Stok barang adalah bagian penting dalam operasional bisnis, yang mencakup pengelolaan persediaan barang untuk memastikan kelancaran produksi dan distribusi. Pengertian dasar dari manajemen stok barang adalah proses pengendalian aliran barang untuk memenuhi kebutuhan produksi dan permintaan pasar dengan cara yang efisien.
Tanpa manajemen yang baik, perusahaan bisa menghadapi berbagai masalah, seperti kekurangan persediaan barang yang mengganggu layanan pelanggan atau kelebihan stok persediaan barang yang menguras biaya penyimpanan. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk memahami dan menerapkan metode manajemen persediaan barang yang tepat, seperti menggunakan software stok barang untuk memantau persediaan secara lebih efisien.
Pengelolaan persediaan barang yang efisien dapat meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya, serta meningkatkan kepuasan pelanggan. Oleh karena itu, perusahaan perlu memilih jenis manajemen persediaan barang yang sesuai dengan kebutuhan dan karakteristik bisnis mereka, seperti metode Just-in-Time (JIT), reorder point, atau manajemen berdasarkan permintaan.
Untuk memastikan pengelolaan barang persediaan yang optimal, perusahaan perlu menerapkan beberapa tips penting, seperti melakukan pencatatan yang teliti, memantau barang persediaan secara rutin, menentukan titik reorder yang tepat, serta menggunakan sistem otomatis untuk meminimalkan kesalahan manual.
Apa Itu Stok Barang?
Stok barang adalah sejumlah barang yang tersedia untuk dijual atau digunakan dalam proses produksi suatu perusahaan. Barang ini bisa berupa bahan baku, barang setengah jadi, atau barang jadi yang siap untuk dipasarkan.
Manajemen barang persediaan bertujuan untuk memastikan perusahaan memiliki jumlah barang yang tepat pada waktu yang tepat, sehingga dapat memenuhi permintaan pelanggan atau kebutuhan produksi tanpa menambah biaya penyimpanan berlebihan. Pengelolaan barang persediaan yang efisien penting untuk kelancaran operasional dan kepuasan pelanggan.
Pentingnya Pengelolaan Stok Barang Dalam Bisnis
Pengelolaan stok barang adalah salah satu kunci keberhasilan bisnis, baik skala kecil maupun besar. Tanpa manajemen persediaan barang yang baik, perusahaan akan kesulitan memenuhi permintaan pelanggan karena barang sering tidak tersedia tepat waktu.
Barang persediaan yang berlebihan juga menimbulkan masalah baru seperti biaya penyimpanan tinggi, risiko kerusakan, hingga produk usang. Kondisi ini membuat perusahaan mengalami kerugian yang seharusnya bisa dihindari dengan pengelolaan barang persediaan yang lebih efisien.
Dengan pengelolaan barang persediaan yang tepat, perusahaan dapat memastikan ketersediaan barang sesuai kebutuhan pasar. Hal ini akan meningkatkan kepuasan pelanggan, mempercepat proses distribusi, serta menjaga hubungan baik dengan mitra bisnis.
Selain itu, pencatatan persediaan barang yang rapi memudahkan manajemen dalam membuat strategi bisnis. Data stok dapat digunakan untuk merencanakan pembelian, mengontrol anggaran, serta memprediksi tren permintaan agar perusahaan tetap kompetitif.
“Stok barang yang terkelola dengan baik memastikan bisnis selalu siap memenuhi permintaan tanpa kelebihan persediaan, sehingga efisiensi biaya terjaga dan kepuasan pelanggan tetap tinggi.” – Rian Santoso, CPIM, Senior ERP Consultant
Perbedaan Stok Barang dan Inventory
Banyak orang sering kali menyamakan istilah “stok” dan “inventory” dalam konteks manajemen barang, namun kedua istilah ini memiliki arti yang berbeda meskipun saling terkait. Stok merujuk pada barang yang tersedia untuk dijual atau digunakan dalam proses produksi, sementara contoh daftar inventaris mencakup keseluruhan persediaan barang yang dimiliki oleh perusahaan.
Definisi
- Stok: Merujuk pada barang yang siap dijual atau digunakan langsung dalam proses produksi.
- Inventory: Merupakan keseluruhan persediaan barang yang dimiliki oleh perusahaan, termasuk barang yang belum diproses, barang setengah jadi, dan barang jadi (barang yang siap dijual).
Fungsi dalam Bisnis
- Stok: Fokus pada barang yang digunakan untuk memenuhi permintaan pelanggan atau mendukung produksi yang sedang berjalan.
- Inventory: Mencakup semua kategori barang yang dimiliki, termasuk barang yang akan digunakan untuk jangka panjang dalam proses bisnis.
