Document Management Software (DMS) adalah sistem untuk mengelola seluruh siklus hidup dokumen elektronik, termasuk digitalisasi dokumen kertas. Di era digital, sekalipun cloud storage (seperti Google Drive atau OneDrive) lazim dipakai, Anda tetap menghadapi risiko keamanan kritis seperti kehilangan dokumen, akses ilegal akibat kebocoran kredensial, hingga ketidakmampuan mencari versi dokumen yang sah.
Risiko ini bisa merugikan bisnis, terutama jika dokumen penting (kontrak, laporan keuangan, Bill of Materials) hilang, bocor, atau salah versi. Solusi yang sesungguhnya bukan sekadar menyimpan, melainkan mengontrol dan mengamankan dokumen.
Integrasi Document Management System (DMS) dalam sistem ERP menjadi solusi yang lebih aman, terstruktur, dan compliant melalui enkripsi end-to-end, kontrol akses ketat berdasarkan peran, dan jejak audit yang transparan.
Ingin pelajari lebih lanjut mengenai DMS? Simak artikel ini hingga akhir untuk mendapatkan semua informasi yang Anda perlukan.
Key Takeaways
Document Management Software adalah aplikasi yang menyimpan, mengelola, dan mengakses dokumen secara digital.
Fungsi utamanya adalah menjamin version control, kontrol akses ketat berdasarkan peran, dan audit trail yang transparan yang tidak dimiliki cloud storage biasa.
Manfaatnya adalah mengurangi risiko kebocoran data (risiko compliance), menghilangkan waktu pencarian dokumen lama, dan meningkatkan kolaborasi yang aman.
EQUIP DMS terintegrasi penuh dengan ERP Anda, memastikan dokumen kritis (PO, Invoice, Kontrak) secara otomatis terhubung dengan transaksi bisnis dan dilengkapi keamanan ISO.
Apa itu Document Management System?
Document Management System (DMS) adalah solusi yang dirancang untuk mengatur, menyimpan, dan mengelola dokumen digital dalam satu sistem terintegrasi. Dengan fondasi ini, perusahaan dapat memastikan seluruh informasi tetap rapi, mudah dikendalikan, dan aman.
Fungsi utama DMS berfokus pada pengendalian alur dokumen mulai dari proses penyimpanan, pencarian, hingga distribusi internal. Semua proses tersebut berjalan lebih terstruktur sehingga tim dapat mengakses informasi yang tepat tanpa menghambat pekerjaan.
Manfaatnya pun terasa ketika efisiensi meningkat dan risiko kesalahan dari pengelolaan manual dapat diminimalkan. Dengan kemampuan ini, DMS menjadi solusi ideal bagi bisnis yang menangani banyak dokumen dan membutuhkan akses yang konsisten lintas departemen.
11 Rekomendasi Document Management Software untuk Bisnis
Ideal Untuk
bisnis menengah hingga besar yang ingin kontrol dokumen efisien, aman, dan terpusat.
Ideal Untuk
tim yang ingin bekerja lebih terorganisir dan cepat dalam satu platform
Ideal Untuk
Bisnis menengah keatas yang perlu software terintegrasi all in one
Ideal Untuk
Perusahaan yang butuh kolaborasi tim dan manajemen dokumen terpusat
Implementasi software document management dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam bisnis Anda. Oleh karena itu, artikel ini akan memberikan 11 rekomendasi Document Management Software (DMS) terbaik 2025 yang bisa Anda coba.
1. EQUIP Document Control Software
EQUIP adalah solusi manajemen dokumen berbasis software ERP yang mencakup pengaturan file terpusat, pengendalian akses, serta pengelolaan alur dokumen untuk mendukung operasi perusahaan secara menyeluruh. Dirancang secara spesifik untuk bisnis skala menengah dan besar yang memerlukan kontrol, kustomisasi, dan keamanan yang terintegrasi penuh, EQUIP memberikan fondasi stabil bagi perusahaan untuk meningkatkan kualitas pengelolaan dokumen
Aplikasi Manajemen Dokumen EQUIP menawarkan beberapa kelebihan yang membedakannya dari aplikasi manajemen dokumen lainnya. Kelebihan tersebut antara lain keamanan yang telah memperoleh sertifikasi ISO, kustomisasi yang menyesuaikan kebutuhan penggunaan, dan pengoperasian sistem yang lebih mudah dan efektif.
