10 Document Management System Terbaik untuk File Management

Document Management Software (DMS) adalah sistem untuk mengelola seluruh siklus hidup dokumen elektronik, termasuk digitalisasi dokumen kertas. Di era digital, sekalipun cloud storage lazim dipakai untuk menyimpan dan berbagi dokumen, pengguna tetap menghadapi risiko seperti malware, phishing, dan akses ilegal akibat kebocoran kredensial.

Risiko ini bisa merugikan bisnis, terutama jika dokumen penting hilang atau bocor. Integrasi Document Management System (DMS) dalam sistem ERP menjadi solusi yang lebih aman melalui enkripsi end-to-end, kontrol akses ketat, dan jejak audit yang transparan.

Artikel ini akan menjelaskan mengenai rekomendasi-rekomendasi DMS software terbaik di Indonesia yang bisa anda coba dan terapkan dalam bisnis Anda. Apabila Anda ingin mencoba DMS software, Anda dapat menggunakan demo gratis yang kami sediakan melalui banner di bawah ini!

Apa itu Document Management System?

Document management software (DMS) adalah sistem yang digunakan untuk mengelola, mengatur, dan menyimpan dokumen digital secara efektif dan efisien. DMS software membantu perusahaan mengelola dokumen dan informasi mereka dengan cara yang lebih cepat, efisien, dan dengan keamanan yang lebih tinggi.

Dengan menggunakan DMS system, perusahaan dapat mengelola, mencari, dan mengatur dokumen yang terkait dengan berbagai proyek dan aktivitas, sehingga memungkinkan tim bekerja lebih efektif dan efisien. sistem manajemen dokumen juga memungkinkan akses dokumen dari mana saja, selama ada koneksi intranet atau internet.

10 Rekomendasi Document Management Software untuk Bisnis

Implementasi software document management dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam bisnis Anda. Oleh karena itu, artikel ini akan memberikan 10 rekomendasi Document Management Software (DMS) terbaik 2025 yang bisa Anda coba.

1. EQUIP Document Control Software

EQUIP adalah software ERP manajemen dokumen yang dirancang untuk mengelola dokumen secara efisien, sehingga semua data yang relevan dapat diakses dan diorganisir dengan mudah. Hal ini meningkatkan kerja sama dan komunikasi di antara anggota tim, serta meningkatkan produktivitas organisasi secara keseluruhan.

Aplikasi Manajemen Dokumen EQUIP menawarkan beberapa kelebihan yang membedakannya dari aplikasi manajemen dokumen lainnya. Kelebihan tersebut antara lain keamanan yang telah memperoleh sertifikasi ISO, kustomisasi yang menyesuaikan kebutuhan penggunaan, dan pengoperasian sistem yang lebih mudah dan efektif.

Beberapa fitur-fitur yang ditawarkan DMS software EQUIP antara lain:

1. Document & file manager: mengelola data-data penting yang disimpan dan diintegrasikan dalam satu lokasi terpusat.
2. Folder & subfolder management: mengelompokkan dokumen sesuai dengan kategori tertentu agar lebih terorganisir.
3. Versioning & timeline management: memperbarui versi dokumen dan mengatur timeline tugas.
4. Collaboration tools: memungkinkan kerja sama dan komunikasi yang lancar di antara anggota tim seperti fitur mention, komentar dan penugasan tugas.
5. Asset management: mengelola dokumen perusahaan dengan sistem terintegrasi.

Kelebihan	Kekurangan
Keamanan telah tersertifikasi ISO Kustomisasi menyesuaikan dengan kebutuhan bisnis Mendukung integrasi dengan sistem lain Tampilan web dan mobile yang user-friendly. Dapat diimplementasikan di ribuan cabang bisnis dan terintegrasi dengan software lainnya, seperti manajemen inventaris, akuntansi, dan pengadaan Tersedia layanan after-sales dan konsultasi dengan tim profesional vendor	Hanya terbatas untuk bisnis skala mengengah dan besar

Siap melihat cara kerja EQUIP sekaligus memahami rincian biayanya? Coba demo gratis dan unduh skema harga di bawah ini

2. Click Up

ClickUp adalah sebuah aplikasi manajemen proyek yang berbasis online yang menawarkan solusi all-in-one untuk tim dalam mengorganisasi, melacak, dan mengelola pekerjaan mereka. Aplikasi ini dilengkapi dengan berbagai fitur yang dapat disesuaikan, seperti kalender, timeline, tracking waktu, serta lebih dari seratus tool yang dapat digunakan untuk memudahkan workflow.

Beberapa fitur yang ditawarkan DMS software Click Up antara lain:

1. Task Prioritization
2. Creation & Assignment
3. Document sharing
4. Document management

Kelebihan	Kekurangan
Memiliki fitur yang lengkap Dapat mengatur deadline agar dapat diakses semua orang	Sering mengalami bug

3. Bitrix24 DMS Software

Bitrix24 adalah aplikasi manajemen dokumen yang menawarkan solusi terpadu untuk kegiatan bisnis, termasuk komunikasi, tugas, proyek, CRM, dan lain-lain. DMS tool ini dikembangkan oleh Bitrix Inc dan telah menjadi sangat populer di kalangan pengguna bisnis karena fitur-fitur yang lengkap dan mudah digunakan.

