Mengenal Apa itu Petty Cash Serta Cara Menghitungnya

Istilah petty cash nampaknya sudah tidak asing untuk kita dengar terutama para pelaku usaha. Dalam kegiatan bisnis salah satu hal yang paling penting dan penentu keberhasilan adalah manajemen keuangan. Biasanya, perusahaan berskala besar ataupun kecil kerap menggunakan petty cash untuk mengelola keuangan mereka. Selain itu, untuk memaksimalkan hal-hal yang berhubungan dengan keuangan, banyak perusahaan saat ini yang juga menerapkan software akuntansi terbaik.

Pengelolaan keuangan pada perusahaan harus berjalan dengan sebaik mungkin. Tim yang memiliki tugas dan tanggung jawab dalam mengatur keuangan haruslah teliti dan detail jangan sampai terjadi defisit pada arus kas perusahaan. Pelaku usaha juga harus memilih sistem yang tepat karena hal itu dapat berdampak bagi kesejahteraan bisnis. Gunakan sistem akuntansi terpercaya dari EQUIP yang dapat membantu Anda untuk membuat laporan keuangan perusahaan yang lengkap, mulai dari transaksi, laba rugi, pengeluaran, dan lainnya dalam hitungan menit.

Dukungan sistem akuntansi tercanggih memudahkan pengelolaan petty cash perusahaan untuk mengetahui pengeluaran perusahaan dengan tepat dan cepat. Selain itu, pembayaran pajak untuk setiap transaksi juga sudah terintegrasi dengan E-faktur dan dalam pencatatan laporan keuangan dapat berjalan dengan otomatis sehingga mempermudah Anda dalam penyimpanan dan pengecekan data setiap saat.

Petty cash harus Anda rekonsiliasi secara berkala dan hampir setiap departemen di perusahaan besar menyimpan petty cash di laci, kotak kecil, atau wadah serupa lainnya. Walaupun dana yang ada pada petty cash tidak terlalu besar namun Anda juga harus memperhatikan setiap perubahan dana yang ada. Software akuntansi terintegrasi dapat mengotomatiskan hal tersebut dengan cepat, mudah, dan akurat. 

Baca juga: Apa itu Budget? Ini Pengertian, Jenis, dan Tips Penyusunannya

Pengertian Petty Cash

Setiap perusahaan tentunya memiliki kegiatan operasional yang perlu mereka bayarkan. Semakin majunya suatu bisnis, semakin banyak pula modal yang harus perusahaan keluarkan dalam jumlah besar. Dalam kegiatan usaha terdapat pengeluaran berskala besar dan kecil. Petty cash adalah salah satu cara umum yang perusahaan gunakan dalam hal keuangan. Hal itu karena petty cash termasuk kategori solusi pembayaran untuk pengeluaran dengan nominal yang kecil.

Biasanya uang dengan nominal yang kecil yang perusahaan siapkan untuk keperluan seperti konsumsi rapat, ongkos kirim, dan lain sebagainya. Itulah mengapa, setiap pelaku usaha baiknya selalu menyiapkan petty cash atau kas kecil dalam menjalankan operasional bisnisnya. Selain itu, kas kecil memiliki ciri khas yakni jumlah dana yang terbatas dan telah pihak manajemen tetapkan. Namun, itu semua tergantung dari kebijakan pihak perusahaan yang disesuaikan dengan skala operasional.

Baca juga: Ketahui Pentingnya Pembukuan untuk Perkembangan Bisnis Anda

Tujuan dan Manfaat Petty Cash

Keberadaan kas kecil dalam setiap usaha bukan tanpa alasan bahkan perusahaan besar pun tetap menggunakan kas kecil untuk kegiatan mereka. Petty cash dapat menghindari prosedur perusahaan yang kurang efisien ketika ada pengeluaran yang diperlukan secara mendadak dalam jumlah yang kecil. Selain itu, petty cash juga menjaga relasi perusahaan dengan mitra dan mempercepat aktivitas yang membutuhkan dana mendesak tanpa pernah Anda rencanakan sebelumnya. Pelaku usaha juga tidak perlu risau dengan perlengkapan kantor yang telah habis karena kas kecil mampu mengatasi masalah habisnya kebutuhan usaha dalam waktu yang cepat. 

