Dispatching adalah: Ketahui Fungsi dan Prosedurnya dalam Proses Produksi

Proses produksi bertujuan untuk menetapkan fungsi perencanaan produksi, yang berkaitan dengan hal-hal untuk memulai pekerjaan. Dengan kata lain, penugasan berarti memulai perencanaan produksi dengan tanggung jawab dalam memberikan otoritas untuk memulai kegiatan produksi.

Penugasan salah satunya juga dapat mempermudah proses pencatatan seluruh transaksi, serta membantu proses pengelolaan akuntansi bisnis menjadi lebih baik dan lebih cepat. Selain itu, proses ini juga bertujuan untuk melaksanakan proses produksi sesuai dengan aturan dan memastikan bahwa setiap proses sudah sesuai dengan kebutuhan yang telah ada dalam rencana sebelumnya.

Pengertian Dispatching adalah

Dispatching adalah pelaksanaan langkah ketiga dalam proses produksi, yang terdiri dari penyampaian perintah, instruksi, pesanan, dan hal lainnya untuk memulai suatu pekerjaan. Hal ini adalah tahap tindakan atau implementasi, yang muncul setelah routing dan scheduling di dalam tahapan proses produksi. Proses ini meliputi berbagai hal untuk keperluan produksi, seperti bahan baku, alat dan perlengkapan, petugas yang akan mengerjakan, alur dan waktu pelaksanaan produksi, dan lainnya.

Selanjutnya, apabila semua pekerjaan telah mulai masuk ke dalam pemasangan operasi, maka petugas pemeriksaan produksi bertanggung jawab untuk menyampaikan kepada petugas operasi mengenai hal-hal seperti; pekerjaan yang harus terlaksana, rencana waktu penyelesaian, dan laporan penilaian perkembangan dari pekerjaan tersebut. Hal-hal inilah yang nantinya akan menciptakan hubungan langsung antara proses produksi dan penjualan.

Fungsi penugasan dalam proses produksi, antara lain:

• Mengawasi ketersediaan material yang masuk dan memastikan perputaran material dari satu proses ke proses lainnya.
• Memastikan ketersediaan semua peralatan pendukung produksi dan pengawasan.
• Mengetahui gambaran umum, spesifikasi dan daftar material yang menjadi dasar utama.
• Menentukan pekerjaan yang sesuai dengan mesin, tempat kerja dan tenaga kerja.
• Mengeluarkan perintah kerja yang memungkinkan untuk melakukan kegiatan sesuai dengan tanggal dan waktu yang telah tersusun sebelumnya.
• Menerbitkan time tickets, kartu instruksi dan barang-barang lain yang penting bagi para pekerja yang akan melakukan berbagai kegiatan.
• Mengeluarkan perintah pemeriksaan setelah setiap kegiatan selesai, untuk mengetahui hasil mengenai kualitas produk.
• Memastikan bahwa setiap pekerjaan untuk terus dapat lanjut ke departemen berikutnya.
• Mencatat waktu mulai dan selesainya pekerjaan pada time tickets, untuk mengetahui perhitungan jarak waktu.

Tahapan yang dilakukan dalam sistem Dispatching

• Store Issue Order: Memberikan otorisasi kepada toko atau departemen untuk mengirimkan kebutuhan material.
• Tool Order: Otorisasi toko alat untuk melepaskan alat yang menjadi kebutuhan.
• Perintah Kerja: Menginstruksikan pekerja untuk melanjutkan operasi.
• Time Ticket: Mencatat waktu awal dan akhir operasi dan menjadi dasar pembayaran pekerja.
• Inspection Order: Menyampaikan inspektur untuk melakukan pemeriksaan dan memberikan laporan mengenai kualitas komponen.
• Move Order: Memberikan persetujuan untuk perpindahan material dan komponen dari satu fasilitas ke fasilitas yang lain untuk pelaksanaan operasi lebih lanjut.

Sistem dispatching terbagi menjadi dua jenis, yaitu:

Sistem terpusat

Dalam sistem ini, departemen pengiriman pusat memesan langsung ke workstation. Melalui cara ini, setiap catatan dapat terjaga informasinya lengkap dengan karakteristik dan kapasitas setiap peralatan dan pekerja terhadap setiap mesin. Terdapat beberapa keuntungan dalam sistem ini, antara lain:

• Memungkinkan koordinasi yang efektif antara fasilitas yang berbeda
• Memiliki fleksibilitas yang lebih besar
• Dapat dengan mudah menilai kemajuan pesanan kapan saja karena semua informasi tersedia di tempat terpusat
• Terdapat pemanfaatan tenaga kerja dan mesin yang efektif dan lebih baik.

Sistem terdesentralisasi

Dalam sistem ini, pesanan manufaktur sepenuhnya menjadi tugas inspektur atau pengawas, yang kemudian harus menentukan urutan relatif di mana pihak tersebut akan mengambil pesanan ini dalam departemen. Selain itu, sudah menjadi tugas para pihak yang bersangkutan untuk mengirimkan pesanan ini  dan memastikan bahwa bahan yang perlu tersedia di setiap mesin dan operator. Sistem ini memiliki beberapa keuntungan, antara lain:

• Meminimalkan sebagian besar alur birokrasi
• Terhindar dari laporan yang rumit dan duplikasi postingan
• Berkurangnya kesenjangan dalam berkomunikasi
• Mudahnya dalam memecahkan masalah sehari-hari

Kesimpulan

Dengan demikian, kita dapat mengetahui bahwa tahap penugasan adalah bagian yang penting untuk menjadi perhatian para pelaku bisnis dalam melakukan proses perencanaan produksi. Hal ini bertujuan untuk menghindari kerugian dalam perusahaan, yang dapat terjadi akibat penumpukan stok produk, dan juga produk yang telah perusahaan produksi tidak dapat terjual dengan baik. Hal tersebut tentu saja bukanlah sesuatu yang perusahaan inginkan terjadi.

Oleh karena itu, penting untuk mempertimbangan segala sesuatu dengan matang agar seluruh proses produksi dapat terlaksana dengan baik. Dalam proses produksi juga memerlukan pencatatan akuntansi yang baik supaya tidak mengerluarkan biaya berlebihan. Proses pencatatan akuntansi akan lebih mudah dapat menggunakan software akuntansi Equip ERP. Dengan software ini, segala kegiatan yang berkaitan dengan proses akuntansi perusahaan Anda dapat terpantau secara real-time dan terpusat. Coba demo gratisnya di sini.