Beberapa fitur-fitur yang ditawarkan DMS software EQUIP antara lain:
- Document & file manager: mengelola data-data penting yang disimpan dan diintegrasikan dalam satu lokasi terpusat.
- Folder & subfolder management: mengelompokkan dokumen sesuai dengan kategori tertentu agar lebih terorganisir.
- Versioning & timeline management: memperbarui versi dokumen dan mengatur timeline tugas.
- Collaboration tools: memungkinkan kerja sama dan komunikasi yang lancar di antara anggota tim seperti fitur mention, komentar dan penugasan tugas.
- Asset management: mengelola dokumen perusahaan dengan sistem terintegrasi.
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
Siap melihat cara kerja EQUIP sekaligus memahami rincian biayanya? Amankan aset digital Anda dengan DMS terintegrasi ERP. Jadwalkan Demo Gratis EQUIP untuk melihat Kustomisasi dan Skema Harga Khusus bisnis Anda!
2. Click Up
ClickUp adalah sebuah aplikasi manajemen proyek yang berbasis online yang menawarkan solusi all-in-one untuk tim dalam mengorganisasi, melacak, dan mengelola pekerjaan mereka. Aplikasi ini dilengkapi dengan berbagai fitur yang dapat disesuaikan, seperti kalender, timeline, tracking waktu, serta lebih dari seratus tool yang dapat digunakan untuk memudahkan workflow.
Beberapa fitur yang ditawarkan DMS software Click Up antara lain:
- Task Prioritization
- Creation & Assignment
- Document sharing
- Document management
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
3. Bitrix24 DMS Software
Bitrix24 adalah aplikasi manajemen dokumen yang menawarkan solusi terpadu untuk kegiatan bisnis, termasuk komunikasi, tugas, proyek, CRM, dan lain-lain. DMS tool ini dikembangkan oleh Bitrix Inc dan telah menjadi sangat populer di kalangan pengguna bisnis karena fitur-fitur yang lengkap dan mudah digunakan.
Beberapa fitur yang terdapat di dalamnya adalah:
- Project tracking
- Document management
- Collaboration tools
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
4. Google Drive
Google Drive adalah software manajemen dokumen berbasis cloud yang memungkinkan pengguna menyimpan, mengakses, dan membagikan berbagai jenis file secara real-time. Pengguna bisa mengelola dokumen melalui berbagai perangkat hanya dengan akun Gmail.
Beberapa fitur yang ada di dalam aplikasi document management system Google Drive antara lain:
- Penyimpanan file berbagai format (dokumen, gambar, audio, video)
- Kolaborasi real-time dengan fitur komentar dan edit bersama
- Sinkronisasi otomatis antar perangkat
- Pengaturan hak akses dan berbagi tautan
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
5. HashMicro Document Management Software
Aplikasi Manajemen Dokumen HashMicro adalah sistem ERP yang dirancang untuk mengelola, menyimpan, dan berbagi dokumen secara efektif dan efisien. Aplikasi document management system Indonesia ini memungkinkan pengguna untuk mengupload, mengunduh, dan mengelola berbagai jenis dokumen, serta memantau versi dan perubahan dokumen secara real-time.
Beberapa fitur yang ada di dalam software manajemen dokumen Hashmicro antara lain:
- File review & lock management
- Expiry management
- Document & file management
- Access controls/permissions
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
6. Document Management Systems Smartsheet DMS
Smartsheet adalah sistem manajemen dokumen yang menyediakan kolaborasi dan pengelolaan pekerjaan. Document control software ini mengotomatiskan proses berulang dengan mengirimkan peringatan, meminta pembaruan, dan mengunci perubahan pada baris data.
