Dalam dunia bisnis yang semakin digital dan kompleks, manajemen dokumen menjadi salah satu tantangan terbesar yang dihadapi perusahaan. Tumpukan dokumen fisik yang tidak terorganisir, sulitnya mengakses informasi penting dengan cepat, serta risiko kehilangan data merupakan beberapa masalah utama yang sering muncul.
Beberapa masalah yang sering dihadapi oleh bisnis dalam manajemen dokumen antara lain Hilangnya dokumen, kesulitan dalam menemukan informasi yang dibutuhkan, dan risiko keamanan data. Untungnya, solusi canggih seperti Document Management System (DMS) dapat membantu mengatasi masalah-masalah ini dengan menyediakan cara yang lebih efisien dan aman untuk mengelola dokumen bisnis Anda.
Banyaknya opsi Document Management Software (DMS) yang beragam dapat menyebabkan kebingungan. Di sisi lain, memilih software yang tidak tepat dapat mengakibatkan implementasi yang tidak efektif, biaya tambahan yang tidak terduga, atau bahkan kerugian data yang serius. Oleh karena itu, Anda perlu memastikan untuk memilih yang tepat dan sesuai bagi kebutuhan bisnis Anda. Dalam artikel ini, akan dijelaskan mengenai rekomendasi-rekomendasi DMS terbaik di Indonesia yang bisa anda coba dan terapkan dalam bisnis Anda.
Daftar Isi
- Equip
- Zoho Workdrive
- HashMicro Document Management Software
- Smartsheet
- Onedrive
- Incodocs
- Bit.ai DMS
- Bitrix24 DMS
- Templafy
- Click Up
Apa itu Document Management System?
Document management software (DMS) adalah suatu sistem yang digunakan untuk mengelola, mengatur, dan menyimpan dokumen digital secara efektif dan efisien. DMS memungkinkan perusahaan untuk mengelola dokumen dan informasi mereka dengan cara yang lebih cepat, aman, dan efisien, terutama dalam era digital yang semakin kompleks dan cepat.
Dengan menggunakan DMS, perusahaan dapat mengelola, mencari, dan mengatur dokumen yang terkait dengan berbagai proyek dan aktivitas, sehingga memungkinkan tim untuk bekerja lebih efektif dan efisien. DMS juga memungkinkan pengguna untuk mengakses dokumen yang diperlukan dari mana saja, selama ada koneksi intranet atau internet yang terhubung dengan sistem.
Rekomendasi Document Management Software untuk Bisnis
Implementasi software document management dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam bisnis Anda. Oleh karena itu, artikel ini akan memberikan 10 rekomendasi Document Management Software (DMS) terbaik 2024 yang bisa Anda coba.
1. Equip
Equip adalah software manajemen dokumen yang dirancang untuk mengelola dokumen secara efisien, sehingga semua data yang relevan dapat diakses dan diorganisir dengan mudah. Hal ini meningkatkan kerja sama dan komunikasi di antara anggota tim, serta meningkatkan produktivitas organisasi secara keseluruhan.
Aplikasi Dokumen Manajemen Equip Menawarkan beberapa kelebihan yang membedakannya dari aplikasi manajemen dokumen lainnya. Kelebihan tersebut antara lain keamanan yang telah memperoleh sertifikasi ISO, kustomisasi yang memungkinkan pengguna untuk melakukan penyesuaian dengan kebutuhan penggunaan, dan pengoperasian sistem yang lebih mudah dan efektif.
Selain itu, Equip juga telah dipercaya oleh berbagai perusahaan di Indonesia dan Singapura, sehingga Anda tidak perlu khawatir untuk mempercayakan manajemen dokumen di bisnis Anda.
Beberapa fitur-fitur yang ditawarkan DMS Equip antara lain:
- Document & file manager: mengelola data-data penting yang disimpan dan diintegrasikan dalam satu lokasi terpusat.
- Folder & subfolder management: mengelompokkan dokumen sesuai dengan kategori tertentu agar lebih terorganisir.
- Versioning & timeline management: memperbarui versi dokumen dan mengatur timeline tugas.
