Satu kategori belanja bernilai kecil bisa menghentikan seluruh lini produksi. Pelumas mesin yang hanya dipasok satu distributor, misalnya, cukup tertahan dua minggu untuk membuat jadwal kacau tanpa bisa diselamatkan anggaran. Memperlakukan semua kategori belanja dengan proses yang sama membuat perusahaan kehilangan uang dan pasokan sekaligus.
Artikel ini membahas apa itu Kraljic Matrix, dua sumbu penilaiannya, keempat kuadran beserta strategi pengadaannya, manfaat hingga kelemahan Kraljic Matrix.
Key Takeaways
Kraljic Matrix membagi kategori belanja lewat dua sumbu, profit impact dan supply risk.
Hasilnya empat kuadran, tiap kuadran menuntut strategi dan jenis kontrak berbeda.
Tanpa rubrik skoring, penempatan jadi tebakan dan kuadran strategic terlalu padat.
Software procurement membuat peninjauan peta jadi rutin lewat data belanja dan kinerja supplier.
Apa itu Kraljic Matrix?
Kraljic Matrix adalah kerangka segmentasi yang mengelompokkan kategori belanja berdasarkan dua dimensi, yaitu besarnya pengaruh terhadap keuntungan dan tingkat kerentanan pasokan. Hasilnya grid dua kali dua dengan empat kuadran yang masing-masing menuntut pendekatan pengadaan berbeda.
Kerangka ini diperkenalkan Peter Kraljic lewat artikel Harvard Business Review 1983 berjudul “Purchasing Must Become Supply Management”. Saat itu bagian pembelian masih diperlakukan sebagai fungsi administratif yang hanya mencari harga termurah, dan menurut Kraljic cara kerja itu membuat perusahaan buta terhadap risiko di kategori kecil.
Dua Sumbu Penilaian Kraljic Matrix
Posisi setiap kategori belanja ditentukan dua sumbu, yaitu profit impact dan supply risk. Banyak perusahaan berhenti di label tinggi dan rendah tanpa menetapkan apa yang diukur, dan di titik itu segmentasi kehilangan arti.
1. Profit Impact
Profit impact mengukur seberapa besar suatu kategori memengaruhi keuntungan perusahaan. Faktornya mencakup nilai dan volume pembelian tahunan, pengaruh ke kualitas produk akhir, potensi penghematan, serta dampaknya ke kepuasan pelanggan. Kategori yang harganya bergerak tajam mengikuti pasar bisa punya pengaruh besar ke margin meski volumenya hanya sedang.
2. Supply Risk
Supply risk mengukur seberapa besar kemungkinan pasokan terganggu. Faktor utamanya adalah jumlah supplier alternatif, kemungkinan material disubstitusi, keandalan pengiriman, serta kerumitan spesifikasi teknis yang membatasi siapa yang bisa memasok.
Empat Kuadran Kraljic Matrix
Kombinasi dua sumbu menghasilkan empat kuadran, yaitu non-critical, leverage, bottleneck, dan strategic. Setiap kuadran bukan hanya label, tapi petunjuk tentang jenis hubungan dan jenis kontrak yang masuk akal dengan supplier di dalamnya.
| Kuadran | Profit Impact | Supply Risk | Strategi Pengadaan | Contoh Item | Relasi Supplier | Jenis Kontrak |
|---|---|---|---|---|---|---|
Non-critical |
Rendah | Rendah | Efisiensi proses, otomasi, standardisasi | Tali rafia, double tape | Transaksional | Regular trading |
Leverage |
Tinggi | Rendah | Optimalkan harga, manfaatkan daya tawar | Strapping band, cover | Kompetitif | Call-off |
Bottleneck |
Rendah | Tinggi | Amankan pasokan, safety stock, kontrak jangka panjang | Pelumas produksi, pelat baja | Terjamin | Call-off |
Strategic |
Tinggi | Tinggi | Kemitraan, kolaborasi, keterlibatan supplier sejak perencanaan | Tinta, kertas | Kemitraan | Partnership |
Manfaat Menggunakan Kraljic Matrix
Segmentasi kategori belanja yang konsisten memberikan lima manfaat utama bagi fungsi pengadaan. Berikut adalah manfaat menerapkan Kraljic Matrix pada portofolio belanja perusahaan.
