Apa itu Fulfillment? Proses dan Manfaatnya

Proses penjualan yang sukses tidak hanya melibatkan pemasaran yang tepat dan strategi penjualan yang efektif. Namun, juga membutuhkan proses pengiriman yang efisien dan terorganisir dengan baik. Inilah proses fulfillment, atau artinya adalah proses dari penerimaan pesanan hingga pengiriman produk kepada pelanggan dengan efektif dan tepat waktu.

Dalam bisnis, proses fulfillment yang terorganisir dengan baik  merupakan hal sangat penting. Hal ini untuk memastikan kepuasan pelanggan dan mengoptimalkan profitabilitas. Oleh karena itu, dalam artikel ini, kita akan membahas mengenai proses fulfillment dan bagaimana mengoptimalkannya untuk bisnis Anda.

Apa Itu Fulfillment?

Fulfillment dalam bisnis merujuk pada rangkaian aktivitas untuk memastikan pesanan pelanggan terpenuhi secara tepat waktu dan sesuai permintaan. Mulai dari pemrosesan order, pengemasan, hingga pengiriman, setiap tahap berperan penting dalam menjaga pengalaman pelanggan tetap positif.

Agar proses berjalan lancar, perusahaan membutuhkan manajemen persediaan yang rapi dan sistem pemantauan stok yang andal. Tidak jarang, bisnis juga menggandeng penyedia layanan fulfillment yang mengelola gudang hingga distribusi, sehingga perusahaan bisa lebih fokus pada strategi inti seperti pengembangan produk dan pemasaran.

Di ranah e-commerce, istilah e-fulfillment digunakan untuk menyebut pemenuhan pesanan secara online. Prosesnya meliputi pengelolaan stok, aktivitas pick, pack, dan ship hingga barang tiba di tangan pelanggan. Dengan sistem ini, perusahaan dapat menekan biaya operasional sekaligus mempercepat waktu pengiriman.

Baca juga: Pengaruh Penggunaan Aplikasi CRM bagi Bisnis

Manfaat Fulfillment dan Fungsinya dalam Bisnis

Fulfillment adalah salah satu aspek penting dalam bisnis, fungsi utama dari fulfillment adalah untuk memastikan bahwa produk pelanggan dikirimkan dengan cepat, akurat, dan dalam kondisi yang baik. Berikut adalah manfaat dan fungsi fulfillment dalam bisnis:

Meningkatkan kepuasan pelanggan

Kecepatan dan ketepatan pengiriman produk menjadi faktor penting dalam menjaga kepuasan pelanggan. Dengan sistem fulfillment yang efektif, perusahaan bisa memproses pesanan secara cepat dan akurat, sekaligus memperkuat kepercayaan pelanggan.

Mengoptimalkan manajemen persediaan

Sistem fulfillment membantu perusahaan mengelola persediaan produk secara lebih efisien. Dengan begitu, stok selalu tersedia dan risiko overstocking maupun understocking bisa diminimalkan, menjadikan sistem ini sangat penting bagi bisnis.

Meningkatkan efisiensi operasional

Sistem fulfillment yang terintegrasi memungkinkan perusahaan mengotomatisasi proses yang sebelumnya dilakukan manual, mulai dari pemilihan produk hingga pengiriman. Pendekatan ini meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi biaya, dan mempercepat waktu pengiriman.

Meningkatkan loyalitas pelanggan

Layanan pengiriman yang cepat, akurat, dan andal membantu perusahaan membangun loyalitas pelanggan. Pelanggan yang puas tidak hanya cenderung membeli kembali, tetapi juga merekomendasikan bisnis kepada orang lain.

Meningkatkan keuntungan

Penggunaan fulfillment yang baik akan membantu pada output perusahaan. Mereka dapat meminimalkan biaya pengiriman dan pengelolaan persediaan dengan sistem ini. Hal ini pada akhirnya akan dapat meningkatkan keuntungan dan efisiensi bisnis.

“Fulfillment bukan hanya soal pengiriman, tapi tentang memastikan rantai pasok berjalan efisien sehingga bisnis bisa menekan biaya, mempercepat layanan, dan menjaga kepuasan pelanggan secara konsisten.”  – Rian Santoso, CPIM, Senior ERP Consultant

Model Operasi Fulfillment dalam E-Commerce

Jika melihat model operasinya, mereka memiliki bentuk yang berbeda. Dalam e-commerce, model operasi ini memiliki 5 jenis. Model operasi fulfillment dalam e-commerce adalah sebagai berikut:

Make-to-order (MTO)

Model ini adalah metode produksi di mana barang baru dibuat setelah ada pesanan dari pelanggan. Dalam konteks fulfillment, sistem ini berarti produk tidak disimpan di gudang melainkan diproduksi khusus setelah order masuk.