- Collaboration tools: memungkinkan kerja sama dan komunikasi yang lancar di antara anggota tim seperti fitur mention, komentar dan penugasan tugas.
- Asset management: mengelola dokumen perusahaan dengan sistem terintegrasi.
2. Zoho Workdrive
Zoho WorkDrive adalah DMS yang dirancang untuk meningkatkan kolaborasi tim dan mengelola dokumen secara efektif. Fitur-fitur yang tersedia termasuk pengelolaan versi, penggunaan password, dan integrasi dengan aplikasi lain seperti Zoho Projects, Zoho CRM, dan Zoho Mail, serta aplikasi pihak ketiga seperti Microsoft Office dan Google Workspace.
Kelebihan Zoho WorkDrive adalah kemampuan untuk mengelola dokumen secara terstruktur dan memantau perubahan pada dokumen. Kekurangannya adalah kurangnya fitur analisis data yang lebih detail.
Meskipun Zoho Workdrive memiliki fitur yang cukup lengkap, namun pengguna baru mungkin memerlukan waktu untuk beradaptasi, dan perusahaan dengan kebutuhan integrasi luas mungkin ingin mempertimbangkan opsi lainnya. Beberapa fitur yang ada di dalamnya antara lain:
- Access controls
- Activity dashboard
- Document management
- Collaboration tools
3. HashMicro Document Management Software
Aplikasi Dokumen Manajemen HashMicro adalah sebuah platform digital yang dirancang untuk mengelola, menyimpan, dan berbagi dokumen secara efektif dan efisien. Aplikasi ini memungkinkan pengguna untuk mengupload, mengunduh, dan mengelola berbagai jenis dokumen, serta memantau versi dan perubahan dokumen secara real-time.
Dengan menggunakan aplikasi ini, pengguna dapat meningkatkan kualitas kerja tim, meningkatkan keamanan dokumen, dan mengurangi biaya operasional. Aplikasi Dokumen Manajemen HashMicro juga dilengkapi dengan fitur-fitur seperti pencarian dokumen yang canggih, kontrol akses yang ketat, dan integrasi dengan sistem bisnis lainnya. Beberapa fitur yang ada di dalamnya antara lain:
- File review & lock management: membantu tim dalam melakukan input dan masukan seputar dokumen.
- Expiry management: notifikasi otomatis terkait tanggal kadaluarsa dokumen.
- Document & file management: mengelola data di satu lokasi terpusat.
- Access controls/permissions: membuat batasan terkait siapa saja yang memiliki akses dokumen.
4. Smartsheet DMS
Smartsheet adalah sistem manajemen dokumen yang menyediakan kolaborasi dan pengelolaan pekerjaan. Aplikasi ini mengotomatiskan proses berulang dengan mengirimkan peringatan, meminta pembaruan, dan mengunci perubahan pada baris data.
Dengan fitur-fitur seperti pengaturan izin akses, kolaborasi real-time, dan integrasi dengan berbagai alat lain, Smartsheet menjadi pilihan yang efektif bagi perusahaan yang ingin meningkatkan efisiensi dan produktivitas.
Smartsheet memiliki antarmuka yang intuitif dan berbagai fitur yang dapat disesuaikan, sehingga memungkinkan pengguna untuk mengelola dokumen dan data proyek dalam satu platform terpadu. Meskipun demikian, Smartsheet memiliki kurva belajar yang cukup tajam serta memiliki log aktivitas yang lebih sedikit dibandingkan dengan DMS lain. Fitur-fitur dalam aplikasi ini antara lain:
- Document Review
- Activity Dashboard
- Access Controls/Permissions
5. Onedrive
OneDrive adalah aplikasi Microsoft yang memungkinkan pengguna untuk menyimpan, berbagi, dan mengedit dokumen secara online dengan keamanan penyimpanan awan. Selain itu, aplikasi ini memungkinkan pengguna untuk mengorganisir dokumen dalam folder yang mudah ditemukan.
