Label Inventaris Barang: Definisi, Fungsi, dan Cara Membuatnya

Label yang terlihat jelas belum tentu membuat inventaris perusahaan terkendali. Masalah tetap dapat muncul ketika kode pada label tidak sesuai dengan data induk, lokasi barang belum diperbarui, atau satu nomor dipakai untuk lebih dari satu aset.

Karena itu, label inventaris barang sebaiknya tidak hanya berisi nama dan nomor aset. Label perlu menjadi penghubung antara barang fisik dengan catatan inventaris yang digunakan General Affair, admin aset, tim operasional, dan bagian pengadaan.

Artikel ini membahas format label, contoh yang sudah diisi, rekomendasi ukuran dan bahan, serta cara membuat label secara massal menggunakan Word dan Excel. Anda juga akan mempelajari alur Label-to-Record Control agar setiap label tetap terhubung dengan data aset yang benar.

Key Takeaways

Label inventaris menghubungkan barang fisik dengan satu record aset yang memiliki ID unik dan stabil.

Informasi pada label perlu dibatasi agar tetap terbaca, sedangkan detail lengkap disimpan dalam data induk.

Excel dapat digunakan sebagai sumber data dan Word sebagai tata letak untuk mencetak label secara massal melalui Mail Merge.

Setiap cetak ulang, perpindahan lokasi, dan penghentian aset perlu dicatat agar riwayat label tetap dapat ditelusuri.

Lihat Contoh Label Inventaris Barang Disini!

Hubungkan label, data inventaris, dan stock opname dengan Sistem Inventaris EQUIP

Coba Demo Gratis

Apa Itu Label Inventaris Barang?

Label inventaris barang adalah penanda fisik yang ditempelkan pada aset perusahaan untuk membantu proses identifikasi, pencarian data, pemeriksaan, dan pelacakan status barang. Informasi pada label biasanya mencakup ID aset, nama barang, lokasi, unit pemilik, serta kode yang dapat dipindai. Untuk memastikan ID tersebut unik dan konsisten, perusahaan dapat menggunakan contoh kode inventaris barang yang sesuai dengan kategori aset.

Label inventaris berbeda dari daftar inventaris barang. Label menempel pada objek fisik, sedangkan daftar inventaris berisi kumpulan catatan aset dalam tabel atau sistem. Keduanya harus menggunakan identitas yang sama agar pemeriksaan tidak menghasilkan data ganda.

Label juga berbeda dari kode inventaris barang. Kode inventaris merupakan aturan penomoran atau identitas aset, sedangkan label adalah media yang menampilkan kode tersebut pada barang.

Fungsi dan Manfaat Label dalam Pengelolaan Inventaris

Label inventaris berperan sebagai penghubung antara aset fisik dengan data yang tersimpan dalam sistem inventaris. Keberadaan label memudahkan perusahaan mengenali setiap barang secara cepat, sekaligus memastikan informasi yang digunakan saat pemeriksaan, pemindahan, maupun audit tetap mengacu pada identitas aset yang benar.

Dalam praktiknya, fungsi label tidak hanya terbatas sebagai penanda fisik. Label juga mendukung berbagai aktivitas pengelolaan inventaris agar lebih akurat dan efisien, mulai dari proses identifikasi hingga pelacakan aset berbasis barcode dan pemantauan perubahan lokasi. Berikut beberapa fungsi dan manfaat utama label inventaris dalam operasional perusahaan.

• Membedakan satu aset dari aset lain yang bentuknya serupa.
• Mempercepat pencocokan barang dengan data inventaris.
• Mendukung pemeriksaan dan stock opname aset.
• Membantu pencatatan perpindahan lokasi atau unit pemilik.
• Menampilkan barcode atau QR code untuk proses pemindaian.
• Mengurangi risiko penggunaan nomor aset yang sama.

Fungsi tersebut baru berjalan jika label dan data induk diperbarui dalam alur yang sama. Label yang masih menampilkan lokasi lama, misalnya, dapat membuat pemeriksa menganggap aset hilang meskipun barang sebenarnya sudah dipindahkan.