Fitur-fitur dalam software manajemen dokumen Smartsheet antara lain:
- Document Review
- Activity Dashboard
- Access Controls/Permissions
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
7. Total ERP
Total ERP adalah aplikasi solusi manajemen dokumen terintegrasi yang membantu perusahaan mengelola, menyimpan, dan mengamankan seluruh arsip digital dalam satu platform. Aplikasi ini dirancang untuk menggantikan sistem penyimpanan manual dengan sistem digital yang lebih cepat, aman, dan mudah diakses oleh seluruh tim.
Fiturnya meliputi:
- Manajemen dokumen terpusat
- Kontrol akses sesuai peran
- Versi dokumen (versioning)
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
8. Onedrive Document Management System Software
OneDrive adalah aplikasi Microsoft yang memungkinkan pengguna untuk menyimpan, berbagi, dan mengedit dokumen secara online dengan keamanan penyimpanan awan. Selain itu, DMS software ini memungkinkan pengguna untuk mengorganisir dokumen dalam folder yang mudah ditemukan.
Beberapa fitur yang ditawarkan document management software OneDrive diantaranya:
- Access Controls/Permissions
- Data Storage Management
- Collaboration Tools
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
9. Aplikasi Document Management System Revver
Revver memfokuskan layanannya pada otomatisasi dokumen dan kolaborasi kerja, membantu tim menyelesaikan tugas administratif tanpa proses manual yang rumit. DMS ERP ini dirancang untuk mendukung kebutuhan dokumentasi yang kompleks di berbagai industri.
Fitur-fitur yang terdapat dalam sistem manajemen dokumen ini adalah:
- Pencarian dokumen melalui OCR, metadata, dan filter kustom
- Workflow otomatis berbasis no-code
- Fitur kolaborasi dengan eSignature
- Keamanan tingkat tinggi dengan enkripsi dan kontrol akses
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
10. Microsoft Sharepoint DMS Software
Microsoft SharePoint memungkinkan tim mengelola, menyimpan, dan berbagi dokumen dalam satu platform yang terintegrasi dengan ekosistem Microsoft 365. Document management solution ini mendukung kolaborasi lintas tim dan penyusunan konten secara terstruktur dalam lingkungan kerja digital.
Fitur-fitur di dalam sistem manajemen dokumen antara lain:
- Kolaborasi dokumen dan co-authoring real-time
- Automasi alur kerja
- Pengaturan hak akses dan kebijakan keamanan tingkat lanjut
- Template situs siap pakai
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
11. Document Management Software M-Files
M-Files adalah salah satu opsi dokumen management software yang membantu perusahaan mengelola dokumen dari berbagai sumber tanpa perlu memindahkan file ke satu lokasi pusat. DMS system ini mengandalkan metadata untuk mempercepat pencarian dan menghubungkan informasi di berbagai platform bisnis.
Fitur-fitur yang terdapat di dalamnya adalah:
- Pencarian dokumen berbasis metadata
- Workflow otomatis untuk tugas berbasis dokumen
- Akses dari berbagai perangkat dan lokasi
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
Manfaat DMS Software dalam Manajemen File Bisnis
Mengelola dokumen bisnis secara manual sering kali memakan waktu dan berisiko menimbulkan kesalahan. Di sinilah DMS (Document Management System) berperan penting untuk membantu bisnis menjaga efisiensi dan keamanan file.
Berikut adalah beberapa manfaat utama DMS software dalam manajemen file bisnis:
- Meningkatkan efisiensi kerja melalui akses dokumen yang cepat dan real-time.
- Menjamin keamanan file dengan sistem enkripsi dan kontrol akses pengguna.
- Mempermudah pencarian dokumen dengan fitur indexing dan keyword search.
- Mendukung kepatuhan terhadap regulasi dan audit perusahaan.
- Mengurangi biaya operasional melalui digitalisasi dokumen.