OneDrive juga dilengkapi dengan integrasi dengan aplikasi Microsoft Office seperti Word, Excel, dan PowerPoint untuk meningkatkan efisiensi kerja. Meskipun demikian, Onedrive memiliki beberapa kekurangan yaitu terbatasnya penyimpanan file dan folder untuk akun gratis, serta perlu biaya tambahan untuk mendapatkan fitur dan storage yang lebih besar. Beberapa fitur yang ditawarkan OneDrive diantaranya:
- Access Controls/Permissions
- Data Storage Management
- Collaboration Tools
6. Incodocs
IncoDocs merupakan aplikasi dokumen manajemen yang dirancang untuk pengelolaan manajemen dokumen di perusahaan dagang. Aplikasi ini mempercepat pembuatan file penjualan dan pengiriman, menghilangkan pekerjaan entri data manual dan menghindari penundaan pengiriman yang mahal.
Platform ini menghubungkan tim dalam satu ruang kerja bersama untuk mendukung pekerjaan jarak jauh. Melalui sistem penyimpanan cloud, IncoDocs memungkinkan pengguna untuk menyimpan data dengan aman dan meminimalkan proses ekspor dokumen yang tidak efisien.
Aplikasi ini dilengkapi fitur seperti tanda tangan dan stempel digital, dokumen ekspor, pembayaran digital hingga e-faktur. Namun software ini kurang cocok untuk bisnis skala besar atau individual karena fitur-fiturnya dirancang untuk bisnis skala kecil dan menengah. Fitur-fitur yang terdapat dalam aplikasi ini adalah:
- Contact database
- External integrations
- File sharing
- Project management
7. Bit.ai DMS
Aplikasi dokumen manajemen bit.ai adalah sebuah platform yang memungkinkan pengguna untuk mengelola dan membagikan dokumen secara efektif. Fitur-fitur utamanya meliputi kemampuan untuk membuat, mengedit, dan mengelola dokumen yang berisi gambar, teks, dan multimedia.
Bit.ai juga memungkinkan pengguna untuk membuat tautan ke dokumen dan membagikannya melalui email, link, atau platform kolaborasi lainnya. Namun, aplikasi ini juga memiliki beberapa kekurangan. Misalnya, beberapa pengguna telah mengeluhkan bahwa fitur-fitur tertentu dapat menjadi terlalu kompleks dan memerlukan waktu belajar yang signifikan untuk memahaminya. Fitur-fitur di dalamnya antara lain:
- Collaboration tools
- content management
- Document sharing
- Security
8. Bitrix24 DMS
Bitrix24 adalah aplikasi dokumen manajemen yang menawarkan solusi terpadu untuk kegiatan bisnis, termasuk komunikasi, tugas, proyek, CRM, dan lain-lain. Aplikasi ini dikembangkan oleh Bitrix Inc dan telah menjadi sangat populer di kalangan pengguna bisnis karena fitur-fitur yang lengkap dan mudah digunakan.
Kelebihan Bitrix24 meliputi kemampuan untuk mengotomatiskan tugas rutin, meningkatkan koordinasi tim, dan meningkatkan kualitas layanan pelanggan.
Namun, aplikasi ini juga memiliki beberapa kekurangan. Beberapa pengguna telah mengeluhkan bahwa aplikasi ini dapat menjadi terlalu kompleks untuk beberapa pengguna, serta memiliki beberapa fitur yang tidak digunakan secara aktif. Beberapa fitur yang terdapat di dalamnya adalah:
- Project tracking
- Document management
- Collaboration tools
9. Templafy
Templafy adalah salah satu opsi dokumen management software yang cocok untuk bisnis Anda. Perangkat lunak ini fokus pada penyederhanaan proses pembuatan dokumen, memastikan bahwa pengguna memiliki akses mudah ke template dan konten yang konsisten. Dengan sistem yang berbasis cloud, Templafy menawarkan penyimpanan dan berbagi dokumen yang aman, serta memungkinkan kolaborasi dan akses jarak jauh.
Selain mengumpulkan semua dokumen bisnis dan menyimpannya dalam satu perpustakaan, Templafy juga menyediakan kemampuan untuk membuat berbagai jenis dokumen bisnis menggunakan template khusus.
