Saat ini, sistem ERP sangat penting untuk mengelola ribuan bisnis dari semua ukuran dan semua industri, mulai dari perusahaan berskala besar (enterprise) hingga UMKM. Bagi perusahaan-perusahaan ini, ERP sangatlah penting untuk perkembangan bisnis. Lalu, apa pengertian ERP? Enterprise Resource Planning (ERP) adalah jenis perangkat lunak yang digunakan organisasi untuk mengelola kegiatan bisnis sehari-hari seperti akuntansi, pengadaan, manajemen proyek. Rangkaian Enterprise Resources Planning lengkap juga mencakup manajemen kinerja perusahaan, perangkat lunak yang membantu merencanakan, menganggarkan, memprediksi, dan melaporkan hasil keuangan organisasi. Jika Anda ingin mengetahui lebih lengkap terkait ERP simak pembahasanya berikut ini.
Daftar Isi
- Pengertian Enterprise Resource Planning
- Sejarah Perkembangan Praktik ERP dari Masa ke Masa
- Mengapa Perusahaan Perlu Menerapkan ERP?
- Fungsi ERP dalam Mengembangkan Bisnis dan Meningkatkan Daya Saing
- Fitur Sistem ERP yang Membantu Bisnis Anda Berkembang Pesat
- Rekomendasi 10 Sistem ERP Terbaik
- Software EQUIP ERP Untuk Membantu Pengelolaan Pengembangan Bisnis Retail
- Kesimpulan
Pengertian ERP
Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan perangkat lunak cloud yang dirancang untuk membangun database sistematis, memudahkan proses bisnis, dan mengefisienkan perencanaan sumber daya organisasi. ERP adalah otomatisasi dan integrasi sistem yang memungkinkan perusahaan menyederhanakan alur kerja dan menghapus cara manual yang tidak efisien.
Keunggulan ERP bukan hanya pada efisiensi proses dan penghematan biaya, tetapi juga penyediaan data tunggal real-time, serta perbaikan layanan konsumen dan kepuasan pelanggan. Pada akhirnya, sistem informasi ini bertujuan untuk meningkatkan daya saing perusahaan.
Baca juga: Siap jadi UMKM Go Digital? Ini Langkah Mudah Memulainya
Sejarah Perkembangan Praktik ERP dari Masa ke Masa
Sistem yang kompleks tidak mungkin datang secara tiba-tiba. ERP yang paling pertama telah muncul sejak 1960-an, meskipun masih belum disebut sebagai ERP namun basis konsepnya hampir sama.
Di tahun 1960 ini, software ERP belum ada, namun konsepnya sudah muncul dan mulai digunakan untuk menangani masalah industri yang sederhana. Saat itu, software hanya digunakan untuk melakukan monitoring inventaris, informasi saldo perusahaan, sampai melaporkan status pekerjaan.
Meskipun sederhana, software tersebut sudah menggunakan sistem sentralisasi komputer. Yang artinya data tersimpan pada satu komputer sentral (Big Data) dan kemudian dapat mengakses data dari komputer lain, meskipun hanya pada jaringan lokal.
Satu dekade kemudian, tahun 1970 sistem yang baru tadi berkembang lebih lanjut dan disebut sebagai MRP atau Manufacturing Resource Planning. Sistem MRP diketahui telah berkembang menjadi lebih kompleks dibandingkan dengan apa yang ada di tahun 1960, sehingga bisa membantu masalah manufaktur yang lebih sulit.
Kemudian, pada tahun 1980 Software berkembang lebih lanjut lagi dan mengalami peningkatan versi menjadi MRP-II. Di versi yang inilah, software sudah mulai bisa menangani penjadwalan proses produksi manufaktur (yang diketahui adalah bagian yang paling vital dalam industri).
