Sistem manajemen gudang (warehouse management system) dalam perusahaan sangat dibutuhkan, karena fungsinya ini yang dapat membantu bisnis untuk mengelola barang-barang gudangnya. Saat ini banyak bisnis yang telah beralih menggunakan sistem untuk mengelola berbagai pergerakan gudangnya. Tentunya sebelum menggunakan sistem berikut Anda perlu memahami terlebih dahulu mengenai warehouse management system.
Daftar Isi
- Pengertian Warehouse Management System
- Keuntungan dari Penggunaan Warehouse Management System
- Konsep Penerapan Warehouse Management System
- Perbedaan antara SCM dan WMS
- Dasar-dasar Warehouse Management System
- Equip ERP untuk Membantu Pengelolaan Warehouse Management System Bisnis Anda
- Kesimpulan
Pengertian Warehouse Management System
Warehouse adalah salah satu bagian sistem logistik perusahaan yang menyimpan barang seperti bahan baku, produk setengah jadi, dan produk yang sudah jadi. Tujuannya adalah untuk untuk memberikan informasi pada manajemen terkait kondisi, status, serta posisi barang yang tersimpan. Singkatnya, warehouse merupakan sistem gudang yang memberikan informasi tentang ketersediaan atau stok barang, kondisi barang hingga status pengiriman barang.
Warehouse management system merupakan hal yang sangat berperan penting yang tujuannya untuk membuat operasional dalam gudang dapat berjalan dengan semestinya serta sesuai dengan apa yang telah direncanakan. Salah satu fungsi dari aplikasi ini, yaitu sebagai tempat untuk menyimpan bahan baku produksi atau hasil dari produksi. Setelah itu, barang tersimpan dalam waktu tertentu dan dikirimkan ke lokasi permintaan.
Baca juga: Manufacturing Execution System (MES): Pengertian, Fitur, dan Manfaatnya
Keuntungan dari Penggunaan Warehouse Management System
Tentu terdapat berbagai keuntungan jika Anda menggunakan warehouse management system untuk mengelola gudang Anda. Berikut beberapa keuntungannya:
- Kecepatan dalam hal handling proses yang mampu meningkatkan kecepatan pada proses lead time sehingga segala proses menjadi terkomputerisasi.
- Membantu perusahaan meminimalisir anggaran untuk gaji karyawan.
- Mempermudah dalam mengatur penyimpanan barang dan akan lebih optimal.
- Memudahkan perusahaan dalam mengolah data karena semuanya terkomputerisasi serta mengurangi pengeluaran untuk membeli barang.
- Mampu merampingkan berbagai proses dari pemesanan hingga pengiriman barang.
- Dapat meningkatkan performa dan produktivitas karyawan Anda.
Konsep Penerapan Warehouse Management System
Dalam sistem manajemen gudang (warehouse management system), terdapat beberapa konsep yang dapat Anda terapkan. Berikut beberapa konsepnya:
Konsep FIFO (First In First Out)
FIFO merupakan metode manajemen persedian dari barang yang memberikan konsep dengan mengeluarkan atau menjual barang yang terakhir masuk gudang. Karena barang yang pertama masuk adalah yang pertama kali keluar. Sehingga, hal ini bertujuan agar barang yang pertama kali terbeli, maka barang tersebutlah yang harus pertama kali dijual.
Contoh dari penjualan roti, jika menggunakan konsep dari FIFO maka roti yang pertama kali diproduksi itulah yang pertama kali harus Anda jual kepada konsumen agar quality dari produk tersebut masih berkualitas dan layak dijual.Jika tidak segera dikeluarkan, maka quality dari produk tersebut akan kadaluarsa.
Konsep LIFO (Last In First Out)
Dalam konsep ini, LIFO merupakan metode manajemen persediaan yang berbanding terbalik dengan metode FIFO. Metode ini menerapkan barang yang terakhir masuk akan keluar terlebih dahulu. Biasanya pengaplikasian pada gudang produk industri yang produknya ini tidak dapat kadaluarsa seperti seperti, batu bata, kayu, kain dan barang lainnya yang termasuk ke bahan yang awet.
Konsep FEFO (First Expired First Out)
Untuk konsep FEFO, merupakan metode dimana barang yang dekat dengan masa kadaluarsa harus terjual terlebih dahulu atau juga harus dibuang. Penerapan dalam metode ini biasanya dilakukan pada apotik atau toko ritel yang menjual makanan dan minuman dalam kemasan yang terdapat masa kadaluarsa. Produk yang masa kadaluarsa pendek perlu dibuang, begitupun sebaliknya.
Baca juga: Aplikasi Gudang Online Terbaik dan Manfaatnya bagi Bisnis Anda
Perbedaan Antara SCM dan WMS
Setelah mengetahui dan memahami beberapa seluk beluk dari warehouse management system, pastinya Anda masih belum memahami betul perbedaan antara SCM dan WMS. Berikut perbedaan dari SCM (supply chain management) dan WMS (warehouse management system).
SCM dan WMS merupakan dua proses yang penting dalam sebuah bisnis. Tanpa pengelolaan gudang yang baik, nantinya perusahaan akan kesulitan untuk mengelola inventaris secara akurat. Selain itu, hal tersebut akan berdampak pada penurunan kualitas layanan pelanggan karena sulitnya mencari barang dalam gudang dengan cepat dan tepat.