Cara Menggunakan Label Inventaris Barang dalam Bisnis

Label inventaris tidak hanya ditempel pada aset sebagai penanda, tetapi juga digunakan dalam berbagai aktivitas operasional perusahaan. Penggunaan yang konsisten membantu memastikan setiap barang dapat dilacak, diverifikasi, dan dikelola berdasarkan data inventaris yang sama.

1. Menandai Aset Saat Pertama Kali Dicatat

Setelah aset didaftarkan ke dalam sistem atau daftar inventaris, tempelkan label yang memuat ID unik pada barang tersebut. Langkah ini memastikan setiap aset memiliki identitas yang dapat digunakan sepanjang siklus hidupnya tanpa bergantung pada nama barang atau lokasi penyimpanan.

2. Mempermudah Stock Opname

Saat melakukan stock opname, petugas dapat menggunakan sistem barcode gudang untuk mencocokkan label pada aset dengan data inventaris melalui ID, barcode, atau QR code. Cara ini membantu mempercepat proses pemeriksaan sekaligus mengurangi risiko kesalahan pencatatan maupun aset yang terlewat.

3. Melacak Perpindahan Lokasi Aset

Setiap perpindahan barang antar ruangan, cabang, atau divisi sebaiknya disertai pembaruan data inventaris. Dengan begitu, informasi pada label tetap mengarah ke record yang benar sehingga riwayat lokasi aset dapat ditelusuri ketika diperlukan.

4. Mendukung Proses Audit Inventaris

Label inventaris memudahkan auditor maupun tim internal memverifikasi keberadaan aset berdasarkan identitas yang tercatat. Proses audit menjadi lebih efisien karena setiap barang dapat dicocokkan langsung dengan data inventaris tanpa harus melakukan identifikasi secara manual.

5. Mengelola Perawatan dan Penggantian Aset

Label juga membantu perusahaan mengidentifikasi aset yang sedang diperbaiki, dijadwalkan untuk pemeliharaan, atau akan diganti. Selama identitas aset tetap digunakan secara konsisten, seluruh riwayat penggunaan dan perawatan dapat ditelusuri dengan lebih mudah.

Informasi yang Perlu Dicantumkan pada Label Inventaris

Jumlah informasi perlu disesuaikan dengan ukuran label dan kebutuhan pemeriksaan. Hindari memasukkan terlalu banyak teks karena dapat mengurangi keterbacaan. Informasi yang lebih rinci sebaiknya disimpan dalam data induk inventaris.


STATUS dan LABEL_STATUS tidak boleh dicampur. Sebuah aset dapat berstatus aktif, tetapi labelnya mungkin rusak atau perlu dicetak ulang.

Tips: atur kolom ASSET_ID dan CODE_VALUE sebagai tipe Text di Excel. Pengaturan ini membantu mempertahankan angka nol di depan dan mencegah Excel mengubah format kode.

Contoh Label Inventaris Barang yang Sudah Diisi

Contoh berikut menunjukkan data label untuk beberapa kategori aset. Seluruh nama dan kode bersifat fiktif, sehingga perusahaan tetap perlu menyesuaikannya dengan struktur lokasi, kategori, serta aturan penomoran internal.

Format AST-[LOKASI]-[KATEGORI]-[TAHUN]-[NOMOR] dapat digunakan sebagai titik awal. Jika perusahaan sering memindahkan aset, pertimbangkan agar identitas unik tidak bergantung pada lokasi supaya nomor tidak perlu berubah setiap kali barang berpindah.

Cara Membuat Label Inventaris Barang

Anda dapat membuat label inventaris barang menggunakan kombinasi Microsoft Word dan Excel melalui fitur Mail Merge. Sebelum memulai, susun contoh daftar inventaris sebagai sumber data yang memuat ID dan informasi setiap aset. Metode ini memungkinkan satu desain label digunakan untuk banyak data aset sekaligus sehingga proses pencetakan menjadi lebih cepat, konsisten, dan mengurangi risiko kesalahan pengetikan.