Gartner Group menyebut sistem ini sebagai Enterprise Resources Planning untuk pertama kalinya di tahun 1990. Sistem ERP yang dulunya hanya menangani gudang, sekarang sudah bisa diintegrasikan dengan masalah yang ada dalam kantor, seperti informasi sales dan prediksi finansial. Ini membuat informasi di dalam ERP menjadi semakin lengkap, dan tentunya semakin sulit untuk diproses. Beberapa fitur yang kita ketahui di ERP sekarang, sudah ada sejak ERP di era tahun 1990 ini.
Dengan masuknya pengaruh internet di era 2000-an, penggunaan ERP menjadi semakin luas dan melampaui batas jarak dan ruang. Sekarang sistem ini bisa digunakan oleh divisi manapun secara seamless tanpa perlu saling menunggu. Orang yang ada di gudang, bisa mengakses informasi produksi lewat aplikasi ini tanpa perlu kembali ke pabrik terlebih dahulu. Bahkan hingga saat ini, sistem ERP semakin diminati oleh berbagai bisnis karena mobilitasnya yang tinggi dan harganya yang lebih terjangkau mampu menarik perhatian enterprise, serta bisnis UKM.
Mengapa Perusahaan Perlu Menerapkan ERP?
Untuk melakukan perencanaan bisnis pada suatu perusahaan memang tidaklah mudah. Perlu adanya integrasi yang baik pada manajemen hingga akhirnya mampu menghasilkan perencanaan bisnis dan data yang akurat. Hal inilah yang akhirnya sekarang membuat software ERP mampu membantu bisnis Anda secara terintegrasi. Contoh, biasanya perusahaan melakukan audit besar-besaran secara manual dan dengan adanya software Enterprise Resources Planning, perusahaan tidak perlu lagi terlalu sering melakukan audit karena semua data sudah terintegrasi menjadi satu dan pastinya akurat.
Bahkan, dengan adanya software Enterprise Resources Planning berarti perusahaan Anda telah siap meninggalkan sistem akuntansi yang selama ini sangat rumit. Presentasi keberhasilan atau keuntungan pada bisnis dapat terkalkulasi secara otomatis. Sistem otomatisasi pada ini akan memberi efek positif bagi setiap proses, kecepatan, dan peningkatan profit perusahaan. Hal inilah yang menjadikan ERP sebagai salah satu instrumen wajib bagi perusahaan Anda.
Baca juga: Rekomendasi Software Terbaik untuk Bisnis Minimarket Anda
Fungsi ERP dalam Mengembangkan Bisnis dan Meningkatkan Daya Saing
Tujuannya sangat jelas, dengan mengandalkan Enterprise Resources Planning sebagai alat manajemen Anda, maka Anda tidak perlu membuang banyak tenaga, waktu, dan biaya untuk mempercayakan tugas tersebut ke karyawan Anda. Dengan memanfaatkan teknologi baru yang maju dengan cepat dan dengan mudah meningkatkan perkembangan bisnis anda. ERP ini menyediakan sistem gratis yang memberikan kemampuan dan nilai bisnis langsung tanpa perubahan mendasar dalam operasi Anda. Anda hanya perlu memantau semuanya dari komputer ruang kerja Anda dan selanjutnya mendapatkan laporan dari ERP. Dengan begitu, tentu saja ERP memiliki fungsi dan bermanfaat untuk perkembangan bisnis Anda, seperti:
1. Integrasi data bisnis
Jika perusahaan Anda terus tumbuh, jelas akan semakin banyak aspek yang harus Anda perhatikan. Setiap aspek tersebut tentu saja menghasilkan data yang sangat berguna bagi kemajuan bisnis anda kedepannya. Maka, dengan software ERP, anda dapat dengan mudah mengintegrasikan data-data pada setiap sektor bisnis perusahaan anda. Anda juga tidak perlu lagi melakukan pencatatan secara manual karena semuanya sudah dikerjakan secara otomatis.
