Apakah Anda masih kesulitan mengelola dokumen penting yang tersebar, rawan hilang, atau sulit dilacak versinya? Document management software hadir sebagai solusi untuk mengontrol, mengamankan, dan memastikan setiap dokumen bisnis tersimpan rapi serta mudah diakses sesuai kebutuhan.
Document management software adalah sistem yang dirancang untuk mengelola seluruh siklus dokumen digital, mulai dari penyimpanan, pencarian, hingga pengendalian akses secara terpusat. Dengan dukungan sistem pengelolaan dokumen digital, bisnis dapat meningkatkan keamanan data, efisiensi kerja, serta kepatuhan terhadap standar dan regulasi.
Ingin memahami cara kerja document management software dan memilih solusi yang tepat untuk bisnis Anda? Baca artikel ini hingga akhir dan manfaatkan kesempatan demo gratis untuk melihat langsung bagaimana sistem ini membantu operasional Anda.
Key Takeaways
DMS adalah aplikasi yang menyimpan, mengelola, dan mengakses dokumen secara digital.
Fungsi utamanya adalah menjamin version control, kontrol akses ketat, dan audit trail yang transparan.
Sistem ini mengurangi risiko kebocoran data, mempercepat pencarian dokumen, dan mendukung kolaborasi yang aman.
EQUIP DMS memastikan dokumen kritis secara otomatis terhubung ke transaksi bisnis dan dilengkapi keamanan ISO.
Apa itu Document Management System?
Document Management System (DMS) adalah solusi untuk mengatur, menyimpan, dan mengelola dokumen digital dalam satu sistem terintegrasi. Sistem ini membantu perusahaan menjaga informasi tetap rapi, aman, dan mudah dikendalikan.
Fungsi utama DMS mencakup pengelolaan alur dokumen dari penyimpanan hingga distribusi internal secara terstruktur. Hasilnya, efisiensi kerja meningkat dan risiko kesalahan akibat pengelolaan manual dapat diminimalkan.
11 Rekomendasi Document Management Software untuk Bisnis
Ideal Untuk
bisnis menengah hingga besar yang ingin kontrol dokumen efisien, aman, dan terpusat.
Ideal Untuk
tim yang ingin bekerja lebih terorganisir dan cepat dalam satu platform
Ideal Untuk
Bisnis menengah keatas yang perlu software terintegrasi all in one
Ideal Untuk
Perusahaan yang butuh kolaborasi tim dan manajemen dokumen terpusat
Implementasi software document management dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam bisnis Anda. Oleh karena itu, artikel ini akan memberikan 11 rekomendasi Document Management Software (DMS) terbaik 2025 yang bisa Anda coba.
1. EQUIP Document Control Software
EQUIP adalah solusi manajemen dokumen berbasis software ERP yang mencakup pengaturan file terpusat, pengendalian akses, serta pengelolaan alur dokumen untuk mendukung operasi perusahaan secara menyeluruh. Dirancang secara spesifik untuk bisnis skala menengah dan besar yang memerlukan kontrol, kustomisasi, dan keamanan yang terintegrasi penuh, EQUIP memberikan fondasi stabil bagi perusahaan untuk meningkatkan kualitas pengelolaan dokumen.
Membedakannya dari aplikasi manajemen dokumen lainnya, Aplikasi Manajemen Dokumen EQUIP hadir dengan berbagai keunggulan. Kelebihan tersebut antara lain keamanan yang telah memperoleh sertifikasi ISO, kustomisasi yang menyesuaikan kebutuhan penggunaan, dan pengoperasian sistem yang lebih mudah dan efektif.
Beberapa fitur-fitur yang ditawarkan DMS software EQUIP antara lain:
- Document & file manager: mengelola data-data penting yang disimpan dan diintegrasikan dalam satu lokasi terpusat.
- Folder & subfolder management: mengelompokkan dokumen sesuai dengan kategori tertentu agar lebih terorganisir.
- Versioning & timeline management: memperbarui versi dokumen dan mengatur timeline tugas.
