Aplikasi Inventory Adalah: Pengertian, Kelebihan, dan Fitur

Berkembangnya banyak bisnis baik yang menjual barang atau jasa membuat tiap perusahaan harus bersaing dan bergerak lebih cepat dibandingkan dengan kompetitor. Perusahaan harus dapat memberikan kenyamanan dan experience yang baru terhadap pelanggan. Oleh karena itu, pada era digital saat ini perusahaan harus beradaptasi untuk menggunakan bantuan aplikasi inventaris terkait perusahaan tersebut, salah satunya menggunakan aplikasi inventory, software inventory atau sistem inventory untuk memudahkan dan mengefisiensikan bisnisnya.

Pengertian Aplikasi Inventory

Aplikasi inventory adalah jenis aplikasi yang berkaitan dengan persediaan barang-barang di gudang. Dan untuk inventory adalah persediaan dari sebuah bisnis. Suatu perusahaan biasanya menggunakan aplikasi inventaris agar persediaannya dapat teratur dengan baik. Penggunaan aplikasi ini tentu menjadi satu hal wajib bagi setiap bisnis untuk mengotomatiskan pengelolaan inventaris secara optimal.

Sudah banyak perusahaan yang menggunakan aplikasi inventory karena memberikan banyak manfaat dalam menjalankan bisnis dalam industri barang dan jasa. Sistem ini juga membantu Anda dalam pengecekan dan penyediaan stok bahan baku atau barang setengah jadi maupun barang jadi, demi kelancaran proses produksi atau pemenuhan permintaan pelanggan. 

Baca juga: Digitalisasi Pembuatan Laporan Stok Barang dengan Software Inventory

Kelebihan Penggunaan Aplikasi Inventory

Inventory adalah persediaan barang yang fleksibel dan seluruh bisnis membutuhkannya. Hal inilah yang menjadikan Bisnis retail dan F&B sangat rentang terhadap masa kadaluarsa produk yang dijual. Faktor terbesar yang membuat produk mudah rusak atau bisa disebabkan dengan pengelolaan gudang yang kurang baik. Untuk menghindari hal tersebut, Anda bisa menggunakan aplikasi inventory untuk meminimalisir hal tersebut. Berikut merupakan kelebihan jika Anda menggunakan aplikasi gudang : 

1. Mudah memantau persediaan melalui aplikasi stok gudang

Dengan menggunakan aplikasi inventory, para pebisnis retail pasti akan mendapatkan kemudahan dalam memantau persediaan. Sistem ini tentu saja akan membantu Anda akan hal itu karena teknologi barcode yang berfungsi memberikan kode unik pada setiap barang di gudang. Dengan bantuan barcode, Anda dapat mengetahui berapa jumlah barang yang terdapat dalam satu paket barang disertai dengan tanggal kadaluarsanya. Menggunakan aplikasi inventaris akan mempermudah informasi ini, hanya dengan mengarahkan barcode scanner ke kode yang terdapat pada barang.

2. Low stock notification melalui aplikasi inventory

Tidak ada yang lebih membantu para pebisnis selain informasi yang tersaji setiap saat. Adanya low stock notification memungkinkan Anda untuk terus menjual barang yang sedang banyak pelanggan cari. Namun pada saat jumlah permintaan berkurang, Anda bisa menyesuaikan replenishment stock untuk menghindari over purchasing. 

3. Aplikasi inventory membuat laporan lebih akurat

Keakuratan data merupakan hal yang penting bagi pebisnis. Anda pasti ingin mengetahui berapa jumlah barang yang terjual hari ini, barang mana saja yang sedang laku di pasaran, sampai data pelanggan. Hal ini dilakukan agar pebisnis dapat mengembangkan bisnisnya sesuai dengan kebutuhan konsumen.

Data-data ini bisa Anda dapatkan dengan adanya laporan yang akurat. Namun sayangnya sulit sekali mendapatkan data ini jika sampai sekarang Anda masih mengelola inventaris gudang Anda secara manual. Oleh karena itu Anda butuh aplikasi stok barang untuk membuat laporan yang akurat.

4. Aplikasi inventory mengefisiensikan waktu

Jika Anda mempunyai banyak gudang yang menyimpan ribuan item di dalamnya, sudah bisa dibayangkan berapa lama waktu yang Anda perlukan untuk menjalankan stock opname. Tanpa bantuan aplikasi ini, pekerjaan tersebut akan memakan waktu yang lama. Bukan hanya itu, pekerjaan ini juga rentan akan human error jika dilakukan secara manual. Mencatat secara manual ribuan item yang ada di gudang adalah proses yang melelahkan dan membosankan. Saat itulah biasanya staf Anda melakukan kesalahan dalam pekerjaannya. Anda dapat mempertimbangkan untuk menggunakan sistem inventory.