Platform ini juga memiliki kemampuan integrasi yang baik. Meskipun demikian, Templafy memiliki harga yang cukup tinggi khususnya bagi bisnis skala kecil hingga menengah. Fitur-fitur yang terdapat di dalamnya adalah:
- Document sharing
- Multi-user collaboration
- File template
10. Click Up
ClickUp adalah sebuah aplikasi manajemen proyek yang berbasis online yang menawarkan solusi all-in-one untuk tim dalam mengorganisasi, melacak, dan mengelola pekerjaan mereka. Aplikasi ini dilengkapi dengan berbagai fitur yang dapat disesuaikan, seperti kalender, timeline, tracking waktu, serta lebih dari seratus tool yang dapat digunakan untuk memudahkan workflow.
Selain unggul dalam kelengkapan fitur, aplikasi ini juga memiliki kekurangan yaitu pengguna sering mengalami bug atau masalah sistem yang tidak terduga, sehingga dapat menghambat pekerjaan dan produktivitas. Beberapa fitur yang ditawarkan antara lain:
- Task Prioritization
- Creation & Assignment
- Document sharing
- Document management
Bagaimana Cara Memilih Document Management Software yang Tepat Untuk Perusahaan?
Memilih document management software (DMS) yang tepat untuk perusahaan memerlukan beberapa langkah strategis dan perhatian terhadap kebutuhan spesifik bisnis. Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu dalam proses seleksi:
- Tentukan Kebutuhan Khusus Manajemen Dokumen Anda: Identifikasi kebutuhan spesifik perusahaan Anda dalam mengelola dokumen, seperti jumlah dokumen yang harus disimpan, jenis dokumen yang digunakan, dan tingkat keamanan yang dibutuhkan. Hal ini akan membantu Anda dalam mencari fitur yang sesuai dan membandingkan opsi yang tersedia.
- Pilih Vendor yang Tepat: Pilih vendor yang memiliki reputasi yang baik dan pengalaman dalam menyediakan solusi DMS yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Pastikan Anda memeriksa review dan testimoni dari pelanggan lain yang telah menggunakan produk tersebut.
- Fitur yang Dibutuhkan: Pastikan Anda memeriksa fitur-fitur yang dibutuhkan seperti pencarian dokumen yang cepat, sistem kontrol versi, dan integrasi dengan aplikasi lain yang digunakan dalam bisnis Anda.
- Pengembangan dan Dukungan: Pastikan Anda memeriksa apakah vendor tersebut memiliki tim pengembangan yang aktif dan dukungan teknis yang baik. Hal ini akan membantu Anda dalam mengatasi masalah yang mungkin timbul ketika menggunakan software.
- Biaya dan Skema Harga: Pastikan Anda memeriksa biaya dan skema harga yang diterapkan oleh vendor. Pilih opsi yang sesuai dengan anggaran Anda dan memastikan Anda tidak terlalu berbelit-belit dengan biaya tambahan.
Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda dapat memilih document management software yang tepat untuk perusahaan Anda dan meningkatkan efisiensi serta produktivitas bisnis Anda.
Kesimpulan
Document management software (DMS) adalah sebuah sistem yang dirancang untuk mengelola, menyimpan, mengakses, dan berbagi dokumen secara aman dan efisien. DMS sangat penting bagi bisnis karena memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan keamanan dalam pengelolaan dokumen.
Dalam memilih DMS yang tepat, perusahaan harus mempertimbangkan faktor-faktor seperti reputasi vendor, kemampuan integrasi dan kolaborasi, keamanan digital, dan kemampuan pencarian dokumen yang canggih. Pertimbangan untuk memilih file management system yang tepat, memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam pengelolaan dokumen.
Untuk produktivitas bisnis, EQUIP bisa menjadi solusi untuk manajemen file di perusahaan Anda. Melalui kelengkapan fiturnya seperti timeline management dan acces management, Anda dapat mengatur deadline dan prioritas tugas serta manajemen akses yang memudahkan tim dalam melakukan pekerjaan di perusahaan Anda. Software ini juga dilengkapi dengan fitur lainnya yang tentunya akan membantu Anda dalam pengelolaan dokumen di perusahaan Anda.
Untuk mengetahui lebih lanjut terkait penerapan aplikasi DMS dalam bisnis Anda beserta kelengkapan fiturnya, klik banner di bawah ini untuk mendapatkan demo gratisnya sekarang juga.
