Aplikasi Akuntansi terintegrasi saat ini telah menjadi kebutuhan vital bagi setiap bisnis. Pemilik bisnis mulai menyadari bahwa mengelola finansial secara manual tidak membantu mereka mencapai efisiensi yang mereka harapkan. Manajemen keuangan yang semestinya mampu membantu perusahaan mengelola anggaran secara lebih efisien malah menjadi salah satu faktor penyebab kerugian. Oleh karena itu, Anda dapat menggunakan sistem manajemen keuangan yang dapat diandalkan untuk membantu mengelola bisnis Anda mencapai efektivitas dan efisiensi. Penggunaan software keuangan tentu menjadi hal wajib bagi setiap perusahaan khususnya bisnis UMKM. Hal itulah yang membuat bisnis UMKM dapat berkembang lebih pesat.
Jika saat ini Anda sedang berpikir untuk mengotomatiskan pengelolaan keuangan dalam bisnis Anda, ini adalah artikel yang tepat untuk Anda. Sebelum memutuskan untuk menggunakan aplikasi akuntansi keuangan yang bisa diandalkan, ada baiknya jika Anda memahami fungsinya terlebih dahulu.
Daftar Isi
Fungsi Aplikasi Akuntansi untuk Bisnis
Penerapan sistem akuntansi keuangan sudah banyak dalam semua jenis perusahaan. Fungsinya adalah mencatat transaksi keuangan yang berhubungan dengan bidang usaha tersebut. Tercatat software akuntansi tersebut bisa berguna dalam bisnis dagang dan distribusi, ritel, kontraktor, manufaktur, jasa, dan non-profit. Selama ini masih ada yang menganggap software ini hanya bermanfaat untuk bisnis-bisnis tertentu saja padahal kenyataannya tidak demikian, karena pengaplikasiannya bisa untuk berbagai macam bisnis.
Baca juga: Akuntansi adalah Hal yang Penting untuk Perkembangan Bisnis
Kelebihan Menggunakan Aplikasi Akuntansi
Entri data menjadi sederhana
Aplikasi akuntansi keuangan memungkinkan pemilik bisnis untuk mengontrol keuangan mereka secara otomatis, meskipun mereka mungkin bukan ahli dalam akuntansi. Tapi dengan sedikit pelatihan, pemilik atau karyawan yang bertugas dapat mengelola semua operasi akuntansi menggunakan komputer atau perangkat seluler mereka tanpa harus membayar pihak eksternal untuk mengontrol anggaran mereka. Aplikasi akuntansi UMKM juga mengurangi kesalahan manusia yang biasanya terjadi pada saat penghitungan dan pemasukan data. Ketidakakuratan dalam laporan keuangan dapat menyebabkan krisis yang berdampak pada masa hidup bisnis Anda, dan perangkat lunak akuntansi dapat mencegah masalah ini terjadi.
Mempercepat proses pencatatan
Keuntungan yang paling penting dari penggunaan aplikasi akuntansi adalah Anda bisa menghemat banyak waktu dan tenaga daripada menggunakan pembukuan manual. Dengan aplikasi yang terkomputerisasi, pencatatan dokumen bisnis pada bagian front-end office dan rekaman transaksi kepada backend office bisa dilakukan secara bersamaan. Misalnya, Anda bisa membuat faktur pelanggan, menyiapkan setoran bank dan mencatat cek dalam program akuntansi, tanpa harus melakukannya secara konvensional.
Cara Menerapkan Aplikasi Akuntansi
Sebelum memutuskan untuk menggunakan aplikasi akuntansi pada perusahaan Anda, pertama-tama Anda harus terlebih dahulu mengetahui aktivitas dan kebutuhan usaha secara mendalam. Hal ini bertujuan agar Anda dapat memutuskan software yang benar-benar sesuai. Selain itu, pertimbangkan juga berbagai benefit yang sistem tersebut tawarkan, seperti:
- Dapat menyajikan laporan dengan cepat dan akurat
- Menyediakan informasi piutang yang tidak tertagih
- Adanya fitur pengelolaan inventory
- Dapat mengetahui produk best seller
- Dapat mencetak faktur penjualan, pajak
- Keamanan data yang terjamin
Baca juga: Mengenal Software ERP untuk UMKM dan Tips Memilihnya
Nah, setelah mengetahui berbagai manfaat tersebut, lalu bagaimana sebuah perusahaan dapat menerapkan accounting software dalam aktivitasnya?
Hal – Hal Yang Harus Dipersiapkan
Bagi perusahaan yang sebelumnya menerapkan sistem pencatatan keuangan manual dan kemudian beralih ke aplikasi akuntansi yang otomatis akan membutuhkan berbagai penyesuaian dan persiapan. Tentunya bukan pekerjaan yang mudah, karena membutuhkan persiapan yang matang. Proses peralihan tersebut membutuhkan waktu yang tidak sebentar, selain kesiapan perangkat dan personel yang menjalankannya, juga harus mempersiapkan data-data keuangan yang akan terolah untuk menghasilkan laporan keuangan yang akurat.
Berikut adalah beberapa langkah yang harus perusahaan lakukan saat persiapan menggunakan aplikasi akuntansi :
- Mengumpulkan bukti transaksi seperti nota, faktur untuk diinput dalam software.
- Menentukan nomor perkiraan akun yang akan perusahaan gunakan dalam transaksi harian .
- Menentukan perkiraan akun buku besar seperti akun kas, persediaan, peralatan, penjualan, sewa, dan lainnya.
- Menginput saldo awal dari saldo akhir bulan sebelumnya yang Anda gunakan sebagai acuan dalam transaksi bulan sekarang. Jika Anda memulainya di awal tahun, maka hanya menggunakan saldo akhir tahun sebelumnya di neraca. Apabila perusahaan yang Anda kelola baru berdiri, maka tidak ada saldo awal baru.
Setelah tahapan-tahapan tersebut berjalan, maka Anda dapat segera menginput transaksi bulanan dan yang berjalan. Satu hal lagi yang penting untuk diingat adalah membuat pengaturan akun yang benar akan mencegah Anda dari kekacauan hasil laporan keuangan. Selain itu, kesiapan dalam hal perangkat dan kemampuan personel juga harus diperhatikan.
Baca juga: Software Akuntansi Terbaik di Indonesia
Kesimpulan
Aplikasi akuntansi keuangan adalah perangkat lunak yang memudahkan pemilik bisnis dalam mengelola berbagai proses yang berkaitan dengan keuangan, menyelesaikan tugas-tugas finansial dengan benar dan cepat. Sistem ini tidak menggantikan peran manajer akuntansi dalam mengelola keuangan organisasi, tetapi justru memudahkan pekerjaan mereka sehingga mereka dapat bekerja dengan lebih produktif. Penggunaan software accounting tentu menjadi hal wajib dan menjadi hal penting bagi setiap bisnis UMKM karena dapat mengotomatiskan perhitungan keuangan secara optimal.
Tanpa bantuan aplikasi akuntansi, pemilik bisnis atau manajer akuntansi bisa menghabiskan terlalu banyak waktu dalam membuat laporan keuangan, membuat berbagai dokumen, atau merekonsiliasi akun dan laporan bank. Perangkat lunak ini dapat membantu mereka mendapatkan visibilitas lengkap mengenai kondisi keuangan mereka, sehingga dapat membuat keputusan dengan lebih bijaksana.