5. Minimum biaya, maksimum profit

Kelebihan lainnya yang Anda dapatkan dengan menggunakan aplikasi inventory ini adalah menghemat pengeluaran pada bisnis Anda. Anda mungkin merasa bahwa investasi yang Anda keluarkan saat membeli software ini terlalu mahal. Namun dalam jangka panjang, yang terjadi justru sebaliknya. Dapat dibuktikan bahwa melalui aplikasi stok barang adalah elemen penting dalam sebuah bisnis.  

Dengan mengefisiensikan biaya penyimpanan, mitigasi pencurian di gudang, dan sejumlah faktor lainnya yang berpotensi merugikan bisnis, Anda akan menghemat banyak sekali pengeluaran dari aspek pengelolaan gudang.

Baca juga: 16 Peralatan Kopi yang Bantu Optimalkan Bisnis Coffee Shop Anda!

Fitur-Fitur Aplikasi Inventory

Seperti yang telah dijelaskan di atas bahwa banyak sekali kelebihan dari software inventory. Sistem ini bisa memberikan banyak manfaat karena adanya fitur-fitur pendukung. Berikut fitur-fitur yang biasanya terdapat pada setiap jenis software inventory: 

1. Dasbor 

Tampilan awal dari setiap aplikasi inventory biasanya terdapat fitur awalan berupa dasbor. Dasbor dalam software inventory biasanya akan menyediakan tampilan awal berupa laporan grafik arus kas, penjualan, piutang usaha, dan daftar akun terdaftar dalam aplikasi. Jadi melalui dasbor Anda dapat melihat langsung bagaimana kondisi bisnis melalui grafik-grafik yang tersaji.

Sebuah aplikasi inventory tentu harus memiliki tampilan dashboard yang user-friendly. Hal itu bertujuan agar user yang menggunakan software tersebut mampu mengoperasikan tanpa perlu pembelajaran. Salah satu software inventory yang memiliki dashboard tersebut adalah EQUIP. EQUIP memiliki tampilan dashboard yang sangat ramah dan mudah untuk dipahami setiap penggunanya.

2. Laporan 

Aplikasi inventory juga biasanya menyediakan fitur laporan. Fitur ini merupakan fitur yang sangat penting karena fitur ini menyajikan berbagai laporan terkait transaksi perusahaan yang berlangganan dari software inventory.

3. Kas

Selanjutnya aplikasi inventory biasanya menyediakan fitur kas tetapi ternyata tidak semua produk software menyediakannya. Hal tersebut dapat terjadi karena biasanya fitur kas sudah menjadi satu dalam fitur laporan. Namun ada beberapa aplikasi yang tetap menyediakan fitur ini untuk memudahkan pengguna memantau akun kas dan daftar akun kas seperti pengeluaran dan pemasukan.

4. Penjualan

Dengan fitur penjualan Anda akan mengetahui transaksi penjualan perusahaan selama 30 hari terakhir. Salah satu fitur sistem inventory ini akan menampilkan data penjualan secara lengkap dan detail yang akan memudahkan Anda. Sehingga dengan adanya fitur ini Anda dapat mengambil keputusan terkait kondisi penjualan yang terjadi saat ini.

5. Pembelian 

Fitur pembelian akan menampilkan data transaksi pembelian perusahaan beserta daftar tabel faktur pembeliannya. Biasanya bentuk transaksi pembelian tersedia dalam 3 bentuk kategori.

6. Biaya 

Selanjutnya yaitu terdapat fitur biaya, fitur ini memiliki fungsi untuk melakukan pengaturan terkait biaya perusahaan baik biaya keluar, biaya masuk, dan biaya yang belum terbayarkan oleh perusahaan.

7. Produk 

Fitur produk menampilkan pendataan berupa status produk dengan tab produk, nama produk dan juga kode produk perusahaan. Biasanya fitur ini akan melakukan semua pekerjaan pengaturan persediaan produk-produk perusahaan.