Engineer-to-order (ETO)

Engineer-to-Order (ETO) menerapkan produksi barang hanya setelah ada pesanan dengan spesifikasi khusus dari pelanggan. Dengan pendekatan ini, perusahaan tidak menyimpan stok siap jual, melainkan membuat produk sesuai kebutuhan yang diminta.

Assemble-to-order (ATO) 

Assemble-to-order (ATO) adalah metode produksi di mana produk disiapkan terlebih dahulu dalam bentuk modul atau komponen. Ketika ada pesanan, staf cukup merakit produk sesuai permintaan, membuat proses lebih cepat dibandingkan metode MTO atau ETO.

Make-to-stock (MTS)

Dalam metode Make-to-Stock (MTS), perusahaan memproduksi barang dalam jumlah besar dan menyimpannya sebelum ada permintaan dari pelanggan. Cara ini memungkinkan produk siap dikirim begitu pesanan masuk, sehingga mengurangi waktu tunggu dan menjaga ketersediaan stok.

Digital Copy (DC)

Lain halnya dengan keempat metode di atas, model digital copy, perusahaan menyediakan produk berupa file. Produk digital seperti musik, film, buku elektronik, dan perangkat lunak merupakan contoh produknya. Inventory dari metode ini sendiri berasal dari digital master.

Proses Fulfillment dalam Bisnis

Dalam praktiknya, fulfillment memiliki proses yang cukup rumit untuk sampai kepada pelanggan. Mulai dari pengambilan pesanan lalu pengiriman hingga penerimaan pesanan oleh pelanggan. Proses order fulfillment adalah sebagai berikut:

Penerimaan pesanan

Tahap ini dimulai ketika pelanggan melakukan pembelian produk atau layanan melalui website, toko online, atau melalui saluran pemesanan lainnya. Informasi pesanan akan masuk ke sistem order fulfillment. Dengan begitu, sistem inventaris perusahaan akan menerima secara otomatis pesanan dari pelanggan.

Pengambilan stok

Setelah pesanan diterima, sistem order fulfillment akan mengecek ketersediaan stok produk di gudang. Jika produk tersedia, maka staf akan mengonfirmasi pesanan. Setelah itu mulai proses pengambilan stok tersebut untuk menuju alur berikutnya.

Selama stok barang di gudang,ketersediaan barang dipantau dan dikelola dengan bantuan software stok barang. Software tersebut bekerja dengan mencatat data stok secara real-time, sehingga memudahkan pelacakan dan mencegah kekurangan atau kelebihan barang di gudang.

Pengepakan

Tahap ini melibatkan pengemasan produk dengan cara yang aman agar siap dikirim. Staf harus memastikan barang tidak rusak selama perjalanan sehingga pelanggan tetap mendapatkan pengalaman terbaik.

Pengiriman

Setelah produk selesai dikemas, paket akan diserahkan ke penyedia layanan logistik yang bertugas mengantarkan pesanan hingga ke alamat pelanggan. Pada tahap ini, pelanggan juga menerima konfirmasi beserta nomor resi agar bisa memantau status pengiriman secara real time.

Penerimaan produk

Tahap terakhir terjadi ketika pelanggan menerima pesanan di alamat tujuan dan memastikan kondisinya sesuai harapan. Setelah itu, mereka dapat memberikan ulasan atau feedback yang menjadi masukan penting bagi perusahaan untuk evaluasi layanan.

Setelah mempelajari alur order fulfillment, pelajari aplikasi WMS dan bagaimana software tersebut dapat membantu mengelola persediaan sehingga order fulfillment dapat berjalan dengan lancar.

Perbedaan Warehouse dengan Fulfillment Center dalam Bisnis

Warehouse dan Fulfillment Center adalah dua konsep penting dalam bisnis. Istilah ini sering muncul dalam operasi logistik dan fulfillment produk. Meskipun penggunaan keduanya seringkali  bergantian tetapi ada perbedaan mendasar antara keduanya. 