Beberapa fitur yang terdapat di dalamnya adalah:

1. Project tracking
2. Document management
3. Collaboration tools

4. Google Drive

Google Drive adalah software manajemen dokumen berbasis cloud yang memungkinkan pengguna menyimpan, mengakses, dan membagikan berbagai jenis file secara real-time. Pengguna bisa mengelola dokumen melalui berbagai perangkat hanya dengan akun Gmail.

Beberapa fitur yang ada di dalam aplikasi document management system Google Drive antara lain:

1. Penyimpanan file berbagai format (dokumen, gambar, audio, video)
2. Kolaborasi real-time dengan fitur komentar dan edit bersama
3. Sinkronisasi otomatis antar perangkat
4. Pengaturan hak akses dan berbagi tautan

Kelebihan	Kekurangan
Terintegrasi dengan layanan Google lainnya Tersedia versi gratis dengan kapasitas cukup untuk kebutuhan dasar	Kapasitas terbatas untuk versi gratis Kurang ideal untuk kebutuhan manajemen dokumen berskala besar atau kompleks.

 5. HashMicro Document Management Software

Aplikasi Manajemen Dokumen HashMicro adalah sistem ERP yang dirancang untuk mengelola, menyimpan, dan berbagi dokumen secara efektif dan efisien. Aplikasi document management system Indonesia ini memungkinkan pengguna untuk mengupload, mengunduh, dan mengelola berbagai jenis dokumen, serta memantau versi dan perubahan dokumen secara real-time.

Beberapa fitur yang ada di dalam software manajemen dokumen Hashmicro antara lain:

1. File review & lock management: membantu tim dalam melakukan input dan masukan seputar dokumen.
2. Expiry management: notifikasi otomatis terkait tanggal kadaluarsa dokumen.
3. Document & file management: mengelola data di satu lokasi terpusat.
4. Access controls/permissions: membuat batasan terkait siapa saja yang memiliki akses dokumen.

Kelebihan	Kekurangan
Dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan bisnis 100% unlimited user Mendukung integrasi dengan sistem lain	Fitur yang dirancang kurang ideal untuk bisnis yang memiliki kebutuhan sederhana Waktu implementasi bergantung pada kebutuhan kustomisasi bisnis

6. Document Management Systems Smartsheet DMS

Smartsheet adalah sistem manajemen dokumen yang menyediakan kolaborasi dan pengelolaan pekerjaan. Document control software ini mengotomatiskan proses berulang dengan mengirimkan peringatan, meminta pembaruan, dan mengunci perubahan pada baris data.

Fitur-fitur dalam software manajemen dokumen Smartsheet antara lain:

1. Document Review
2. Activity Dashboard
3. Access Controls/Permissions

Kelebihan	Kekurangan
Interface yang intuitif Integrasi dengan sistem lain	Kurva belajar cukup tajam Log aktivitas lebih sedikit

7. Onedrive Document Management System Software

OneDrive adalah aplikasi Microsoft yang memungkinkan pengguna untuk menyimpan, berbagi, dan mengedit dokumen secara online dengan keamanan penyimpanan awan. Selain itu, DMS software ini memungkinkan pengguna untuk mengorganisir dokumen dalam folder yang mudah ditemukan.

Beberapa fitur yang ditawarkan document management software OneDrive diantaranya:

1. Access Controls/Permissions
2. Data Storage Management
3. Collaboration Tools

Kelebihan	Kekurangan
Penyimpanan cloud Mendukung integrasi dengan aplikasi Microsoft Office seperti Word, Excel, dan PowerPoint	Perlu tambahan biaya untuk fitur dan storage yang lebih besar

8. Aplikasi Document Management System Revver

Revver memfokuskan layanannya pada otomatisasi dokumen dan kolaborasi kerja, membantu tim menyelesaikan tugas administratif tanpa proses manual yang rumit. DMS ERP ini dirancang untuk mendukung kebutuhan dokumentasi yang kompleks di berbagai industri.

Fitur-fitur yang terdapat dalam sistem manajemen dokumen ini adalah:

1. Pencarian dokumen melalui OCR, metadata, dan filter kustom
2. Workflow otomatis berbasis no-code
3. Fitur kolaborasi dengan eSignature
4. Keamanan tingkat tinggi dengan enkripsi dan kontrol akses

Kelebihan	Kekurangan
Menawarkan penyimpanan besar hingga 20TB Workflow builder mudah dipakai dan terintegrasi dengan Microsoft 365	Tidak menyediakan free trial bagi pengguna baru Versi mobile belum seoptimal versi desktop

9. Microsoft Sharepoint DMS Software

Microsoft SharePoint memungkinkan tim mengelola, menyimpan, dan berbagi dokumen dalam satu platform yang terintegrasi dengan ekosistem Microsoft 365. Document management solution ini mendukung kolaborasi lintas tim dan penyusunan konten secara terstruktur dalam lingkungan kerja digital.