8. Pengaturan

Selanjutnya yang terakhir yaitu fitur pengaturan. Fitur ini biasanya akan menampilkan berbagai pengaturan dari keseluruhan fitur dari aplikasi. Dengan fitur ini Anda dapat mengatur akun, mengatur versi berlangganan, dan pengaturan perusahaan yang terkait dengan data bank dan logo perusahaan. 

Pentingnya Aplikasi Inventory bagi Bisnis

Inventory adalah persediaan barang yang sulit untuk terkontrol. Penggunaan sistem atau software akan membuat seluruh pekerjaan akan lebih mudah dibandingkan jika dilakukan secara manual. Pekerjaan manual hanya akan memakan waktu yang lama dan bisa membuat Anda mengeluarkan lebih banyak biaya. Berikut merupakan pentingnya aplikasi tersebut bagi bisnis Anda:

1. Aplikasi inventory menghemat waktu pekerjaan 

Dengan bantuan aplikasi inventory maka pekerjaan akan lebih cepat terselesaikan dengan hasil yang akurat. Dengan menggunakan fitur scan barang aplikasi inventory akan melakukan pekerjaan pengaturan persediaan barang-barang dengan waktu yang singkat. Hal tersebut membuat perusahaan dapat mengontrol barang-barang persediaan dengan mudah dan menjadi efisien. 

2. Mengurangi kesalahan dalam pencatatan data

Aplikasi inventory juga membantu Anda untuk mengurangi kesalahan dalam pencatatan dan pendataan produk perusahaan. Hal tersebut terjadi karena aplikasi inventory dapat menjalankan sistem yang memudahkan pencatatan pekerja gudang sehingga para pekerja akan lebih mudah melakukan pendataan sehingga kesalahan pencatatan dapat dihindari.

3. Perusahaan akan lebih tertata

Aplikasi inventory melakukan semua kegiatan pengaturan persediaan barang-barang perusahaan secara real time. Dengan menggunakan aplikasi ini maka kontrol perusahaan dapat lebih mudah. Oleh karena itu, dalam waktu yang singkat Anda bisa melakukan persediaan sehingga dapat membuat perusahaan memiliki waktu lain untuk melakukan pengaturan sistem kerja perusahaan. 

4. Meningkatkan jumlah pelanggan 

Dengan adanya aplikasi inventory maka seluruh kegiatan perusahaan menjadi lebih efisien dan teratur. Pengaturan persediaan barang-barang menjadi lebih terarah, selesai dalam waktu singkat, berkurangnya human error sehingga hal ini dapat meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan. 

Teori perilaku konsumen mengatakan bahwa mereka akan senang apabila pesanan mereka datang dalam waktu yang cepat dengan kualitas yang baik. Hal tersebut dapat meningkatkan kepuasan konsumen dan akan lebih loyal terhadap perusahaan. Oleh karena itu perusahaan yang menggunakan aplikasi inventory biasanya akan mudah mendapatkan pelanggan tetap dalam bidang industrinya. 

5. Meningkatkan penjualan dan profit perusahaan

Aplikasi inventory mampu meningkatkan penjualan dari perusahaan terkait, karena aplikasi ini akan selalu memperhatikan persediaan barang-barang dalam gudang perusahaan. Sistem ini akan menjaga agar stok barang perusahaan selalu tersedia dan terhindar dari kekosongan stok barang. 

Oleh sebab itu, dengan adanya aplikasi inventaris ini maka peningkatan penjualan perusahaan biasanya akan terjadi. Peningkatan penjualan ini juga akan meningkat profit dari perusahaan. 

Baca juga: Tips Mudah Cara Pembukuan Stok Barang dengan Software Inventory

Kesimpulan

Sistem Inventory adalah sebuah pengelolaan persediaan barang yang ada pada suatu bisnis. Pengelolaan inventory cenderung sulit karena banyaknya stok barang yang ada. Hal inilah yang menimbulkan hadir sebuah aplikasi inventory. Aplikasi inventaris mendatangkan banyak manfaat bagi para pemilik usaha. Sistem inventory juga dapat mengefisiensikan bisnis Anda. Dengan adanya banyak kelebihan tersebut tentunya Anda akan sangat terbantu jika menggunakan software inventory pada bisnis Anda. Proses operasional bisnis dari hulu ke hilir akan lebih mudah.

Maka dari itu Equip hadir sebagai software terbaik bagi bisnis Anda. Dengan Equip maka Anda dapat meningkatkan efisiensi manajemen bisnis ke level tertinggi dan akan memudahkan pengelolaan bisnis Anda. Tunggu apa lagi? Yuk coba gratis sekarang.