Dalam segi perbedaannya, SCM lebih memfokuskan dalam berbagai hal yang mencakup, produsen, penyaluran serta pihak pengecer. Sedangkan, untuk WMS lebih memfokuskan kepada logistik dalam gudang yang mencakup persediaan dan pergerakan akan barang-barang gudang. WSM dapat menjadi kunci kesuksesan dalam hal SCM karena kegiatan gudang yang terhambat akan memberi dampak pada rantai pasokan.
Baca juga: Mengenal Software ERP untuk UMKM dan Tips Memilihnya
Dasar-dasar Warehouse Management System
Penting bagi untuk memahami secara jelas dasar-dasar dari warehouse management system atau sistem manajemen gudang. Berikut beberapa dasarnya:
Proses masuk barang
Masing-masing dari barang yang akan berada dalam gudang harus melalui proses masuk yang cukup rumit. Proses ini mulai dari pencatatan hingga pemeriksaan secara keseluruhan. Yang mana tujuannya untuk memastikan barang yang akan masuk memiliki quality yang baik dan tidak mengalami kerusakan pada barang tersebut. Barang yang masuk ke dalam gudang juga melalui proses pengemasan, pengiriman lanjutan cross-docking.
Penentuan tata letak dan slotting barang
Dalam gudang Anda, masing-masing dari barang yang tersimpan semestinya memiliki pergerakan yang cukup cepat ini harus berada pada bagian depan. Dengan itu, Anda tidak akan perlu mengalami dampak buruk pada saat ingin mencari dan mengambil barang. Anda dapat menyampingkan atau menyingkirkan beberapa dari barang yang sekiranya membingungkan pada saat Anda mengeluarkan masing-masing produk dari gudang.
Pemilihan stok barang yang dibutuhkan
Dalam gudang terdapat berbagai jenis stok barang, tetapi Anda memerlukan barang dalam memilih stok barang tersebut. Seluruh pegawai atau karyawan yang bekerja dalam gudang Anda, harus mampu dalam melakukan pencarian stok barang yang dibutuhkan. Untuk memudahkan pencarian posisi stok, bisa dengan cara menyusun struktur barang sesuai dengan jenis dari masing-masing barang dan mengingat lokasi peletakkan dari barang tersebut.
Pengemasan barang
Setelah melakukan pemilihan stok barang, melakukan pencarian stok serta memilah dan mengingat lokasi dari peletakkan barang, kini adalah proses dari pengemasan barang dalam gudang Anda. Barang yang nantinya akan terkirim pada konsumen pastinya harus dikemas dengan tepat dan teliti untuk menghindari terjadinya kerusakan pada barang dalam proses pengirimannya.
Pengiriman barang
Dalam pergudangan, masing-masing permintaan dari pesanan yang masuk perlu segera melakukan pemrosesan selain tujuannya mempercepat pengiriman tentunya juga agar tidak mengecewakan konsumen Anda. Dalam hal ini, perusahaan perlu memastikan bahwa dari setiap pengiriman nantinya dapat terkirim dengan tepat dan sesuai dengan estimasi.
Baca juga: Supply Chain Management adalah: Tujuan, Manfaat, dan Penerapannya
Equip ERP untuk Membantu Pengelolaan Warehouse Management System Bisnis Anda
Untuk mengoptimalkan proses gudang Anda perlu menggunakan sistem yang yang terintegrasi untuk mengatasi berbagai permasalahan dalam manajemen inventaris bisnis Anda, salah satu solusinya dapat menggunakan software ERP inventory dari EQUIP.
Sistem ini dapat memantau atau mengontrol stok secara akurat, manajemen bahan baku dan terdapat fitur canggih lainnya yang tujuannya untuk memastikan Anda mendapatkan pandangan menyeluruh terhadap inventaris dalam bisnis Anda.
Selain itu, untuk penggunaan software procurement Equip dapat meningkatkan seluruh kegiatan pembelian bisnis Anda, mulai dari biaya procurement yang lebih efisien, menyederhanakan pengelolaan purchasing multi cabang hingga analisa stok yang komprehensif.
Kesimpulan
Sejauh ini Anda pastinya sudah memahami terkait warehouse management system. Menggunakan sistem dalam mengelola gudang dalam bisnis sangat penting, karena berbagai hal dalam pergudangan akan sulit terkendali jika Anda tidak tepat dan teliti. Proses yang efisien dapat mengotomatiskan pergudangan dalam bisnis Anda. Kini saatnya Anda perlu beralih menggunakan software inventory dan procurement EQUIP yang dapat memudahkan segala proses pergudangan dalam bisnis Anda.
Demo Gratis Software Equip ERP Sekarang!
Banyak keuntungan dari penggunaan software EQUIP terutama untuk membantu proses pergudangan bisnis Anda. Terlihat dari beberapa keunggulan jika mengimplementasikan atau menggunakan software inventaris dan procurement. Solusi terbaik untuk pengelolaan bisnis, Anda dapat melakukan demo gratis dari software EQUIP sekarang!