2. Data sebagai modal
Anda mungkin pernah merasa gagal dalam mengambil langkah bisnis karena kurangnya informasi terkait pasar, apa yang pelanggan butuhkan, atau kondisi perusahaan anda sendiri. Dengan menggunakan Enterprise Resources Planning, anda tidak perlu lagi salah dalam mengambil keputusan. Software ERP akan menyajikan data yang konkret terkait kondisi bisnis dan pasar sehingga hal tersebut dapat menjadi acuan dalam mengambil keputusan dengan tepat.
Fitur Sistem ERP yang Membantu Bisnis Anda Berkembang Pesat
Berikut ini adalah daftar fitur ERP terpenting yang paling umum terdapat dalam sistem perangkat lunak ERP:
1. Integrasi
Fitur integrasi dalam Enterprise Resources Planning ini adalah bagian utama yang membuat solusi berbeda dari jenis perangkat lunak lainnya. Meskipun banyak fitur yang terbilang menarik, kemampuannya untuk berintegrasi dengan sistem lain, adalah hal utama dan penting daripada rangkaian aplikasi yang berfungsi untuk bekerja secara bersamaan.
Integrasi memastikan berbagai kemampuan yang ditawarkan oleh sistem ERP bekerja sama secara harmonis. ERP menyediakan platform yang terintegrasi sepenuhnya dan Anda dapat menganalisis, memantau, dan melakukan sebagian besar tugas yang digerakkan oleh data. Melalui database tunggal, sistem akan mengumpulkan, menyimpan, dan menganalisis data di semua departemen.
Analisis data memberikan wawasan tentang tren bisnis dan dapat menawarkan prediksi berdasarkan praktik masa lalu. Ini meningkatkan efisiensi pada skala organisasi, memastikan kelancaran operasi dan meningkatkan produktivitas.
Baca juga: SaaS adalah Sebagai Pelayan dan Pendukung Perkembangan Bisnis
2. Otomasi
Kemampuan ERP ini mengotomatiskan tugas-tugas umum yang membosankan termasuk entri pesanan, penggajian, akuntansi, pembuatan faktur, pelaporan, dan lainnya. staff HR Anda akan terbantu oleh otomasi untuk proses ini, memungkinkan mereka untuk fokus pada tugas yang lebih penting. Mengoptimalkan waktu karyawan Anda memastikan hari kerja yang lebih efektif.
Mengotomatiskan proses Anda juga dapat mengurangi kesalahan manusia. Ketika karyawan Anda menghabiskan sebagian besar waktunya untuk mengulangi tugas yang sama berulang kali, mereka pasti akan membuat beberapa kesalahan. Otomatisasi memungkinkan data terkirim dari satu bagian sistem ke bagian lain, tanpa ada kemungkinan kesalahan
3. Analisis Data
Karena ERP sudah mengumpulkan dan memproses data dari semua fungsi bisnis Anda, ERP juga bermanfaat untuk menganalisis data. Sederhananya, fungsi ini menemukan tren dan pola dalam proses Anda. Hal ini memungkinkan pengguna untuk merefleksikan efektivitas tugas tertentu, selain memberikan perkiraan untuk keputusan bisnis di masa mendatang. ERP juga menganalisis data yang berkaitan dengan semua operasi bisnis, termasuk data klien, statistik produksi, data penjualan, dan banyak lagi.
Misalnya, ERP dapat membantu Anda memprediksi permintaan, membuat anggaran, dan menganalisis fungsi SDM Anda. Analisis data menawarkan akses mudah ke data bisnis penting dan memberi Anda alat yang Anda butuhkan untuk melacak produktivitas dan efisiensi organisasi.
4. Pelacakan dan Visibilitas
Salah satu aspek terbesar dari solusi Enterprise Resources Planning adalah kemampuannya untuk memberikan visibilitas yang komprehensif. Contoh paling jelas dari ini adalah visibilitas rantai pasokan. Banyak sistem ERP saat ini memiliki teknologi untuk melacak produk jadi serta bahan mentah dari pembuatan hingga pengiriman.