Sebelum mulai mencetak, pastikan data inventaris telah tersusun rapi dan setiap aset memiliki identitas yang unik. Berikut langkah-langkah membuat label inventaris barang menggunakan Word dan Excel.

1. Siapkan Database Inventaris di Excel

Buat satu baris untuk setiap aset dan satu kolom untuk setiap informasi. Hindari sel yang digabung, baris kosong di tengah data, dan nama kolom yang berubah-ubah.

Kolom minimum yang dapat digunakan meliputi:

ASSET_ID
ASSET_NAME
LOCATION
OWNER_UNIT
ACQUISITION_YEAR
STATUS
CODE_VALUE
PRINT_VERSION
LAST_VERIFIED_DATE
LABEL_STATUS

Simpan file setelah memastikan setiap ASSET_ID unik. Selesaikan perubahan data sebelum menghubungkan spreadsheet dengan dokumen Mail Merge agar sumber data yang digunakan tetap konsisten.

2. Atur Tata Letak Label di Word Desktop

Buka Word desktop, lalu gunakan menu Mailings dan pilih fitur Labels atau dokumen Mail Merge baru. Sesuaikan ukuran halaman, margin, jarak antarkolom, dan ukuran setiap label dengan lembar yang akan digunakan.

Lakukan pengaturan dan pengujian pada versi Word yang digunakan tim. Fitur barcode DisplayBarcode secara khusus didokumentasikan Microsoft untuk Word desktop di Windows.

3. Hubungkan Word dengan Database Excel

1. Pilih Mailings.
2. Pilih Select Recipients.
3. Pilih Use an Existing List.
4. Buka file Excel yang telah disiapkan.
5. Pilih sheet yang berisi data inventaris.
6. Pastikan baris pertama dikenali sebagai nama kolom.

4. Masukkan Kolom Mail Merge pada Desain Label

Susun hanya informasi yang perlu dibaca pada label. Contohnya:

«ASSET_NAME»
ID: «ASSET_ID»
Lokasi: «LOCATION»
Unit: «OWNER_UNIT»
Status: «STATUS»

Salin desain ke seluruh sel label. Tambahkan aturan Next Record pada label kedua dan seterusnya agar setiap sel mengambil baris Excel yang berbeda. Microsoft menjelaskan bahwa lembar label disusun sebagai tabel dan aturan tersebut digunakan untuk berpindah ke record berikutnya pada setiap sel.

5. Tambahkan Barcode jika Diperlukan

Merge field CODE_VALUE akan menampilkan teks biasa. Untuk menghasilkan barcode di Word, Anda dapat menggunakan field DisplayBarcode dengan nilai yang sesuai.

{ DISPLAYBARCODE "{ MERGEFIELD CODE_VALUE }" CODE128 \t }

Tanda kurung field perlu dibuat melalui kontrol field Word, bukan diketik sebagai karakter kurung biasa.

6. Lakukan Preview dan Cetak Uji

Gunakan Preview Results untuk memeriksa beberapa record, terutama kode panjang dan nama barang yang berpotensi terpotong. Cetak satu lembar uji pada kertas biasa sebelum memakai bahan label.

Tempelkan hasil cetak biasa di belakang lembar label dan arahkan ke cahaya untuk memeriksa kecocokan margin. Setelah posisinya tepat, cetak sampel pada bahan sebenarnya dan uji menggunakan perangkat pemindai yang akan dipakai tim.

Download Template Label Inventaris Barang Gratis

Gunakan template label inventaris dalam format Excel, Word, dan PDF untuk mempermudah pembuatan label aset yang rapi dan siap dicetak sesuai kebutuhan.

Download Excel

Download Word

Download PDF

Kesalahan Umum dalam Pembuatan Label Inventaris

Kesalahan dalam pembuatan label inventaris dapat menyebabkan data aset tidak akurat dan menyulitkan proses pemeriksaan. Dengan memahami kesalahan yang paling sering terjadi, perusahaan dapat menjaga label tetap sesuai dengan data inventaris dan menghindari masalah operasional.