Kepemilikan dan Pengelolaan
- Stok: Dikelola lebih spesifik untuk keperluan operasional atau penjualan langsung.
- Inventory: Stock Inventory dikelola secara lebih luas, mencakup berbagai jenis barang yang bisa saja tidak langsung digunakan.
Pengelolaan dalam Sistem
- Stok: Biasanya lebih dinamis dan membutuhkan pemantauan lebih sering untuk memastikan ketersediaan barang.
- Inventory: Pengelolaannya melibatkan pencatatan yang lebih komprehensif untuk memantau seluruh persediaan yang ada di gudang atau lokasi penyimpanan.
Tujuan Manajemen
- Stok: Tujuannya adalah untuk memastikan barang yang siap dipasarkan atau digunakan selalu tersedia tepat waktu.
- Inventory: Fokus untuk menjaga keseimbangan antara jumlah barang yang ada, biaya penyimpanan, dan kemampuan memenuhi permintaan pasar.
Meskipun sering dianggap sama, stok dan inventory memiliki perbedaan yang cukup penting dalam manajemen bisnis. Agar lebih mudah dipahami, berikut rangkuman perbedaan keduanya dalam bentuk tabel sehingga Anda bisa melihat fungsi dan tujuan masing-masing secara jelas.
| Aspek | Stok | Inventory |
| Definisi | Barang yang siap dijual atau digunakan langsung dalam proses produksi | Keseluruhan persediaan barang perusahaan, termasuk bahan mentah, barang setengah jadi, dan barang jadi |
| Fungsi dalam bisnis | Memenuhi permintaan pelanggan atau mendukung produksi yang sedang berjalan | Mencakup semua kategori barang, termasuk untuk penggunaan jangka panjang dalam proses bisnis |
| Kepemilikan & Pengelolaan | Dikelola spesifik untuk keperluan operasional atau penjualan langsung | Dikelola secara luas, mencakup berbagai jenis barang yang belum tentu langsung digunakan |
| Pengelolaan dalam sistem | Lebih dinamis dan membutuhkan pemantauan sering untuk ketersediaan barang | Melibatkan pencatatan komprehensif seluruh persediaan di gudang atau lokasi penyimpanan |
| Tujuan Manajemen | Menjamin ketersediaan barang siap pakai tepat waktu | Menjaga keseimbangan jumlah barang, biaya penyimpanan, dan kemampuan memenuhi permintaan pasar |
Jenis Stok Barang
Manajemen persediaan barang yang efektif memerlukan pemahaman tentang berbagai jenis stok karena memiliki karakteristik dan fungsi yang berbeda, hal ini membantu perusahaan mengelola kartu stok barang dengan lebih baik.
Berikut adalah beberapa jenis stok barang yang perlu dipahami:
1. Raw Material (Bahan Baku)
Ini adalah barang persediaan yang digunakan dalam proses produksi. Bahan baku akan diproses lebih lanjut untuk menghasilkan barang jadi. Manajemen yang baik pada jenis barang persediaan ini membantu memastikan kelancaran produksi tanpa adanya hambatan.
2. Barang Setengah Jadi
Barang setengah jadi adalah produk yang telah melalui beberapa proses produksi tetapi belum selesai. Persediaan ini perlu dikelola dengan cermat untuk menghindari penumpukan yang dapat menunda proses produksi.
3. Barang Jadi
Barang jadi adalah produk akhir yang siap dijual atau didistribusikan. Mengelola barang persediaan jadi sangat penting untuk memastikan produk tersedia bagi pelanggan tanpa berlebihan atau kekurangan.
4. Keamanan (Safety Stock)
Stok pengaman atau safety stock adalah cadangan barang yang disimpan untuk mengantisipasi ketidakpastian dalam permintaan atau pasokan. Ini bertujuan untuk mencegah kekurangan barang yang dapat mengganggu operasi perusahaan.
5. Transit
Barang persediaan transit adalah barang yang sedang dalam perjalanan dari satu tempat ke tempat lain, seperti dari pabrik ke gudang atau dari gudang ke toko. Barang persediaan ini perlu diperhatikan untuk memastikan tidak terjadi kehilangan atau keterlambatan.
6. Over Stock (Kelebihan Stok)
Merupakan barang persediaan yang jumlahnya lebih banyak dari yang diperlukan, sering kali terjadi karena perkiraan permintaan yang salah. Barang persediaan ini dapat menimbulkan biaya penyimpanan yang tinggi serta berpotensi menyebabkan pemborosan.