Sebagian besar hal ini mungkin tersedia dalam sistem ERP integrasi tingkat tinggi. Karena semua aplikasi Anda dapat mengirim dan menerima informasi, materi pelacakan adalah proses yang sederhana. Tingkat visibilitas ini memungkinkan pengguna untuk memahami dan memperkirakan masalah seperti penundaan dan pemadaman stok.
Fitur pelacakan dalam sistem Enterprise Resources Planning biasanya berfungsi untuk melacak penjualan, melacak produktivitas staf dalam modul SDM dan melacak statistik produksi pada alat analisis manufaktur. Selain melacak objek berwujud, ERP memungkinkan pengguna untuk melacak informasi. Ini termasuk penjualan, statistik produksi, produktivitas staf, dan lainnya. Sistem ini menyediakan banyak alat untuk melacak kumpulan informasi yang berbeda.
5. Pelaporan
Anda dapat menganggap kemampuan pelaporan ERP sebagai alat yang berfungsi untuk menyampaikan analisis kepada pengguna akhir. Alat-alat ini sering kali mencakup dasbor yang dapat disesuaikan, bagan Gantt, bagan pai, grafik batang, dan representasi visual lainnya.
Banyak sistem yang memungkinkan pengguna untuk membatasi akses ke laporan, melindungi informasi perusahaan yang berharga. Enterprise Resources Planning menyediakan laporan rinci yang tepat, dan relevan. Selain itu, memungkinkan penelusuran lengkap, memastikan setiap kesalahan, dan melacak, memperbaiki, dan mencegah proses yang membuat pertanyaan. Dengan demikian, kemampuan pelaporan Enterprise Resources Planning membantu Anda menargetkan kelemahan bisnis Anda, memastikan kinerja yang lebih kuat dari waktu ke waktu.
6. Manajemen Hubungan Pelanggan
Perangkat lunak manajemen hubungan pelanggan (CRM) bermanfaat karena beberapa alasan. CRM dalam ERP memusatkan informasi pelanggan, memungkinkan akses cepat saat bekerja dengan bagian lain dari sistem. Misalnya, CRM terintegrasi memungkinkan pengguna untuk mengakses informasi penagihan dan alamat pelanggan saat memproses pengiriman.
Selain manajemen kontak, alat CRM juga menangani otomasi pemasaran, aktivitas jalur penjualan, dan manajemen prospek. Dengan Enterprise Resources Planning, Anda dapat merancang dan menerapkan solusi layanan pelanggan yang komprehensif. Anda dapat dengan mudah membuat kampanye, melacak pelanggan dan mengukur kepuasan pelanggan. Kapabilitas manajemen layanan pelanggan ememudahkan untuk meningkatkan retensi pelanggan jangka panjang.
Baca juga: Aplikasi dan Software CRM Terbaik di Indonesia
7. Akuntansi
Manajemen keuangan adalah salah satu fungsi terpenting dalam bisnis apa pun. Dengan demikian, Enterprise Resources Planning yang baik adalah yang memiliki alat akuntansi yang kuat. Software akuntansi ini dapat membantu mengelola proses seperti hutang, piutang, manajemen aset tetap, manajemen risiko dan manajemen pajak. Ada banyak sistem yang tersedia yang juga dapat mengelola berbagai mata uang dan peraturan pajak jika Anda secara teratur melakukan bisnis di luar negara Anda.
Software ERP yang baik juga memungkinkan Anda mengotomatiskan banyak fungsi akuntansi termasuk pemrosesan pembayaran, analisis penjualan, manajemen biaya, dan lainnya. Ini meningkatkan keakuratan dan waktu pemrosesan, mengurangi beban pada staf Anda dan jam kerja mereka.
