Mengenal Peran, Fungsi, dan Cara Memilih Vendor Terbaik

Istilah vendor tentunya tidak terdengar asing dalam dunia bisnis. Vendor merupakan pihak lembaga atau perorangan yang menjual bahan baku kepada pihak lain yang tujuannya untuk memenuhi kebutuhan bisnis. Gunakan sistem procurement terbaik yang dapat memberikan kemudahan dalam mengelola pengadaan barang serta peningkatan kegiatan pembelian dalam perusahaan. Penggunaan sistem pembelian terintegrasi ini meningkatkan efisiensi bisnis Anda. 

Vendor memiliki peran penting yang mencakup hal pasar dan keuntungan dalam kelangsungan bisnis perusahaan. Saat ini perusahaan sangat memperhatikan elemen tersebut agar maju dan berkembang dengan lebih baik. Untuk memajukan elemen tersebut, banyak perusahaan memilih untuk menggunakan sistem procurement yang tepat untuk memastikan semua dapat berjalan dengan efisien. Untuk mengenal dan memahami vendor, simak artikel berikut ini!

Daftar Isi

• Pengertian
• Fungsi
• Tugas dan Tanggung Jawab
• Jenis-jenis
• Cara kerja
• Cara Memilih Vendor yang Tepat
• Kesimpulan

Pengertian Vendor

Vendor merupakan pihak lembaga atau perorangan yang memiliki peran untuk menyediakan atau menjual suatu bahan baku atau bahan mentah. Vendor menjual bahan baku atau bahan mentah yang nantinya akan perusahaan jual kembali dengan tujuannya untuk meningkatkan performa perusahaan juga memenuhi kebutuhan serta permintaan pasar. Saat ini, banyak perusahaan telah memanfaatkan penggunaan dari sistem procurement terintegrasi dari EQUIP untuk mempermudah proses pengadaannya.

Selain itu, juga seringkali berkaitan dengan perusahaan atau perorangan yang melakukan kegiatan dalam penjualan bahan baku, produk, atau jasa kepada perusahaan lain. Selain itu, juga menyuplai barang atau produk setengah jadi. Beberapa diantaranya juga menyediakan jasa yang dapat dipesan sesuai kebutuhan. 

Baca juga: Bagaimana Cara Menjalankan Toko Bangunan?

Fungsi Vendor

Vendor memiliki fungsi untuk memastikan ketersediaan atas bahan baku, barang, atau jasa yang nantinya akan diproduksi oleh perusahaan terkait. Sebuah perusahaan pasti membutuhkan produk atau bahan baku dari pihak vendor saat mereka tidak dapat menyediakan produk atau bahan baku sendiri. Hadirnya mempengaruhi proses lancarnya kegiatan operasional perusahaan. 

Maka dari itu, perusahaan perlu memperhatikan serta mengontrol kualitas kerja vendornya. Karena jika terjadi masalah seperti kualitas, bahan baku, masalah pengiriman yang buruk akan berpengaruh negatif pada perusahaan lain. Perusahaan perlu menggunakan sistem procurement yang tepat untuk menghemat, meningkatkan profitabilitas, dan melancarkan kegiatan produksi perusahaan. 

Baca juga: 3 Aplikasi Toko Terbaik dan Manfaatnya untuk Bisnis Anda

Tugas dan Tanggung Jawab Vendor

Sama halnya dengan perusahaan lain, vendor juga memiliki tugas dan tanggung jawab yang perlu mereka lakukan karena berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan. Tugasnya yaitu memastikan segala kebutuhan barang atau jasa sesuai dengan kesepakatan antara perusahaan. Berikut beberapa poin tugas dan tanggung jawabnya: 

• Memenuhi permintaan dari perusahaan melalui kesepakatan antara dua belah pihak.
• Memberikan pelayanan terbaik serta menjaga kualitas barang, bahan baku, atau jasa.
• Memastikan jadwal pengiriman sesuai dengan waktu yang telah ditentukan dan tepat waktu.
• Menyediakan jaminan jika sewaktu-waktu terjadi hal di luar dugaan. 