- Meningkatkan kolaborasi tim dengan penyimpanan terpusat berbasis cloud.
- Meminimalkan risiko kehilangan data berkat sistem backup otomatis.
Tips Memilih Document Management Software yang Tepat
Memilih document management software (DMS) yang tepat untuk perusahaan memerlukan beberapa langkah strategis dan perhatian terhadap kebutuhan spesifik bisnis. Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu dalam proses seleksi:
- Tentukan Kebutuhan Khusus Manajemen Dokumen Anda: Identifikasi kebutuhan spesifik perusahaan Anda dalam mengelola dokumen, seperti jumlah dokumen yang harus disimpan, jenis dokumen yang digunakan, dan tingkat keamanan yang dibutuhkan. Hal ini akan membantu Anda dalam mencari fitur yang sesuai dan membandingkan opsi yang tersedia.
- Pilih Vendor yang Tepat: Pilih vendor yang memiliki reputasi yang baik dan pengalaman dalam menyediakan solusi DMS tool yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Pastikan Anda memeriksa review dan testimoni dari pelanggan lain yang telah menggunakan produk tersebut.
- Fitur yang Dibutuhkan: Pastikan Anda memeriksa fitur-fitur yang dibutuhkan seperti pencarian dokumen yang cepat, sistem kontrol versi, dan integrasi dengan aplikasi lain yang digunakan dalam bisnis Anda.
- Pengembangan dan Dukungan: Pastikan Anda memeriksa apakah vendor tersebut memiliki tim pengembangan yang aktif dan dukungan teknis yang baik. Hal ini akan membantu Anda dalam mengatasi masalah yang mungkin timbul ketika menggunakan software.
- Biaya dan Skema Harga: Pastikan Anda memeriksa biaya dan skema harga yang diterapkan oleh vendor. Pilih opsi yang sesuai dengan anggaran Anda dan memastikan Anda tidak terlalu berbelit-belit dengan biaya tambahan.
Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda dapat memilih document management software yang tepat untuk perusahaan Anda dan meningkatkan efisiensi serta produktivitas bisnis Anda.
Kesimpulan
Document Management Software (DMS) adalah sistem untuk mengelola, menyimpan, dan berbagi dokumen secara aman dan efisien. MS yang terintegrasi, terutama yang berbasis ERP, adalah solusi terbaik untuk meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan, yang paling penting, keamanan dokumen di perusahaan Anda.
Dalam memilih DMS, jangan puas hanya dengan penyimpanan cloud dasar. Pertimbangkan integrasi ERP, keamanan digital bersertifikasi ISO, dan versioning profesional.
Lindungi bisnis Anda dari risiko kebocoran dan kerugian data. EQUIP adalah solusi enterprise yang telah terbukti aman dan efisien. Klik banner di bawah ini untuk Mendapatkan Konsultasi Gratis dan Demo Khusus DMS EQUIP ERP, solusi terintegrasi yang menjamin kontrol dokumen Anda!
FAQ about Document Management Software (DMS)
Document Management Software (DMS) adalah perangkat lunak yang mengelola dokumen digital, serta membantu perusahaan dalam penyimpanan, pencarian, dan pengelolaan dokumen agar lebih efisien dan terorganisir.
Sistem Manajemen Dokumen (DMS) adalah perangkat lunak yang digunakan untuk menyimpan, mengelola, dan mengatur dokumen digital secara terpusat dan terstruktur, membantu perusahaan dalam meningkatkan aksesibilitas, keamanan, dan efisiensi kerja.
DMS meningkatkan efisiensi & produktivitas, keamanan data, pengurangan [enggunaan kertas, aotomatisasi alur kerja, dan kepatuhan regulasi – memastikan dokumen terdokumentasi sesuai standar hukum dan audit.
Management e-Document adalah sistem pengelolaan dokumen digital yang mempermudah penyimpanan, akses, pengarsipan, serta keamanan data, membantu perusahaan mengurangi kesalahan dan meningkatkan produktivitas kerja.