- Collaboration tools: memungkinkan kerja sama dan komunikasi yang lancar di antara anggota tim seperti fitur mention, komentar dan penugasan tugas.
- Asset management: mengelola dokumen perusahaan dengan sistem terintegrasi.
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
Siap melihat cara kerja EQUIP sekaligus memahami rincian biayanya? Amankan aset digital Anda dengan DMS terintegrasi ERP. Jadwalkan Demo Gratis EQUIP untuk melihat Kustomisasi dan Skema Harga Khusus bisnis Anda!
2. Click Up
ClickUp adalah sebuah aplikasi manajemen proyek yang berbasis online yang menawarkan solusi all-in-one untuk tim dalam mengorganisasi, melacak, dan mengelola pekerjaan mereka. Aplikasi ini dilengkapi dengan berbagai fitur yang dapat disesuaikan, seperti kalender, timeline, tracking waktu, serta lebih dari seratus tool yang dapat digunakan untuk memudahkan workflow.
Beberapa fitur yang ditawarkan DMS software Click Up antara lain:
- Task Prioritization
- Creation & Assignment
- Document sharing
- Document management
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
3. Bitrix24 DMS Software
Bitrix24 adalah aplikasi manajemen dokumen yang menawarkan solusi terpadu untuk kegiatan bisnis, termasuk komunikasi, tugas, proyek, CRM, dan lain-lain. DMS tool ini dikembangkan oleh Bitrix Inc dan telah menjadi sangat populer di kalangan pengguna bisnis karena fitur-fitur yang lengkap dan mudah digunakan.
Beberapa fitur yang terdapat di dalamnya adalah:
- Project tracking
- Document management
- Collaboration tools
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
4. Google Drive
Google Drive adalah software manajemen dokumen berbasis cloud yang memungkinkan pengguna menyimpan, mengakses, dan membagikan berbagai jenis file secara real-time. Pengguna bisa mengelola dokumen melalui berbagai perangkat hanya dengan akun Gmail.
Beberapa fitur yang ada di dalam aplikasi document management system Google Drive antara lain:
- Penyimpanan file berbagai format (dokumen, gambar, audio, video)
- Kolaborasi real-time dengan fitur komentar dan edit bersama
- Sinkronisasi otomatis antar perangkat
- Pengaturan hak akses dan berbagi tautan
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
5. HashMicro Document Management Software
Aplikasi Manajemen Dokumen HashMicro adalah sistem ERP yang dirancang untuk mengelola, menyimpan, dan berbagi dokumen secara efektif dan efisien. Aplikasi document management system Indonesia ini memungkinkan pengguna untuk mengupload, mengunduh, dan mengelola berbagai jenis dokumen, serta memantau versi dan perubahan dokumen secara real-time.
Beberapa fitur yang ada di dalam software manajemen dokumen Hashmicro antara lain:
- File review & lock management
- Expiry management
- Document & file management
- Access controls/permissions
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
6. Document Management Systems Smartsheet DMS
Smartsheet adalah sistem manajemen dokumen yang menyediakan kolaborasi dan pengelolaan pekerjaan. Document control software ini mengotomatiskan proses berulang dengan mengirimkan peringatan, meminta pembaruan, dan mengunci perubahan pada baris data.
Fitur-fitur dalam software manajemen dokumen Smartsheet antara lain:
- Document Review
- Activity Dashboard
- Access Controls/Permissions
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
7. Total ERP
Total ERP adalah aplikasi solusi manajemen dokumen terintegrasi yang membantu perusahaan mengelola, menyimpan, dan mengamankan seluruh arsip digital dalam satu platform. Aplikasi ini dirancang untuk menggantikan sistem penyimpanan manual dengan sistem digital yang lebih cepat, aman, dan mudah diakses oleh seluruh tim.