Baca juga: Apa Itu ERP serta Manfaatnya Untuk Bisnis

Jenis-jenis Vendor

Vendor menjadi suatu hal penting yang harus hadir pada perusahaan. Karena merupakan sebuah mata rantai yang penting dalam pasar, keuntungan dan kelangsungan suatu bisnis. Berikut beberapa jennya yang perlu Anda ketahui: 

Berdasarkan produk yang dijual

Vendor dapat Anda bedakan berdasarkan jenis produk yang akan perusahaan jual berupa barang atau jasa. Anda dapat menemukan vendor yang menjual barang yang berupa bahan baku mentah, bahan baku setengah jadi, maupun bahan pendukung. Berikut jenisnya berdasarkan produknya: 

• Penyedia barang

Jenis ini merupakan suatu pihak lembaga atau perorangan yang menjual produk dalam bentuk barang kepada perusahaan lain. Contohnya, pabrik membutuhkan mesin yang menjadi salah satu bahan utamanya untuk melakukan kegiatan perusahaan, maka vendor lah yang menyediakan bahan tersebut. 

• Penyedia jasa

Jenis ini merupakan suatu pihak lembaga atau perorangan yang menjual jasanya  kepada perusahaan lain. Contohnya, perusahaan yang membutuhkan jasa untuk mengantarkan produk kepada pembeli atau pelanggan. Maka perusahaan perlu mencari vendor yang menjual jasa untuk mengirim barang kepada pelanggannya. 

Baca juga: Retail Software: Pengertian, Fungsi dan Manfaat, Keuntungan, dan 5 Rekomendasi

Berdasarkan target pasarnya

Target pasar merupakan target konsumen yang menjadi sasaran perusahaan untuk membeli produknya. Vendor juga dapat Anda tentukan berdasarkan target pasarnya. Berikut beberapa jenisnya berdasarkan target pasar:

• B2B

B2B memproduksi barang atau jasa yang tujuannya untuk dijual atau disewakan ke perusahaan lain. Berbeda dengan penjualan ke konsumen (kalangan masyarakat), jenis ini menjual ke antar perusahaan. Sebagai contoh, perusahaan Panasonic menjual baterai ke produsen microchip. Adapun juga Intel atau Advanced Micro Devices yang menjual komponen ke produsen komputer. 

• B2C

Jenis ini merupakan jenis yang melakukan penjualan barang atau jasa secara langsung kepada konsumen. Model bisnis ini menawarkan produk atau jasa secara langsung tanpa perantara kepada konsumen. Penjualan ini dapat Anda lakukan secara online maupun offline store seperti melalui situs website, atau yang sedang populer saat ini melalui e-commerce seperti Shopee atau Tokopedia. 

• B2G

Berbeda dengan jenis sebelumnya, jenis B2G menjual suatu produk ke pihak pemerintah. Beberapa dari mereka menjual berbagai jenis peralatan yang tentunya melalui kontrak dengan pemerintah, bahkan bagian lainnya menjadi konsultan pemerintah.

Baca juga: Mengenal Procurement Management dan Fungsinya bagi Perusahaan

Cara Kerja Vendor

Semua perusahaan mengakui betapa pentingnya keberadaan vendor, karena berperan penting dalam kelangsungan berjalannya perusahaan. Keterlibatannya sangat diperlukan dalam organisasi pada perusahaan. Maka, sangat penting bagi perusahaan untuk memperhatikan kualitas dari vendornya. Maka dari itu, Anda dapat memanfaatkan penggunaan sistem procurement terintegrasi.

Selain dapat memudahkan perusahaan untuk mengelola vendor, fitur dalam sistem ini juga dapat memudahkan Anda dalam membuat laporan lengkap kinerja dengan fitur vendor evaluation system dari EQUIP. Selain itu, perusahaan memerlukan komunikasi dan kesepakatan yang baik agar bisnis berjalan dengan lancar dan menghindari terjadinya konflik antar perusahaan. Mitra juga perlu berhati-hati dalam menentukan vendornya, agar dapat berkomunikasi terkait bahan baku atau jasa berkualitas. 