Warehouse adalah fasilitas penyimpanan produk atau barang milik perusahaan, digunakan untuk mengelola persediaan dalam jangka waktu tertentu. Tujuannya memastikan kualitas produk tetap terjaga sekaligus menjaga ketersediaan barang sesuai kebutuhan.

Fulfillment center adalah pusat distribusi yang menangani seluruh proses pemenuhan pesanan, mulai dari penerimaan hingga pengiriman ke pelanggan. Tujuannya memastikan operasi pemenuhan pesanan berjalan efisien dan cepat, sekaligus memaksimalkan kepuasan pelanggan.

Meskipun sering dianggap sama, warehouse dan fulfillment center sebenarnya memiliki fungsi yang berbeda dalam rantai pasok. Agar lebih mudah dipahami, berikut rangkuman perbedaan keduanya dalam tabel:

Cara Memilih Jasa Layanan Fulfillment di Indonesia

Memilih jasa fulfillment yang tepat sangat penting untuk keberhasilan bisnis. Pastikan penyedia layanan memiliki reputasi baik dan menggunakan teknologi serta sistem manajemen terkini agar pemenuhan pesanan berjalan cepat dan akurat.

Selain itu, pastikan biaya layanan sebanding dengan kualitas dan fleksibilitas yang ditawarkan. Beberapa penyedia memiliki paket khusus untuk bisnis kecil, sementara yang lain menawarkan opsi lebih luas untuk kebutuhan bisnis besar, sehingga penting memilih sesuai kebutuhan perusahaan.

Kelola Persediaan Secara Real-Time untuk Fulfillment yang Lebih Cepat bersama EQUIP

Dalam bisnis yang bergerak cepat, kelancaran fulfillment sangat bergantung pada pengelolaan persediaan yang tepat. Menggunakan Software Inventory EQUIP membantu bisnis memiliki visibilitas real-time, sehingga stok selalu terkendali dan pelanggan tidak perlu menunggu lama.

Dengan sistem persediaan yang terintegrasi, perusahaan dapat meminimalisir risiko kehabisan stok maupun penumpukan barang. Alur kerja jadi lebih efisien karena seluruh proses pemenuhan pesanan berjalan lebih cepat dan terkontrol.

Fitur Utama Software Inventory EQUIP untuk Mendukung Fulfillment:

• Estimasi persediaan barang: Pastikan ketersediaan stok selalu terpantau real-time, sehingga proses pemenuhan pesanan bisa dilakukan tanpa hambatan dan risiko keterlambatan dapat diminimalisir.
• Scan barcode: Mempercepat stock opname dengan mobile apps yang dilengkapi QR/barcode scanner, sehingga pengecekan persediaan lebih efisien dan akurat.
• Expired tracking: Mendukung bisnis dalam menjaga kualitas produk dengan notifikasi real-time terkait masa kadaluarsa atau garansi bahan baku. Hal ini penting agar hanya produk layak yang sampai ke pelanggan.
• Laporan valid dan lengkap: Menyediakan laporan inventaris secara detail dari berbagai gudang dan lokasi dalam hitungan detik, membantu manajer logistik mengambil keputusan lebih cepat.
• Fleksibilitas UOM: Memberikan detail akurat terkait rincian produk dalam berbagai satuan unit (UOM), sehingga memudahkan dalam pengelolaan dan distribusi barang.
• Easy to use: Dengan tampilan simple dan sistem yang dapat dikonfigurasi sesuai kebutuhan, software inventory EQUIP mudah digunakan oleh tim operasional tanpa harus melalui proses yang rumit.

Untuk membantu bisnis Anda mencapai hal ini, EQUIP hadir dengan solusi software inventory yang dapat memudahkan pengelolaan persediaan. Coba demo gratis sekarang dan rasakan kemudahannya!

Kesimpulan

Fulfillment memegang peran penting dalam kesuksesan bisnis e-commerce, memastikan produk diproses dan dikirim dengan cepat serta efisien. Proses ini pada akhirnya meningkatkan kepuasan pelanggan sekaligus memperkuat reputasi perusahaan

Jangan lupa manfaatkan software untuk mengotomatiskan proses fulfillment Anda, seperti solusi dari EQUIP yang telah digunakan ratusan perusahaan di Indonesia. Dengan sistem ini, pengelolaan inventory dan penjualan bisa dilakukan dalam satu platform, dan Anda bisa mencoba demo gratis sekarang juga.