Fiturnya meliputi:
- Manajemen dokumen terpusat
- Kontrol akses sesuai peran
- Versi dokumen (versioning)
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
8. Onedrive Document Management System Software
OneDrive adalah aplikasi Microsoft yang memungkinkan pengguna untuk menyimpan, berbagi, dan mengedit dokumen secara online dengan keamanan penyimpanan awan. Selain itu, DMS software ini memungkinkan pengguna untuk mengorganisir dokumen dalam folder yang mudah ditemukan.
Beberapa fitur yang ditawarkan document management software OneDrive diantaranya:
- Access Controls/Permissions
- Data Storage Management
- Collaboration Tools
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
9. Aplikasi Document Management System Revver
Revver memfokuskan layanannya pada otomatisasi dokumen dan kolaborasi kerja, membantu tim menyelesaikan tugas administratif tanpa proses manual yang rumit. DMS ERP ini dirancang untuk mendukung kebutuhan dokumentasi yang kompleks di berbagai industri.
Fitur-fitur yang terdapat dalam sistem manajemen dokumen ini adalah:
- Pencarian dokumen melalui OCR, metadata, dan filter kustom
- Workflow otomatis berbasis no-code
- Fitur kolaborasi dengan eSignature
- Keamanan tingkat tinggi dengan enkripsi dan kontrol akses
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
10. Microsoft Sharepoint DMS Software
Microsoft SharePoint memungkinkan tim mengelola, menyimpan, dan berbagi dokumen dalam satu platform yang terintegrasi dengan ekosistem Microsoft 365. Document management solution ini mendukung kolaborasi lintas tim dan penyusunan konten secara terstruktur dalam lingkungan kerja digital.
Fitur-fitur di dalam sistem manajemen dokumen antara lain:
- Kolaborasi dokumen dan co-authoring real-time
- Automasi alur kerja
- Pengaturan hak akses dan kebijakan keamanan tingkat lanjut
- Template situs siap pakai
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
11. Document Management Software M-Files
M-Files adalah salah satu opsi dokumen management software yang membantu perusahaan mengelola dokumen dari berbagai sumber tanpa perlu memindahkan file ke satu lokasi pusat. DMS system ini mengandalkan metadata untuk mempercepat pencarian dan menghubungkan informasi di berbagai platform bisnis.
Fitur-fitur yang terdapat di dalamnya adalah:
- Pencarian dokumen berbasis metadata
- Workflow otomatis untuk tugas berbasis dokumen
- Akses dari berbagai perangkat dan lokasi
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
Tabel Perbandingan Document Management Software
| Software | Harga | Skala Bisnis | Fitur Utama |
| EQUIP | Hubungi tim sales EQUIP untuk mendapatkan penawaran yang paling sesuai kebutuhan perusahaan Anda | Perusahaan menengah hingga besar yang membutuhkan manajemen dokumen terintegrasi dengan ERP | Sistem manajemen dokumen terpadu, versioning, kontrol akses, kolaborasi, integrasi penuh dengan modul ERP |
| Click Up | Tersedia paket gratis dan paket berbayar mulai sekitar Rp 100 ribu per user per bulan | Bisnis kecil hingga besar karena menawarkan fleksibilitas penggunaan untuk berbagai skala tim | Pembuatan dokumen, manajemen tugas, komentar real time, integrasi lintas aplikasi |
| Bitrix24 | Paket dasar tersedia mulaidari Rp 700 ribu per organisasi per bulan | Bisnis kecil sampai menengah yang membutuhkan kolaborasi dan CRM dalam satu platform | Manajemen dokumen, project tracking, kolaborasi, CRM bawaan |
| Google Drive | Tersedia gratis 15 GB dan paket berbayar mulai sekitar Rp 26.900 per bulan | Individu, UMKM, hingga perusahaan besar karena skalabilitas penyimpanannya | Penyimpanan cloud, kolaborasi real time, sinkronisasi perangkat, kontrol akses |