Rekomendasi 10 Sistem ERP Terbaik
Setelah sedikit paham mengenai Enterprise Resources Planning dan fungsinya, mungkin Anda memikirkan tentang sistem yang tepat untuk bisnis Anda, untuk itu berikut rekomendasi sistem ERP terbaik:
1. EQUIP
Software aplikasi ERP terbaik pertama adalah EQUIP yang merupakan salah satu produk HashMicro, penyedia solusi ERP terkemuka di Singapura. Software ini telah dilengkapi dengan fitur pengelolaan tim sales, manajemen sales pipeline, revenue forecast, hingga pembuatan laporan penjualan otomatis. Dengan adanya fitur-fitur tersebut, dapat memudahkan Anda untuk mengelola penjualan dan memantau kinerja tim sales secara sederhana. EQUIP menawarkan all in one features dengan harga terjangkau. Sehingga, cocok untuk UMKM baru ataupun yang sedang berkembang dan membutuhkan software dengan fitur lengkap.
2. Zoho
Platform ini mendorong pertumbuhan bisnis dengan cara membangun hubungan pelanggan dengan baik. Zoho menawarkan sejumlah efisiensi dalam kegiatan perusahaan yang berkaitan dengaN ERP tools, seperti membuat otomatisasi pekerjaan harian. Aplikasi CRM Zoho memiliki fitur, seperti: Omnichannel, Workflow Automation integrasi, dan Self-Service Database.
3. NetSuite ERP
Software ERP terbaik pertama yang dapat diandalkan dan banyak penggunanya adalah NetSuite ERP. NetSuite memiliki banyak fitur yang mana perusahaan dapat melakukan penyesuaian kebutuhan bisnisnya. Sehingga, NetSuite ERP menjadi software yang ideal bagi semua kalangan bisnis. NetSuite memiliki keunggulan dalam pencatatan keuangan termasuk dalam mengaudit pengeluaran.
4. Oracle
Oracle merupakan perusahaan teknologi komputer multinasional Amerika yang berkantor pusat di Austin, Texas. Salah satu produk Oracle yang berkaitan dengan aktivitas memantau sales adalah Siebel. CRM tools tersebut memberikan fitur transaksional, analitis, serta keterlibatan untuk mengelola semua kegiatan dalam melayani para pelanggan.
5. Workday
Workday adalah vendor perangkat lunak Amerika yang mengembangkan manajemen keuangan, manajemen pengeluaran dan manajemen modal manusia, serta perangkat lunak Cloud dengan nama yang sama. Awalnya workday hanya menargetkan ruang manajemen modal manusia (HCM) tetapi telah memperoleh dan mengembangkan lebih banyak fungsi, lalu mengubahnya menjadi seperangkat alat yang lebih luas.
6. Odoo ERP
Software ini merupakan sumber terbuka atau open source yang cukup komprehensif. Oddo menawarkan banyak rangkaian modul bisnis terintegrasi, Customer Relationship Management (CRM), e-commerce, akuntansi, penagihan, manajemen inventaris, manajemen proyek, manajemen gudang, keuangan manajemen, manufaktur dan pembelian.
7. Sage Intacct
Sage Intacct merupakan salah satu software yang menawarkan banyak modul yang alat keuangannya memiliki fitur AICPA untuk CPA. Software Sage lengkap dengan video tutorial dan panduan dalam setiap langkahnya sehingga memudahkan Anda menggunakan software ini. Sage juga memisahkan kontrol akses pengguna sehingga dapat terintegrasi dengan aplikasi lain yang lengkap dengan fitur seperti pembayaran online, CRM dan manajemen perjalanan.
8. BrightPearl
Brightpearl adalah software berbasis cloud untuk retail atau wholesale. Sistem ini bertujuan untuk mengotomatisasi back office untuk memungkinkan pengusaha menghabiskan waktu dan uang mereka untuk mengembangkan bisnis. Brightpearl dirancang untuk retail dan wholesale dan memungkinkan pedagang omnichannel untuk mengelola bisnis mereka dari satu sistem tunggal.
