Mengelola penjualan bukan hanya soal mencatat angka, tetapi juga memastikan setiap transaksi tercatat rapi dan bisa dipertanggungjawabkan. Di sinilah sistem akuntansi penjualan memegang peran penting, terutama untuk bisnis yang ingin tumbuh secara berkelanjutan.
Sistem ini membantu pemilik usaha melihat arus penjualan dengan jelas, mulai dari transaksi harian hingga laporan keuangan yang lebih besar. Tanpa sistem yang baik, risiko kesalahan pencatatan atau kebocoran pendapatan bisa semakin tinggi.
Dalam artikel ini akan dibahas apa itu sistem akuntansi penjualan, fungsi utamanya, serta dokumen yang diperlukan dalam prosesnya. Anda juga akan melihat bagaimana software akuntansi dapat menjadi solusi praktis untuk membuat pengelolaan penjualan lebih efektif.
Key Takeaways
Sistem akuntansi penjualan adalah prosedur untuk mencatat dan mengelola transaksi penjualan agar informasi keuangan akurat dan bermanfaat bagi bisnis.
Fungsi sistem akuntansi penjualan mencakup penjualan, kas, gudang, pengiriman, dan akuntansi untuk memastikan transaksi tercatat rapi dan transparan.
Dokumen dalam sistem akuntansi penjualan meliputi faktur, register kas, slip kartu kredit, bill of lading, faktur COD, bukti setor bank, dan rekapitulasi harga pokok penjualan.
Kelola semua dokumen penjualan Anda dengan lebih rapi dan efisien menggunakan Software Akuntansi EQUIP.
Apa itu Sistem Akuntansi Penjualan
Sistem akuntansi penjualan adalah rangkaian prosedur yang digunakan untuk mencatat, memproses, dan menyajikan transaksi penjualan barang maupun jasa. Pencatatan dilakukan secara sistematis agar menghasilkan informasi keuangan yang akurat dan relevan.
Sistem ini mencakup seluruh alur, mulai dari penerimaan order, pengiriman barang, pembuatan faktur, hingga pencatatan piutang dan penerimaan kas. Artinya, sistem akuntansi penjualan tidak hanya berfokus pada pembukuan, tetapi juga koordinasi proses operasional bisnis.
Tujuan utama penerapan sistem ini adalah menyediakan informasi yang dapat membantu akuntan dan manajemen dalam merencanakan, mengendalikan, serta mengoptimalkan kinerja bisnis, khususnya terkait pendapatan dan likuiditas perusahaan.
Fungsi Sistem Akuntansi Penjualan
Dalam praktiknya, sistem akuntansi penjualan melibatkan beberapa fungsi penting yang saling berkaitan untuk memastikan setiap transaksi berjalan lancar. Berikut lima fungsi utama yang biasanya terlibat:
1. Fungsi penjualan
Bagian penjualan berperan menerima pesanan dari pembeli dan menyiapkan faktur penjualan tunai. Faktur ini kemudian diserahkan kepada pembeli sebagai bukti transaksi. Selain itu, bagian penjualan juga memastikan informasi harga barang tersampaikan dengan benar ke bagian kas.
2. Fungsi kas
Fungsi ini bertanggung jawab mengelola penerimaan uang dari pembeli. Setiap transaksi tunai dicatat dan disetorkan secara rapi agar tidak terjadi selisih kas. Peran ini sangat penting untuk menjaga transparansi dan keakuratan laporan keuangan.
3. Fungsi gudang
Bagian gudang menyiapkan barang sesuai pesanan yang masuk, lalu menyerahkannya ke bagian pengiriman. Dengan adanya sistem yang terintegrasi, misalnya melalui software gudang, proses ini dapat berlangsung lebih cepat, akurat, dan minim kesalahan.
4. Fungsi pengiriman
Fungsi pengiriman bertugas memastikan barang dikemas dengan baik dan diserahkan kepada pembeli setelah pembayaran diterima. Proses ini perlu dijalankan dengan teliti karena berkaitan langsung dengan kepuasan pelanggan.
5. Fungsi akuntansi
Bagian akuntansi mencatat seluruh transaksi penjualan serta penerimaan kas. Dengan software akuntansi, penyusunan laporan penjualan menjadi lebih cepat, akurat, dan siap dijadikan dasar evaluasi kinerja bisnis.
Dokumen-Dokumen dalam Sistem Akuntansi Penjualan
Agar sistem akuntansi penjualan berjalan lancar, perusahaan memerlukan sejumlah dokumen pendukung. Setiap dokumen memiliki fungsi dan tujuan tertentu, dan ketiadaan salah satunya bisa menghambat proses pencatatan maupun pelaporan. Berikut dokumen-dokumen penting yang biasanya digunakan:
1. Faktur penjualan tunai
Faktur ini digunakan untuk merekam detail penjualan tunai, seperti nama dan alamat pembeli, jumlah barang, satuan, hingga harga. Dokumen ini menjadi pengantar pembayaran dari pembeli ke bagian kas, sekaligus sumber utama pencatatan ke jurnal penjualan.
2. Pita register kas
Dokumen ini mencatat penerimaan kas dari transaksi tunai. Biasanya dikeluarkan bersamaan dengan faktur penjualan untuk memastikan nilai transaksi sesuai, lalu dijadikan bukti resmi dalam jurnal penjualan.