- Mengalokasikan perhatian sesuai bobot risiko: Tim procurement berhenti menegosiasikan kategori yang penghematannya tidak sebanding dengan jam kerja yang terpakai, dan memindahkan waktunya ke kategori yang benar-benar menentukan margin atau kelangsungan produksi.
- Mengungkap kategori kecil yang berisiko besar: Kategori bernilai rendah dengan supplier tunggal biasanya tidak pernah masuk laporan manajemen, padahal justru di situ potensi penghentian produksi paling tinggi.
- Menunjukkan sumber penghematan paling realistis: Kuadran leverage biasanya menyumbang penghematan terbesar dalam program penurunan biaya, sehingga target efisiensi dari manajemen punya titik awal yang jelas.
- Menyelaraskan jenis kontrak dengan karakter kategori: Setiap kuadran punya skema kontrak yang masuk akal, sehingga perusahaan berhenti memakai satu format perjanjian untuk seluruh portofolio belanja.
- Memberi dasar diskusi antar tim: Penempatan kuadran yang terukur membuat perbedaan pendapat antara procurement dan tim produksi bisa dibicarakan dengan angka, bukan dengan intuisi masing-masing.
Cara Memberi Skor dan Menempatkan Kategori
Penempatan kategori dilakukan melalui lima langkah utama yaitu penetapan kriteria dan bobot, pemberian skor, perhitungan rata-rata berbobot, penentuan ambang, serta validasi sebaran kuadran.
1. Langkah 1: Tetapkan Kriteria dan Bobot per Sumbu
Tetapkan kriteria tiap sumbu, lalu beri bobot yang totalnya seratus persen. Bobot pada tabel di bawah adalah konstruksi EQUIP sebagai titik awal, bukan standar baku, jadi perusahaan dengan ketergantungan impor tinggi wajar menaikkan bobot keandalan pengiriman.
| Sumbu | Kriteria | Bobot | Skor 1 Berarti | Skor 5 Berarti |
|---|---|---|---|---|
Profit impact |
Nilai belanja tahunan | 35% | Sangat kecil | Sangat besar |
| Pengaruh ke kualitas produk akhir | 25% | Tidak berpengaruh | Menentukan | |
| Potensi penghematan | 20% | Nyaris nol | Sangat besar | |
| Dampak ke kepuasan pelanggan | 20% | Tidak terasa | Langsung terasa | |
Supply risk |
Ketersediaan supplier alternatif | 30% | Banyak pilihan | Hanya satu supplier |
| Kemungkinan substitusi material | 25% | Mudah diganti | Tidak ada pengganti | |
| Keandalan dan ketepatan pengiriman | 25% | Sangat andal | Sering terlambat | |
| Kerumitan spesifikasi teknis | 20% | Umum di pasar | Sangat khusus |
2. Langkah 2: Beri Skor Skala 1 sampai 5
Beri skor 1 sampai 5 pada setiap kriteria untuk tiap kategori belanja. Perhatikan arah penilaian pada sumbu supply risk, skor tinggi berarti risiko tinggi, sehingga kondisi hanya satu supplier bernilai 5 dan bukan 1.
3. Langkah 3: Hitung Rata-Rata Berbobot per Sumbu
Kalikan setiap skor dengan bobot kriterianya, lalu jumlahkan untuk mendapat skor sumbu. Satu kategori menghasilkan dua angka, yaitu skor profit impact dan skor supply risk, dan kedua angka itulah koordinatnya di dalam grid.
4. Langkah 4: Tentukan Ambang Tinggi atau Rendah
Kategori dengan skor sumbu tiga atau lebih masuk kelompok tinggi, di bawah tiga masuk kelompok rendah. Ambang tiga itu keputusan perusahaan, dan ambang yang terlalu rendah membuat kuadran strategic terisi terlalu banyak kategori sampai labelnya berhenti berarti.
5. Langkah 5: Plot dan Validasi Sebaran Kuadran
Plot semua kategori ke dalam grid, lalu periksa sebarannya. Jika lebih dari seperempat kategori jatuh di strategic, tinjau ambangnya sebelum menyalahkan datanya. Validasi ini sebaiknya melibatkan tim produksi yang menguasai konsekuensi nyata gangguan pasokan.