7. Dead Stock
Dead stock adalah barang yang sudah lama berada di gudang dan tidak terjual atau digunakan. Biasanya, barang dead stock sudah tidak relevan atau memiliki permintaan yang rendah, sehingga perlu dikelola dengan baik untuk menghindari kerugian.
8. Musiman
Barang persediaan musiman adalah produk yang permintaannya berubah-ubah tergantung pada musim atau periode tertentu, seperti pakaian musim dingin atau produk perayaan. Mengelola barang persediaan ini dengan bijak penting agar perusahaan tidak mengalami kelebihan atau kekurangan saat permintaan puncak.
Metode Pengendalian Stok Barang
Pengendalian stok yang efektif sangat penting untuk memastikan perusahaan dapat mengelola persediaannya dengan baik. Beberapa metode persediaan stok barang dapat membantu perusahaan menjaga keseimbangan antara pasokan dan permintaan, serta mengoptimalkan penggunaan sumber daya.
Berikut adalah beberapa metode pengendalian stok yang umum digunakan melalui software WMS:
Metode Reorder Point (Titik Pemesanan Ulang)
Dalam metode ini, perusahaan menentukan titik pemesanan ulang, yaitu jumlah stok minimum yang harus ada sebelum barang dipesan lagi. Ketika sudah mencapai titik ini, pesanan untuk barang baru akan dilakukan agar stok tidak habis.
Metode Just-in-Time (JIT)
JIT adalah metode di mana barang hanya dipesan atau diproduksi sesuai dengan permintaan yang ada. Tujuannya adalah untuk mengurangi biaya penyimpanan dengan memiliki stok minimal, tetapi tetap memastikan barang tersedia tepat waktu untuk kebutuhan produksi atau distribusi.
Metode Min-Max
Metode Min-Max menetapkan batas minimum (min) dan maksimum (max) untuk setiap barang. Ketika stok mencapai level minimum, pesanan baru dilakukan untuk mencapai jumlah yang optimal, yaitu level maksimum.
Metode ABC
Dalam metode ini, barang dibagi menjadi tiga kategori berdasarkan nilai dan tingkat permintaan. Barang kategori A memiliki nilai tinggi dan permintaan stabil, sedangkan kategori B dan C memiliki tingkat permintaan yang lebih rendah.
Metode Economic Order Quantity (EOQ)
EOQ adalah metode yang digunakan untuk menentukan jumlah pesanan yang optimal guna meminimalkan total biaya pengadaan dan penyimpanan stok. Dengan menghitung EOQ, perusahaan dapat memutuskan berapa banyak barang yang harus dipesan untuk mengurangi biaya-biaya yang terkait dengan persediaan.
Metode Vendor-Managed Inventory (VMI)
Dalam VMI, pemasok bertanggung jawab untuk mengelola stok di pihak perusahaan, termasuk pemantauan dan pemesanan ulang. Metode ini mengurangi beban perusahaan dalam hal pengelolaan persediaan barang dan membantu memastikan ketersediaan barang secara terus-menerus tanpa kelebihan stok.
Metode Periodic Review
Dalam metode ini, stok diperiksa secara berkala pada interval tertentu, misalnya setiap bulan atau setiap kuartal. Setelah itu, jumlah stok yang diperlukan untuk memenuhi permintaan selama periode berikutnya dihitung, dan pemesanan dilakukan untuk mengisi kekurangan.
Metode Continuous Review
Berbeda dengan periodic review, dalam metode continuous review, stok dipantau secara real-time. Jika stok mencapai titik pemesanan ulang, pesanan akan segera dilakukan.
Kesalahan dalam Mengatur Stok Barang
Mengelola persediaan barang dengan baik adalah kunci kelancaran operasional bisnis. Namun, kesalahan dalam pengelolaannya dapat berakibat fatal bagi perusahaan, baik dari segi biaya maupun pelayanan.
Berikut adalah beberapa kesalahan umum yang sering terjadi dalam mengatur stok barang dan dampaknya bagi bisnis:
Pencatatan Stok yang Tidak Akurat
Kesalahan dalam mencatat jumlah barang yang masuk dan keluar sering kali menyebabkan ketidaksesuaian antara barang persediaan fisik dan data yang tercatat. Hal ini dapat mengarah pada kekurangan atau kelebihan barang persediaan yang tidak terdeteksi, sehingga merugikan perusahaan dalam biaya dan pelayanan.
Keterlambatan dalam Pemesanan Ulang
Tanpa sistem pengingat yang baik, perusahaan sering kali terlambat dalam melakukan pemesanan ulang. Keterlambatan ini dapat menyebabkan kekurangan barang persediaan yang mengganggu proses produksi atau pelayanan pelanggan, sehingga pada akhirnya menurunkan kepuasan pelanggan.