Kas kecil juga membantu tenaga kerja untuk menjalankan tugasnya dengan lebih mudah. Seperti yang kita ketahui, tugas seorang karyawan akuntan memang tidak semudah yang kita bayangkan karena mereka harus bertanggung jawab terkait masalah keuangan. Sehingga, seorang akuntan harus memiliki ketelitian dalam menghitung laporan keuangan. Namun dengan adanya kas kecil tentu pengeluaran menjadi jelas dan analisis untuk bahan laporan juga tidak rumit.

Baca juga: Purchase Order, Pentingkah untuk Bisnis?

Model Pengelolaan Petty Cash

Saat mengelola keuangan tentunya setiap perusahaan memiliki cara tersendiri untuk mengaturnya. Begitu pula ketika mengelola kas kecil. Terdapat dua metode yang perlu Anda ketahui supaya pencatatan transaksi keuangan dapat berjalan secara lengkap dan tanpa kesalahan. Berikut penjabarannya:

1. Metode tetap

Teknik ini dapat Anda gunakan pada pembukuan kas kecil yang jumlah rekeningnya selalu tetap. Biasanya perubahan yang ada di dalam kas akan digantikan dengan sejumlah uang dalam kurun waktu tertentu. Selain itu, metode ini cukup mengumpulkan bukti transaksi pengeluaran sehingga tidak perlu untuk mencatatnya. Akan tetapi pencatatan biasanya terjadi ketika jumlah uang yang ada di kas kecil ini sudah tidak lagi dirasa cukup dan perlu pengisian ulang.

Langkah operasional dari metode ini dimulai dengan pemberian sejumlah uang pada akuntan kas kecil dan ketika diperlukan, uang tersebut digunakan dalam pembayaran transaksi atau saat kondisi mendesak. 

2. Metode tidak tetap

Metode tidak tetap memiliki jumlah nilai kas yang selalu berubah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Misalnya, pada metode tetap, perusahaan menetapkan kebijakan jumlah nominal uang pada kas kecil sebesar Rp. 5.000.000 apabila uang tersebut habis maka akan dilakukan pengisian uang sesuai dengan nominal awal. Sedangkan, cara tidak tetap jumlah pengisian kembali kas kecil tidak harus sama dengan jumlah nominal saldo awalnya, jadi bisa kurang maupun lebih.

Selain itu, teknik ini akan melakukan pencatatan pada buku kas kecil atau jurnal formal setiap ada pengeluaran sehingga Anda bisa mengetahui secara langsung sisa saldo yang ada pada kas kecil. Gunakan software akuntansi dari EQUIP untuk meninggalkan cara lama penghitungan transaksi keuangan secara manual.

Baca juga: Aplikasi Akuntansi Terbaik yang Mudahkan Proses Pembuatan Jurnal Penutup

Cara Menghitung Petty Cash

Setelah memahami definisi dan metodenya. Tentunya terdapat dua cara berbeda untuk melakukan perhitungan kas kecil. Berikut adalah contoh dari kas kecil berdasarkan metode yang digunakan:

1. Teknik tetap

Misalnya toko Y mengisi saldo kas kecil sebesar Rp300.000 untuk pengeluaran rutin setiap awal minggu bulan april dan dicatat dalam buku kas kecil. Dalam kurun waktu seminggu ternyata toko Y memiliki pengeluaran yang menggunakan petty cash, yakni:

• 4 April: biaya pulsa telepon Rp50.000
• 5 April: perbaikan perlengkapan Rp100.000
• 6 April: pembelian bahan baku tambahan: Rp70.000
• 7 April: biaya keamanan toko Rp20.000
• 8 April: beban gaji Rp60.000

Sehingga, pencatatan pembukuan kas kecil dapat kita gambarkan dalam tabel berikut ini.

Pengeluaran pada 8 April menandakan tutup buku kas kecil pada periode tersebut. Perusahaan kembali melakukan pengisian saldo kas kecil untuk minggu berikutnya pada 10 April dengan jumlah yang sama yakni Rp. 300.000.

2. Teknik tidak tetap

Cara ini tidak jauh berbeda dengan metode sebelumnya. Misalnya toko Y mengisi saldo sebesar Rp3.000.000 untuk pengeluaran rutin setiap awal minggu bulan agustus dengan catatan perhari yakni:

Setelah itu pada tanggal 07 Agustus toko Y melakukan pengisian ulang dana sebesar Rp2.500.000 dan dicatat jurnal.

