan dilakukan secara berkala untuk memastikan tidak ada penyimpangan dalam kualitas, kuantitas, maupun waktu pengiriman. Jika ada masalah, dapat segera dikomunikasikan untuk diselesaikan sebelum menjadi gangguan operasional.

6. Evaluasi dan pembaharuan

Di akhir periode blanket order, perusahaan akan melakukan evaluasi terhadap seluruh proses. Penilaian dilakukan terhadap kinerja pemasok, keakuratan estimasi kebutuhan, serta efektivitas blanket order itu sendiri, guna menentukan langkah strategis ke depan.

Jika hasilnya memuaskan, perusahaan dapat memperbarui atau memperluas blanket order dengan ketentuan baru. Jika tidak, maka bisa dilakukan revisi terhadap pemasok, volume, atau bahkan metode pengadaan yang digunakan, demi memastikan proses procurement tetap optimal dan efisien.

Contoh Formulir Blanket Order

Setelah memahami proses dan manfaat blanket order secara menyeluruh, tentu akan lebih mudah jika Anda memiliki gambaran bentuk dokumen yang digunakan dalam praktik. Formulir ini menjadi alat administratif penting yang mengatur semua detail transaksi dalam satu dokumen terstruktur.

Penggunaan formulir juga membantu dalam menjaga konsistensi informasi, menghindari kesalahan input data, dan mempercepat proses persetujuan internal. Untuk memberikan referensi yang lebih jelas, berikut ini merupakan contoh formulir blanket order yang umum digunakan oleh perusahaan.

Optimalkan Proses Pembuatan Blanket Order Anda dengan Software Procurement EQUIP

Software procurement EQUIP adalah solusi digital yang dirancang untuk mengelola pengadaan barang dan jasa secara efisien. Dengan fitur otomatisasi seperti permintaan pembelian, seleksi vendor, hingga pemantauan kontrak, EQUIP mampu mengurangi kesalahan manual dan meningkatkan akurasi proses purchasing.

Dengan fitur manajemen order blanket, EQUIP dapat mengoptimalkan penggunaan blanket order dengan menyederhanakan proses pembelian berulang dalam satu sistem terpusat. Proses seperti request for quotation hingga purchase order, dapat dilakukan secara otomatis dan terintegrasi. Ini memastikan setiap transaksi blanket order berjalan efisien, transparan, dan sesuai anggaran yang telah disusun.

Berikut ini merupakan fitur utama dari software Procurement EQUIP:

• Purchase Request Portal: Dilengkapi e-catalogue untuk mempermudah proses pembelian serta memantau semua PR (Purchase Request) dari berbagai divisi dalam satu tampilan terpadu.
• Perbandingan RFQ (Request for Quotation): Kelola proses tender pembelian dengan mudah dan bandingkan penawaran dari berbagai vendor secara praktis langsung dalam sistem.
• Mudah Kelola Vendor: Pantau performa vendor Anda secara menyeluruh dengan fitur Vendor Evaluation System untuk memastikan kualitas dan keandalan pemasok.
• Template Profesional: Sederhanakan pembuatan dokumen pembelian seperti RFQ, PR, dan PO dengan template siap pakai yang rapi dan terstandarisasi.
• Manajemen Order Blanket: Permudah pengelolaan pembelian berulang dari supplier yang sama secara otomatis untuk efisiensi waktu dan biaya pengadaan.
• Manajemen Multi-Level Approval: Atur alur persetujuan bertingkat untuk pengajuan pembelian dari berbagai divisi dan cabang dengan sistem persetujuan yang fleksibel dan aman.

Kesimpulan

Blanket order adalah jenis pesanan pembelian yang memungkinkan perusahaan menerima barang atau jasa secara berkala dalam periode tertentu tanpa perlu membuat pesanan baru setiap kali. Ini sangat berguna untuk kebutuhan rutin seperti bahan baku atau perlengkapan kantor.

Untuk itu, EQUIP menghadirkan software procurement yang dapat menyederhanakan proses pembuatan blanket order. Dengan fitur seperti manajemen order blanket, e-catalogue, multi-level approval, serta template profesional, EQUIP membantu mengelola pembelian berulang dengan lebih efisien dan terkontrol.

Coba demo gratis software procurement EQUIP sekarang juga dan rasakan manfaatnya secara langsung. Otomatiskan proses pembelian Anda, kurangi beban administrasi, dan tingkatkan akurasi dalam setiap transaksi bersama EQUIP.

FAQ tentang Blanket Order