Stok yang Tidak Terorganisir dengan Baik
Mengatur barang persediaan tanpa sistem yang jelas dapat menyebabkan kesulitan dalam memantau perputaran barang. Barang persediaan yang menumpuk di gudang tanpa pengelompokan yang tepat berisiko kadaluwarsa atau terlupakan, sehingga menimbulkan kerugian finansial.
Mengabaikan Perubahan Permintaan Pasar
Tidak memperhatikan tren permintaan pasar atau pergeseran musiman dapat menyebabkan kelebihan barang persediaan pada produk yang kurang diminati dan kekurangan barang persediaan pada produk yang banyak dibutuhkan. Perusahaan yang tidak responsif terhadap perubahan ini berisiko mengalami kerugian penjualan.
Menggunakan Sistem Manual
Pengelolaan barang persediaan secara manual rentan terhadap kesalahan manusia, seperti kesalahan pencatatan atau kelalaian dalam pemantauan. Sistem manual tidak dapat memberikan pembaruan real-time, sehingga perusahaan kesulitan dalam mengambil keputusan yang tepat waktu.
Kurangnya Pengendalian terhadap Stok Tidak Bergerak
Barang persediaan yang tidak terjual dalam waktu lama, sering disebut sebagai stok mati atau slow moving, dapat mengikat modal perusahaan dan mempengaruhi arus kas. Tanpa pemantauan yang baik, barang persediaan mati ini dapat terakumulasi dan mengganggu efisiensi operasional.
Stok Berlebih (Overstocking)
Memiliki terlalu banyak stok dapat meningkatkan biaya penyimpanan, memakan ruang yang berharga, dan menyebabkan kerugian finansial jika barang tidak terjual sesuai rencana. Selain itu, persediaan barang yang berlebih juga dapat memengaruhi arus kas perusahaan, karena dana yang dikeluarkan untuk pembelian barang tidak dapat segera diputar.
Tidak Menggunakan Teknologi yang Tepat
Perusahaan yang tidak memanfaatkan teknologi seperti perangkat lunak manajemen persediaan barang atau software perseddiaan barang yang tepat berisiko menghadapi ketidakakuratan data dan kesulitan dalam mengontrol persediaan barang. Sistem otomatis yang efisien dapat membantu perusahaan mengoptimalkan pengelolaan stok dan meminimalkan risiko kesalahan.
Gunakan Software EQUIP untuk Membantu Pengelolaan Stok Barang Anda
Pangelinan stok barang yang efisien sangat penting untuk kelancaran operasional perusahaan. Oleh karena itu, menggunakan software manajemen stok seperti EQUIP ERP bisa menjadi solusi yang efektif.
EQUIP ERP menawarkan kemudahan dalam mengelola persediaan barang secara real-time, mengotomatiskan pemesanan ulang, dan memberikan laporan persediaan barang analitik yang akurat. Dengan software ini, Anda bisa memastikan persediaan barang selalu tersedia tanpa pemborosan, sehingga meningkatkan efisiensi dan profitabilitas perusahaan Anda.
Berikut merupakan fitur utama dari software EQUIP ERP:
- Sistem Pembukuan Otomatis: Catat dan analisa seluruh transaksi keuangan secara otomatis dengan hasil laporan yang kredibel dan akurat.
- Pelacakan dan Optimasi Stok: Pantau dan kelola persediaan barang lebih mudah, kurangi risiko inventory loss, dan tingkatkan efisiensi operasional.
- e-Procurement & Online Tender: Jangkau lebih banyak vendor, percepat approval, dan cegah fraud dengan transparansi seluruh transaksi pembelian.
- Integrasi dengan e-Commerce: Tingkatkan sales opportunity dengan sistem penjualan yang terintegrasi langsung di Shopee, Tokopedia, dan Lazada.
- Online Mobile Access: Pantau seluruh aktivitas dan perkembangan bisnis secara real-time dari manapun, kapanpun, dan dengan device apapun.
- Database Berbasis Cloud: Simpan, kelola, dan kolaborasikan data dengan seluruh departemen di perusahaan dalam satu database online yang aman.
Kesimpulan
Pengelolaan persediaan barang yang baik membantu menghindari masalah seperti kekurangan atau kelebihan stok, serta mengoptimalkan biaya penyimpanan.
Dengan memahami berbagai jenis stok dan metode pengendalian yang tepat, serta menghindari kesalahan umum dalam pengelolaan stok, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan kepuasan pelanggan.
Untuk mempermudah proses tersebut, menggunakan software stok barang seperti EQUIP ERP dapat membantu perusahaan mengelola stok secara lebih akurat dan efisien, serta mengurangi kesalahan manual yang berpotensi merugikan bisnis.