Baca juga: Jurnal Umum: Pengertian, Tujuan, Fungsi, dan Cara Membuatnya

Dokumen yang Anda perlukan dalam Petty Cash:

Dokumen dari kas kecil harus lengkap agar memiliki bukti yang terpercaya dan mencegah tindakan yang melanggar peraturan perusahaan serta menjadi bahan evaluasi kedepannya agar perusahaan dapat berkembang lebih baik lagi. Terdapat beberapa dokumen yang Anda perlukan untuk mencatat petty cash adalah:

• Bukti kas keluar: Adanya dokumen ini dapat memantau pergerakan keuangan perusahaan dan sangat dibutuhkan saat ingin melakukan pengisian ulang saldo pada kas kecil.
• Cek merupakan dokumen yang tidak kalah penting dan perusahaan pakai untuk melakukan pembayaran sejumlah uang kepada pihak yang namanya tercantum pada pembawa cek. Selain itu, dokumen ini akan melakukan pembayaran lewat jasa bank terlebih dahulu. 
• Permintaan pengeluaran kas kecil akan dipakai oleh pengguna untuk meminta sejumlah uang kepada akuntan dana kas kecil. Bagi seorang akuntan, dokumen ini berguna sebagai bukti pengeluaran. Tetapi dokumen ini harus diisi dengan kebutuhan yang memang rasional.
• Permintaan pengisian digunakan oleh akuntan dana kas kecil untuk meminta kepada divisi utang agar dibuatkan bukti kas keluar untuk pengisian kembali dana petty cash. Biasanya terjadi ketika jumlah dana yang ada tidak mencukupi atau sudah tinggal sedikit
• Bukti pengeluaran: Dokumen bukti pengeluaran ini bisa menjadi bukti konkrit terkait pengeluaran bagaimana penggunaannya. Terdapat lampiran-lampiran pengeluaran seperti misalnya nota sebagai bukti transaksi yang telah perusahaan lakukan.

Baca juga: Kenali Bukti Transaksi yang Penting Bagi Keuangan Bisnis Anda

Pengaruh Petty Cash bagi perusahaan

Penggunaan petty cash tentunya memiliki pengaruh yang besar bagi perusahaan. Dengan adanya kas maka setiap transaksi yang perusahaan lakukan dapat lebih jelas dan terarah. Regulasi yang relatif mudah membuat perusahaan bisa melakukan aktivitas harian tanpa sistem yang rumit. Misalnya kantor mengalami kehabisan air galon, maka karyawan dapat melakukan pembelian ulang menggunakan kas kecil.

Petty cash juga memudahkan perusahaan untuk memetakan biaya sesuai besaran dana yang akan perusahaan keluarkan. Sehingga, kesalahan dalam melakukan alokasi minim terjadi karena kegiatan transaksi telah dikelompokkan sesuai dengan besarannya masing-masing.  Jika tiba masa pembayaran suatu transaksi dalam jumlah kecil, maka dapat perusahaan lihat dalam pembukuan petty cash. Sebaliknya jika muncul transaksi yang membutuhkan nominal ekstra, dapat dilihat di buku yang berbeda.

Baca juga: Ketahui Pengertian Mark Up Pricing dan Penerapannya dalam Bisnis

Kesimpulan 

Petty cash merupakan hal penting dalam kegiatan perusahaan. Hal-hal kecil dan sepele akan selalu membutuhkan kas kecil untuk mempermudah dalam pembuatan laporan keuangan. Sehingga, dalam menghitung keuangan, perusahaan memerlukan seorang akuntan yang memiliki ketelitian dan tanggung jawab. Petty cash juga memberikan banyak manfaat bagi setiap pelaku usaha karena pengeluaran dapat lebih terkontrol berdasarkan jumlah dana yang telah perusahaan sediakan.

Anda juga dapat mempertimbangkan penggunaan software akuntansi dari EQUIP untuk mengelola petty cash. Software ini juga ramah bagi kalangan UMKM dan dapat Anda coba secara gratis. Walaupun demikian Software EQUIP memiliki desain UI/UX yang mudah user operasikan, bahkan bagi yang baru pertama kali menggunakan solusi ERP. Sistem ini dapat dikonfigurasi dengan mudah oleh pengguna, hanya membutuhkan beberapa kali sesi pelatihan. Coba demo gratis sekarang!