| HashMicro | Jadwalkan konsultasi dengan tim HashMicro untuk rincian harga lengkap | Perusahaan menengah hingga perusahaan besar yang membutuhkan kontrol dokumen yang ketat dan terstruktur | Folder management, file lock, review dokumen, access control, pengaturan masa berlaku dokumen |
| Smartsheet | Mulai dari Rp 150 ribu per pengguna per bulan untuk paket dasar | Bisnis kecil hingga besar yang membutuhkan platform kolaborasi berbasis grid untuk mengelola dokumen | Document review, dashboard, kontrol akses, kolaborasi otomatis |
| Total ERP | Hubungi tim Total ERP untuk mendapatkan proposal harga | Perusahaan menengah hingga besar yang membutuhkan sentralisasi dokumen dalam sistem ERP | Manajemen dokumen terpusat, versioning, kontrol akses, integrasi ERP |
| Onedrive | Paket berbayar mulai sekitar US$5 sampai US$12 per user per bulan | Cocok untuk berbagai skala bisnis karena terintegrasi penuh dengan Microsoft 365 | Penyimpanan cloud, integrasi Microsoft 365, versioning, kontrol akses |
| Revver | Tersedia mulai dari Rp 319.989 per tahun untuk paket basic | Bisnis kecil hingga besar yang membutuhkan otomasi dokumen tingkat lanjut | OCR dan pencarian dokumen, workflow otomatis, eSignature, keamanan tingkat tinggi |
| Microsoft Sharepoint | Paket dasar tersedia mulai Rp 80.000 per bulan | Perusahaan menengah hingga besar yang mengutamakan kolaborasi dan alur kerja dokumen | Kolaborasi real time, alur kerja otomatis, manajemen izin, integrasi Microsoft 365 |
| M-Files | Mulai dari Rp 300 ribu per bulan untuk paket dasar | Organisasi menengah hingga besar yang memerlukan pencarian dokumen berbasis metadata | Metadata based search, workflow otomatis, multi platform access |
Manfaat DMS Software dalam Manajemen File Bisnis
Mengelola dokumen bisnis secara manual sering kali memakan waktu dan berisiko menimbulkan kesalahan. Di sinilah DMS (Document Management System) berperan penting untuk membantu bisnis menjaga efisiensi dan keamanan file.
Berikut adalah beberapa manfaat utama DMS software dalam manajemen file bisnis:
- Meningkatkan efisiensi kerja melalui akses dokumen yang cepat dan real-time.
- Menjamin keamanan file dengan sistem enkripsi dan kontrol akses pengguna.
- Mempermudah pencarian dokumen dengan fitur indexing dan keyword search.
- Mendukung kepatuhan terhadap regulasi dan audit perusahaan.
- Mengurangi biaya operasional melalui digitalisasi dokumen.
- Meningkatkan kolaborasi tim dengan penyimpanan terpusat berbasis cloud.
- Meminimalkan risiko kehilangan data berkat sistem backup otomatis.
Selain manfaat yang disebut diatas, DMS juga memungkinkan bisnis-bisnis untuk lebih mudah menggunakan software lainnya seperti OCR Software yang membantu mengedit data-data dari dokumen Anda.
Fitur Wajib pada DMS Software
Dalam mengelola dokumen perusahaan yang jumlahnya semakin besar setiap hari, penggunaan Document Management System (DMS) menjadi kebutuhan penting agar operasional tetap efisien. Agar implementasinya benar-benar memberikan dampak, anda perlu memastikan software yang digunakan memiliki fitur inti yang mampu mempercepat pekerjaan dan menjaga keamanan data.
Untuk membantu anda memilih solusi yang tepat, berikut lima fitur wajib yang harus ada pada DMS modern:
- Document Storage Terpusat: Sistem menyimpan semua dokumen dalam satu repositori sehingga akses, organisasi, dan pencarian menjadi jauh lebih efisien.
- Version Control: Fitur ini membantu anda melacak setiap perubahan dokumen agar tidak terjadi duplikasi atau kebingungan versi terbaru.
- Role-Based Access Control: Pengaturan hak akses memastikan hanya pengguna berwenang yang dapat membuka, mengedit, atau membagikan dokumen penting.
- Advanced Search: DMS memungkinkan anda menemukan dokumen dengan cepat melalui pencarian berbasis kata kunci, metadata, atau filter tertentu.