Fitur-fitur di dalam sistem manajemen dokumen antara lain:

1. Kolaborasi dokumen dan co-authoring real-time
2. Automasi alur kerja
3. Pengaturan hak akses dan kebijakan keamanan tingkat lanjut
4. Template situs siap pakai

Kelebihan	Kekurangan
Terintegrasi penuh dengan aplikasi Microsoft 365 Mendukung manajemen konten berskala besar	Kurva belajar cukup tinggi bagi pengguna baru Fitur canggih hanya tersedia pada paket berbayar tertentu

10. Document Management Software M-Files

M-Files adalah salah satu opsi dokumen management software yang membantu perusahaan mengelola dokumen dari berbagai sumber tanpa perlu memindahkan file ke satu lokasi pusat. DMS system ini mengandalkan metadata untuk mempercepat pencarian dan menghubungkan informasi di berbagai platform bisnis.

Fitur-fitur yang terdapat di dalamnya adalah:

1. Pencarian dokumen berbasis metadata
2. Workflow otomatis untuk tugas berbasis dokumen
3. Akses dari berbagai perangkat dan lokasi

Kelebihan	Kekurangan
Mempercepat pencarian dan akses dokumen Meningkatkan efisiensi kerja tim	Pengaturan awal cukup kompleks untuk organisasi kecil

Manfaat DMS Software dalam Manajemen File Bisnis

Mengelola dokumen bisnis secara manual sering kali memakan waktu dan berisiko menimbulkan kesalahan. Di sinilah DMS (Document Management System) berperan penting untuk membantu bisnis menjaga efisiensi dan keamanan file.

Berikut adalah beberapa manfaat utama DMS software dalam manajemen file bisnis:

• Meningkatkan efisiensi kerja melalui akses dokumen yang cepat dan real-time.
• Menjamin keamanan file dengan sistem enkripsi dan kontrol akses pengguna.
• Mempermudah pencarian dokumen dengan fitur indexing dan keyword search.
• Mendukung kepatuhan terhadap regulasi dan audit perusahaan.
• Mengurangi biaya operasional melalui digitalisasi dokumen.
• Meningkatkan kolaborasi tim dengan penyimpanan terpusat berbasis cloud.
• Meminimalkan risiko kehilangan data berkat sistem backup otomatis.

Tips Memilih Document Management Software yang Tepat

Memilih document management software (DMS) yang tepat untuk perusahaan memerlukan beberapa langkah strategis dan perhatian terhadap kebutuhan spesifik bisnis. Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu dalam proses seleksi:

1. Tentukan Kebutuhan Khusus Manajemen Dokumen Anda: Identifikasi kebutuhan spesifik perusahaan Anda dalam mengelola dokumen, seperti jumlah dokumen yang harus disimpan, jenis dokumen yang digunakan, dan tingkat keamanan yang dibutuhkan. Hal ini akan membantu Anda dalam mencari fitur yang sesuai dan membandingkan opsi yang tersedia.
2. Pilih Vendor yang Tepat: Pilih vendor yang memiliki reputasi yang baik dan pengalaman dalam menyediakan solusi DMS tool yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Pastikan Anda memeriksa review dan testimoni dari pelanggan lain yang telah menggunakan produk tersebut.
3. Fitur yang Dibutuhkan: Pastikan Anda memeriksa fitur-fitur yang dibutuhkan seperti pencarian dokumen yang cepat, sistem kontrol versi, dan integrasi dengan aplikasi lain yang digunakan dalam bisnis Anda.
4. Pengembangan dan Dukungan: Pastikan Anda memeriksa apakah vendor tersebut memiliki tim pengembangan yang aktif dan dukungan teknis yang baik. Hal ini akan membantu Anda dalam mengatasi masalah yang mungkin timbul ketika menggunakan software.
5. Biaya dan Skema Harga: Pastikan Anda memeriksa biaya dan skema harga yang diterapkan oleh vendor. Pilih opsi yang sesuai dengan anggaran Anda dan memastikan Anda tidak terlalu berbelit-belit dengan biaya tambahan.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda dapat memilih document management software yang tepat untuk perusahaan Anda dan meningkatkan efisiensi serta produktivitas bisnis Anda.

Kesimpulan

Document Management Software (DMS) adalah sistem untuk mengelola, menyimpan, dan berbagi dokumen secara aman dan efisien. DMS ERP membantu meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan keamanan dokumen di perusahaan.

Dalam memilih DMS software, penting untuk mempertimbangkan reputasi vendor, integrasi, keamanan digital, dan fitur pencarian. Pemilihan sistem yang tepat mendukung efisiensi dan produktivitas pengelolaan dokumen.

Untuk produktivitas bisnis, EQUIP bisa menjadi solusi untuk manajemen file di perusahaan Anda. Melalui kelengkapan fiturnya seperti timeline management dan access management, pengaturan tugas dan akses tim menjadi lebih mudah dan terstruktur.

Untuk mengetahui lebih lanjut terkait penerapan aplikasi DMS dalam bisnis Anda beserta kelengkapan fiturnya, klik banner di bawah ini untuk mendapatkan demo gratis nya sekarang juga.

FAQ about Document Management Software (DMS)