• Menggunakan ID yang Sama untuk Beberapa Barang: ID ganda membuat hasil pemindaian dan stock opname tidak dapat menentukan barang yang benar. Lakukan pemeriksaan duplikasi sebelum mencetak dan tetapkan mekanisme pembuatan nomor yang terkontrol.
• Mencetak Nilai Kode yang Berbeda dari ID Record: Barcode dapat terlihat normal tetapi mengarah pada data yang salah. Selalu uji hasil scan dan cocokkan nilainya dengan ASSET_ID pada data induk.
• Membuat ID Baru ketika Label Rusak: Kerusakan label tidak mengubah identitas aset. Gunakan ID yang sama, naikkan versi pencetakan, dan catat alasan label diganti.
• Mencantumkan Terlalu Banyak Informasi: Teks yang terlalu kecil menyulitkan pemeriksaan. Tampilkan informasi utama pada label dan simpan detail lain dalam sistem inventaris.
• Menempelkan Label tanpa Memeriksa Permukaan: Permukaan berminyak, basah, kasar, atau melengkung dapat mengurangi daya rekat. Bersihkan permukaan dan lakukan pengujian sebelum memasang label secara massal.
• Tidak Memperbarui Label setelah Perpindahan Aset: Jika lokasi tercetak pada label, perpindahan aset harus diikuti pembaruan record dan penilaian kebutuhan cetak ulang. Jika perpindahan sering terjadi, simpan lokasi hanya di sistem agar label tidak cepat kedaluwarsa. Setiap ketidaksesuaian lokasi yang ditemukan juga perlu dicatat dalam contoh laporan stock opname agar tindak lanjutnya dapat ditelusuri.

Cara Memaksimalkan Label Inventaris Barang

Label inventaris akan memberikan manfaat maksimal jika digunakan bersama prosedur pengelolaan aset yang konsisten. Selain memilih format label yang tepat, perusahaan juga perlu memastikan setiap perubahan data tercatat sehingga informasi pada aset selalu sesuai dengan kondisi di lapangan.

• Gunakan ID aset yang konsisten: Berikan setiap aset ID unik yang tidak berubah meskipun berpindah lokasi, diperbaiki, atau dicetak ulang labelnya. Hal ini memudahkan pelacakan riwayat aset dan menjaga konsistensi data inventaris.
• Perbarui data inventaris secara rutin: Setiap perubahan lokasi, status, atau penanggung jawab aset perlu langsung dicatat agar informasi pada label tetap sesuai dengan kondisi sebenarnya.
• Manfaatkan barcode atau QR code: Tambahkan barcode atau QR code pada label untuk mempercepat identifikasi aset, mengurangi kesalahan pencatatan, serta mempermudah proses stock opname.
• Lakukan audit inventaris secara berkala: Periksa kondisi label secara rutin untuk memastikan label masih terbaca, terpasang dengan baik, dan tetap terhubung dengan data inventaris yang benar.
• Gunakan sistem inventaris untuk mengelola label: Ketika jumlah aset semakin banyak, pembaruan data secara manual menjadi lebih sulit dikendalikan.

Sistem Inventaris EQUIP dapat membantu menghubungkan label dengan database aset, mendukung pemindaian barcode atau QR code, mencatat perpindahan aset, menjalankan stock opname, serta menyajikan laporan inventaris secara terpusat sehingga data pada label selalu selaras dengan kondisi aset.

Kesimpulan

Label inventaris barang yang efektif harus mudah dibaca, menggunakan ID unik, sesuai dengan kondisi aset, dan tetap terhubung dengan data induk. Word dan Excel dapat digunakan untuk membuat label secara massal melalui Mail Merge, tetapi hasilnya tetap perlu melalui pemeriksaan data, cetak uji, dan uji pemindaian.

Gunakan ukuran dan bahan sebagai rekomendasi awal, lalu sesuaikan berdasarkan printer, lingkungan, dan permukaan aset. Ketika label rusak, aset berpindah lokasi, atau barang dihentikan, pertahankan riwayatnya agar identitas dan catatan aset tetap dapat ditelusuri.

FAQ Seputar Label Inventaris Barang