- Automated Workflow: Proses seperti review, persetujuan, atau distribusi dokumen dapat berjalan otomatis sehingga pekerjaan lebih cepat dan konsisten.
Tips Memilih Document Management Software yang Tepat
Memilih document management software (DMS) yang tepat untuk perusahaan memerlukan beberapa langkah strategis dan perhatian terhadap kebutuhan spesifik bisnis. Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu dalam proses seleksi:
- Tentukan Kebutuhan Khusus Manajemen Dokumen Anda: Identifikasi kebutuhan spesifik perusahaan Anda dalam mengelola dokumen, seperti jumlah dokumen yang harus disimpan, jenis dokumen yang digunakan, dan tingkat keamanan yang dibutuhkan. Hal ini akan membantu Anda dalam mencari fitur yang sesuai dan membandingkan opsi yang tersedia.
- Pilih Vendor yang Tepat: Pilih vendor yang memiliki reputasi yang baik dan pengalaman dalam menyediakan solusi DMS tool yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Pastikan Anda memeriksa review dan testimoni dari pelanggan lain yang telah menggunakan produk tersebut.
- Fitur yang Dibutuhkan: Pastikan Anda memeriksa fitur-fitur yang dibutuhkan seperti pencarian dokumen yang cepat, sistem kontrol versi, dan integrasi dengan aplikasi lain yang digunakan dalam bisnis Anda.
- Pengembangan dan Dukungan: Pastikan Anda memeriksa apakah vendor tersebut memiliki tim pengembangan yang aktif dan dukungan teknis yang baik. Hal ini akan membantu Anda dalam mengatasi masalah yang mungkin timbul ketika menggunakan software.
- Biaya dan Skema Harga: Pastikan Anda memeriksa biaya dan skema harga yang diterapkan oleh vendor. Pilih opsi yang sesuai dengan anggaran Anda dan memastikan Anda tidak terlalu berbelit-belit dengan biaya tambahan.
Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda dapat memilih document management software yang tepat untuk perusahaan Anda dan meningkatkan efisiensi serta produktivitas bisnis Anda.
Kesimpulan
Document Management Software (DMS) adalah sistem untuk mengelola, menyimpan, dan berbagi dokumen secara aman dan efisien. MS yang terintegrasi, terutama yang berbasis ERP, adalah solusi terbaik untuk meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan, yang paling penting, keamanan dokumen di perusahaan Anda.
Dalam memilih Document Management Software (DMS), jangan puas hanya dengan penyimpanan cloud dasar. Pertimbangkan integrasi ERP, keamanan digital bersertifikasi ISO, dan versioning profesional.
Lindungi bisnis Anda dari risiko kebocoran dan kerugian data. EQUIP adalah solusi enterprise yang telah terbukti aman dan efisien. Klik banner di bawah ini untuk Mendapatkan Konsultasi Gratis dan Demo Khusus DMS EQUIP ERP, solusi terintegrasi yang menjamin kontrol dokumen Anda!
FAQ about Document Management Software (DMS)
Document Management Software (DMS) adalah perangkat lunak yang mengelola dokumen digital, serta membantu perusahaan dalam penyimpanan, pencarian, dan pengelolaan dokumen agar lebih efisien dan terorganisir.
Sistem Manajemen Dokumen (DMS) adalah perangkat lunak yang digunakan untuk menyimpan, mengelola, dan mengatur dokumen digital secara terpusat dan terstruktur, membantu perusahaan dalam meningkatkan aksesibilitas, keamanan, dan efisiensi kerja.
DMS meningkatkan efisiensi & produktivitas, keamanan data, pengurangan [enggunaan kertas, aotomatisasi alur kerja, dan kepatuhan regulasi – memastikan dokumen terdokumentasi sesuai standar hukum dan audit.
Management e-Document adalah sistem pengelolaan dokumen digital yang mempermudah penyimpanan, akses, pengarsipan, serta keamanan data, membantu perusahaan mengurangi kesalahan dan meningkatkan produktivitas kerja.