9. Deltex Vision
Deltek Vision adalah solusi berbasis proyek berbasis cloud untuk perusahaan layanan profesional yang tersedia untuk cloud atau penyebaran lokal. Ini menggabungkan akuntansi proyek, manajemen sumber daya, manajemen proyek, manajemen waktu / biaya dan pengembangan bisnis dalam satu produk.
10. Epicor
Epicor masuk ke pasar Asia sejak 1990 dan tumbuh dengan pesat di industri manufaktur Asia. Software Epicor, perusahaan layanan solusi software bisnis untuk perusahaan manufaktur, distribusi, ritel, dan jasa, supplier protein kolagen, menggunakan software generasi terbaru dari Epicor. Software membantu manajemen memberikan solusi bisnis secara terpadu untuk memenuhi kebutuhan proses manufakturing, finansial, dan pelaporan.
Baca Juga: Mengenal Software ERP Untuk UMKM dan Tips Memilihnya
Software EQUIP ERP Untuk Membantu Pengelolaan Pengembangan Bisnis Retail
Seringkali, sebagian besar sistem ERP tidak hadir dengan desain yang ramah pengguna, sulit untuk mengoperasikannya, dan hanya ahli yang dapat mengkonfigurasikannya. Berbeda dengan EQUIP, user pemula pun dapat dengan mudah mengoperasikannya. Salah satu modul dalam software ini adalah dapat mengelola berbagai aktivitas bisnis ritel seperti eCommerce, manajemen inventaris, pengelolaan pelanggan, dan aktivitas lainnya dengan Software ERP Retail.
Kesalahan dalam bisnis retail biasanya melacak pesanan pembelian dan tagihan secara manual, ini tentu sangatlah memakan waktu dan rentan dengan kesalahan. Sistem ERP retail membantu Anda untuk mencatat transaksi pembelian dan melacak berbagai tagihan secara otomatis. Selain itu, software inventory EQUIP juga penting dalam bisnis retail. Dengan software ini Anda dapat memeriksa stock yang pelanggan Anda butuhkan, serta menjaga loyalitas pelanggan Anda agar tidak pergi ke kompetitor.
Software EQUIP juga dapat membantu Anda untuk mengidentifikasi berbagai tantangan, dan memberikan solusi terbaik untuk mengatasinya. Pengelolaan banyak cabangpun menjadi lebih mudah dengan sistem ERP Retail terpusat. Tertarik untuk mencoba EQUIP pada bisnis Anda, diskusikan sekarang bersama team!
Kesimpulan
ERP system telah diketahui oleh pengusaha Enterprise maupun UMKM yang memang mempunyai teknologi canggih. ERP ini memudahkan operasi bisnis dengan mengotomatiskan sebagian besar proses berbasis data, melakukan analisis data ekstensif dan menyediakan manajemen data yang akurat, semuanya dalam kerangka kerja yang tepat dan terintegrasi.
Dari penjelasan di atas dapat tersimpulkan bahwa ERP memiliki beberapa manfaat yang efektif membantu perusahaan menjalankan bisnisnya. Beberapa manfaat ERP termasuk kemudahan mendapatkan sumber informasi, komunikasi ke seluruh area bisnis, dan laporan data real time yang akurat. Singkatnya, sistem ini tidak hanya melancarkan kegiatan operasional, melainkan juga efektif mengurangi redudansi dan menghemat biaya operasional.
Menariknya lagi, sistem ERP telah berkembang selama bertahun-tahun dari model perangkat lunak tradisional yang menggunakan server klien fisik ke perangkat lunak berbasis cloud yang menawarkan akses jarak jauh berbasis web. Dengan segala kemudahan tersebut, tidak heran jika sistem ERP menjadi solusi terbaik untuk mengembangkan bisnis. Apabila semenjak permulaan bisnis sudah menerapkan sistem yang handal, tentu kedepannya juga akan lebih mudah. Jadi jangan ragu untuk menerapkan sistem ERP walaupun Anda baru merintis perusahaan.