Baca juga: Product Life Cycle untuk Memaksimalkan Bisnis Anda

Cara Memilih Vendor yang Tepat

Kualitas vendor menjadi salah satu hal utama yang penting untuk Anda perhatikan, karena fungsinya yang menjual barang atau jasa ke perusahaan lain. Selain itu, mereka juga memastikan ketersediaan barang atau jasa yang nantinya akan diproduksi oleh perusahaan lain. Memilih vendor yang tepat bukan hal yang mudah, Anda perlu memilihnya dengan tepat dan berkualitas untuk membeli barang atau jasa yang nantinya akan diproduksi atau dipakai pada perusahaan Anda. Berikut ini beberapa cara memilih vendor yang tepat:

1. Cek variasi dan kriteria produk

Vendor menyediakan barang atau jasa yang nantinya akan perusahaan beli sehingga membutuhkan barang atau jasa tersebut. Saat mereka dapat menyediakan produk yang bervariasi, maka ini menjadi sebuah nilai plus bagi mereka. Maka, Anda juga tidak perlu untuk mencari vendor lain, karena vendor sebelumnya telah menyediakan segala barang yang Anda butuhkan. 

2. Eksplorasi berbagai pilihan 

Saat mencari vendor yang sesuai dengan kebutuhan, Anda perlu mengunjungi direktori untuk mengetahui jenis barang atau jasa yang dibutuhkan. Anda memerlukan waktu untuk mengevaluasi vendor berdasarkan kriteria. Kriteria tersebut seperti, jenis bisnisnya atau bergantung pada model bisnis, reputasi, serta keamanan yang biasanya menawarkan perlindungan asuransi untuk melindungi bisnis Anda. 

3. Pilih harga yang sesuai standar

Pelayanan terbaik yang diberikan oleh perusahaan tentu menjadi keharusan. Perusahaan perlu memberikan pelayan yang maksimal untuk setiap pelanggannya. Salah satunya yaitu memberikan harga yang sesuai dengan standar. Jika Anda menemukan vendor yang menjual dengan harga murah atau bahkan lebih mahal, Anda perlu berhati-hati. Karena, Yang ditakutkan barang tersebut tidak berkualitas dan sesuai dengan apa yang Anda inginkan.

4. Kapasitas pelayanan 

Selanjutnya, yang perlu Anda perhatikan adalah memperhatikan kapasitas dari layanan dalam menentukan harga. Karena semakin tinggi pelayanan yang diberikan, maka harga dari bahan yang dikenakan akan cenderung tinggi. Hal ini juga berlaku sebaliknya. 

5. Rekomendasi dari pihak lain

Terakhir, rekomendasi dari pihak lain menjadi salah satu solusi terbaik. Karena dari rekomendasi tersebut, terdapat testimoni dari mereka yang pernah menggunakan vendor terkait. Maka dari itu, hal ini merupakan solusi yang dapat Anda pertimbangkan karena dapat sesuai dengan apa yang Anda butuhkan. 

Baca juga: Supply Chain Management adalah: Tujuan, Manfaat, dan Penerapannya

Kesimpulan 

Kualitas vendor menjadi salah satu bagian penting yang harus Anda perhatikan karena mereka akan memastikan ketersediaan atas barang atau jasa yang nantinya akan perusahaan produksi. Memilih vendor yang tepat bukan hal yang mudah, sehingga Anda perlu berhati hati agar mendapatkan yang berkualitas. 

Maka dari itu, Anda perlu menggunakan sistem procurement terintegrasi yang dapat meningkatkan seluruh kegiatan pembelian bisnis Anda dalam mengelola kinerja vendor mulai dari biaya procurement yang lebih efisien dan analisa stok yang komprehensif. Selain itu, Anda dapat menyederhanakan pengelolaan purchasing untuk multi cabang. Semuanya terintegrasi dalam satu sistem procurement dari EQUIP. Demo gratis EQUIP ERP sekarang untuk bantu bisnis Anda naik level!