3. Credit card sales slip
Slip ini diterbitkan oleh bank penerbit kartu kredit sebagai bukti transaksi pembelian menggunakan kartu kredit. Dokumen ini kemudian diserahkan ke perusahaan untuk memastikan pencatatan penjualan non‑tunai tetap akurat.
4. Bill of lading
Digunakan saat pengiriman barang melalui jasa ekspedisi. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti penyerahan barang kepada pembeli, khususnya untuk transaksi Cash on Delivery (COD), sehingga pihak pengiriman dan perusahaan sama‑sama memiliki catatan resmi.
5. Faktur penjualan COD
Dokumen ini diperlukan ketika pembayaran dilakukan saat barang diterima. Pembeli menandatangani faktur ini sebagai tanda terima, dan salinannya menjadi bukti bagi perusahaan untuk menagih kas dari hasil penjualan tersebut.
6. Bukti setor bank
Jika hasil penjualan disetorkan ke bank, maka bukti setor digunakan sebagai konfirmasi transaksi. Umumnya dibuat tiga rangkap: satu untuk bank, sementara dua lainnya dikembalikan setelah ditandatangani pihak bank sebagai bukti sah penyetoran.
7. Rekapitulasi harga pokok penjualan
Dokumen ini berisi ringkasan harga pokok barang yang terjual selama periode tertentu. Informasi ini membantu bagian penjualan dan akuntansi dalam menyusun laporan keuangan serta menilai profitabilitas bisnis.
Optimalkan Pencatatan dan Dokumen Penjualan dengan Software Akuntansi dari EQUIP
Proses pencatatan penjualan yang lambat dan penuh risiko kesalahan bisa menghambat pertumbuhan bisnis Anda. Dengan Software Akuntansi EQUIP, pencatatan transaksi dan dokumen penjualan menjadi lebih cepat, aman, dan profesional.
Setiap detail transaksi terekam secara menyeluruh, sehingga laporan keuangan tersaji lebih akurat. Hal ini memberi Anda kepercayaan diri dalam mengambil keputusan bisnis dan menjaga daya saing di tengah kompetisi yang ketat.
EQUIP juga memiliki fitur dimana sistem ini dapat diintegrasi dengan sistem dan aplikasi lain seperti aplikasi ERP, aplikasi kwitansi, aplikasi POS, dan lain-lain. Hal itu berarti data di setiap sistem akan terhubung dengan satu sama lain.
Fitur Software Akuntansi EQUIP:
- Automasi pembuatan laporan: Menyusun laporan transaksi, laba rugi, dan pengeluaran dalam hitungan menit, memastikan data akurat untuk keputusan bisnis.
- Riwayat transaksi: Mencatat setiap transaksi penjualan secara otomatis dan rapi, memudahkan pengecekan kapan pun diperlukan.
- Kemudahan pembayaran: Mengelola penerimaan pelanggan dan pembayaran ke vendor dalam satu platform terintegrasi untuk arus kas yang lancar.
- Integrated e-faktur: Membantu memenuhi kewajiban pajak dengan lebih praktis berkat integrasi langsung dengan sistem E-Faktur.
- Built-in professional templates: Menyediakan desain invoice, struk, dan voucher profesional agar dokumen penjualan terlihat rapi dan konsisten.
- Manajemen petty cash: Mempermudah pencatatan pengeluaran kas kecil, menjaga transparansi dan mencegah kebocoran keuangan.
Jangan tunggu sampai sistem lama membuat bisnis Anda tertinggal. Segera coba demo gratis dan buktikan bagaimana solusi ini mampu membawa bisnis Anda ke level berikutnya.
Kesimpulan
Sistem akuntansi penjualan berperan penting dalam menjaga ketertiban transaksi dan keakuratan dokumen bisnis. Dengan pencatatan yang terstruktur, perusahaan dapat meminimalisir kesalahan serta memastikan laporan keuangan tersaji secara andal.
Seiring meningkatnya kompleksitas bisnis, pencatatan manual tidak lagi memadai. Software Akuntansi EQUIP menjadi solusi tepat untuk membantu perusahaan mengelola transaksi dan dokumen penjualan secara efisien, transparan, dan profesional.
Segera manfaatkan kesempatan untuk meningkatkan kualitas pengelolaan bisnis Anda. Ajukan demo gratis dan temukan kemudahan dalam membangun sistem akuntansi penjualan yang lebih modern dan terpercaya.
FAQ tentang Sistem Akuntansi Penjualan
Sistem akuntansi penjualan adalah prosedur yang digunakan untuk mencatat dan mengelola transaksi penjualan secara sistematis agar laporan keuangan akurat dan mudah dianalisis.
Penjualan dicatat dengan membuat faktur, mencatat penerimaan kas atau piutang, lalu memasukkannya ke jurnal penjualan. Proses ini kini lebih mudah dilakukan dengan bantuan software akuntansi.
Contohnya meliputi penggunaan faktur penjualan tunai, slip kartu kredit, bukti setor bank, serta rekapitulasi harga pokok penjualan yang dikelola melalui software akuntansi.