Kelemahan Kraljic Matrix
Matriks ini berumur empat dekade dan tetap dipakai, tapi bukan berarti tanpa batas. Berikut adalah tiga kelemahan yang perlu diketahui sebelum hasil pemetaannya dipakai sebagai dasar keputusan kontrak.
- Hanya menangkap dua dimensi: Profit impact dan supply risk tidak mencakup jejak keberlanjutan supplier, kepatuhan regulasi, atau konsentrasi geografis yang membuat beberapa supplier berbeda sebenarnya rentan pada risiko yang sama.
- Hasilnya berupa potret sesaat: Supply risk bergerak karena supplier baru masuk pasar, yang lama berhenti produksi, dan jalur logistik berubah. Peta yang tidak pernah ditinjau lebih berbahaya daripada tidak punya peta karena memberi rasa aman yang keliru.
- Penempatan bergantung penilaian manusia: Dua analis bisa menempatkan kategori yang sama di kuadran berbeda dan keduanya punya alasan. Rubrik berbobot tidak menghapus masalah ini, tapi membuat perbedaan pendapat terlihat dan bisa didiskusikan.
Kraljic Matrix vs Analisis ABC dan SRM
Ketiga pendekatan ini sering dianggap bersaing, padahal menjawab pertanyaan yang berbeda. Cara tercepat membedakannya bukan dari definisinya, tapi dari jenis keputusan yang dihasilkannya.
| Pendekatan | Dasar Penilaian | Jenis Output |
|---|---|---|
Kraljic Matrix |
Dua dimensi, yaitu profit impact dan supply risk | Strategi relasi, yaitu cara memperlakukan supplier di tiap kelompok |
Analisis ABC |
Satu dimensi, yaitu nilai atau volume | Prioritas kontrol, yaitu apa yang perlu diawasi paling ketat |
Supplier Relationship Management |
Kinerja dan hubungan supplier yang sudah berjalan | Program pengelolaan, yaitu cara mengembangkan supplier terpilih |
Mengelola Segmentasi Belanja dengan Software Procurement EQUIP
Rubrik berbobot bekerja baik untuk puluhan kategori, dan yang membuatnya runtuh biasanya bukan jumlahnya tapi datanya. Skor keandalan pengiriman menuntut riwayat ketepatan kirim per supplier, sementara skor nilai belanja menuntut angka belanja aktual per kategori. Software procurement EQUIP menyatukan data itu dalam satu platform.
- Pantau belanja per kategori: Melihat nilai belanja tahunan per kategori tanpa merekap ulang dari dokumen per transaksi.
- Nilai kinerja supplier: Menampilkan riwayat ketepatan kirim sebagai dasar skor keandalan pada sumbu supply risk.
- Kelola data supplier alternatif: Mendata pemasok cadangan per kategori untuk menyiapkan mitigasi pada kuadran bottleneck.
- Terapkan kontrak sesuai kuadran: Menyimpan jejak kontrak dan termin per supplier agar skema call-off dan partnership benar-benar dijalankan.
- Buat laporan otomatis: Menyajikan belanja per kategori, per supplier, dan per periode sebagai bahan peninjauan kuartalan.
Dengan data belanja dan kinerja supplier yang terpusat, tim procurement dapat meninjau peta kuadran secara berkala. Setiap perubahan posisi kategori juga lebih mudah ditelusuri saat negosiasi kontrak dan audit pengadaan.
Kesimpulan
Kraljic Matrix berguna bukan karena gridnya rapi, tapi karena penempatan kuadrannya bisa diulang. Dua sumbu penilaian, empat kuadran, dan rubrik berbobot skala satu sampai lima membuat setiap kategori belanja punya dasar penempatan yang bisa diperdebatkan secara terbuka.
Dari pengertian, dua sumbu, empat kuadran, manfaat, hingga cara memberi skor dan menerjemahkannya menjadi jenis kontrak, semua unsur segmentasi yang baik mengikuti prinsip nilai dengan kriteria tetap, tentukan ambang lebih dulu, dan terjemahkan hasilnya ke keputusan kontrak.
FAQ tentang Kraljic Matrix
